集團有限公司來賓接待管理規定

第一條對外接待原則

接待工作應遵循"平等、對口、節約、周到、保密"的原則,使客人高興而來、滿意而歸。

1.平等原則:對來賓無論職務高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。一般情況下,級別與權限相等,同級別出面,特殊情況高規格接待。

2.對口原則:公司接待任務原則上由各業務對口部門負責。重大接待工作和活動,由行政部協助完成。

3.節約原則:內部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費。

4.周到原則:接待程度應銜接周密,接待方式應完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。

5.保密原則:向來賓介紹情況時,應注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。

第二條來賓接待流程

(一)確定來訪人員及行程

1.行政部接到接待任務后,應盡快確定來訪人員的名單,包括人數、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯系人及聯系方式。

2.根據客人的來訪時間安排,擬定相應行程。

(二)來賓接待

包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。

1.用車安排:根據客人的級別、人數確定車輛安排,并在車內準備礦泉水以方便客人飲用。

2.迎接工作:根據來訪人員人數、出發時間、地點、飛機或火車的班次,到達目的地的時間、地點,我方人員需提前十五分鐘到達接待地點迎接,并準備好標有集團LOGO的接待牌,視來訪人員重要程度準備鮮花、橫幅,客人到達后,我方接待人員應主動上前幫忙搬運行李。

3.住宿安排:視具體情況預定不同標準的酒店,合理安排客房。提前了解所預定酒店房間的口碑與服務質量、周邊環境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機號及近幾日城市天氣預報。安排妥當后,待來訪客人到達時將房卡轉交,并告之早餐用餐時間和地點。

4.餐飲安排:可根據來訪人員的停留時間提前安排不同的酒店就餐,體驗不同的餐飲特色。也可根據來訪人員的喜好預定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。

5.會議安排:明確會議時間、地點、參會人員名單等(具體事項見會議接待流程)。

6.參觀安排:根據來訪人員的停留時間,擬定相應參觀路線。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區等。

參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯系好項目負責人,做好講解工作;參觀著名景點我方人員需提前聯系好景點導游。我方人員還需準備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。

7.禮品安排:根據來訪人員的身份、級別、喜好、民族習慣選擇合適的禮品,在適當的時候送給來訪人員。

8.臨送安排:

(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預定飛機票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達目的地時間的表格。

(2)提前將飛機票或者火車票送交來訪人員,并且根據重要程度安排好VIP通道。

(3)安排我方接待人員去飛機場或者火車站歡送來訪人員。

(4)告知來訪人員返回地天氣預報,方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。

(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進行確認。

(三)其他事項:

1.接待任務完成以后,做好后期工作。例如:發送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。

2.做好接待行程總結,由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項、入住酒店及房型、用餐、準備禮品等具體情況詳細記錄,作為檔案資料進行保存,以便客人今后來訪備查,并總結經驗、改進后續工作。

第三條其他

(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。

(二)接待人員需著正裝,男士應穿西裝、打領帶,女士應著正規套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要注意個人言行舉止及儀表。

第四條會議接待工作流程

(一)會前準備:

1.會議策劃:根據參會人員級別、人數,靈活掌握會議規模,預定適合的會議室。

2.會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應主動了解會議名稱、時間、地點、參會人員情況及會議接待要求等,并準確傳達會議信息,以便做好會議接待的準備工作。

3.準備會議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會議室擺放鮮花、水果等。

4.會議酒店預定、用餐安排、車輛安排等。

(二)會場布置:會場布置工作務必在會議開始十分鐘前完成,主要從會場環境、會議所需物品的準備及擺放、所需設備調試著手。

1.會場環境:確保會議室內空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。

2.物品準備及擺放:根據會議需要準備好白板、紙、筆等會議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。

3.設備調試:按會議需要做好投影機、幻燈機、麥克風等設備調試工作。

(三)過程服務:

1.開會前十分鐘,我方參會人員做好會前迎接準備工作。

2.由秘書處人員做好會議資料收集、整理、會議記錄等相關秘書事務服務及翻譯服務。

3.會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應盡快整理會場,補充并更換各種用品。

4.秘書處根據客人需求,做好各地返程飛機票、汽車票、火車票的預定服務。

5.會議結束必要時,拍照留念。會議結束后,安排車輛歡送客人。

(四)會后整理:

1.會議結束后,仔細檢查會場,看是否有遺忘的東西和文件等;設備設施是否有損壞,做好相應記錄,以便及時維修。

2.使用器皿需及時撤下清洗并消毒。清理會議室衛生,恢復會議室環境干凈、整潔。

3.理好設備,并關閉相關電源,確保安全工作。

4.秘書處人員于會后做好會議紀錄整理工作,并做好會議紀錄及會議照片存檔工作。

第五條宴會接待流程

(一)人員確定:根據客人和公司領導的雙方安排,確定安排宴會的人員名單

、地點、時間。

(二)宴會地點確定:我方人員需提前安排好宴會地點,并提前通知客人。

(三)迎接工作:我方需根據客人不同的級別安排車輛,事先迎接。

(四)時間安排:我方時間安排需銜接準確,提前到達宴會廳,如有特殊情況不能及時到達,需提前電話告知客人,并致以歉意。

(五)酒水、禮品準備:通過公司人員內部商量或客人喜好,適當進行酒水、禮品的準備。

(六)用餐注意事項:

1.提前了解客人的飲食習慣(例如:回民),安排就餐時注意菜品的選擇。

2.宴會過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。

(七)臨送工作:宴會結束后,安排車輛歡送客人。

篇2:H公司來賓參觀接待制度

(一)茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特訂定本辦法。

(二)參觀種類:

1.定時參觀:先以公文或電話預先約定參觀時間與范圍。

(1)團體參觀:機關學校或社會團體約定來廠參觀者。

(2)貴賓參觀:政府首長社會名流以及國內外各大企業負責人經公司允準來廠參觀者。

(3)普通參觀:一般客戶或業務有關人員來廠參觀者。

2.臨時參觀:因業務需要臨時決定來廠參觀者。

(三)接待方式:

1.團體參觀:凡參觀人數能在會客室容納者,均以煙茶招待,否則一律免于招待,至于陪同人員由管理部協調有關單位決定。

2.貴賓參觀:按公司通知以咖啡、西點、冷飲、煙茶或其他方式招待的,并由公司高級人員陪同或由有關單位簡報。

3.普通參觀:以煙茶招待的,由管理部或有關部門派員陪同。

4.臨時參觀:同普通參觀。

(四)參觀規則:

1.貴賓參觀及團體參觀:由公司核準并于參觀前三日將參觀通知單填送各工地管理部門,以憑辦理接待,如事出至急先以電話通知后補通知單。

2.普通參觀:由各部經理核準,并于參觀前一日將參觀通知單填送工地,以利接待,但參觀涉及兩個部以上者,應比照團體參觀辦理。

3.臨時參觀:由各部經(副)理核定,并于參觀前一小時以電話通知各工地管理部辦理接待,如參觀涉及兩個部以上者,應商請管理部協調辦理之。

4.未經核準的參觀人員,一律拒絕參觀,擅自率領參觀人員參觀者,得按泄露商業機密論。

5.參觀人員除特準者外,一律婉拒拍照,并由陪同參觀人員委婉說明。

(五)本辦法如有未盡事宜得隨時檢討修正。

(六)本辦法呈報公司核準后公布施行。

篇3:企業公司來賓參觀接待制度

企業(公司)來賓參觀接待制度

第一章總則

第一條為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規范化,更好地反映我公司精神面貌,爭取各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境,樹立良好企業形象的目的,特制訂本管理辦法。

第二章接待工作的主要任務

第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。

第三條安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

第四條協助辦理公司大型會議的會務工作。

第五條協助開展公共關系工作,協調好公司的外部環境。

第三章接待工作的基本原則

第六條堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。

第七條接待工作要堅持規范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。

第八條接待安排應根據來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同,既要熱情周到,也要講節約,量力而出,反對鋪張浪費。

第九條堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關部門對口接待,辦公室配合。

第十條接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發生有損我公司形象的事件。

第四章接待工作的程序與規定

第十一條日常接待工作的規范。

(1)接打電話時,要使用文明語言,如“您好”、“請問貴姓”、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等禮貌用語。

(2)在打電話前,要準備好記錄用紙、筆或其他所需要的文件、資料,不能等電話接通后再去找所需要的東西,讓對方拿著聽筒等候。

(3)當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。

(4)宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據來賓的身份,確定不同的人陪同。

第十二條一般性接待工作的程序。

(1)接待前的準備工作。

①對來賓的基本情況做到心中有數。

②制訂和落實接待計劃。

③做好接待前的細節工作。

(2)接待中的服務工作。

①安排專人迎接來賓。

②妥善安排來賓的生活。

③商訂活動日程。

④安排公司領導看望來賓。

⑤精心組織好活動。

⑥安排宴請和瀏覽。

⑦為客人訂購返程車船或飛機票。

(3)接待后的工作。

①誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

②把已經訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。

③安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。

第五章接待工作的有關要求

第十三條根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業心和責任感,發揚嚴細作風,扎實做好工作。

第十四條嚴格執行規定和標準,堅持請示報告制度。在授權范圍以外,個人不得擅自作任何決定和承諾。未經領導同意,私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。

第十五條著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現公司的良好形象。

第十六條辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。

第六章附則

第十七條本管理辦法經總經理辦公會討論通過,自頒布之日起實施。

第十八條本辦法由辦公室負責解釋。