辦公用品管理辦法

QG/**-2004

1范圍

1.1本標準所指辦公用品為(以下簡稱:股份公司)員工日常辦公所用文具(以采購部《辦公用品價目表》為準)、辦公自動化所需用的耗材(含磁盤、色帶、墨盒等)以及其它特殊物品(柜、臺、凳、特殊文具等)。

1.2本標準適用于股份公司本部,股份公司下屬全資、控股公司可參照執(zhí)行。

2職責

2.1秘書室負責辦公用品的歸口管理,每半年核定一次辦公用品費用定額,實施定額管理。

2.2采購部負責外購辦公用品的采購。

2.3股份公司設立文具倉,負責辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。

2.4人力資源部負責每半年核定一次各部門(廠)應該領用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù),報送秘書室和相關部門(廠)。

3規(guī)定

3.1辦公用品由部門(廠)統(tǒng)一領用,其費用按秘書室核定定額標準執(zhí)行。部門(廠)管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元;其他特殊用品費用另計(用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張,不列入辦公用品定額內(nèi))。一次性領用總額超過800元或單價在400元以上的,需經(jīng)總經(jīng)理批準。

3.2辦公用品費用(其他特殊物品除外)可月度間調(diào)劑使用,年底結算、考核。

3.3特殊物品需專題報告,經(jīng)股份公司主管領導批準后,方可購買,不受定額限制。

3.4打字室等公共使用的辦公用品應單獨做計劃,由秘書室審核,紙張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支,報股份公司主管領導審批。

3.5辦公自動化設備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品,按設備工程部《非生產(chǎn)設備的管理》等有關規(guī)定辦理。

4程序

4.1辦公用品的計劃審批

4.1.1采購部負責填報《辦公用品價目表》,公布現(xiàn)采購的辦公用品價格,如有變動,應及時發(fā)布。

4.1.2辦公用品(其他特殊物品除外)領用計劃每季度制訂一次,于每季度最后月份20日前,各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù),按實際需要,本著節(jié)約原則,在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領用計劃》一式三份,經(jīng)部門(廠)領導審核簽名后,交秘書室;超過上述標準的,需經(jīng)過股份公司主管領導審核,并報送總經(jīng)理批準。

4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領用計劃》進行審核(核定是否超定額,品種是否適宜),并將審核的各單位《辦公用品領用計劃》匯總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份(包括公共使用的辦公用品計劃),附一份各單位《辦公用品領用計劃》報股份公司主管領導審批。

4.1.4秘書室將經(jīng)批準的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領用計劃》一式一份,交文具倉;一份《辦公用品領用計劃》退回各部門(廠)作領用文具的依據(jù);另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領用計劃》由秘書室留存。

4.1.5文具倉根據(jù)股份公司各單位《辦公用品領用計劃》,核對庫存,匯總并整理成《股份公司辦公用品采購計劃》一式兩份,經(jīng)文具倉的主管領導審核簽名后,交一份給采購部采購,文具倉留存一份。

4.2辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核

4.2.1采購部根據(jù)文具倉制定的《股份公司辦公用品采購計劃》實施采購,并及時辦理入庫手續(xù)。

4.2.2采購部應將辦公用品采購的供方詳細列出,分別報公司和文具倉,如有變動應及時更改。

4.2.3文具倉負責辦公用品的驗收、發(fā)放、保管,并按財務部的有關規(guī)定建立臺帳。

4.2.4每季度第一個月的8日后,各單位憑公司領導審批后的《辦公用品領用計劃》、領料單,到文具倉領取申領的辦公用品。倉管員對《辦公用品領用計劃》、領料單審核后發(fā)放,并登入各單位領料臺帳。

4.2.5文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領用文具的數(shù)量、費用總額,列表報秘書室,供考核用。

4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核,對超標單位進行減發(fā)。

5其它

5.1文具倉應每月盤點,盤虧盤盈應查找原因,并向主管領導和秘書室匯報。

5.2秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領用進行全方位監(jiān)督管理,對文具倉辦公用品進行監(jiān)督抽查,對辦公用品使用情況進行月度通報。

6文件與記錄

6.1《辦公用品價目表》表9401-1

6.2《辦公用品領用計劃》表9401-2

6.3《辦公用品計劃費用匯總表》表9401-3

6.4《辦公用品采購計劃》表9401-4

篇2:置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定

置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定

一、管理范圍

(一)本規(guī)范所指"用品"是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:

1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機、音響設備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。

2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務用品、工程用品、設計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。

(二)本規(guī)范所指"管理"是指:對上述辦公用品的預算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、

領用、臺帳、統(tǒng)計、報表、借調(diào)、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。

二、管理原則

(一)歸口負責,統(tǒng)一管理:公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責預算、購買、配置、發(fā)放和管理。

(二)預算統(tǒng)計,規(guī)范表單:各領導、部門應在每月20日前將次月所需辦公用品報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦統(tǒng)計品種、數(shù)量,編制預算并報批。月底需進行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。管理中的臺帳和統(tǒng)計均使用公司統(tǒng)一制作的表單。

(三)一人一表,配額領用:辦公用品的配發(fā)、領用登記實行一人一表。由總經(jīng)辦負責配發(fā)及領用手續(xù)的辦理,按實數(shù)填寫有關登記表,離職時清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。

(四)節(jié)約使用,誰用誰責:公司員工應節(jié)約使用辦公用品,凡超過配領定額的領用,原則上應經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領用,領用人即對所領辦公用品負有保管維護的責任,不得遺失和損壞。

三、管理程序

公司辦公用品按下述程序進行管理:預算申報-審核審批-領款采購-驗收入庫-編號登記-配發(fā)領用-使用管理-統(tǒng)計報表。

(一)預算申報:每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點和本月申請預計,填制"辦公用品購置預算明細表"和上月預算執(zhí)行情況統(tǒng)計表。

(二)審核審批:對上表由總經(jīng)辦主任初審后報財務經(jīng)理審核、再報總經(jīng)理審批。

(三)領款采購:購置預算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負責采購。

(四)驗收入庫:購置的辦公用品,應有行政人事部驗收人員核查驗收后,方能入庫。購買經(jīng)辦人不

能驗收。

(五)編號登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統(tǒng)一分類、編號,并同時對其隨配鑰匙進行統(tǒng)一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。

(六)配發(fā)領用:凡配發(fā)、領用的辦公用品,均需由總經(jīng)辦填寫"辦公用品配發(fā)領用登記表",

并由使用、領用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領用,按《費用管理規(guī)定》中"配領定額"執(zhí)行。

(七)使用管理:

1、屬個人使用的辦公用品(包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關鑰匙),由使用人負責管理。

2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經(jīng)辦可要求領用人予以適當賠償;已經(jīng)損壞嚴重、不能再使用的,必須交回總經(jīng)辦,由集團綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。

3、員工離職、離崗時,應將所配領辦公用品(包括鑰匙)交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。

4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責人管理,如有遺失或損壞,應及時通知總經(jīng)辦,以便清查、修理、備案。

(八)統(tǒng)計報表:每月末總經(jīng)辦應對庫存辦公用品進行盤點,對當月辦公用品購置、配領、庫存情況進行統(tǒng)

計分析,并填制相關表單和統(tǒng)計表。

篇3:房地產(chǎn)公司辦公用品領用規(guī)定

一、辦公用品的領用應本著節(jié)約、合理、滿足工作需要之原則,反對鋪張浪費。

二、辦公用品是工作用品,嚴禁公物私用,妥善保管。

三、辦公用品分為易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大類,分別如下:

1、消耗品:鉛筆、刀片、膠帶、膠水、漿糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮筋、練習本、橡皮、鐵夾子、信封、信紙、標簽、卷宗、檔案袋、原珠筆、訂書針、印油、復寫紙等。

2、耐耗品:簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、燕尾夾、彈簧夾、活頁夾、透明拉鏈袋、文件夾、文件架等。

3、管制消耗品:傳真紙、復印紙、文件箱、剪刀、美工刀、訂書機、打洞機、算盤、鋼筆、打碼機、日期章、計算器、比例尺、筆筒、軟盤、米尺、印泥、印臺等。

4、管制品:電腦、打印機、復印機、(網(wǎng)絡服務器)、裝訂打洞機、碎紙機、傳真機、電話機等辦公設施用品均屬管制辦公用品。

四、辦公用品的領用分為個人領用和部門領用兩類,個人領用系由個人使用保管的用品,如鉛筆、橡皮、膠水等。[[部門領用為部門共同使用的用品,它們分別是打洞機、計算機、剪刀等。部門領用行為由部門經(jīng)理進行監(jiān)管、負責。

五、個人使用文具用品限工作時使用,公司前臺文員有責任將個人領用辦公用品發(fā)放至公司新人員,如須補充由使用者提出申請,前臺文員做好發(fā)放登帳工作。

六、耐耗品、管制消耗品應限定人員使用,領用此類文具用品應報各部主管簽字、核定,第二次領用時須以舊換新,此項規(guī)定由管理部予以監(jiān)管。

七、管制品應由管理部統(tǒng)一登帳造冊,予以管理,并納入固定資產(chǎn)統(tǒng)計范圍,做好維護、保養(yǎng)工作,有權督促各部有效管理部內(nèi)管制品(特殊辦公設施)。

八、各部領用管制用品行為屬于部內(nèi)責任保管范圍,各部主管有權要求部內(nèi)人員愛惜公司財物,嚴格按照不同配套設置操作要求操作,嚴禁違規(guī)行為,責任后果者自負。

九、管制辦公用品的發(fā)放和領用由管理部進行操作,各部領用須登記造冊,如有損壞和故障,應及時報告公司管理部,人為損失或遺失由責任人和部門主管負責,酌情賠償。救助站制度