第三人民醫(yī)院檔案管理制度

1.醫(yī)院全部檔案(病案除外)實(shí)行集中統(tǒng)一管理,各類檔案按要求于相應(yīng)期限內(nèi)統(tǒng)一歸檔,任何科室或個(gè)人不得長(zhǎng)期或私自保存應(yīng)歸檔的文件資料保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.二級(jí)甲等以上醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門,其它醫(yī)院應(yīng)設(shè)專(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

3.根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。

4.保存的檔案,主要供本單位和上級(jí)主管機(jī)關(guān)利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫(kù)房管理制度、專兼職檔案員職責(zé)等各種制度。

5.根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定,編制本單位或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報(bào)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)備案。

6.醫(yī)院檔案庫(kù)房應(yīng)該堅(jiān)固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。

7.檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。

8.檔案保管人員必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場(chǎng)所不得隨意談?wù)摍n案中的有關(guān)秘密事項(xiàng),檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門。

第三章會(huì)計(jì)檔案管理范圍

第六條會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

第七條每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。

第八條會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。

第九條會(huì)計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。

(二)憑證裝訂

1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。

2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

第十條會(huì)計(jì)賬簿的立卷

各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符,賬頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);

(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁(yè),將賬頁(yè)數(shù)填寫齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè);

(五)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起;

(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

第十一條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求:

(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁(yè)數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后,完整無(wú)缺地裝訂;

(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。

第十二條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷

會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管

會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì)計(jì)檔案的安全。

第十五條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用

第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。

第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會(huì)計(jì)檔案的保管期限

第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第二十一條會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表

序號(hào)檔案名稱保管期限備注

一、會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會(huì)計(jì)賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細(xì)賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表

7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析

8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析

9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析

四、其他類

10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年

11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久

12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對(duì)賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規(guī)范駕駛員行車安全,進(jìn)一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結(jié)合實(shí)際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設(shè)置

駕駛員檔案設(shè)置一人一檔(內(nèi)含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個(gè)),檔案管理人員要嚴(yán)格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時(shí)、正確、認(rèn)真、如實(shí)填寫檔案資料,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、錯(cuò)誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓(xùn)、管理、使用的主動(dòng)權(quán),正確真實(shí)的掌握駕駛員日常動(dòng)態(tài)及操作技能,合理運(yùn)用科學(xué)管理手段,確保生產(chǎn)安全。同時(shí),也是考核基層駕駛員管理工作的依據(jù)。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統(tǒng)的記錄駕駛員自報(bào)名、應(yīng)聘、培訓(xùn)及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內(nèi)部調(diào)動(dòng))為止的整個(gè)過程。

2、結(jié)合本公司的實(shí)際情況,有針對(duì)性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認(rèn)真、如實(shí)地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎(chǔ)檔案資料建設(shè)的同時(shí),也要掌握駕駛員日常安全生產(chǎn)的第一手資料,對(duì)不符合公司要求的駕駛員,要及時(shí)予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關(guān)資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡(jiǎn)歷等),為公司招聘、培訓(xùn)、使用、管理上提供科學(xué)、準(zhǔn)確地依據(jù)。

4、駕駛員招聘、培訓(xùn)考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓(xùn)至上崗的全過程,通過基礎(chǔ)操作的考核,準(zhǔn)確地反映駕駛員的基本技能、特點(diǎn)、駕駛作風(fēng)等情況。

5、安全行車責(zé)任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責(zé)。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計(jì)里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現(xiàn)的差異而獲得的表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或批評(píng)、處罰等情況,目的在于準(zhǔn)確地掌握駕駛員的工作作風(fēng)、駕駛技能,為安全生產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確地依據(jù)。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發(fā)生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術(shù)水平及駕駛作風(fēng),杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業(yè)資格證在年審結(jié)束后要及時(shí)復(fù)印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個(gè)過程,即以駕駛員招聘、培訓(xùn)、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28