公司檔案管理制度匯編

一、檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求:

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規律,保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優良,紙面清潔,書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限(參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表)

三、歸檔時間:

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案,由財務部及有關部門保存一年,在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議),在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查(借)閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作,是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

1.凡本公司有關人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度,取得相關領導簽字,同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關手續,超過兩天以上歸還者,須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經總經理批準后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案,必須正確地標明密級,并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定,不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續,一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復制,確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務,違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守,認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查,發現問題及時處理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查:

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案,及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發現問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理:

1.檔案庫房未經許可,外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀,便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾,庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施,及時做好溫濕度記錄,溫度應控制在14度——24度,相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表,庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查,發現問題,及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定,編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定,要求保管期準確,案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確,不完整,應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷,防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷,并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施,以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物,嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》,深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務,鉆研各類檔案理論基礎知識,充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況,做到心中有數,操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習,交流檔案管理經驗與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作,爭取領導支持,做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作,未經批準,不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

篇2:機動車輛管理制度乘車安全要求

1范圍

本標準規定了九寨溝水電開發有限責任公司(以下簡稱公司)照明安全管理工作內容和方法。

本標準適用于公司照明安全管理工作。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

中華人民共和國道路交通法

用電安全導責

電力建設安全工作規程

3術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1工作用車

工作用車是指用于生產、經營、管理用車。

4管理內容與方法

4.1車輛保險管理

4.1.1總經理工作部負責對全廠車輛投保建檔。

4.1.2總經理工作部每年負責核實全廠車輛投保項目,并收集匯總車輛保險情況。

4.1.3在安監部核實車輛投保項目后,財務部每年負責向保險公司撥付公司資產保險費用。

4.1.4車輛發生事故后,應及時聯系保險公司,做好車輛保險理賠工作。

4.1.5車輛報廢后,總經理工作部負責督促及時注銷車輛保險。

4.1.6總經理工作部對車輛保險管理工作進行考核。

4.2普通修理管理

4.2.1維修建檔

4.2.1.1各有車單位(部門)建立維護、維修檔案。

4.2.1.2總經理工作部督促收集匯總車輛維修信息。

4.2.2落實責任

4.2.2.1車輛管理人員對車輛進行維修保養和日常檢查。

4.2.2.2總經理工作部督促檢查車輛管理責任的落實。

4.2.3車輛修理

4.2.3.1車輛維修本著“應修必修、修必修好”的原則,在確保安全的前提下,努力降低維修成本,使車輛保持良好的技術狀態,防止機械事故的發生。

4.2.3.2車輛小修及二保,由駕駛員提出申請,在《車輛維修申請單》(見附錄F)上填明維修項目和內容,經總經理工作部審批后送修。

4.2.3.3車輛行駛過程中突發故障或事故,確需緊急維修的,駕駛員在第一時間電話通知單位領導,經同意后,可就近聯系緊急維修。

4.2.3.4車輛維修費用的報銷,按公司《費用審批、劃撥及報銷管理標準》執行。

4.3定期維護保養

4.3.1車輛管理人員負責車輛的維護保養和日常檢查。

4.3.2總經理工作部負責監督檢查各有車單位管理責任的落實。

4.3.3各有車單位每周組織一次所屬車輛的安全技術檢查,如實填寫《機動車車況周檢記錄》(見附錄G)。

4.3.4駕駛員堅持每日行車“三檢制”。

4.4車輛調度管理

4.4.1調度責任

總經理工作部負責車輛調度。

4.4.2生產值班車調度

4.4.2.1使用生產值班車應提出用車申請,車輛調度根據生產值班車的使用范圍酌情安排車輛;

4.4.2.2用車單位一般情況下應在用車的前一天17點以前向總經理工作部提出用車申請,夜間用車應在當日17點以前提出;夜間臨時用車可由車班班長(或指定的專人)負責安排。

4.4.2.3凡同一方向能結合用車的不單獨派車;

4.4.2.4用車單位申請用車行駛范圍超出成都市和九寨溝縣范圍的,須先報經公司主管領導批準

4.4.2.5駕駛員總經理工作部簽發的《派車單》出車,并按規定的路線行駛,未經總經理工作部批準,不得擅自改變行車路線,出車任務完成后,由帶車人簽字確認。

4.4.3車輛調度基本要求

4.4.3.1應加強用車的計劃性,平時用車應在用車的前一天17點前(下班后用車在當日17點前)提出用車申請,法定節假日、雙休日應在放假的前一天17點前提出,以便合理安排調度車輛,保證正常用車。

4.4.3.2用車單位應尊重總經理工作部的安排,不得擅自改變用車路線。

4.4.3.3總經理工作部必須堅持原則,做到公正、公平、合理調度車輛,不準循私情,派人情車。

4.4.3.4總經理工作部應如實填寫出車記錄,不準弄虛作假,虛填行駛公里。

4.5車輛年審管理

4.5.1總經理工作部負責建立車輛年審檔案。

4.5.2每年車輛的定期年審前,總經理工作部負責對年審車輛進行審前保養。

4.5.3總經理工作部負責車輛年審前各種年審報表的填寫。

4.5.4總經理工作部按時將年審到期車輛送車管所參加年審。

4.5.5總經理工作部負責車輛年審費用的審核。

4.5.6車輛使用保管單位按費用報銷流程報銷年審費用。

4.5.7車輛使用保管單位負責將相關資料整理備案。

4.6車輛大修申報管理

4.6.1車輛大修由總經理工作部安排計劃,車輛使用人員提出車輛大修申請報告,填寫《公司機動車輛大修申請表》(見附錄A)。

4.6.2總經理工作部對車輛大修項目的審核。

4.6.3公司分管領導對大修項目時行審批。

4.6.4由總經理工作部主持,組織財務部與汽車修理廠洽談大修合同,由公司與汽修廠簽訂大修合同。

4.6.5送定點修理廠大修。

4.6.6車輛維修竣工,由總經理工作部會同車輛使用保管單位進行大修質量檢驗。

4.6.7質量驗收合格后,車輛使用保管單位負責接車。

4.6.8車輛大修費用的報銷,按公司大修費用報銷流程進行。

4.7車輛報廢申報管理

4.7.1符合國家規定報廢的車輛,由車輛使用保管單位提出車輛報廢申請。

4.7.2總經理工作部對擬報廢車輛進行技術鑒定,并呈報公司分管領導。

4.7.3公司分管領導對擬報廢車輛進行審批。

4.7.4車輛報廢審批同意后,車輛使用保管單位負責填寫《固定資產報廢鑒定表》,經總經理工作部、財務部等相關部門審核后,由財務部向省公司上報固定資產報廢申請報告。

4.7.5總經理工作部辦理車輛注銷有關手續。

4.7.6公司財務部進行固定資產報廢賬務處理。

4.7.7任務部門、個人不得擅自變賣、拆卸待報廢車輛。

4.8乘車安全規定

4.8.1在車輛行駛過程中,不要與駕駛員閑談或妨礙駕駛員操作,不要隨意開啟車門、車廂和車內的應急設施,不要向車外拋投物品,不要在車內隨意走動、打鬧。

4.8.2機動車發生故障或交通事故在車行道停車時,除救險外,乘車人應迅速離開車輛和車行道。

4.8.3乘車時,應找座位坐好,并主動系好安全帶。

4.8.4上下車時不要擁擠爭搶,在車行道上不得從機動車左側下車,開關車門時不得妨礙其他車輛和行人通行。

4.8.5下車后,需橫過車行道時,應確定沒有車輛過往后,從車尾部穿行,切不可從車頭貿然通過。

4.8.6發現駕駛員酒后開車或疲勞駕駛的,不要乘坐該車,并立即匯報總經理工作部。

篇3:擬申請星級飯店報告書服務管理制度要求

擬申請星級飯店報告書之服務與管理制度要求

擬申請星級的飯店必須向星級飯店評定與檢查機構出示以下材料,并保證其真實有效性。

一、員工手冊

包括總經理致辭、角色闡釋、服務理念、行為通則、以及員工福利、獎懲、安全基本管理制度等。

一至五星級飯店必須提供。

二、組織機構圖

本報告書中所說的組織機構圖是指負責飯店運轉的正式組織機構圖,包括飯店組織機構圖和部門組織機構圖。

一至五星級飯店必須提供。

三、管理制度

管理制度是飯店科學化管理的基礎和服務與管理模式的操作工具。它能最大限度減少包括管理者在內員工行為的隨意性。本報告書所謂的管理制度主要針對管理層如層級管理制度、質量控制制度、市場營銷制度、物資采購制度等,必要可專門形成《經理手冊》。一項完整的飯店管理制度包括制度名稱、制度目的、管理職責、項目運作規程(具體包括執行層級、管理對象、方式與頻率、管理工作內容)、管理分工、管理程序與考核指標等項目。大體來說,管理制度可以分為服務流程管理制度、支持性流程管理和全局性職能管理制度幾大類。

管理制度應當及時修訂,以達到現代飯店科學管理的基本要求。為此,國家旅游局提倡星級飯店積極采用符合國際慣例和國際通行的財務、質量、人力資源等方面的管理制度。

一星級飯店必須提供3項以上服務流程管理制度,2項以上支持性流程制度和1項以上全局性職能管理制度;從關鍵項目和嚴謹程度方面進行要求,不分星級,不從量上要求。投訴處理、設備養護、清潔衛生、成本控制、員工培訓、激勵。

二星級飯店必須提供4項以上服務流程管理制度,3項以上支持性流程制度和2項以上全局性職能管理制度;

三星級飯店必須提供5項以上服務流程管理制度,4項以上支持性流程制度和3項以上全局性職能管理制度;

四星級飯店必須提供8項以上服務流程管理制度,6項以上支持性流程制度和5項以上全局性職能管理制度;

五星級飯店必須提供12項以上服務流程管理制度,10項以上支持性流程制度和8項以上全局性職能管理制度;

四、部門化運作規范

為了使各工作區域和不同的管理層級能夠達到一種有序運行的狀態,星級飯店需要制訂各個部門的運作規范。一般來說,部門化運作規范包括以下主要內容:

1、管理人員崗位工作說明書

對管理人員的工作崗位、班次、指令與反饋渠道、工作目標、工作職責和任職條件、任職要求等項內容進行說明。

一星級以上飯店要求提供。

2、管理人員工作關系表

對不同部門和不同層級進行與飯店管理有關的計劃、組織、審批、指令、反饋、控制等活動以及相應的上下級關系、協調關系進行表格化說明。

三星級以上飯店要求提供

3、管理人員工作項目核檢表

管理人員每天、每周、每季、每年需要進行的工作項目進行列表,以備自查和上級核查。

三星級以上飯店要求提供。

4、專門的質量管理文件、工作用表和質量管理記錄

質量管理和保持飯店星級標準是貫穿于飯店管理各個方面、各個環節的常備工作。而且質量是管理出來的,而不僅僅是檢查出來的。為此,飯店需要有專門的質量管理文件以及與此配套的工作用表和質量管理的記錄。飯店管理者,特別是高層管理者也應當在自己的日常管理行為中盡力體現上述文件所規定的質量理念,包括顧客導向、全員參與、專業管理、全流程要覆蓋等原則。

三星級以上飯店要求提供。

五、服務和專業技術人員崗位工作說明書

對服務和專業技術人員的崗位要求、任職條件、班次、接受指令與協調渠道、主要工作職責等內容進行書面說明。

一星級以上飯店要求提供。

六、服務項目、程序與標準說明書

針對服務和專業技術人員崗位工作說明書的要求,對每一個服務項目完成的目標、為完成該目標所需要經過的程序,以及為各個程序的質量標準進行局面說明。

二星級以上飯店要求提供。

七、工作技術標準說明書

對國家和地方主管部門和強制性標準所要求的特定崗位的技術工作如鍋爐、強弱電、消防、食品加工與制作等,必須有相應的工作技術標準的書面說明,相應崗位的從業人員必須知曉。

一星級以上飯店必須提供。

四星級以上飯店還要求提供與設施設備、空間區域的維修保養與清潔衛生有關的作業技術標準的書店材料。

八、其它可以證明飯店質量管理水平的證書或文件

在飯店提供的上述材料中,必須體現現代飯店管理和星級飯店所要求的質量、環保、科技和對當地社會文化發展的承諾,并有相應的措施保證這些承諾能夠在飯店管理中得以貫徹和執行。