工廠行政管理內容(2)

8.怎樣管理保安/門衛(wèi)的訓練

(1)由保安隊長、消防單位講解、觀看錄像,由培訓組進行考核。考核內容包括:

①幫區(qū)崗位分布及巡邏路線的熟悉程度。

②接待來賓的姿態(tài)及語言。

③突發(fā)事件的模擬處理(火災、盜竊、斗毆等)。

④防盜報警器及消防器材分布及操作使用。

(2)由保安隊長/教練講解體能訓練,并進行實地訓練,包括:

①隊列、操練。

②空手拳術、散打

③耐力及靈敏性的其他體能運動。

9、如何處理突發(fā)事件

(1)當白天發(fā)生火警事故時:

①白天發(fā)生時,迅速通知值班保安,并迅速用滅火器將其熄滅,同時打火警電話:119

②用廣播呼叫消防委員會成員集結,按平時演練的方法開展滅火行動。

③指導員工向安全地區(qū)有組織地疏散。

④協(xié)助消防隊進行滅火工作,火勢熄滅后應清查人員及物品損害情形。并保持完整現(xiàn)場,以供警方或保險公司處理。

(2)當發(fā)生打架斗毆事件時:

①迅速通知值班保安進行制止,將肇事雙方帶到其他地方處理,并疏散圍觀起哄人員。

②保安處理事件時,立場要公正,以理服人,千萬不可偏袒或加入其中一方。

③若外來人員來廠滋事,認清對方面貌特征、人數(shù)、車牌號,了解其有無攜帶兇器,詢問滋事原因等,同時關閉大門及所有出入口,并通知所有保安人員集結,以防萬一。

④保安無法制止時,應立即撥打110報警。

(3)當員工急病或發(fā)生工傷時;

①立即通知行政部安排司機,或立即到街上叫車。

②同時聯(lián)絡當班管理人員,請其籌款安排專人陪同前去醫(yī)院治療。

10、行政/總務怎樣管理車輛

(1)因公用車須于事前向行政部按照重要性順序申請調派。

(2)使用人在駕駛車輛前應對車輛做基本檢查(如水箱、油量、機油、剎車、電瓶液、輪胎、外觀等),如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象,應立即報告,否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。

(3)使用人必須具有駕照,駕駛我須嚴守交通規(guī)則,任意放置車輛導致違犯交通規(guī)則,損毀、失竊,由駕駛人賠償損失,并予以處分。

(4)車輛應停放于指定位置,停車場或適當位置,駕駛人不得擅將公務車開回家或私用,經(jīng)公司特許或返回時已逾晚上九時者例外。私用時若發(fā)生事故、損毀、失竅等,在扣除保險理賠后全部由私人負擔。

(5)每車應設置“車輛行駛記錄表”,使用前應該核對車輛里程表與記錄表上的記載是否相符,使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途等,管理部每月抽查一次。

(6)車輛使用人應愛護車輛,保證機械、外觀良好,使用后應將車輛清洗干凈,車輛保養(yǎng)時按照發(fā)下程序作業(yè):

①如由于駕駛人使用不當或疏于保養(yǎng),而致車輛損壞或機械故障,所需的維修費,應視情況由駕駛員承擔部分費用。

②車輛維修、清洗、打蠟等應先填“車輛維修申請單”,注明行駛里程,核準后方得送修。

③車輛應到行政部指定處保養(yǎng)或者到特約維修廠維修,否則維修費一律不準報銷。凡可自行修理者,均可以報銷購買材料零件費用。

④車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時,可視實際需要進行修理,當修理費超過2000元時,應與行政部聯(lián)系請求批示。

(7)當發(fā)生違規(guī)/事故時:

①在無照駕駛或未經(jīng)許可將車借予他人使用,如果違反交通規(guī)則或發(fā)生事故,由原規(guī)定駕駛人負擔,并予以記過或免職處分。

②各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生,應行急救傷員,向附近交通警察報案,并立即與行政部主管聯(lián)絡;如屬小事故,可自行處理后向行政部報告。

③發(fā)生交通事故后,如需向受害當事人賠償損失的,經(jīng)扣除保險金額扣,其差額酌情由駕駛人負擔一部分。

④意外事故造成車輛損壞,在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛人與公司共同負擔。凡是違反交通規(guī)則而造成的罰款由駕駛人負擔。

11、車輛管理

12.公務車使用

13.辦公文具用品如何管理

(1)文具印刷用品之申請、收發(fā)、保管、記帳由行政/總務專人負責管理。

(2)管理員應按文具用品的品種、規(guī)格為單位,并依收發(fā)憑證登入“文具用品進出登記卡”。

(3)各部門領用印刷品時,應填寫“文具用品領用單”,經(jīng)主管批準后領用。

(4)各單位除特殊物品外,共用的信封、信紙、內部聯(lián)絡單等均由總務保管。

14.怎樣保證計算機系統(tǒng)的安全

(1)病毒防護的要求

①對于聯(lián)網(wǎng)的計算機,任何人在未經(jīng)批準的情況下,不得向計算機網(wǎng)絡拷入軟件或文檔;對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機,其軟件的安裝由電腦室負責。

②任何微機需安裝軟件時,由相關專業(yè)負責人提出書面報告,經(jīng)理同意后,由電腦室負責安裝;所有微機不得安裝游戲軟件。

③裝有軟驅的微機一律不得入網(wǎng),軟盤在使用前,必須確保無病毒。

④數(shù)據(jù)的備份由相關專業(yè)負責人管理。備份用的軟盤由專業(yè)負責人提供。

⑤使用人在離開前應退出系統(tǒng)并開機,未經(jīng)保管人同意。不得使用他人的電腦。

(2)管理措施

①要求各專業(yè)負責人采取必要措施,確保所用的微機始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

②除電腦室負責硬件維護的人員外,任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備。

③對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電保護;電源硬件維護人員在拆卸微機時,必須采取必要的防靜電措施。

④由電腦室起草防病毒作業(yè)計劃(含檢測周期、時間、方式、工具及責任人),報電腦經(jīng)理批準后實施。

⑤由各專業(yè)負責人和電腦室的專人,根據(jù)上述作業(yè)計劃按時(每周最少一次)進行檢測工作,并填寫檢測記錄。

15、防火制度主要應該包含哪些方面

(1)以“預防為主,防消結合

”為原則,防火安全領導小組應經(jīng)常對全體干部、職工進行防火安全教育,并組織業(yè)務消防隊進行消防訓練;完善逐級檢查制度以保證及時發(fā)現(xiàn)和消除火險隱患。

(2)各生產班組、要害部位的兼職防火安全員及主管,應在每日下班和交接班前,對本工作部位進行一次防火安全檢查;本公司防火安全領導小組半年時行一次大檢查,每季度進行抽查。

(3)對從事或雇請電工、焊工等特殊工種的人員,要按規(guī)定時行防火安全技術考核,取得合格證方可操作;應給各關鍵部位、生活區(qū)配置消防器材,不得借故移作他用。

(4)倉庫的庫存物資和器材,凡是涉及到易燃、易爆品,都要嚴格按章管理。

(5)任何人發(fā)現(xiàn)火險,都要及時、準確地向保衛(wèi)部門或消防機關報警,并積極投放參加撲救,保衛(wèi)部門按到火災報警后,應及時組織力量配合消防機關進行撲救;

(6)全體職員在宿舍一律不得使用電爐等電器;外來施工單位在作業(yè)中需用明火的,要按規(guī)定填寫《臨時動火作業(yè)申請表》,嚴格辦理申批手續(xù),待批準后發(fā)給《臨時動火許可證》方可進行動火作業(yè),下班前嚴格執(zhí)行檢查制度,確認安全后方可離開。

篇2:企業(yè)行政管理職責工作內容

企業(yè)要發(fā)展,要做大,必須有一個英明的決策層,制定高遠的企業(yè)發(fā)展方向和計劃;必須有一個堅實能干的團隊,堅決貫徹執(zhí)行決策層領導制定的各項企業(yè)發(fā)展計劃。企業(yè)在運作過程中如同一個轉動的車輪,所有零部件必須嚴密結合,充分發(fā)揮本身的作用,才能跑的快,跑的穩(wěn);才不會在跑動的過程中散架。而行政管理工作就好比潤滑油,適量的潤滑可以使車輪跑的更輕、更穩(wěn)、更快。

一、企業(yè)行政管理的概念和意義

企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、財產會計管理四個方面;狹義上指以行政部為主,負責行政事務和辦公事務。具體包括相關制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務管理,還涉及到出差、財產設備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關系企業(yè)之間形成密切配合的關系,使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性,以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務。

二、對做好企業(yè)行政管理的幾點認識

1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結以及獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作;其他事務視各公司具體情況而定。

2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思,把握住方向,同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級,這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息,這就需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關職能部,與關系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時,務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理,并即時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內部信息。外部信息具體包括:國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規(guī)定;社會習慣、風俗、時尚變化;市場需求、消費結構、消費層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學技術發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務狀況;生產狀況;產銷狀況;采購、庫存信息;設備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內部情況發(fā)展變化和國家政府機關相關政策和法律規(guī)定的變化。

4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中,僅僅用薪金留人是不夠的,還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業(yè)文化的建設包括四個方面,需要全體員工的參與。

(1)組織結構清晰,戰(zhàn)略導向明確。分工明確,這是企業(yè)發(fā)展的基礎。企業(yè)不僅應該有近期目標,更要有遠期規(guī)劃。行政管理人員應該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結構,并制定近、遠期戰(zhàn)略目標。從而形成一個完善的團結的團隊。

(2)建立完善的績效評價標準,形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特征,管理者不完全控制員工做事情的方式,而去衡量做事情的結果。任何人員能上能下。

(3)注重企業(yè)形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。

(4)重視人才,用企業(yè)的發(fā)展凝聚人,用榜樣激勵人,用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時,注重提供給員工在再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業(yè)生涯設計,讓每個員工都能對未來都充滿信心,對公司有認同感和歸屬感。

5、踏踏實實地去執(zhí)行。完善成熟的制度有了,即定目標有了,關鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注意:

(1)什么事情該做,該怎么做。

(2)如何更好更快完成該做的事情。

(3)清除所有障礙。

(4)形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工。

企業(yè)行政管理相關內容

*會議管理要領

*企業(yè)會議管理制度

*文件收發(fā)規(guī)定

*公文管理規(guī)定

*文書管理規(guī)則

*文印室管理規(guī)定

*企業(yè)文件管理制度

*公文處理實施細則

*文書檔案立卷歸檔制度

*聲像檔案管理辦法

*值班()室管理制度

*公司圖書管理辦法

*員工著裝管理規(guī)定

*辦公室布置要點

*辦公室主任工作責任制度

*中小型企業(yè)行政事務

*長遠規(guī)劃

*年度綜合計劃

*指標管理

*計劃指標的調整

*成效檢查表

*工作成果周報表

*月份式日程表

*日程檢查表

*月行動預定表

*每日行動管理表

*當天最重要的重點

*年度會議實施計劃表

*提高會議效率的會議記錄

*部屬行為意識分析表

*有力的企劃書檢查表

*好企劃之固定觀念突破表

*管理職務之企劃徹底分析表

*干部企劃分類檢查表

*新項目開發(fā)計劃

*部門設立改組計劃

*年度計劃*辦公室物資管理條例

*辦公行為規(guī)范

*保密制度

*文書管理辦法

*物資管理辦法

*印章管理辦法

*暫借款管理辦法

*報刊、郵件、函電收發(fā)制度

*部門經(jīng)理會議規(guī)程

*電話管理制度

*公司保密制度

*公司檔案管理制度

*公司計算機管理制度

*總臺值班()管理制度

*值班()管理制度

*會議審核表

*會議計劃表

*會議管理的要領

*出差管理辦法

*提案管理辦法

*創(chuàng)意提案改善制度

*員工建議改善辦法

*會議提案改善方案

*提案建議效益獎的管理條例

*保密制度

*衛(wèi)生管理準則

*值班()管理制度

*電話管理規(guī)定

*計劃的檢查和考核

*經(jīng)營計劃的制定內容

*經(jīng)營計劃制定方法

*經(jīng)營方針管理基礎

*組織結構設計的原則

*秘書日常工作程序

*危機管理辦法

*部門決策權一覽表

*工作計劃表

*工作記錄表

*業(yè)務處理表使用

*相互評價表

*演講、研習會摘要錄

*提高能力的對策表

*經(jīng)營會議表格(公司年度)

*經(jīng)營會議表格(月份)

*經(jīng)營會議表格(各部門)

*安全管理會議表格

*會議決定事項實施管理表

*年度行事歷決定會議表格

*財務管理規(guī)定

*檔案管理規(guī)定

*法律工作制度

*費用報銷規(guī)定

*費用開支管理辦法

*會議管理規(guī)定

*計算機管理規(guī)定*經(jīng)濟合同管理辦法

*考勤制度

*圖書、報刊管理辦法

*公司通訊事務處理規(guī)定

*公司文書管理規(guī)定

*公司印信管理制度

*公司重要文件保管處理規(guī)定

*會議提案改善方案

*企業(yè)會議程序與規(guī)范

*企業(yè)會議管理制度

*企業(yè)行政事務管理制度

*提案建議效益獎管理準則

*網(wǎng)絡使用管理規(guī)定

怎樣做好一名行政人事部主管

行政人事部作為公司的一個幕僚部門,她肩負整個公司的管理重任,她不僅為公司正常的運轉提供了服務平臺,而且為公司的所有活動提供各種支持和服務。她運作的好壞,直接關系到整個公司的規(guī)范化進程,但是在現(xiàn)實的生活中,這個部門又倍受其他部門和人員的非議,其原因是她的工作多是服務性的,而且工作成績又沒有明顯的結果,在工作考核中又不能量化,一般容易被老板忽視,在有的公司甚至被老板認為是可有可無的,所以該部門的主管人員在目前來說,流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。那么我就談一談行政人事部門的工作及如何才能做好一名行政人事部主管(辦公室主任)。

一、首先,我們先談一下人事行政部門的工作職責:

1、負責本部的行政管理和日常事務,協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門之間的綜合協(xié)調,落實公司規(guī)章制度,溝通內外聯(lián)系,保證上情下達和下情上報,負責對會議文件決定的事項進行催辦,查辦和落實,負責全公司組織系統(tǒng)及工作職責研討和修訂。

2、人力資源管理與發(fā)

(1)、組織架構的設計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。

(2)、招聘使用:

提供工作分析的有關資料,使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調一致,對申請人進行面試作最終錄用和委派決定,對提升、調遷、獎懲和辭退做出決定,職務分析和工作分析的編寫,制定人力資源計劃,通過這些使企業(yè)內部“人事宜”即采用科學的方法,按照工作崗位要求,將員工安排到合適的崗位,來實現(xiàn)人力資源合理配制。

(3)、工作報酬:

制定合理的薪酬福利制度,勞付酬,論功行賞,通過報酬、保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次,促使員工提高士氣和生產效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。

(4)、培訓開發(fā):

現(xiàn)在的市場無疑應是產品質量的競爭,說到底是才的競爭,是一個企業(yè)整體素質的競爭。一個產品質量的好壞,也是一個企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn),所以應把全員培訓作為企業(yè)立業(yè)之本,追求全員卓越,以人為本的管理方式。提供培訓開發(fā)需求和待培訓者名單,制定并實施培訓開發(fā)計劃:主要指職業(yè)技能培訓和業(yè)品質的培訓,為員工發(fā)展提供咨詢,規(guī)范在職培訓開發(fā)的指導,通過培訓開發(fā)來“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進員工的行為方式,達到期望的標準。

(5)、人員考核:

主要負責工作考核,滿意度調查,研究工作績效考核系統(tǒng)和意度評價系統(tǒng),制定紀律獎懲制度,以工作職責來制定績效考核標準,通過這些活動可以公平的決定員工的地位和待遇,可以促進人力資源開發(fā)和合理利用,并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。

3、負責公司各項規(guī)章制度的修訂,制定及檢查監(jiān)督。

運用剛柔并濟的管理模式,制定一套符合企業(yè)自身的管理制度,運用利和組織系統(tǒng),強行進行指揮、控制、命令、硬性管理來達到目的。

4、負責總務管理

沒有后勤的保障,就保證不了生產穩(wěn)定正常的進行。首先要制定相關制度,加強對宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產、衛(wèi)生、環(huán)境、車輛的管理。

5、安全保衛(wèi)

加強對人員進出、公務訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災、職業(yè)安全防護等的管理,同時對員工進行安全教育,貫徹“安全第一”“預防為主”的指導思想,創(chuàng)造一個安寧祥和的工作、生活環(huán)境,保證公司員工的生命財產安全。

6、強調企業(yè)精神,創(chuàng)建公司的企業(yè)文化

企業(yè)文化不但能反映出企業(yè)生產經(jīng)營活動中的戰(zhàn)略目標,群體意識價值觀念和道德規(guī)范,還能凝集企業(yè)員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性,引導企業(yè)員工為企業(yè)和社會的發(fā)展而努力,同時企業(yè)文化還具有兩種約束力,一種是硬的約束力、制度,一種是軟的約束力、無形的,就是活躍企業(yè)的文化生活,良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。

7、塑造企業(yè)形象

(1)、企業(yè)精神形象,它對于員工有強大的凝聚力,感召力,引導力和約束力,能增加員工對企業(yè)的信任感,自豪感和榮譽感。

(2)、企業(yè)環(huán)境形象

因為創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境,是企業(yè)生產經(jīng)營活動順利進行的前提和基礎,而充分認識企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎。

(3)、企業(yè)員工形象

制定《員工日常行為規(guī)范》,因為良好的員工素質和形象,是企業(yè)形象的重要構成要素,也是企業(yè)文化的具體落實。員工良好的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學文化水平、精神風貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象。

二、其次,我們要明白人事行政部門主管在公司中的角色和地位

1、助手和參謀作用:人事行政主管作為公司的中層干部,首先要從意識上進行轉變,要明白自己不再是公司的管家,不但是和其他部門是伙伴合作關系,更重要和老板是戰(zhàn)略合作關系,既然老板在設置這個部門,那么我們從事人員就要發(fā)揮應有的作用,在公司人事政策,人事關系等問題上,為了公司的整體利益,要為老板提供建議,成為老板的好助手和好幫手,只有這樣,才能發(fā)揮該部門和人員的作用。

2、服務者和監(jiān)督者:因為該部門的特殊性,決定了部門和人員的工作性質,主要是以下兩個方面:(1)是為公司發(fā)展和員工生活等提供服務;(2)是作為一個職能部門,又對各部門的勞動與人事工作進行檢查,并對違反者進行相應的處罰。

3、自律者和示范者:該部門和人員作為管理制度的制定者,又是執(zhí)行者,我們首先要嚴于律己,打鐵還要自身硬,如果自己不能嚴格要求自己,也就不能嚴格要求別人,對部門的威信就會產生很壞的影響。

4、運動員和教練員:人事行政部門的人員,雖然是一個管理部門,但也是一個團隊,公司設立她的目的,是為了完成公司的目標,這就要求我們要像運動員一樣和全體員工共同朝著公司目標沖刺,又要像教練員一樣隨時對員工給予指導和幫助,共同完成公司目標。

三、最后,就是涉及到該部門有關人員的素質要求,因該部門人員的主要工作是和公司人員打交道,所以對部門人員素質、知識、技能和資格等要求都較高,不僅要求我們服務意識強,而且要求能長于溝通和協(xié)調,對員工心理也要有一定程度的掌握,對相關的人事知識與技能也有一定要求。

四、要發(fā)揮該部門的作用,我們不僅要做好團隊管理工作,還要做好系統(tǒng)管理工作,為企業(yè)建立5p人力資源管理系,即以識人為基礎的人事管理系統(tǒng),選人為先導的招聘選拔系統(tǒng),育人為動力的培訓系統(tǒng),用人為核心的配置使用系統(tǒng),留人為目的的薪酬激勵系統(tǒng)。

五、目前人事行政部門及人員最終要幫助解決企業(yè)“該來的不來,不該來的又來了;該走的不走,不該走的又走了”的不正常現(xiàn)象,這又涉及到公司的管理制度,招聘制度,績效管理,薪金政策,企業(yè)文化等內容,具體到人事行政部門就是如何做好招人、育人、用人、留人四大環(huán)節(jié)的工作內容。

總而言之,人事行政部工作的最終目標就是確保公司的正常運作及生產穩(wěn)步,正常的進行,為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益,這也是人事行政部門存在的價值。作為一個人事行政部門的主管,如果不能掌握以上大部分知識和技能,是不可能做好該部門的工作,更不用說為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益了。

當然,一個人光有滿腹才華,而沒有實干精神,也是難以勝任該部門主管之職的,這就需要用人者的眼光了,慧眼者一定能識英雄的!