行政人事管理制度文件

――科技服務(wù)公司辦公用品管理規(guī)定

一、目的

為加強(qiáng)公司辦公用品的管理,規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序,提高利用效率,降低辦公經(jīng)費(fèi),根據(jù)我公司實(shí)際情況,特制定本制度。

二、職責(zé)

(一)行政管理部負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃、驗(yàn)收入庫、保管、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)與維修等管理工作;

(二)各部門負(fù)責(zé)在每月末提供本部門所需辦公用品申購計(jì)劃;

(三)采購部根據(jù)行政管理部采購計(jì)劃按時(shí)完成采購工作。

三、辦公用品分類

(一)規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。

(二)固定資產(chǎn)包括辦公設(shè)備和辦公家具。

(三)辦公設(shè)備是指辦公耐用品。包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、手機(jī)、投影儀、飲水機(jī)、照相機(jī)等。

(四)辦公家具是指公司用于日常辦公的各種木、鐵、鋼、皮、玻璃以及各種新型材料質(zhì)地的用品。包括:各種文件柜、抽屜柜、椅子、辦公桌、保險(xiǎn)柜、沙發(fā)、茶幾等。

(五)一般辦公用品分為一般消耗品和耐用消耗品兩類。

(六)一般消耗品包括:筆芯、鉛筆、簽字筆、筆記本、固體膠、膠布、便簽紙、文件袋、橡皮、訂書針、回形針、長尾夾、記號(hào)筆、電池、卷紙等。

(七)耐用消耗品包括:筆筒、文件夾、文件架、訂書機(jī)、起釘器、卷尺、剪刀、美工刀、印臺(tái)、鼠標(biāo)、鍵盤等。

四、辦公用品采購

辦公用品采購計(jì)劃制定流程:各部門/服務(wù)站負(fù)責(zé)人提交申購計(jì)劃→行政專員擬定下月辦公品采購計(jì)劃→行政管理部負(fù)責(zé)人審核→常務(wù)副總審批→采購部按時(shí)完成采購

各部門、服務(wù)站負(fù)責(zé)人根據(jù)以往辦公用品使用情況,每月25日前向行政管理部提交《辦公用品申購計(jì)劃表》報(bào)下月采購計(jì)劃;行政管理部根據(jù)各部門申報(bào)計(jì)劃以及日常領(lǐng)用情況制定

下個(gè)月采購計(jì)劃,經(jīng)行政管理部審核后統(tǒng)一上交總經(jīng)辦審批,審批通過后由采購部統(tǒng)一于每月30日前完成采購,采購部需經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場價(jià)格,以保證性價(jià)比和質(zhì)量。

急需的辦公用品由部門、服務(wù)站負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng),直接填寫《辦公用品采購申請(qǐng)表》,經(jīng)常務(wù)副總審批后,可由行政管理部統(tǒng)一采購或部門自行采購,部門自行采購的,需要在采購?fù)瓿珊?日內(nèi)向行政管理部進(jìn)行登記。

五、辦公用品管理

辦公家具、辦公設(shè)備、一般辦公用品均由行政管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。包括辦公用品的驗(yàn)收入庫、保管、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)等管理工作。

管理流程如下:采購部采購→供貨商供貨→行政專員/各部門相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收→驗(yàn)收人在《入庫單》上簽字→行政管理部負(fù)責(zé)人審核簽字→行政專員錄入數(shù)據(jù)

(一)辦公設(shè)備、辦公家具的管理

1、驗(yàn)收

驗(yàn)收辦公設(shè)備、辦公家具原則上由行政管理部負(fù)責(zé)驗(yàn)收,核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與品牌,無誤后,在送貨單上簽字確認(rèn)以示驗(yàn)收合格。各部門自購辦公設(shè)備、辦公用品由各部門自行驗(yàn)收,行政管理部統(tǒng)一進(jìn)行登記。

2、管理辦公設(shè)備、辦公家具的領(lǐng)用、保管和維修。

公司購入的辦公設(shè)備、家具必須設(shè)立分類做好登記;填好《固定資產(chǎn)登記表》,根據(jù)購貨合同或送貨單載明的貨品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、購貨時(shí)間等項(xiàng)目,準(zhǔn)確登記。辦公設(shè)備、辦公家具的使用部門負(fù)責(zé)人在使用部門一欄簽字確認(rèn),使用人因故離開原崗位或者其它原因需要移交辦公設(shè)備、辦公家具的,需填寫《物品移交單》。

行政管理部負(fù)責(zé)按設(shè)備和家具的品類、數(shù)量進(jìn)行登記。對(duì)于損壞的辦公家具、辦公設(shè)備報(bào)行政管理部后安排統(tǒng)一維修。辦公設(shè)備、辦公家具應(yīng)在每年12月28日前進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作由行政管理部負(fù)責(zé),各部門協(xié)助,盤點(diǎn)要求做到賬物一致,如不一致應(yīng)查明原因,然后調(diào)整登記表,使兩者一致。

(二)一般辦公用品的管理

一般辦公用品領(lǐng)用及統(tǒng)計(jì)流程:部門負(fù)責(zé)人/個(gè)人填寫《個(gè)人辦公用品領(lǐng)用登記表》→辦公用品領(lǐng)用→行政專員錄入數(shù)據(jù)及盤點(diǎn)

1、訂書機(jī)、起釘器、計(jì)算器、剪刀等為部門公用品,根據(jù)部門需要進(jìn)行配備,原則上不再增補(bǔ),如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說明原因或憑毀損原物以舊換新。

2、能共同使用的或數(shù)量較多的一般消耗品如卷紙、訂書針、回形針、膠筆、透明膠、涂改液等由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取,供部門使用。

3、其他一般辦公用品由個(gè)人領(lǐng)取,新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)配備黑色簽字筆一支、筆記本一個(gè),個(gè)人辦公用品按需領(lǐng)取,禁止造成浪費(fèi)。

5、行政專員應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)地分月做好辦公用品出入庫登記,做到每一批辦公用品進(jìn)出有章可循、有據(jù)可查。并且與每月30日前完成《辦公用品出入庫報(bào)表》以及盤點(diǎn)工作,做到賬務(wù)一致。

六、辦公用品的交接與回收

員工因離職或工作崗位變動(dòng)時(shí),需進(jìn)行辦公用品及辦公設(shè)備的交接或回收。

移交人需在《離職交接單》里逐項(xiàng)列出物品清單,行政專員清點(diǎn)核對(duì),確定辦公用品損耗程度,移交接收人或回收。

七、其他事項(xiàng)

1、公司的辦公用品應(yīng)為辦公所用,私用或私自帶出公司造成損壞或遺失的,公司將按辦公用品兩倍價(jià)格從當(dāng)月工資中扣除。

2、不得利用公司設(shè)備、紙張等復(fù)印、打印私人資料。對(duì)于必須使用的紙質(zhì)材料,內(nèi)部一律使用雙面、一面兩版式打印或復(fù)印。打印好的資料要及時(shí)領(lǐng)走,不要造成浪費(fèi)。

3、下班后必須做到設(shè)備斷電,把門鎖好;因公需要使用完設(shè)備之前要及時(shí)關(guān)閉;發(fā)現(xiàn)一次,落實(shí)到人;予以處罰。

4、公司辦公用品應(yīng)本著節(jié)約的原則,如有浪費(fèi)現(xiàn)象,經(jīng)發(fā)現(xiàn)被提醒后仍有違規(guī)的,予以20元罰款處理。

5、員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品,如有不正當(dāng)或不合理使用造成損壞應(yīng)照價(jià)賠償,并予以責(zé)任者20元罰款處理。

6、辦公用品管理員應(yīng)遵章辦理各項(xiàng)辦公用品管理操作制度,如因違章辦理而造成公司損失的,將予以50元罰款處理。

7、辦公用品領(lǐng)用前必須填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》,如有違規(guī)被發(fā)現(xiàn),將予以20元罰款處理。

附件:*Z-QR-003《辦公用品申購計(jì)劃表》、*Z-QR-007《固定資產(chǎn)登記表》、《*Z-QR-008物品移交單》、*Z-QR-002《辦公用品出入庫報(bào)表》、*Z-QR-006《個(gè)人辦公用品領(lǐng)用登記表》、*Z-QR-005《部門辦公用品領(lǐng)用登記表》

篇2:置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定

置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定

一、管理范圍

(一)本規(guī)范所指"用品"是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:

1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機(jī)、音響設(shè)備、電視機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀、攝象機(jī)、照相機(jī)、采訪機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)、訂書機(jī)、計(jì)算器、碎紙機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、交換機(jī)、電話機(jī)、手機(jī)、傳呼機(jī)、飲水機(jī)、打卡機(jī)、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時(shí)鐘等。

2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財(cái)務(wù)用品、工程用品、設(shè)計(jì)用品、學(xué)習(xí)用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動(dòng)用品、餐飲用品、清潔用品等。

(二)本規(guī)范所指"管理"是指:對(duì)上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗(yàn)、入庫、登記、編號(hào)、報(bào)帳、配置、

領(lǐng)用、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、借調(diào)、保修、維護(hù)、修理、盤點(diǎn)、報(bào)廢、檔案管理等工作。

二、管理原則

(一)歸口負(fù)責(zé),統(tǒng)一管理:公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。

(二)預(yù)算統(tǒng)計(jì),規(guī)范表單:各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月20日前將次月所需辦公用品報(bào)總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦統(tǒng)計(jì)品種、數(shù)量,編制預(yù)算并報(bào)批。月底需進(jìn)行購、發(fā)、存盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。管理中的臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)均使用公司統(tǒng)一制作的表單。

(三)一人一表,配額領(lǐng)用:辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實(shí)行一人一表。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理,按實(shí)數(shù)填寫有關(guān)登記表,離職時(shí)清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。

(四)節(jié)約使用,誰用誰責(zé):公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品,凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用,原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用,領(lǐng)用人即對(duì)所領(lǐng)辦公用品負(fù)有保管維護(hù)的責(zé)任,不得遺失和損壞。

三、管理程序

公司辦公用品按下述程序進(jìn)行管理:預(yù)算申報(bào)-審核審批-領(lǐng)款采購-驗(yàn)收入庫-編號(hào)登記-配發(fā)領(lǐng)用-使用管理-統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

(一)預(yù)算申報(bào):每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點(diǎn)和本月申請(qǐng)預(yù)計(jì),填制"辦公用品購置預(yù)算明細(xì)表"和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表。

(二)審核審批:對(duì)上表由總經(jīng)辦主任初審后報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、再報(bào)總經(jīng)理審批。

(三)領(lǐng)款采購:購置預(yù)算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購。

(四)驗(yàn)收入庫:購置的辦公用品,應(yīng)有行政人事部驗(yàn)收人員核查驗(yàn)收后,方能入庫。購買經(jīng)辦人不

能驗(yàn)收。

(五)編號(hào)登記:對(duì)公司購置的消耗性辦公用品均須進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號(hào),并同時(shí)對(duì)其隨配鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。

(六)配發(fā)領(lǐng)用:凡配發(fā)、領(lǐng)用的辦公用品,均需由總經(jīng)辦填寫"辦公用品配發(fā)領(lǐng)用登記表",

并由使用、領(lǐng)用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領(lǐng)用,按《費(fèi)用管理規(guī)定》中"配領(lǐng)定額"執(zhí)行。

(七)使用管理:

1、屬個(gè)人使用的辦公用品(包括個(gè)人辦公桌/椅/柜/機(jī)等的相關(guān)鑰匙),由使用人負(fù)責(zé)管理。

2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經(jīng)辦可要求領(lǐng)用人予以適當(dāng)賠償;已經(jīng)損壞嚴(yán)重、不能再使用的,必須交回總經(jīng)辦,由集團(tuán)綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實(shí)后作出報(bào)損處理意見,不允許使用人私自遺棄。

3、員工離職、離崗時(shí),應(yīng)將所配領(lǐng)辦公用品(包括鑰匙)交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。

4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負(fù)責(zé)人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)辦,以便清查、修理、備案。

(八)統(tǒng)計(jì)報(bào)表:每月末總經(jīng)辦應(yīng)對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn),對(duì)當(dāng)月辦公用品購置、配領(lǐng)、庫存情況進(jìn)行統(tǒng)

計(jì)分析,并填制相關(guān)表單和統(tǒng)計(jì)表。

篇3:房地產(chǎn)公司辦公用品領(lǐng)用規(guī)定

一、辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)本著節(jié)約、合理、滿足工作需要之原則,反對(duì)鋪張浪費(fèi)。

二、辦公用品是工作用品,嚴(yán)禁公物私用,妥善保管。

三、辦公用品分為易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大類,分別如下:

1、消耗品:鉛筆、刀片、膠帶、膠水、漿糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮筋、練習(xí)本、橡皮、鐵夾子、信封、信紙、標(biāo)簽、卷宗、檔案袋、原珠筆、訂書針、印油、復(fù)寫紙等。

2、耐耗品:簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、燕尾夾、彈簧夾、活頁夾、透明拉鏈袋、文件夾、文件架等。

3、管制消耗品:傳真紙、復(fù)印紙、文件箱、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打洞機(jī)、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、日期章、計(jì)算器、比例尺、筆筒、軟盤、米尺、印泥、印臺(tái)等。

4、管制品:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、(網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器)、裝訂打洞機(jī)、碎紙機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等辦公設(shè)施用品均屬管制辦公用品。

四、辦公用品的領(lǐng)用分為個(gè)人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用兩類,個(gè)人領(lǐng)用系由個(gè)人使用保管的用品,如鉛筆、橡皮、膠水等。[[部門領(lǐng)用為部門共同使用的用品,它們分別是打洞機(jī)、計(jì)算機(jī)、剪刀等。部門領(lǐng)用行為由部門經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)管、負(fù)責(zé)。

五、個(gè)人使用文具用品限工作時(shí)使用,公司前臺(tái)文員有責(zé)任將個(gè)人領(lǐng)用辦公用品發(fā)放至公司新人員,如須補(bǔ)充由使用者提出申請(qǐng),前臺(tái)文員做好發(fā)放登帳工作。

六、耐耗品、管制消耗品應(yīng)限定人員使用,領(lǐng)用此類文具用品應(yīng)報(bào)各部主管簽字、核定,第二次領(lǐng)用時(shí)須以舊換新,此項(xiàng)規(guī)定由管理部予以監(jiān)管。

七、管制品應(yīng)由管理部統(tǒng)一登帳造冊(cè),予以管理,并納入固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)范圍,做好維護(hù)、保養(yǎng)工作,有權(quán)督促各部有效管理部內(nèi)管制品(特殊辦公設(shè)施)。

八、各部領(lǐng)用管制用品行為屬于部內(nèi)責(zé)任保管范圍,各部主管有權(quán)要求部內(nèi)人員愛惜公司財(cái)物,嚴(yán)格按照不同配套設(shè)置操作要求操作,嚴(yán)禁違規(guī)行為,責(zé)任后果者自負(fù)。

九、管制辦公用品的發(fā)放和領(lǐng)用由管理部進(jìn)行操作,各部領(lǐng)用須登記造冊(cè),如有損壞和故障,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理部,人為損失或遺失由責(zé)任人和部門主管負(fù)責(zé),酌情賠償。救助站制度