企業文件管理制度文本

第一章總則

第一條為了減少發文數量,提高辦公速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關于文書處理的有關規定,結合我廠的實際情況,特制訂本制度.

第二條文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發的各種文件、資料.

第三條按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡稱兩辦)歸口管理.

第二章收文的管理

第四條公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領導親啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封.在簽收和拆封時,收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳.對開口和郵票撕毀函件慶查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收.

2.對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定.如果其中一項不對口,慶立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號.

第五條公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后慶及時附上"文件處理傳閱單",并分類登記編號,保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件,廠領導啟封后,也應分別交兩辦辦理正常手續.

2.本廠外出人員開會帶回文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存.

第六條公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦.為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完緊急文要即閱即辦.

2.一般函、電、單據等,分別由兩機要秘書直接分轉處理.如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理.

3.為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外).

第七條文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,有得將有密級的文件帶回家、宿和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看.對尚未傳達的文件不得向外泄露內容.

2.閱讀文件慶抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責.如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜.

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,經防止丟失泄密.

4.文件閱完后,慶送交兩辦機要秘書,切忌橫傳.

5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄,原件慶及時歸檔周轉.

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織有關文件,或由兩辦機要室通知機要室閱文.

第三章發文的管理

第八條發文的規定

1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中于黨委和廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下放送正式文件.

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發文,則由兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口經黨*字、廠*字發文.群眾團體文件由黨委批轉.

3.對全廠影響較大,涉及兩個以上分管廠領導分管范圍的文件,須由黨書記或廠長批準簽發.其余文年均由分管廠領導批準簽發.

第九發文的范圍:

1.凡以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍.

2.黨委、廠部下發文件主要用于:

a.公布全廠規章制度;

b.轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;

c.公布工廠體制機構變動或干部任免事項;

d.公布全廠的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等作的決定;

e.發布有關獎懲決定和通報;

f.其他有關全的重大事項.

3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于:

a.對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

b.對兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜.

4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管廠領導批準后,由主管業務科書面或口頭通知執行一,般不用廠部文件發布.

5.凡各業務科室召開專題會議所作的決定,一般都不應發文,為備查考,可以科室名義《工作簡訊》發會議紀要.

6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系,可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文.

第四章發文程序與要求

第十條發文程序規定:

1.各單位需要發文,應事先分別黨委、廠部提出申請;

2.黨委、廠部同意發文時,主辦單位應以黨的方針、政策和國法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從全廠角度出,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整.嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發送范圍、印制分數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;

5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神,有關文件規定,對文稿進行審查和修改.對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

6.經兩辦審查修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容,質量負責);

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新謄寫清楚;

8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準權限的規定分別呈送黨委,廠部領導審定批準簽發;

10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打印室打印;

11.文件打印清樣,應由擬稿人校對.校對人員應在發文稿上簽名;

12.文件打字后,由兩辦派專人按數印刷,再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況,對印刷質量不好的文件,機要秘書應拒絕蓋印分發.

第五章文件的借閱和清退

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須經兩辦主任同意后方可借閱.

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃.

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作.(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清.)如發現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告.

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.

第六章文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統一的分別由兩辦負責歸檔:

a.上級機關來文,包括上級對工廠報告、申請的批復;

b.黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報告等;

c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;

d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報,會議記錄等;

e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;

f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發言材料等;

g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;

h.反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;

I.工廠日志和大事記;

j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料;

2.業務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔.

第十六條產卷要求:

1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔.

2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性.

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則.重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔.

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).

第七章文件的銷毀

第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,兩相要室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續.

第十八條經審核同意銷毀的文件,應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀.

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責

3.1公司辦負責本制度的監督執行。

3.2各文件使用部門負責按本制度要求對所使用的文件進行管理。

3.3文件領取人負責對文件進行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負責管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進一步細化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規定按《文件控制程序》執行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標題規定:標題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內容為黑體,條款號與其后內容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內容較少,可適當縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責”描述本文件中各相關部門各自承擔的職責,“4管理內容”描述文件控制的要求,標題“管理內容”可根據文件主題更改為其他標題,“5相關文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數量可根據文件內容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內容,應采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內容,應采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內容,應采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應有“編制、校對、審核、批準、發布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應統一;

b)文件封面應有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準、發布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應有受控狀態標識,發放時應有發放編號;

d)文件封面應有公司辦統一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應符合要求,文件審核人在審核時,應對文件格式進行審查。

4.3文件發放

4.3.1所有文件由公司辦統一發放,發放管理應符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發放前,由公司辦確定文件發放范圍,經管理者代表確認后,實施發放。

4.3.3文件下發時,應收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發放至部門級,相關作業文件發放至作業現場,發放時應在文件封面加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門。

4.4現場文件管理

4.4.1現場使用的管理體系文件必須是現行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準;

b)無文件編號;

c)無受控狀態;

d)無實施日期。

4.4.2文件領取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復印。

4.4.3文件領取人應妥善保管領用文件,因保管不善導致文件丟失,其責任由文件領取人負責。

4.4.4公司所有下發的文件,應保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執行過程中或新文件發布前,如需進行評審,由公司辦組織相關部門、確定組織評審人員對文件進行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責,評審后應對所評審文件存在的主要問題及隨后應采取的措施進行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執行過程中,如需更改,應明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內容。

4.6.3更改應詳細說明更改理由,涉及工藝更改的,應有更改后工藝驗證的記錄。