一、收文處理程序

1、收文的簽收,交換。某局隨時進行,區里根據區委,區政府規定的交換時間進行。

2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好,由辦公室主任或副主任拆封。文件拆封應在辦公室內進行。

3、登記。收文是否需要登記,要視具體情況而定,需要登記的公文有:機要文件,上級指導性文件和承辦文件,下級請示性文件(本資料權屬秘,查看更多精彩文章請登錄原創網站*)等;可不登記的文件材料有:各種公開的出版物、私人信件、簡報等。文秘登記文件后填寫收文審批單,報辦公室主任提出擬辦意見后,報局長閱批。

4、分發。文件收發人員,接到領導批辦的文件后,要迅速送達承辦科室,送前要按規定進行登記。

二、發文處理程序

1、核稿。以分局名義發出的公文,由指定人員進行核稿。

2、送審。核對后的公文稿,要送有關領導審查。

3、簽發。發出的公文,由局長簽發。

4、編號和登記。文件管理人員對所發的文件要分類編號。

5、打印、核對無誤后,加蓋公章,交有關人員封裝后發送。

三、印章管理

1、分局內所有公章由專人保管,嚴格把關,按規定使用。

2、使用公章須經局長批準。

3、外出辦事或證明身份的介紹信用章,經分局保管公章人員同意,方可使用。

4、凡須使用公章的文件、公文、函件等都必須將底稿連同正式文件(一份)交辦公室文書存檔,以便備查。

此規定從二oo五年一月十日起試行。

篇2:工程項目監理部發文審批制度

工程項目監理部發文審批制度

1、發文由總監理工程師或授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。如為緊急處理的文件,應在文件首頁標注“急件”字樣。

2、所有發文應在發文登記表上登記。登記內容包括:文件資料的分類編碼、發文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位的名稱、發文日期(強調時效性的文件應注明發文的具體時間)。收件人收到文件后應簽名。

3、發文應留有底稿,并附一份文件傳閱紙,信息管理人員根據文件簽發人指示確定文件責任人和相關傳閱人員。文件傳閱過程中,每位傳閱人員閱后應簽名并注明日期。發文的傳閱期限不應超過其處理期限。重要文件的發文內容應在監理日記中予以記錄。

4、項目監理部的信息管理人員應及時將發文原件歸入相應的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。

篇3:正大房地產公司發文管理規定

河口房地產公司發文管理規定

1、凡是以公司名義發出的文件,均屬發文范圍。

2、員工在標準文件格式內按公文行文規范撰寫文件,并在文件上注明收件單位、主送、抄送、附件、文件頁數、發件單位、擬搞人、聯系電話、文件級別等相關信息。

3、所有發文由擬稿人確定文件緊急級別,即緊急、急、普通;文件密級:秘密、機密、絕密。

4、擬稿人應主動提供文件電子版給行政助理編號、錄入、報批、存檔,文件盡量用電子文件形式報批。

5、各部門文員按以下形式對電子文件命名:文件編號+文件主題+(文件緊急級別)+日期。

6、行政部嚴格按文件審批時限及審批流程控制文件流轉。

若文件審核、審批人不在時,可以電話溝通形式進行報批。

若遇緊急情況,無法聯系審核、審批人時,可越級上報。

7、文件審批后,由行政部負責發文、并做好發文登記;若由擬稿人發文,行政部需監督其做好發文登記。

8、涉及到合同、方案等以及所有交給客戶的文件,在擬稿人所在部門完成修改后交行政助理,由行政部轉給律師審核,方可交副總經理審批或簽發。