物業公司采購管理標準作業規程(四)

1.目的

規范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規定要求。

2.適用范圍

適用于物業管理公司及下屬管理處的采購管理工作。

3.職責

(1)經營部采購員負責物品的采購工作。

(2)公司/管理處倉庫管理員負責物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續的辦理以及庫存物品的保管工作。

(3)公司財務部經理負責物品申購計劃的審核。

(4)管理處經理負責零星物品、應急物品的采購審批。

(5)公司總經理負責申購計劃的審批。

4.程序要點

(1)物品采購的申請范圍

a)凡公司為提供服務、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。

b)下列有形產品如公司倉庫無儲存時,應提出采購計劃;

*公用設備設施、裝置運行、維護保養、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

*為便于服務和管理所需添置的設備、設施、裝置;

*房屋本體及其他公共配套設施修繕所需的材料。

(2)物品采購的申報程序

a)計劃采購物品的申報程序:

*倉庫管理員應于每月25日前根據《倉庫管理標準作業規程》中的相關限額規定編制下月物品申購計劃表;

*物品申購計劃表,應于每月26日交公司財務部經理根據《倉庫管理標準作業規程》中的相關規定進行審核;

*審核無誤的物品申購計劃表報公司總經理審核;

*公司總經理審批同意的物品申購計劃表交經營部采購員按計劃購買。

b)零星物品的申購:

*零星物品的標準:

--常用品以外的;

--數量較少的;

--倉庫中沒有儲存的;

*零星物品的申報程序:

--由使用部門填寫零星物品申購單;

--管理處會計審核;

--零星物品單位價值在500元以內的,由管理處經理審批;

--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經理審批;

--審批手續完整的申購單交公司采購員購買。

c)應急物品的申報程序:

*應急物品的標準:

--突發性急用物品;

--倉庫中沒有儲存的;

*應急物品的申報程序:

--使用部門填寫應急物品申報單;

--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經理審批;

--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經理審批;

--審批同意后交公司采購員購買。

(3)物品采購的時效

a)通用物品的采購。原則上應在3個工作日內完成,特殊情況報經營部經理或管理處經理同意后另行處理。

b)特殊物品的采購。原則上應在5個工作日內完成,特殊情況報經營部經理或管理處經理同意后另行處理。

c)零星物品的采購。原則上應在1個工作日內完成,特殊情況報經營部經理或管理處經理同意后另行處理。

d)應急物品的采購。原則上應在3個小時內完成,特殊情況報經營部經理或管理處經理同意后另行處理。

(4)物品采購程序

a)公司采購員在采購物品時,應按《物品難標準作業規程》中的相關要求選擇所需物品。

b)公司采購員在采購物品時,應按照《分供方評審與管理標準作業規程》中的相關規定選擇評審合格的分供商。

c)批量物品的采購:

*采購員憑審批手續完整的采購計劃單到公司財務部按照《備用金管理標準作業規程》中的相關規定借支物品采購資金或支票;

*采購單位數量在10個以上的物品時,原則上應通過評審合格的供應商送貨上門;

*采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;

*采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應商提供正式的商品銷售發票;

*采購員在合格供應商處購買不到的物品,應做到貨比三家,爭取采購物料質優價廉。

d)零星物品的采購:

*采購員憑審批手續完整的零星物資申購單,到管理處財務部辦理物品采購借支手續;

*管理處財務部的相關人員按照《備用金管理標準作業規程》中的相關規定借支現金或支票;

*采購員原則上應到評審合格的供應商處購買,如合格供應商處沒有所需物品,應到物優價廉的正規商店購買;

*購買價值在50元以上的物品,應要求供貨方提供正式商品銷售發票。

e)應急物品的采購:

*采購員憑審批完整的應急物品申購單到管理處財務部辦理借支手續;

*管理處財務部相關人員按照《備用金管理標準作業規程》中的相關規定借支現金或支票;

*采購員應到距離公司較近的正規商店購買。

f)采購員應將采購回來的物品按照《倉庫管理標準作業規程》中的相關規定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續。

g)物品采購發生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標準作業規程》中的相關規定到財務部辦理費用報銷手續。

(5)物品采購資料的保管

a)物品采購的申報資料由經營部采購員長期保存。

b)物品采購的發票及驗收資料等,由公司財務部或倉庫相關人員于月末匯總后,在公司財務部或倉庫加密長期保存。

(6)本規程的執行情況,作為相關人員績效考評的依據之一。

5.記錄

《物品采購計劃表》

6.相關支持性文件

a)《倉庫管理標準作業規程》

b)《備用金管理標準作業規程》

c)《物品驗證標準作業規程》

d)《分供方評審與管理標準作業規程》

e)《費用報銷審核標準作業規程》

篇2:辦公用品集中采購管理辦法制度

辦公用品集中采購管理辦法

為加強企業專業化,規范化管理,保證日常辦公需求,控制費用支出,集團研究決定對所屬各單位的辦公用品實行集中采購,分級管理的管理辦法。本資料權屬文秘資源網,放上鼠標按照提示查看文秘寫作網更多資料

一.集中采購和管理的原則

1.保衛物業部是全集團辦公用品和低值易耗品的采購與管理的主管部門,凡涉及辦公用品事宜均由保衛物業部負責。

2.保衛物業部要設專人負責,加強管理,為各單位提供質價相符的物品保證辦公需要。

3.集團所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設專人管理,并按照本辦法的要求,做好計劃編制、物品領用和保管工作,

4.財審部負責核算并制訂各單位的預算費用和考核指標。

5.人力資源部根據考核指標對各單位實施考核。

二、審批權限

購置辦公用品、維修配件等、500元以下的由保衛物業部征得板塊、門店、部室主管領導同意進行購置。500元以上的一律寫書面請示,相關部室會簽后,報總經理審批。

三、辦公用品集中采購的范圍

辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團范圍內組織各項活動所需物品等均屬集中采購范圍。

四、集中采購程序

1.各部室、門店根據本部門的實際需要和經財審部核定、總經理批準的費用預算指標,使用統一表格《物品領用計劃表》編制次月物品領用計劃,經主管部長審核批準后,于每月20日送達保衛物業部。

2.保衛物業部根據各單位的申請計劃、預算指標、進行審核匯總,并上報主管副總經理審批。

3.保衛物業部根據領導批準的內容,對價值在5萬元以上的成批大宗物品以招標的形式采購,其他零星物品采取貨比三家的形式實施集中采購。

4.保衛物業部采購用品后,由各企業、機關各部室到保衛物業部一次性登記領用。

五、實施中注意事項

1.計劃內采購須填制《物品領用計劃表》見附表

2.購置計劃需注明序號、名稱、規格、單位、數量等并由主管部長、店長審核簽字。

3.各門店、機關各部室臨時急用和超預算需購置的辦公用品,需寫出書面請示,報總經理審批,由保衛物業部負責采購,或由保衛物業部委托該部門自行采購。

4.書面請示需寫清楚原因、用途、價格、名稱、規格、單位、數量、金額等。

5.電腦、耗材、零部件的申請,按照集團京東集辦字〔2005〕1號執行。

6.部分特殊專業用品原則上由保衛物業部購置,保衛物業部委托相關部門自行采購的,自采購后3日內需到保衛物業部辦理相關登記報銷手續。

7.各部部長、門店店長為實物負責人。

六、具體要求

1.各單位的計劃要依據實際需求和費用預算編制,不得虛做冒估超預算。

2.按照先審批后購置的原則,未經審批購置的將不予報銷。

3.當月計劃當月有效。本月未購置須次月重做計劃。

4.各單位和個人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。

5.保衛物業部采購所需用品時,須本著質優價廉的原則,經招標或審批同意,逐步建立資信度高的采購基地,建立互惠合作伙伴關系,長期合作。

本辦法適用于集團所屬各企業,機關各部室。

本辦法由保衛物業部負責解釋。

篇3:設備采購管理辦法范例

設備采購管理辦法

設備采購管理辦法

為加強本單位設備管理工作,提高設備采購管理的計劃性和透明度,經黨組研究決定,成立設備采購小組,對本單位設備采購實行如下管理辦法。

一、適用范圍

本辦法適用于常年使用的采編播設備、器材和大宗辦公設備的采購管理。

二、申購程序和采購管理辦法

1、制訂計劃

設備器材采購應有計劃,避免盲目性和零敲碎打。每年底,各有關部門應將第二年擬采購的設備器材的計劃報設備采購小組;年中需添置的設備器材,有關部門也應預先擬定計劃報設備采購小組。

2、申購計劃單應寫清以下主要內容:

1)儀器名稱(包括附件、備件);

2)型號、規格、數量、預計單價;

3)生產廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話;

4)申請購置理由;

5)技術質量標準程度;

6)本單位有否此儀器設備;

3、審查批準

1)申購計劃由設備采購小組匯總并簽注意見,大宗設備需黨組研究決定后由采購小組采購并報辦公室備案。

2)凡屬國家專控的儀器設備,經黨組研究批準后由設備采購小組負責向有關部門辦理申報手續。

三、采購管理

1、設備采購小組根據經批準的申購計劃,確定專人,以單位各義盡快與廠商取得聯系,采取“貨比三家”,原則進行供方評定,在技術質量、價格、售后服務、付款方式、送貨方式等方面進行綜合比較,確定購買商家后報主管領導同意,再簽訂購貨合同,辦理財務手續。各部門不得自行簽訂購貨合同,否則財務將拒付款。

2、驗收與入庫管理

收到提貨通知單后,由設備采購小組安排提貨,通知有關職能部門組織人員進行驗收和安裝調試,驗收的內容包括:1)包裝有效性;2)整機完整性;3)配套材料;4)零配件數量;5)使用說明書、圖紙、有關資料及產品合格證書,并詳細填寫驗收單,根據發票辦理財務報銷、入庫手續和財產登記入冊。設備器材入庫必須由有關職能部門確定專人接收保管,明確保管責任。

3、退貨

設備器材在驗收和安裝調試中發現質量問題、殘缺零件及資料不全等由設備采購小組負責與生產廠家、外商、商檢等有關部門辦理退貨、索賠或追補等事宜。

本辦法由本單位辦公室督查。

附:設備采購小組成員名單

組長:

副組長:

成員: