公司公文管理制度

一、目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理,嚴(yán)格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

二、適用范圍

《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

三、管理職責(zé)

綜合管理部公司為公文管理部門,負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

四、公文分類

公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:

1.制度類公文

2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文

3.內(nèi)部通知、通告類公文

4.對(duì)政府職能部門的報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文

5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文

五、權(quán)限劃分

1.制度類公文代碼為A,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì)討論通過,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為B,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為C,由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

4.對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文代碼為D,由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門的報(bào)送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為E,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號(hào)詳見附表一。

7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實(shí)施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

六、公文格式

1.內(nèi)容范式

1)制度類公文

經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^,并報(bào)董事長批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免類公文

經(jīng)公司研究,并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)(如必要),決定設(shè)立/撤銷××機(jī)構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。

1.文本格式

發(fā)文用紙為A4紙,標(biāo)題小二號(hào)字,宋體加黑,正文一般為四號(hào)字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

2.公文編號(hào)

1)制度類公文、機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文采用按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。

2)內(nèi)部通知、通告類公文和會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨(dú)編號(hào),并按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。

七、公文保管

所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

綜合管理部定期對(duì)各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。

九、附件

篇2:房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強(qiáng)公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高文件使用效率,促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營管理的運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負(fù)責(zé)公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)準(zhǔn)確、安全。同時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員。

(2)、通知:傳達(dá)公司的決定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。

(3)、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。

(4)、報(bào)告:適用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)的詢問。

(5)、請(qǐng)示:適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

(6)、批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

(7)、意見:適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(9)、會(huì)議紀(jì)要:適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況及會(huì)議議定事項(xiàng)。

3、公文格式

公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

(3)、發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。

(4)、給上級(jí)單位的行文要注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。"請(qǐng)示"應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

(5)、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類。

(6)、主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(7)、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

(8)、公文除"會(huì)議紀(jì)要"或以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

4、行文規(guī)則

(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。

(2)、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。

(3)、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

(3)、公文要用國家法定計(jì)量單位。

(4)、公司對(duì)外正式行文,由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時(shí)對(duì)公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查。

篇3:健升房地產(chǎn)公文管理制度

1.收文

A、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進(jìn)行分類,掛號(hào)文件進(jìn)行登記編號(hào)(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達(dá)處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負(fù)責(zé)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。

B、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時(shí)送閱處理,并負(fù)責(zé)催閱、催辦、催傳。

C、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

D、為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時(shí)誤事。

E、各部門對(duì)有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的公文要及時(shí)處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。

F、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

G、公司領(lǐng)導(dǎo)及部門開會(huì)帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會(huì)議文件一律交行政人事部進(jìn)行登記、收存。

H、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應(yīng)將有關(guān)原件送行政人事部,復(fù)印一份由部門辦理或留存。

2.發(fā)文

A、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請(qǐng)示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

B、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進(jìn)行登記,統(tǒng)一編號(hào)后打印。

C、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對(duì),蓋章后發(fā)出。

D、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對(duì)、復(fù)印,蓋章后發(fā)出。

3.發(fā)文注意事項(xiàng)

A、以公司名義發(fā)文,要以相應(yīng)的公司信箋為對(duì)外行文的正式公文紙。

B、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

C、復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。

4.公文種類

A、決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。

B、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

C、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);員工的職務(wù)任免、聘用和會(huì)議。

D、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

E、報(bào)告:適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

F、請(qǐng)示:適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

G、批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)求事項(xiàng)。

H、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。

I、會(huì)議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。

5.公文格式

公文一般由發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)抄送單位等部分組成。

A、發(fā)文字號(hào),凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政人事部編排。

B、公文秘密等級(jí)分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密",其中:"絕密"、"機(jī)密"公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。

C、緊急文件分別標(biāo)明"特急"、"急件"。

D、公文標(biāo)題,應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

E、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

F、公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。

G、公文的成文時(shí)間,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

H、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

I、公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

6.行文規(guī)則

A、各單位的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

B、向下級(jí)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)。

C、"請(qǐng)示"應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),切勿多頭主送,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式。

D、"報(bào)告"中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

E、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào),日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。

F、公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須

使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

G、屬于部門職權(quán)范圍的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),避免濫送。

7.公文辦理

A、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

B、需要辦理的公文,行政人事部應(yīng)及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門。

C、審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間,其他審批人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。

D、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)由行政人事部進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會(huì)簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

E、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

8.公文立卷、歸檔及銷毀

A、公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

B、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

C、沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,由二個(gè)監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。