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分公司合同管理制度【1】

第一節總則

第一條為加強經濟合同管理,減少失誤,提高經濟效益,根據《經濟合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本制度。

第二條公司各部門及下屬公司、企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。

第三條經濟合同管理是企業管理的一項重要內容,搞好經濟合同管理,對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的經濟合同管理工作。

第二節經濟合同的簽訂

第四條簽訂經濟合同,必須遵守國家的法律、政策及有關規定。

第五條對外簽訂經濟合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責,對本職工作負責,在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約,但經總經理特別授權并發給委托證明收的例外。

第六條簽約人在簽訂經濟合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。包括:對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況,對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益,又要考慮對方的條件和實際能力,防止上當受騙,防止簽訂無效經濟合同,確保所簽合同有效、有利。

第七條簽訂經濟合同,必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。

第八條簽訂經濟合同,如涉及公司內部其他單位的,應事先在內部進行協商,統一平衡,然后簽約。

第九條經濟合同除即時清潔者,一律采用書面格式,并必須采用統一的經濟合同文本。

第十條合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。

合同內容應注意的主要問題是:

1.部首部分,注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。

2.正文部分,注意:產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等;技術質量要求要明確、具體;數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等;饈、運輸方式及運費負責應具體明確;交(提)貨期限、地點及驗收方法應明確;價金必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價;違約責任有法定違約金的按規定寫明,法律沒規定或規定不具體的,應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。

3.結尾部分,注意:雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章,不得使用財務章或業務章等不合格印章;注明合同有效期限。

第十一條簽訂經濟合同,除合同履行地在我主所在地外,簽約時應力爭協議合同由我方所在區、縣人民法院管轄。

第十二條簽訂購貨合同應以現貨為主,并堅持經銷定進原則;付款盡可能采用托收承付,如需預付貨款或定金按二百一十九條規定辦理。

簽訂購貨合同應以現款為主,不準賒銷;確需賒銷或代銷的,賒銷金額在20萬元以下的由下屬公司、企業經理審批,20萬元至50萬元的由總會計師和主管副總經理(總經理助理)審批,50萬元以上的由總經理審批。

第十三條任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。

第三節經濟合同的審查批準

第十四條經濟合同的正式簽訂前,必須按規定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。

第十五條經濟合同審批權限如下:

1.下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同,除按規定須上報公司審查批準者外,由公司、企業領導審批。

2.下列合同由總經理或其授權人審批:

標的超過100萬元的;

預付定金或預付貨款超過10萬元的;

聯營、合資、合作合同;

重大涉外合同。

3.下列合同由董事長審批:

標的超過500萬元的;

投資100萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。

4.標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。

5.法律顧問室負責對下列合同進行審查:董事會、總經理委托審查的合同;內容復雜、較難掌握,各企業要求提供法律幫助的合同。法律顧問室主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性,提出意見供決策部門參考。

第十六條經濟合同審查的要點是:

1.合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;當事人的意思表地是否真實、一致,權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。

2.合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

3.合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

第十七條根據法律規定或實際需要,經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。

第十八條經濟合同的審批程序如下:

1.申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同,應事先填寫“經濟合同簽約申報表”(一式二份),報本企業的領導審查批準。(凡先經領導口頭同意簽約的,簽約后需補辦手續)。需報總經理、董事長審批的,應由該企業領導簽署意見,隨同合同初稿及有關資料、附件等,一并上報。

2.審核。對送審的經濟合同,應按本《制度》第二百一十九條規定的審批權限,由主管人或有關人認真審閱,必要時可進行調查研究,最后作出:批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。

主管人在“申報表”上批寫意見后,“申報表”一份及合同初稿留底,另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位,由承辦人按批準的意見辦理。

上述審批程序,一般為1-2天。特殊情況,經批準或授權的可不受審批程序的約束。

分公司合同管理制度【2】

第一章總則

第一條為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要,實現公司合同管理的制度化,預防和減少合同糾紛的發生,維護公司合法權益,根據《中華人民共和國合同法》和有關的法律、法規,結合公司實際情況制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。

勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規定執行,借款合同、財產保險合同按公司財務部門要求執行。

第三條本規定所稱合同,是指公司在經營管理活動中,與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

第四條本辦法所稱合同管理,是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動。

第五條合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作,實行“誰訂立,誰負責”和“誰主管,誰負責”。主要職責為:

1、負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判,擬定合同條款;

2、全面準確地填寫合同條款,必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續;

3、負責合同履行跟蹤,追蹤合同標的的內外質量,收集使用單位意見;

4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜,并報管理規劃部和有關領導審查、批準;

5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料,及時反映合同履行中出現的法律問題;

6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟,負責提供有關的一切資料;

7、安排專人負責合同管理工作,及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作,建立本部門合同臺賬;

訂立合同,如涉及公司內部其他單位的,應事先在內部進行協商,統一意見,然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的,由與該項業務最相近的部門負責,或由與該項業務最相近的上級主管領導確定哪個部門作為合同的經辦部門。

第二章合同管理部門

第六條管理規劃部為公司合同管理的主管部門,統一管理公司的合同工作。其主要職責是:

1、負責擬定、修訂合同管理制度,并組織實施;

2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關法律法規,組織對各業務部門合同經辦人的培訓;

3、參與公司對外訂立重大合同的談判;

4、參與標書評審和合同評審;

5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關;

6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執行情況的監督檢查;

7、負責公司合同專用章的管理;

8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;

9、協調單位內部和外部合同關系,對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;

10、合同管理中需要解決的其他問題。

第七條公司財務部是合同財務監督部門,主要職責:

1、負責從財務角度審查和監督合同的訂立和履行情況,注重在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關;

2、負責發票的審查、簽收、簽發。核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致;合同批準程序是否符合規定,程序不完備的,拒絕付款;

3、負責按合同結算條款收、付款;

第八條其他相關單位的職責:

1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質量、時間要求等;需要進行工程建筑施工的單位,負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告;

2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收,并出具驗收報告;

3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續;

4、配合管理規劃部進行重大合同審查或評審,并簽署審查或評審意見;

第三章合同的訂立

第九條訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關規定,必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。

第十條合同訂立的程序

1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序

資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

2、我方提出要約邀請的合同訂立程序

對方資信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

3、通過招標訂立合同的程序

市場調查—→標書制作、發放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批準—→簽章。

4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序

計劃準備—→考察小組對標的咨詢(質量、價格、售后服務等)—→資信審查—→技術或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→批準—→簽章。

第十一條合同簽訂內容一般包括以下條款:

1、當事人名稱(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號;

2、標的或標的物(指貨物、勞務、工程項目等)名稱、型號、規格等;

3、數量和質量,包括適用規范、質量標準和檢測方式等;

4、價款或酬金;

5、履行的期限、地點和方式;

6、違約責任;

7、合同爭議的解決方法;

8、合同訂立的時間、地點;

9、根據法律規定或合同性質應當具備的其他條款。

對數量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的,應當在合同中予以特別明確。

第十二條合同內容應符合下列要求:

1、主體合格、標的明確、手續完備;

2、條款齊全、意思表示真實;

3、文字清晰、語言規范;

4、無矛盾條款、無空白條款。

5、數據電文合同信息可以調取以備日后查用,有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性,同時可以將信息展示。

6、訂立合同,如涉及公司內部其他單位的,應事先在內部進行協商,統一意見,然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的,由與該項業務最相關的部門或該項業務最相關的上級主管領導,確定哪個部門作為合同的經辦部門。

第四章合同的審查

第十三條合同訂立前,合同承辦部門應當審查對方的資信狀況和履約能力,內容包括:

1、社會信譽(近三年是否有重大違約,是否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等)和履約能力(如生產能力、支付能力、運輸能力等);

2、審查營業執照是否真實、有效;

3、核實對方的資產(資金)證明;

4、審查合同對方的資質等級證書;

5、審查法人證書及法人委托證書;

6、根據合同性質需要審查的其他內容。

合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的,不得與其簽訂合同。

第十四條經辦部門組織對合同進行業務性審查,審查的內容為:

1、對方當事人是否具有簽約主體資格;

2、是否各方談判、協商的一致意見,是否符合決策部門的決策意見;

3、是否違反公司的規章制度;

4、是否超越業務權限;

5、語言是否準確、通順。

第十五條合同管理部門對合同進行合法性審查,主要內容包括:

1、合同簽訂主體是否符合法律規定;

2、條款是否違反法律、法規和司法解釋的規定;

3、條款是否有沖突;

4、條款是否有歧義;

5、條款是否有效維護我公司合法權益;

6、條款是否完備。

管理規劃部對合同嚴密性可進行監督審查。

第十六條提交管理規劃部審查的合同應符合下列要求:

1、經辦部門已經對合同進行了業務性審查,涉及財務事項的已經經過財務部門審查;

2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章;

3、合同約定的內容尚未實際履行;

4、需要同時附送的材料完備;

第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內完成,并視情況提出法律意見或解決問題的方案,業務緊急的,因盡可能滿足業務部門的時間要求,業務特別疑難的,應合理延長審查時間。

第十八條合同管理部門審查后,出具書面法律意見書,對存在的問題進行分析,對風險做出判斷,并視情況提出防范或降低風險的對策。該意見不是最終的決策意見,而是業務部門做出決策的重要參考。

第十九條合同報送法人代表或授權代表批準時,必須將法律意見書做為附件一并報送,根據批準人的要求對采納部分和不采納部分進行說明,經辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。

第二十條同一內容合同一般審查一次,由經辦部門對采納部分進行修改,特殊情況需要再次報送審查的,最多進行兩次,審查人對合同文本和審查意見一并保存。

第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業秘密負有保密義務。

第五章合同的批準

第二十二條公司總經理受董事會及董事長的委托,全權處理公司的各類業務,代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同,應得到公司總經理的授權并在授權范圍內對外訂立合同。

第二十三條以公司名義簽訂的合同,合同承辦部門應做好履行合同批準的程序:

1、工程承包合同:

公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同,由公司預算人員審核總造價后,經主管副總經理批準后(金額較大的遞交班子會討論通過)由公司總經理授權副總經理簽訂合同。

2、銷售合同:

公司銷售合同,必須注明單價、供貨數量、供貨時間、回款時間、回款方式等,由公司總經理授權主管銷售副總經理簽訂有關合同。

如遇索賠、善后處理等有關事宜,必須經合同主管部門和其它合同監督部門討論后報班子會通過。

3、采購合同:

公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經物資部負責招投標后,再報主管副總經理批準(金額較大的遞交班子會討論通過),最后由公司總經理授權副總經理簽訂合同。

4、其它各類合同批準程序:

公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同,經合同業務部門擬定后,報主管副總經理批準后,有必要時遞交班子會討論通過,由公司總經理授權簽訂有關合同。

第二十四條公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協工程合同,應嚴格按公司“外協工程管理規定”有關內容訂立。

第二十五條以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章,以其他各種公章簽訂合同對本公司不發生效力,除非公司追認。違反規定簽訂合同的追究有關人員責任。

第六章合同的履行

第二十六條合同依法成立,即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則,嚴格執行所規定的權利義務,確保合同實際、全面地履行。

第二十七條公司合同實行合同履約責任制,部門及單位一把手是合同履約的第一責任人,第一責任人對合同的全面、正確履行負責。

第二十八條各簽約單位、簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理或匯報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權,否則致使合同不能履行或不能完全履行,給公司造成損失的,要追究有關人員的相應責任。

第二十九條根據合同性質,合同執行部門應按照合同約定的標的物的數量、質量等進行驗收,對不符合合同約定的,應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議,并督促合同對方繼續履行。

第三十條對于公司為付款方的合同,支付合同價款時,須經公司領導審批簽字。未經合同主管部門及公司領導簽字,財務部門應不予付款。

第三十一條對于公司為付款方的合同,支付最后一筆合同款項時,合同執行部門應填寫合同履行終結報告,送管理規劃部終止合同。

第七章合同的變更與解除

第三十二條在合同履行過程中遇到困難,各單位應盡一切努力克服,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時,應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。

第三十三條對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本企業合法權益出發,從嚴控制。

第三十四條合同需要變更、解除,合同執行部門應向合同主管部門提交經本部門負責人簽字的書面報告,經管理規劃部門審查出具意見后,報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經辦部門應及時采取補救措施,盡量減少由此造成的損失。

第三十五條合同變更、解除必須采取書面形式。

第三十六條合同執行部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門。

第七章合同糾紛的處理

第三十七條發生合同糾紛時簽約單位應在24小時內到合同主管部門提交書面報告,并根據實際情況,提出相應的解決以及應對辦法;

第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負責處理,簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內多個單位的,或簽約單位處理不了的,報主管領導協調處理。

第三十九條對經協商仍無法解決的合同糾紛,經總經理同意,可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

第四十條合同糾紛的提出,及與對方當事人協商處理糾紛的時間,應注意不超過法律規定的時效,并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。

第四十一條合同管理部門處理經濟糾紛前,有關簽約單位必須提供下列證據材料(原件或復印件);

1、合同的文本(包括變更、解除合同的協議)以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;

2、送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證;

3、產品質量標準、樣品或鑒定報告;

4、貨款的承付、托收憑證,有關財務帳目;

5、有關違約的證據材料;

6、其他與處理糾紛有關的材料。

第四十二條合同糾紛經雙方協商達成一致意見的,應訂立書面協議,由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。

第四十三條合同糾紛處理或執行完畢的,應及時通知有關單位,并將有關資料匯總,統一交合同主管部門歸檔,以備查考。

第八章合同的管理

第四十四條公司本部各職能部門訂立的合同,正本由合同主管部門保管,其副本由各職能部門保管。

第四十五條以公司名義鑒訂的一切合同,如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門保管,其副本由財務部及相關部門保管。

第四十六條公司對對外訂立合同的人員,屬于職務代理的按本辦法第五章授權權限執行,屬于總經理特別授權的,按一事一委托的原則,由總經理在辦公會上授權委托,記錄人需將內容寫入記錄。不經授權的人員一律無權對外訂立合同。

第四十七條各授權委托人在被授權的范圍、期限內,代表公司對外訂立合同,不得將代理事項自行轉委托他人代理。

第四十八條發生特殊情況,須外帶合同專用章的,須經法定代表人批準,并按規定辦理登記手續。

第四十九條合同專用章的使用應建立臺帳,合同專用章如遺失或被盜,除應立即通知有關部門外,還應登報掛失。

第五十條一般情況下,公司不為其他單位和個人提供擔保,特殊情況下,公司需為外單位提供擔保的,需經總經理辦公會議通過,總經理簽字批準,并加蓋公司印章。

第五十一條合同主管部門對公司所屬各單位的合同管理情況進行不定期的檢查,對合同履行情況進行監督。對合同管理較差,達不到本辦法要求但未造成嚴重后果的,由公司予以通報批評,并限期改正、改進;由于個人原因造成合同履行困難或造成損失的,由公司追究相應責任,并視情況給予經濟處罰;造成重大經濟損失的,依法追究法律責任。

第七章附則

第五十二條本辦法由管理規劃部負責解釋和修訂。

本辦法沒有規定的,以合同法、相關法律法規及本公司其他相關的規章制度為依據。

第五十三條本辦法自下發之日開始執行,原《合同管理辦法》同時廢止。公司下發的其他文件對合同管理與本辦法有抵觸的,以本辦法為準。

篇2:簽訂安全合同管理制度

一、編制目的

加強對安全生產的管理和監督,明確合作雙方的安全職責與義務,控制安全事故的發生,確保主合同的順利執行。

二、適用范圍

本制度適用于云南云嶺高速公路建設集團有限公司云南小龍高速公路土建一標項目部簽訂的安全合同。

三、工作程序

1、項目工程合同科對內對外簽訂的各類合作協議(合同),合作內容涉及安全生產的,必須同時簽訂專項安全合同。

2、簽訂專項安全合同時,應檢查對方安全生產資質,要求提供有關部門核發的符合工程項目要求的營業執照、資質證書、安全生產許可證、法人代表資格證書或法人授權委托書;安全人員的上崗證原件;特殊工種人員的上崗證原件;機械設備是否滿足安全施工需要,驗收報告資料是否齊全等,同時對相關證件進行備份,不符合的不得簽訂合同。

3、專項安全合同必須采用書面形式,內容必須明確、具體,文字表達要清楚、準確,且不能與國家的法律法規和項目規章制度相抵觸。

4、專項安全合同應明確的內容。

5、簽訂安全合同的目標。

6、甲乙雙方的安全責任與義務。

7、違約責任。

8、專項安全合同經雙方簽字蓋章后與主合同同時生效,到主合同終止時終止。

9、安全合同簽訂份數與主合同份數相同,各單位所簽訂的安全合同需報項目安全科進行備案。

10、合同簽訂單位應對合作單位的合同履行過程進行監督,確保對方作業符合項目相關安全規章制度的要求。發現問題要根據相關要求進行處理。

11、凡因未按規定處理合同事宜給項目造成損失的,追究相關負責人和責任人的經濟和行政責任。

四、記錄

安全科對安全合同的簽訂情況應有詳細的記錄

篇3:房屋租賃公司合同管理制度

房屋租賃公司合同管理制度

為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要,實現公司合同管理的制度化,預防與減少合同遺失的發生,維護公司合法權益,擬定以下制度,自頒發日起執行:

一、領取人(簽約人)須熟讀理解合同條款,全面準確地填寫合同。

二、各區域的合同編號均有分類(例:*村合同編號為*00000、l為LT00000、以此類推)、禁止交叉錯亂使用合同。

三、領取合同須登記簽名,禁止個人擅自領取合同。已簽合同須附上身份證復印件等有效證件。填寫合同必須正筆填寫、請勿留空。如有文字數字填寫不清晰不規范將被拒收。填寫注意事項請參考合同樣本。交回合同(填寫合同交回登記表),待合同專員對合同進行審查簽名后證實合同已交回,后由合同專員辦理存檔工作。

四、已領取合同期限為三個工作日,如合同未能按時上交視為逾期合同,需上報逾期原因同時禁止領取新合同。交齊清零后方可領取;如合同遺失、則罰款100元/份;作廢合同需一式二份同時上交,不齊全則罰款50元/份。

五、(房客合同)簽合同時提醒住客保管好合同、退房房客需攜帶合同及押金收據方可退還押金,遺失者概不退還押金。

六、簽約人對合同有保密義務。

行政管理部

20**年**月1日