物業管理權交接方案

更換正在實施管理的物業管理公司是一件艱巨的事務,除需要發展商和業主委員會的支持,原物業管理公司的有效支持配合,更需要接管單位有策略有步驟的實施運作。我公司在"更換"問題上,有著深入的研究,并有多次案例和實踐,從九九年至今,親歷的更換事件,便有七起,并全部參與了更換方案的制訂。

根據我司以往經驗,在更換前首先將必須考慮如下幾個重點:

一、程序的合法性

物業管理委員會是代表物業產權人、使用人利益,負責監督檢查物業管理工作的非法人社團,是解決物業管理問題的關鍵。所以必須依法確立業主委員會合法的法律地位。另一個是有關更換事宜,要經產權人大會通過。在保證廣大產權人、使用人支持的前提下召開產權人大會,形成決議,使更換物業公司的行動具備充分的群眾基礎和法律依據。

二、協調相關方面的關系,取得中正第三方的支持

協調相關單位的關系,包括發展商、業委會、原物管企業、新物管企業間的關系,使其盡可能得取得一致性意見,對于順利更換,尤為重要。

中正方的支持主要是指:

法律顧問,提供法律支持。

物管顧問、財務顧問,提供專業支持。

政府主管部門,提供政策支持,取得指導、支持,不可忽視。

三、具體交接工作安排

1.發展商負責書面通知,現在管物業公司解除合同日期,確認后與新入駐物業公司簽署物業管理合同。

2.雙方物業公司確認交接步驟及內容。

3.以書面形式發給每位業主更換物業通知。

4.在最大限度減低對客戶服務影響的情況下,按步驟進行物業交接工作,并由第三方進行監督。

5.發展商與原物業公司的合同繕后事宜。

四、交接內容

交接中涉及的內容繁多:設計方案,配套設施,運行記錄,外網聯絡,固定資產,管理費余額及管理基金等等。具體大塊如下:

(一)工程交接

1.成立接收小組,由交、接雙方專業人員組成,指定工程驗收負責人及各專業交驗人員,一般由以下專業人員組成:電氣、暖通、給排水、土建、電梯(如有)、鍋爐(如有)。

2.召開工作會議,布置各專業組接收要求及具體事項。

3.接收工作要求

參照國家及行業標準,規范及設計要求,對接收工作內容中各條款逐項核對,確保文件資料手續齊備,工程質量及各項技術指標符合標準。

4.物業交接工作程序

(1)接雙方簽定物業接收委托書,確定接收程序接收人員及接收時間。

(2)交方應提供的資料、文件。

1)圖紙資料、文件、交接清單。

2)設備清單。

3)能源消耗情況(列表、雙方共同確認電表水表、燃氣表、熱水表、熱力表等計量儀表交接時的表計數字)。

4)住戶交納能源費情況統計表。

5)備品備件、材料物品庫存登記表。

6)設備運行記錄。

7)交接班記錄。

8)值班記錄。

9)工具、儀表,維修設備登記表。

10)人員花名冊。

11)設備維保合同(有效期內)。

12)維修費使用情況及盈虧。

(3)交接工作開始時,雙主應簽定物業交接協議書。

明確雙方交接人員名單、交接內容、交接時間和日程安排等。

(4)交接工作中,雙方交接人員應就交接物品的位置、數量、性能進行清點檢查,并認真填寫物業交接清單和運行試驗記錄。

(5)交接工作結束,雙方共同簽署交接報告。對交接中發現的問題,雙方應認真記錄,協商解決辦法,對交接中遇到的工程遺留問題,若不能馬上解決,雙方應簽署備忘錄,說明存在的問題,產生的原因、責任、解決的方法和時間等。

(6)鑰匙移交

(7)設備交接順序

1)變配電設備(變配電室)。

2)熱力設備(熱力站、鍋爐房、熱交換站)。

3)燃氣設備(調壓站或調壓裝置、燃氣表房)。

4)消防報警設備。

5)保安監控設備(含攝像、可視對講等)。

6)泵房(生活水泵、消防泵、污水泵)。

7)運輸設備(電梯)。

8)維修設備(工程維修用如,電焊機、鉆床、砂輪機、套絲機等)。

9)其它設備(電腦、辦公設備、電開水器等)。

(各類交接清單見附件。)

(二)財務交接

確定財務交接的日期,在正式交接之前,交接雙方均應做好充分的準備。交付方應對帳、物、資金進行清理造冊;接受方應對原物業管理的財務會計工作有定性的了解。在交接日始業務人員對口進行交接。

交接內容主要包括核實資產與負債;清理債權、債務;重新認定未執行的合同;銀行、稅務等業務口的結束和新建、會計檔案的必要說明和交付;原管理工作中遺留的財務問題的說明和擬定解決方式等。

交接方式上,應做到交付方對交接內容真實、明確;接收方對交接內容查證、清楚。同時,接收方要同交接內容涉及的第三方見面,落實交接內容,并履行必要的法律手續。

(三)文檔交接

鑒于各家管理公司所實施物業管理體系不同,文檔編制也有較大區別,建議物業管理文檔交接清單由原執行機構提供。如已通過ISO-9002的企業,文檔依據為三級文件中作業指導書目錄索引。如未通過,則文檔依據為辦公室文檔管理文件目錄索引。

雙方交接按目錄內容進行簽收即可。

文檔中重點文件為各項法律文本和承諾性文本,主要包括:維修管理公約、客戶手冊、物業管理費核定標準、政府批準文件、與相關服務管理部門的合同文本。

(四)人事安排

1.崗位交接

根據我公司的交接方案及原物業管理公司所提交的交接內容目錄,我公司派人對原物業管理公司的保安部、工程部、客戶關系部、保潔部等逐一進行崗位交接,并以文字說明交接完畢,經雙方確認簽字。

2.人事安排

在原有人員人事安排上,本著"雙向選擇,擇優安排,加強培訓"的原則,充分考慮原有員工的各人意向與職業特長,合理安排,調動其工作積極性與主動性,發揮潛能,實現企業與個人利益雙贏。對于工作熱情高但管理水平或崗位技能尚未過到崗位要求的員工,要組織培訓、考核,使其達到上崗要求,確保服務質量,維護物業管理公司的聲譽。對于員工的合理流動,積極做好人事的各環節工作,手續齊備、快捷。做到"留者安心,離者舒心"。

3.勞動關系

對考核及經培訓考核通過達到上崗要求的人員,應辦理相關的人事手續,即終止與原物業管理公司的勞動關系,與均豪物業管理公司簽定勞動合同,并根據我公司的整體工作布置,安排在原項目部或我公司其它項目部的相應工作崗位。

關于接管工作的其它說明

1.接管工作需提前一個月進行安排,其中

二周時間進行接管機構、干部的組建抽調員工招聘等籌備工作。

二周時間的全員培訓。

2.崗位移交在二個工作日以內完成,移交保駕需3-5個工作日。

3.物資文檔等其它交接約需5個工作日完成。

4.財務交接按劃線制進行交接,我司承諾可進行全程顧問,所需時間暫無法確定。

5.我司同意接收開辦費所購置的固定資產及遞延資產。

風險防范

更換物管企業的過程中,經常出現的"風險"有5種情況:

(1)原物管企業拒不退出,導致新物管企業難以進入。

(2)原物管企業提出高額補償。

(3)交接不配合,導致物業管理工作無法延續。

(4)因管理真空導致部分業主對更換持不同意見甚或引發對業主委員會的詰難。

(5)引發法律訟訴。引發法律訟訴不是壞事,但在客觀上給交接工作造成波折。

所以要做好風險防范工作,避免業主和使用人工作、生活受到影響。

篇2:辦公住宅物業管理權移交接管驗收規范

辦公+住宅項目物業管理權移交的接管驗收

在物業管理權移交期間,委派由經理帶隊及土建、機電、消防、財務等方面專家組成的小組來現場工作,幫助和指導管理處接管驗收物業、清點接管的資產、建立財務制度及帳目、并協調準備小區的全面進駐工作。

管理要點:在認真做好小區物業管權移交時,重點做好物業的接管驗收和小區全面進駐的準備。

工作方式:在小區驗收中,我公司派出的工程技術人員要參與各項驗收工作,任何問題記錄下來,屬于必須解決的及時書面呈交原管理方協助,并報所方領導。在小區物業接管驗收中,管理處的全部人員必須參與,對各自分管的項目全面負責,任何問題一定要詳細記錄、及時報告,以求盡快解決。在完成接管驗收后,全面對設備建立檔案。

工作內容:

1、簽定《物業管理委托合同》

根據規定,在小區正式入駐前一個月與本物業管理公司簽定《物業管理委托合同》。

2、行政人事方面:

為保證計劃按時進行,管理處人員應該全部招、調到位,并進行培訓以保證能參加物業接管驗收的準備工作。

3、工程接管驗收

管理處人員應在接管驗收后進行,也可以同時進行。但由于相關的交接方不同,驗收的側重面及程度也不同,需要區別對待。物業接管驗收是所方領導向物業管理方移交物業,驗收的方式是按業主的使用要求進行檢查,主要是進行全面的外表及功能檢查。物業接管驗收分現場驗收、資料交接及其它交接等三個方面。

現場驗收主要項目:

1、土建工程:包括各屋面排水坡度,伸縮縫、墻身及地面有無滲水;地下室墻面有

無滲水,地面有無空鼓及滲水,進出口坡道防滑等;綠化小品,地面有無空鼓及開裂等;消防門、通道、樓梯等。

2、裝飾工程:包括各地面、墻面、地腳線、護墻板、天花各種裝飾;門和門柜及附件;護欄及扶手;燈具及其它小電氣設施;外墻面(包括各涂料、裝飾及玻幕);

公共區域設施設備的外裝飾;各種標識及區域圖示;公共洗手間、會議室、垃圾中轉站、各設備及管理用房、信報箱等。

3、供配電系統:包括正常供配電設備;應急供配電設備;油箱及油庫、各配電房設備;各強電檢查井內管線及電箱;避雷裝置;公共照明、用電器具等;

4、給排水系統:各供水、消防水泵及電機等;各水箱;給排水管網、接頭及閥門等;化糞池及室外排污、雨水井;消防栓、消防供水管網、接頭、閥門等;人防工程及供水系統等。

5、電梯系統:各電梯運行、梯門、井道、機房及電機等。

6、空調采暖系統:空調制冷機組、汽水交換器、風柜、各盤管機、各分管及風口;空調風柜房地面排水坡度、下水口、回風系統、新風機等(包括暖風系統);空調冷卻水系統、冷卻塔、冷卻泵及電機、各檢修口等;通風及防排煙風機、風口、風管及控制系統等;

7、弱電系統:消防報警系統(消防控制中心報警聯動、自動溫煙感、警鈴及手動按鈕、防火卷簾門、廣播等);樓宇自動化(模塊控制的空調、采暖、電力、電梯、保安等);弱電檢查井內管線、接線箱等。

資料交接:

1、產權資料:項目批準文件、用地批準文件、建筑執照、丈量報告等。

2、技術資料:竣工圖(包括總平面、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線等)、

各類公共設備使用說明書及調試報告、地質勘察報告、工程合同及開、竣工報告、工程預決算分項清單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖、竣工驗收證明書、鋼材及水泥等主要材料的質量保證書、新材料及構配件的簽定合格證書、設備(水、電、空調、采暖、電梯)及衛生潔具的檢驗合格證書、砂漿及混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、機電設備訂購合同、設備開箱技術資料、試驗記錄及系統調試記錄等。

3、驗收資料:工程竣工驗收證書、消防工程驗收合格證、完善配套辦公室小區綜合驗收合格證書、用電許可證、供用電協議書、用水審批表及供水合同書、電梯使用合格證、電話保養及驗收協議等。

其它交接:

1、設施設備的備品備件,施工剩余材料備品等。

2、具有保修期的設施設備施工或購買合同(保修協議也可)等。

3、公共區域各通道門、設備及管理用房、洗手間、會議室、檢查管井、信報箱鑰匙等。

接管驗收注意事項

1、在接管驗收前,管理處應該主動與所方領導協商有關接管驗收的問題(包括交接方具體人員、驗收具體時間、注意事項等),同時要盡量同意驗收標準,明確交接雙方的責、權、利。

2、接管驗收不但要檢查物業的質量,而且還應清點物業內各種設施設備、公共物品、圖紙資料、綠化小品等類型、數量及其它要求的參數。驗收報告須經交接雙方認可簽字后才能生效。

3、針對初驗發現的問題,屬于必須改正的,書面報請所方領導督促返修,一時無法返修的項目要確定今后維修的期限并請所方領導認可,屬于無法返修的項目報告所方領導錄備案;屬于暫時無須返修的問題,列出清單報請所方領導備案。

4、設施設備試運行

為保證新物業公司進駐后設備即能正常運行,必須在設備接管驗收完成后有一個設備試運行階段,在這個期間,管理處工作重點逐步由驗收交接向正常運行、保養及維修轉移,由管理處工程技術人員開始直接操作設備,但設備試運行期間所方單位應該派人配合并給予相關操作人員一定的培訓。