物業管理手冊:物業分公司職能部門設置

各物業分公司必須按本手冊規定設置職能部門,因當地情況特殊,需要變更部門職能、部門名稱或新增職能部門時,必須事先呈報項目所在公司審核、管理公司物業管理部批準。

本章節對行政人事部、品質部、財務部、管理處必須具有的職能作了規定。各物業分公司的組織架構及崗位設置必須遵守"責任清晰、設置規范、機構精簡、運作高效"組織建設原則,可根據實際需要安排其它職能或設置其它職能部門(如工程部、物業部、經營部等),根據這些職能劃分進行機構、崗位設置。如公司規模較小,可將部門職能設置在管理處,盡量精簡機關的行政機構。

各物業分公司的體系文件應根據本手冊規定,對組織架構、部門、崗位職責有更細化的描述和規定。

組織機構、部門及崗位設置須按本手冊要求獲得批準。

1.行政人事部必要的工作職能

1.1溝通與協調

1)設置專責人員負責與管理公司物業管理部、項目所在公司對接溝通與協調,及時傳達相關信息。

2)負責建立并實施本公司內部員工的溝通與協調機制。

1.2目標、計劃管理的落實

1)協助總經理編制本公司年度工作計劃。

2)根據本手冊中的計劃管理要求落實業務工作計劃在各部門各崗位的運用。

3)監督各部門、崗位計劃實施效果。

4)監督各級主管人員對計劃的考核情況。

5)協助總經理監督各部門責任目標完成情況,監控本公司責任目標完成進度。

1.3其它常規業務參考如下

1)制訂并完善公司相關工作管理制度;

2)協助公司總經理規劃并培育公司企業文化體系;

3)負責組織召集公司大會、行政辦公例會及各項專題會議;

4)負責公司行政文件的擬定、登記、發放、歸檔及公司印章的保管和使用;

5)負責公司工商執照、資質等級的申辦、年審、變更、補辦、注銷等工作;

6)負責公司車輛、辦公設備、員工餐廳(公司機關)、員工宿舍等行政管理工作;

7)負責公司對外聯絡及宣傳;

8)負責員工的招聘、入職、離職、人事異動;

9)負責對人力資源進行規劃、預測、信息收集及數據統計;

10)負責員工檔案的建立及勞務合同的管理;

11)負責公司員工考勤、工資、福利及保險管理工作;

12)負責公司行政檔案、行政文書的管理。

2.品質部必要的工作職能

2.1建立、維護和改進公司管理體系

1)根據本手冊要求協助總經理建立和細化各方面的文件,形成完整的體系文件。

2)落實體系文件在各職能部門、崗位中運行。

3)組織內部審核,協助總經理進行管理評審,具體配合物業管理部進行監督審核。

4)對于體系中發生的涉及管理公司物業管理部權限的問題應及時通過行政人事部向管理公司物業管理部反映。

2.2負責實施品質培訓

1)編制總體培訓計劃并組織落實。

2)監督各部門、專業的培訓實施情況。

3)對總體培訓效果負責。

2.3負責質量監督與改進

1)根據本手冊9.2要求落實三級檢查機制,具體負責實施本公司月檢,監督周檢、日常檢查實施情況。

2)負責總體質量統計分析,監督、指導各專業的質量統計分析。

3)負責糾正與預防措施的跟蹤驗證。

2.4方案的落實與調整

1)跟蹤被批準的方案實施情況。

2)協助總經理定期評審方案的適宜性,以及對方案進行評審和調整。

2.5其它常規職能參考如下:

1)按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標。

2)負責本部門相關招標工作,參與非工程類的業務分包、供方的評價與選擇。

3)負責定期分析顧客投訴信息,并組織重大投訴的處理。

4)負責組織顧客滿意度調查工作。

5)負責搜集物業行業法規及其它信息并及時反饋。

6)負責組織公司創優評先活動。

3.財務部職能

3.1根據國家有關財經法規、政策、制度,制定公司財務管理制度和會計核算辦法;

3.2按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標;

3.3負責組織編制公司年度收支預算計劃;

3.4實行全面預算管理,組織和監督各項資金的收支情況,保障資金供給;

3.5按月、季、年定期編制會計報表并按季度編寫財務情況說明書;

3.6定期開展經濟活動分析,提出改進意見,為總經理決策提供真實可靠的會計信息;

3.7對公司各部門及下屬基層單位進行財務監督和指導;

3.8負責經濟合同的財務審核工作,參與供方的評價與選擇;

3.9負責公司成本控制和管理,并定期分析成本細項;

3.10負責組織經濟合同的評審,建立合同臺帳;

3.11辦理現金收付和銀行結算業務;

3.12負責公司采購的預、決算審核工作;

3.13負責公司固定資產與低值易耗品管理及清查工作;

3.14負責財務檔案的管理工作;

3.15制訂本部門業務培訓計劃,并組織實施;

3.16配合外部和內部的財務審計工作;

3.17負責與財務、稅務、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯絡。

4.管理處

4.1按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成部門責任目標;

4.2負責制定本部門年度、月份工作計劃,并組織實施;

4.3按照公司管理體系的標準和要求,持續改進管理服務工作質量;

4.4負責轄區內的綠化、清潔、消殺日常管理;

4.5負責轄區內的公共秩序維護、車輛、消防日常管理;

4.6負責轄區內房屋本體、公共設施設備的日常維修養護,提供有償維修服務;

4.7負責轄區內各項費用的收繳工作

4.8負責轄區內房屋裝修管理;

4.9負責日常接待和客戶投訴的處理;

4.10負責業主檔案和本部門物業管理運作檔案的管理;

4.11負責與業主委員會的溝通、協調;

4.12負責實施社區文化活動;

4.13負責制訂本部門業務培訓計劃并組織相關人員實施;

篇2:物業管理處各職能部門職責描述

項目管理處各職能部門職責描述

物業管理處項目總經理:

1、對公司總經理負責;

2、制定公司的經營方針和目標,對該項目的重大事項進行決策,報公司總經理批準后實施;

3、按"權責利"相匹配的原則,任命各層次負責人,實施透明式的系統管理;

4、主持該項目的深入經營開發;

5、傳達并對員工培訓滿足業主和法律法規要求的重要性;

6、保持員工充分參與實現公司經營總目標內部工作環境;

7、協助總經理對公司組織構架進行策劃;

8、確保公司內各部門/各崗位的職責、權限及其相互關系得到規定和溝通。

綜合管理部:

1、對項目總經理負責;

2、人力資源管理工作(含人員的招培訓工作);

3、內外進行溝通;

4、內外公文的處理及檔案的管理工作;

5、后勤保障工作;

6、公司庫房的管理工作。

服務管理部:

1、對項目總經理負責;

2、負責該項目的管理和服務的策劃、實施及各項維保修工作;

3、負責該項目的經營業務的策劃、實施工作。

4、負責樓宇相關費用的收取,并將在收取物管費過程中收集到的信息、特別是針對物業管理費收費困難的根本原因進行歸類分析,并及時按規定時間和渠道加以傳遞。

財務部:

1、協助該項目總經理做好資金運作實施方案;

2、負責日常賬務工作的實施與管理;

3、負責對外財務相關工作的銜接。