物業作業指導書:物業管理業務外包管理辦法

1、目的

規范供方的選擇及操作辦法,提高業務專項管理水平,推進集約化工作進程。

2、適用范圍

適用于各管理處、部門。

3、職責

無

4、過程控制及方法

4.1外包業務范圍和形式

4.1.1目前,外部資源較多的業務包括:清潔綠化、園林、外墻清洗、消殺、電梯保養、消防系統保養、供配電系統保養及其它設備設施保養,安全管理等。

4.1.2外包的方法可以有以下幾種形式:

4.1.2.1某項業務的整體外包,即由供方提供項目范圍內的某類公共服務整體業務,如清潔外包。

4.1.2.2業務分包,即將某類公共服務業務進行細分,或根據業務的不同階段拆解的外包,如設備管理業務中的電梯保養分包,或把開盤前的清潔開荒分包。

4.2選擇外包的原由及控制流程

4.2.1選擇將業務進行外包前提必須要保證服務的質量,著重從以下幾方面考慮:

4.2.1.1政府對某些業務有強制性規定。

4.2.1.2由于技術保護或技術要求較高、相關的零部件較難獲得等原因,需要避免或處理緊急情況(如部分重要設備的維修養護)。

4.2.1.3外包業務在當地市場發展較為成熟。

4.2.1.4出于公司發展和管理的需要,引進專業公司進行規模化、集約化操作。

4.2.1.5自主經營成本高于專業公司經營成本。

4.2.2外包選擇流程

4.3供方的選擇

4.3.1選擇途徑

4.3.1.1選擇行政主管部門指定的供方。

4.3.1.2通過行業交流,向本地區的其它物業公司了解,選擇專業能力強及績效好的供方。

4.3.1.3選擇設備的制造商提供的、有產品的維護和修理服務能力的供方。

4.3.1.4通過行業協會,選擇符合專業要求的供方。

4.3.1.5選擇集團其它兄弟公司有良好合作關系的供方。

4.3.2供方評估

4.3.2.1通過調查選擇三家以上同類型有資格的供方進行評估。供方評估的重要參考因素,具體考察以下方面:

A組織是否健全、合法并能獨立承擔民事責任,是否有足夠的經驗;

B供方專業技術能力是否滿足項目要求;

C是否有足夠的專業人員支持本項目的完成;

D供方項目經理的能力是否滿足項目要求;

E供方的專業服務是否及時、配套;

F供方是否擁有必要的設備、工具和設施以滿足運作;

G供方激勵員工的方法和生產率計量的方法是否合理;

H評估供方承擔風險的能力確信其能對任何責任事故完全能履行義務。

4.3.2.2必要時,需要選擇供方目前正在履約的一些項目進行現場考察。

4.3.2.3根據外包項目與供方洽談確定價格,并收集整理相關資料按公司規定的流程進行報批,并簽訂合同。

4.3.2.4公司建立合格供方清單,對合格供方每年進行一次評估以確定其資格。具體詳見《采購管理程序》

4.3.2.5合同期滿前,對不續簽合同和續簽合同的供方均需進行全面的履約效果評估。經過評估合格的供方能與其續簽合同。

4.3.3合同價超過2萬元以上的,以及某項業務全面外包(如清潔)需要按《招投標管理辦法》規定的程序選擇供方。

4.4外包費用測算方法

4.4.1經驗測算法:此方法較適用于供方評估確定外包的方式。

4.4.1.1統計擬外包項目過去兩年或同類型其他在管項目的年均費用及構成。

4.4.1.2確定擬外包項目服務標準,并與過去兩年服務標準對比提升程度而產生的費用。

4.4.1.3根據經驗確定合理的人員配置及設備、工具配置和物料消耗費用。

4.4.1.4考慮合理的酬金及稅費確定外包費用。

4.4.1.5根據以上結果初定外包可承受費用限額。

4.4.2成本測算法:此方法較適用于招投標確定外包的方式。

4.4.2.1確定擬外包項目服務標準;

4.4.2.2根據服務標準確定人員數量、裝備配置、物料消耗,計算自營的最小成本支出;

4.4.2.3考慮合理的酬金及稅費,確定外包費用;

4.4.2.4根據以上結果確定外包費用范圍。

4.5外包合同

4.5.1確立公司各類外包業務的統一合同文本,合同評審詳見《合同(協議)、管理程序》。

4.5.2外包合同的內容應至少包括:合同標的、數量、付款方式、雙方權利和義務、違約責任、解決爭議的方法等內容。作為對供方服務質量要求的相關服務標準,以及對供方的監控處罰辦法,以及供方提供的一些作業說明書等內容,也應作為合同的附件與合同具有同等的法律效力。

4.6外包監控辦法

4.6.1公司建立對各類業務外包的監控管理辦法,監控包括管理處和公司兩個層級。管理處根據小區的實際情況,指定一名或一名以上的專人負責對某項業務外包的服務質量的監控。

4.6.2管理處通過每日巡查、每周檢查、每月、季、年評估等方式監控供方提供的服務,檢查內容包括:服務質量、人員禮儀、工具材料、水電消耗(我方承擔相關費用的)。對不符合要求的現象提出整改要求,如供方未按要求整改或未執行合同條款,按合同附件處罰標準進行處罰。

4.6.3公司品質管理部每季度對清潔、綠化、消殺供方進行評估,每半年對設備設施類外包方進行評估,內容包括對各項檢查中集中反映的問題、供方曾經出現過的較嚴重的問題及改善情況、顧客的意見、各服務供方的服務質量對比、現場抽查情況、目前存在的問題等。

4.6.4對于公司要求的新的管理服務標準要求,由管理處有關人員組織對供方人員進行培訓并考核,培訓記錄應予以保存。

4.6.5客戶日常反映的投訴、意見和建議,顧客意見調查,外部質量機構的監督檢查,政府各類評比活動等,也是對供方進行監控的一種方式,也應作為對供方進行月度或季度考核的參考。

4.6.6物業公司與供方信息溝通渠道:

4.6.6.1日常檢查發現問題及時溝通反饋

4.6.6.2管理處每周召開與相關服務供方溝通會。參加人員管理處經理、業務主管、管理處監控人員、供方現場負責人,客戶助理可選參加。

4.6.6.3品質管理部每月與相關服務供方進行溝通,參加人員管理處經理、品質管理部相關人員、供方公司中高層領導。會議可采取集中會議形式或與相關供方負責人現場溝通,但至少保證每季度一次集中會議溝通。

4.6.6.4供方就現場問題及困難可直接反饋物業公司品質管理部

4.6.7具體可詳見《服務項目外包監控管理辦法》

4.7外包工作其他注意事項

4.7.1對過去沒有外包的項目需要外包時,要提前考慮現有人員的安排和分流工作,以及業主對服務外包的態度,提前進行必要的溝通和宣傳。

4.7.2在將自我管理成本與外包費用與效益進行比較時,注意將相關成本都考慮全面,包括管理成本、培訓成本等。

4.7.3初期業務外包,會有磨合期現象存在,應本著合作共贏,善待合作伙伴的態度,保證服務工作的正常進行。同時,需建立足夠的風險防范能力。當供方確不能滿足要求時,應提前進行安排和防范。

4.7.4對供方的控制和管理水平,決定業務的品質,因此,要重視對供方的管理。除了在監控上要注意公司和管理處監控相結合外,還應注意處罰和獎勵相結合,適時尤其是在合作初期向供方提供必要的培訓和支持。供方現場負責人對現場品質起到的影響作用也較大,應該注意控制好供方對現場負責人的調配。

5.支持性文件

TJzzWY7.4-Z01-02《招投標管理辦法》

TJzzWY7.4-Z01-03《服務項目外包監控管理辦法》

TJzzWY7.2.2-Z01《合同(協議)管理程序》

TJzzWY7.4-Z01《采購管理程序》

篇2:工程分包及外包勞務合同管理制度

一、工程分包合同和外包勞務合同總稱為分包合同。分包合同由項目成本經理和分包單位協商擬定,經項目經理審核同意后,雙方正式簽定。

二、項目選擇分包單位應遵循公司《程序文件》的相關規定,再選擇時需進行招標工作。分包商的選擇,合同的簽定執行《北京中鐵建筑工程公司合同管理辦法實施細則合同評審辦法》及《項目部合同評審及管理細則》。

三、分包合同的主要內容應包括以下幾方面:

1、明確工程名稱、施工地點、分包工程項目及范圍、工程造價、施工期限及其他雙方認為應明確的事項。

2、總包單位的主要職責:

A、組織審查分包單位編制的施工組織設計(或施工方案),安排施工計劃和綜合進度計劃,組織分包單位配合總包進行施工。

B、向分報單位提供有關施工圖紙和技術資料;審核并簽定分包單位編制的施工方案及施工圖預算;對分包工程的進度、::工程質量進行檢查監督。

C、為分包單位創造條件:做好分包單位需用的施工現場的場地平整;清除地上地下障礙物、接通分包單位施工用的水源、電源;修通道路;鋪設塔吊路基;提供材料設備堆放場地;疏通現場積水;安裝夜間施工照明等。

D、負責辦理撥款簽證和竣工驗收手續。

3、分包單位的主要職責:

A、參加總包組織的編制施工組織設計(或施工方案)和綜合進度計劃的工作,編制分包工程施工組織設計(或施工方案)和施工圖預算,送總包單位審核簽認。

B、按施工方案和施工進度計劃組織施工。

C、嚴格做好施工記錄。工程竣工后,及時將有關技術資料按規定退還給有關方面。

D、配合總包向建設單位辦理竣工驗收及移交手續。

4、任務范圍及施工責任劃分。

5、施工技術資料管理:包括總包應向分包單位提供的文件和分包應向總包提供的資料兩部分。

6、預結算及工程款撥付辦法:

A、施工圖預算編完后,送交總包單位審核。審定后的工程預算造價,作為總分包單位簽定合同的工程造價。

B、工程款撥付的規定。

C、工程竣工并經總包(或建設單位)驗收后,雙方及時辦理竣工結算,具體要求可在總分包合同中規定。

7、設計變更及經濟責任:

A、凡是由于建設單位的責任造成的設計變更,影響分包工程甚至總包工程正常施工導致工程停工時,應由建設單位負責賠償其全部損失,影響工期的,工期應響應順延。

B、由于總包單位責任而造成分包工程須變更設計時,必須征得設計單位同意,并辦好洽商手續。若因此而影響分包工程正常施工或導致停工的,由總包單位負責賠償經濟損失。工期相應順延。

C、凡因分包單位責任影響總包正常施工甚至導致總包停工時,其經濟損失由分包單位負責賠償,工期不得順延。

8、工程質量及竣工驗收:

A、工程質量檢驗標準:以施工圖及說明書、國家頒發的施工及驗收規范和質量檢驗評定標準為依據,如兩者或三者之間的要求有矛盾時,以施工圖設計要求為準。

B、隱蔽工程驗收:分包單位應于驗收前48小時以書面形式通知總包單位(安裝工程還需由總包單位通知建設單位)到現場檢查,經檢查合格后,共同辦理隱蔽工程驗收手續。

C、設備安裝工程中,凡需由總包單位在施工中預留的各種孔、洞、溝、槽或預埋鐵件等,如果在土建施工圖紙上有注明的,由總包單位負責預留埋設。分包單位如需在已作完的土建工程上打眼鑿洞時,一律必須通過總包單位同意,并負責保證土建工程的結構和裝修質量。若有損壞,必須承擔全部責任。總分包在施工中應相互注意保護成品,如施工中損壞成品時,所需一切修理費用由責任一方承擔。

D、竣工驗收:分包單位應在工程竣工前10天向總包單位提出書面的"竣工驗收通知"(安裝工程還需由總包單位通知建設單位),總包單位應按期組織驗收。驗收合格后,兩方或三方應及時辦好"工程竣工驗收證明書"。在竣工驗收時,如發現工程質量有不符合驗收標準者,屬于分包責任造成的,分包應在商定的期限內負責修完,待符合驗收標準后,再進行辦理驗收手續。驗收完后,交給總包負責保管。

9、總包在施工現場應給分包提供食宿和生產設施的方便。

10、獎勵與罰款應明確規定,總包分包在工期和質量方面各自承擔的責任,并規定針對責任所進行獎懲的具體數額。

11、仲裁:總分包合同在簽定和執行過程中發生爭議時,雙方應協商解決,協商無效時,可報北京市主管部門仲裁。

篇3:鋼鐵集團公司外用工(外包工售后服務人員)安全管理制度

1目的

為深入貫徹《安全生產法》、明確責任、強化外用工安全管理,保障外用工(外包工、售后服務人員)的安全與健康,根據國家及天津市的有關規定,結合公司實際情況特制定本制度。

2適用范圍

本制度適用于公司各部門因工作需要,進入公司生產區域的外用工、外包工及售后服務人員。

3管理內容和要求

3.1外用工、外包工、售后服務人員的劃分與確認

3.1.1外用工:凡公司各部門雇傭的臨時工,計劃外用工和以任何名義雇傭的農民工統稱外用工。

到公司參觀、考察、調研等工作的外單位人員;參加勞動的學生、代培生、借調人員;不由公司支付工資的外單位人員;承包公司生產任務的外單位現場作業人員均列入外用工范圍管理。

3.1.2外包工:行政上獨立或單位組織生產,經營業務活動具備法人資格,在銀行設有獨立的戶頭或帳戶,有權與其它單位簽訂合同的單位到公司承包基建、修房、加工、檢修、勞務等工作的人員統稱外包工。

3.1.3售后服務人員:從事商品生產、流通、經營和服務性經濟活動,以營利為目的獨立核算具備法人資格的企業,自行組織進入公司生產區域,執行本企業生產任務的職工。

3.2管理職能

3.2.1安全管理部管理職能

3.2.1.1安全管理部是外用工、外包工、售后服務人員安全監督部門,參與外包工招投標工作,負責投標單位的安全資質審查,參與外包工立項施工的審批,負責與施工單位簽定安全協議。

3.2.1.2負責售后服務人員安全管理的備案。

3.2.1.3負責外用工、外包工、售后服務人員的安全監督與協調工作。

3.3管理規定

3.3.1公司各部門必須堅持“安全第一、預防為主、綜合治理”和“計劃外用工誰使用、誰負責;外包工誰承包、誰負責;誰發包、誰監督;為誰服務、誰管理。”的原則,負責本制度的貫徹實施。

3.4安全管理程序

3.4.1外用工安全管理程序

3.4.2各部門雇傭的臨時工、計劃外用工及以任何名義雇傭的農民工,必須經用人部門的安全技術培訓教育,并建立外用工臺帳、檔案,適其工作崗位培訓、考核合格后,方可辦理勞動合同。

3.4.2.1列入外用工范圍的主管部門應事先到部門安全管理部門登記備案,落實“三級安全教育”,未經“三級安全教育”,不準上崗;特殊工種必須持證上崗。

3.4.2外包工安全審查程序

承包單位必須經公司安全管理部對承包合同(協議)、天津鋼鐵集團有限公司計劃外用工申報表、天津鋼鐵集團有限公司計劃外用工審批表、天津鋼鐵集團有限公司治安五防協議書、天津鋼鐵集團有限公司外用(包)工安全協議書、工程安全施工方案、安全技術交底單及本單位相關資質證明進行安全審批確認,經安全管理部審查合格、蓋章確認、簽定天津鋼鐵集團有限公司外包工安全協議書(一式四份)后,方準進入作業現場進行施工,并到各職能部門辦理相關審批手續.未經安全管理部審查同意蓋章,各職能部門不予受理。

3.4.3售后服務人員監督程序

售后服務單位組織本企業職工進入公司生產區域,執行本企業售后服務任務,公司對口部門要加強安全監督。凡包含售后服務內容的經濟合同,發包單位應與對方在合同中明確注明安全相關事項,被服務部門必須履行安全告知手續,簽定安全生產協議書〈一式兩份〉,報公司安全管理部審核備案后,方可進入公司生產區域進行作業。未按以上內容執行的單位,安全管理部有權停止其作業,并視情節考核責任部門。

3.5檢查與考核

3.5.1所有計劃外用工一律執行公司各項安全規章制度及安全技術操作規程,并按正式職工嚴格安全管理,發生工傷事故按《天津鋼鐵集團有限公司工傷事故管理制度》統計上報、調查處理、考核。

3.5.2各部門的外包工,安全主管部門有權按公司各項安全規章制度、規程對其實施安全監察,監督安全協議執行情況;發生工傷事故,由責任部門負責組織、調查處理統計上報,所在安全主管部門協同調查,并及時將事故情況及處理結果報公司安全管理部。

3.5.3售后服務人員進入公司生產區域完成本企業生產任務,所在區域場所的部門安全主管部門有權按公司各項規章制度、規程對其實行安全監督,嚴格執行安全協定,發生工傷事故售后服務單位自行負責組織調查處理統計上報,發包部門應及時將事故情況報公司安全管理部。

3.5.4為強化外用工、外包工、售后服務人員安全管理,各部門可采用安全風險抵押或違規考核等方法,費用不準挪作他用,具體辦法須報公司安全管理部審核批準后,方可實施。

3.5.5外用工、外包工、售后服務人員違章違紀、違反合同和違反協議、協定問題,安全管理部有權按公司有關安全規定處理。

3.5.6對未經安全管理部審核批準而擅自雇傭、發包、同意外用工、外包工、售后服務的部門及先用工后補手續,邊用工邊辦手續和從事合同協議、協定以外的工作,安全管理部有權監督處理。如造成事故一切后果由責任部門負責,并追究有關部門領導的行政管理責任或法律責任。

3.5.7公司所屬獨立經營具備法人資格的單位,到公司各部門承包任務按外包工管理規定執行,但必須獨立承包,不準轉包或分包。

3.5.8公司安全管理部及各部門安全管理部門負責監督本制度的實施。

3.5.9本規定自下發之日起實施。