步行街物管公司文件、表格編碼規定

一.目的:

確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼,便于文件的識別,追溯和控制,便于統一領導,統一步調,協助指揮、貫徹、落實文件之精神。

二.適用范圍:

適用于本公司質量體系文件的編碼。

三.職責:

(一)行政人事部負責制定文件的編碼方法;

(二)各級文件管理、傳遞按本規定對公司范圍內的文件進行編碼和登記。

四.編碼規定:

(一)各部門編寫的質量體系文件在完成后,由文件管理員按照本規定、要求進行登記、編碼,每一份文件、表格只允許有唯一的一個編碼;

(二)部門名稱與部門代號:

公司內各部門代號用該部門名稱中兩個漢語拼音字母組成表求:

**公司:D*行政人事部:RSB工程部:GCB經營部:JYB

**公司:D*財務部:CWB安防部:AFB客戶中心:KHB

(三)編碼方法:

1.《工作規程》的編碼方式有兩種:

1.1公司工作規程的編碼由:公司代號部門代號順序號幾部分組成;

1.2其它部門工作規程的編碼由:公司代號部門代號順序號順序號……幾部分組成。

2.編碼表達形式:

**/(****)-(****)……

順序號(從01、02、03……)

部門代號【見四(二)】

公司代號【見四(二)】

篇2:物業質量體系文件編碼規定

1.0目的

1.1本指導書確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識別、追溯和控制。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于本公司質量體系文件的編碼。

3.0職責

3.1行政人事部負責對公司質量體系文件統一編碼和登記。

4.0編碼規定

4.1質量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規定的要求進行登記、編碼。

4.2代號

4.2.1公司內各級部門代號從該部門名稱中取三個漢語拼音字母來表示,如:

*ZB――行政人事部CWB――財務部JYB――經營部

GCB――工程部BAB――保安部YLB――園林清潔部

YCG――怡翠花園管理處DLG――電力大樓管理處N*G――能興大樓管理處

YDG――移動通信管理處FYG――法院管理處RJG――軟件科技園管理處

KTB――怡翠花園康體部(其他依次類推)

4.2.2文件類別代號取兩個漢語拼音字母表示:

ZL――質量手冊C*――程序文件ZY――作業指導書JL――質量記錄

4.2.3順序號用四位數表示,從左到右前二位表示文件所屬內容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號是―00,作業指導書前二位的編號如下:

a)按職能部門、管理處區分

10―行政人事部管理20―工程部管理30―保安部管理

40―經營部管理50―財務部管理60―園林清潔部管理

70―其他部管理90―社區中心康體部管理(其他依次類推)

b)按管理處內部專業管理區分

80―接管驗收管理81―公共場地管理82―設備設施管理

83―清潔綠化管理84―消防管理85―保安隊管理

86―綜合管理(其他依次類推)

4.3質量體系文件的編碼方法

4.3.1程序文件的編碼由文件類別代號、順序號組成,表達形式如下圖:

C*――□□□□

順序號

程序文件代號

4.3.2作業指導書的編碼由文件類別號、執行文件主要部門代號、順序號組成表達形式如下圖:

ZY――□□□――□□□□

順序號

部門代號

&

nbsp;作業指導書代號

4.3.3質量記錄表格編碼由文件類別號、填寫表格主要部門代號、順序號組成,表達形式如下圖:

JL――□□□――□□□□

順序號

部門代號

質量記錄代號

4.4文件的版號和修改編號

4.4.1質量手冊、程序文件、作業指導書的版本號用英文字母A、B、C、……表示,當文件換版,則依次更換,質量記錄的版號與其支持的文件版號一致。

4.4.2質量手冊、程序文件、作業指導書文件每頁均設“修改狀態”欄,其后的修改編號用阿拉伯數字表示,從0開始,每修改一次某章節,遞加1,依次順序為0、1、2、3、……;質量記錄表格如發生修改在表格右上角的質量表格編碼后增加修改編號,從1開始,每修改一次遞加,依次順序號是1、2、3……

4.4.3質量記錄表格在未修改前不標注修改狀態,修改后的修改狀態在表格右上角編碼下用(1)、(2)、(3)、表示,每修改一次均應換頁。

4.5質量體系文件的發放號由2位阿拉伯數字表示,每一個部門(或人員)用一個2位阿拉伯數字表示。

5.0引用文件和記錄表格