某市人民醫院檔案管理制度

檔案管理制度

1、認真執行檔案工作法律、法規,健全檔案管理制度。統一管理本單位的檔案,并按規定及時向檔案室移交檔案。

2、醫院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。

4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。

5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。

6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。

7、設備檔案應由綜合檔案室統一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續。

8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。

檔案保密制度

1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。

2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續,必要時使用閱檔案保密夾。

3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。

4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。

5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規定手續辦理,以防失密。

檔案保管制度

1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。

2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。

3、利用現有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。

4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。

5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。

6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。

借閱制度

1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。

2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續借手續。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。

3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。

4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。

5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續。

統計制度

1、做好檔案的接收、移交登記工作。

2、準確及時填報檔案工作情況報表。

3、做好檔案的利用情況統計,包括利用人次、利用效果的登記工作。

4、做好檔案的鑒定情況統計,包括保存、剔出、銷毀數。

檔案的鑒定制度

1、成立醫院檔案鑒定小組,負責對醫院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。

2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。

3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監銷,監銷人員在銷毀清冊上簽名。

4、做好檔案鑒定情況的統計,包括保存、剔出、銷毀數。

檔案利用制度

1、檔案人員要有責任心,熟悉業務、熟悉室藏。

2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。

3、利用者按規定辦理利用手續。

4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。

檔案修改補充制度

1、歸檔案后的文件材料發現重要的原始材料遺漏歸檔,或發現歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。

2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。

3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。

科室預立卷制度

1、院的發文及上級來文由文書收發人員做好平時的分發工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。

2、各業務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。

檔案庫房管理制度

1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。

2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發現問題及時處理,在適當時候進行自然通風。

3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。

4、庫房內經常保持清潔衛生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。

科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度

1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。

2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。

3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。

4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。

5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。

照片與聲像檔案管理制度

1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統一管理,任何部門和個人不得占

為已有。

2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。

3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。

4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。

5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據目錄清點核對,并履行簽字手續。

財務檔案管理制度

1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。

2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須專人負責保管。

3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。

4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續。

5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發《會計檔案管理辦法》的通知執行。

6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。

7、月報、季報保存期為五年。

8、現金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。

9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。

10、保存期滿的檔案須作挑揀和篩查,有價值的須繼續保存,應銷毀的檔案須造清冊經審核批準后,方可銷毀。對于未了結的債權債務的原始憑證應揀出立卷。要銷毀檔案時,財務科要派員監銷,銷毀前應清點核對,銷毀后,要在銷毀清冊上簽名蓋章。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設置

駕駛員檔案設置一人一檔(內含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓、管理、使用的主動權,正確真實的掌握駕駛員日常動態及操作技能,合理運用科學管理手段,確保生產安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統的記錄駕駛員自報名、應聘、培訓及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內部調動)為止的整個過程。

2、結合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎檔案資料建設的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓、使用、管理上提供科學、準確地依據。

4、駕駛員招聘、培訓考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓至上崗的全過程,通過基礎操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風等情況。

5、安全行車責任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風、駕駛技能,為安全生產管理提供準確地依據。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術水平及駕駛作風,杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業資格證在年審結束后要及時復印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28