第一條本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。

第二條本公司公文,實行統一管理。公文的管理,要做到規范、準確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。

第三條各部室、各單位及各有關人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露。

第四條公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

文件機密級數,由發文單位的主管領導根據文件內容確定。

第五條公司發文的程序為:擬搞、審核(部門領導)、簽發(公司領導)打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第六條公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

草擬公文應注意以下事項:

(一)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。

(二)反映情況要客觀,實事求是。

(三)文字要準確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規范。

(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。

第七條各級領導對送來的公文要及時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。

第八條各級領導閱、批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。

第九條公司所有發文,發文單位應有存檔,并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的,還應附批復件。

第十條收文由總裁辦公室統一負責。總裁辦收文后,應先做好歸類、登記,然后根據文件的內容,分送有關領導閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。

第十一條所有文件發放,一定要有登記、簽收手續。

第十二條公司發文,一定要由總裁辦統一編號:

(一)以公司名義對外發文,一律×××字(××年)××號;

(二)公司黨總支發文,用××黨字(××年)××號;

(三)以工會、共青團、婦聯名義發文,用××政字(××年)××號;

(四)公司監事會發文,用××監字(××年)××號;

(五)董事局發文,用××董字(××年)××號;

(六)董事局委員會發文,用××董×字(××年××號;

(七)董事局委員會所屬機構發文,用××董××字(××年)××號;

(八)其他管理部門的發文,用×××字(××年)××號。

第十三條董事會機構及經營管理部門除經對方同意,一般不對外發文。

第十四條紅頭文件,只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發。

篇2:房地產企業公文管理制度

房地產企業公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經營管理的運轉,特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關部門周知或者執行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

(2)、發文單位標識應當使用發文單位全稱或規范化簡稱。

(3)、發文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發人、會簽人姓名。"請示"應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(8)、公文除"會議紀要"或以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發人簽發的日期為準。

4、行文規則

(1)、符合國家法律、法規及方針、政策有關規定。

(2)、行文應當確有必要,注重效用。

(3)、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關業務主管部門起草,部門經理審核,主管副理審查,公司總經理批準,辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發文辦理程序:擬稿、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據其相互聯系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。

篇3:健升房地產公文管理制度

1.收文

A、政府部門及有關單位發來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。

B、根據批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

C、發文要有記錄,文件接收人需在發文登記表(見附件三)簽名。

D、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

E、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。

F、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

G、公司領導及部門開會帶回之發公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

H、發公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

2.發文

A、凡以公司名義制發的文件。需請示主管副總經理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經理簽發。

B、已經主管副總經理簽發的文件底稿,由行政人事部進行登記,統一編號后打印。

C、以公司名義發文由行政人事部統一打印、校對,蓋章后發出。

D、以部門名義發文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發出。

3.發文注意事項

A、以公司名義發文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

B、擬發傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

C、復印公司內部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發有關部門,節約開支。

4.公文種類

A、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

B、通告:適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

C、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發上級和不相隸屬單位的公文;發布規章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

D、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

E、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。

F、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

G、批復:適用于答復下級單位請求事項。

H、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。

I、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

5.公文格式

公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

A、發文字號,凡以公司名義制發的公文,其發文號統一由行政人事部編排。

B、公文秘密等級分為"絕密"、"機密"、"秘密",其中:"絕密"、"機密"公文應標明份數、序號。

C、緊急文件分別標明"特急"、"急件"。

D、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內容,并準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

E、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

F、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

G、公文的成文時間,經領導人簽發的日期為準。

H、文字從左至右橫寫、橫排,統一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

I、公文用紙統一采用國際標準A4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

6.行文規則

A、各單位的行文關系,應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。

B、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

C、"請示"應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。

D、"報告"中不得夾帶請示事項。

E、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,后引發文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。

F、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須

使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。

G、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發文;部門的發文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。

7.公文辦理

A、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括審核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

B、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。

C、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

D、公文送領導簽發之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規,是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

E、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

8.公文立卷、歸檔及銷毀

A、公文辦完后,應當根據有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

B、公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

C、沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應進行登記,由二個監銷,保證不丟失、不漏銷。