御景臺花園小區的入伙時間是20**年10月26、27、28日。項目共6棟樓,每日入伙兩棟,估計每日入伙的數量在200戶左右。以上事項均由發展商以《入伙通知書》的形式于9月底告之業主,并將入伙應準備的資料給予詳細說明。開元國際物業管理公司在此時已開始各種準備工作。

入伙亦稱入住,是指入住人收到書面入住(入伙)通知并辦理完結相應手續;入住人收到入住(入伙)通知后在限定期限內不辦理相應手續的,亦視為入住。《入伙通知書》發出時,應清楚說明入伙的條件,以便日后業主推遲辦理時,物業管理費的收取工作能夠順利開展。

入伙程序其實并不復雜,但業主情緒的好壞、準備是否充分等因素將會直接影響入伙流程的順利與否。所以要求物業公司必須準備充分。向業主的通知發放后,物業公司應及時組建引導組、接待組、收樓組以及咨詢組等入伙工作的相關組織,并由小組長負責相關的培訓和指導工作。

入伙期間,業主如八仙過海,以各種方式歡喜地走向花園小區。小區內溫馨、悠閑的風景讓人心曠神怡;溫馨輕巧的路標指示格外醒目。

物業管理公司服務中心的所有員工著裝整齊,禮貌大方。沿路上,恭候多時的接待人員不斷地引領介紹;業主經過護衛員身邊時護衛員立正敬禮;業主迎面走來時,服務人員報以微笑。

整個場面喜氣洋洋。

入伙現場要營造出喜慶的氛圍。小區布置主要以樓盤風格為主,物業公司配合發展商給予適當的專業方面的建議。

熱烈的場面、精心的布置、悠揚的樂音和動感的畫面,以及物業管理公司服務人員的至誠服務,烘托出一種“喜”的氛圍,將給業主帶來十分愉快的心情。

小區門口人流匯集,護衛員在疏導車輛,接待人員在入口處指引業主去入伙地點。

此時,因物業管理服務人員與業主彼此互不熟悉,加之各種承攬裝修、工程業務及兜售各種產品的公司人員,使現場魚龍混雜,安全工作必須高度重視。因此,小區門口的把關嚴格是必要的,門崗應對進入小區的人員進行必要地管理;其中,門口的車輛管理是重中之重的任務。

入伙期間采用“一條龍”服務模式進行,發展商、政府公共事業部門、物業公司聯合現場辦公。

入伙是發展商售樓后進行的最后一次大型組織活動。物業公司可充分配合發展商與政府相關部門聯系,集中時間段統一利用資源,為日后的業主申辦減少麻煩。

入伙現場在會所一樓和二樓,其中一樓為發展商與政府事業單位辦公地點,各處均擺放明顯的標識牌。客戶的位置處設在方便走動的中央地帶,本次入伙將客戶活動范圍設定在環行區域內,并備有桌椅、飲料等物品,方便業主填寫資料。在二樓物業公司地點,配有復印機等,方便為業主進行證件的復印工作。

入伙地點,有入伙流程圖擺放在顯眼的位置;辦公臺面有工作組標識;根據實際工作場地和預計客戶流量,將場地隔離,財務收費處單獨隔離,保證安全。所有的細心和精致,目的只有一個,就是盡量減少業主的麻煩,使入伙工作順利進行。

業主憑《入伙通知書》在發展商辦公處辦理完相關手續后,由發展商開具“收樓介紹信”。物業公司憑“收樓介紹信”進行辦理。

“收樓介紹信”作為發展商工作結束的憑證,也是物業公司認可的唯一證據。沒有該信的開具,物業公司不得進入入伙流程。

業主在進入物業公司入伙接待處、由接待人員核對身份后,在《業主簽到表》登記,并領取資料袋和小禮物。資料中裝有需業主知悉及簽署的種種文件和表格,計有:業主公約;前期物業管理協議;客戶手冊;家庭住戶成員登記表;銀行委托協議;裝修資料;接管驗收記錄;收費標準等。

請業主簽到的目的是為了第一次業主資料備案和核對當日入伙人數。如有業主部分資料未帶齊,應保證在可追溯的前提下讓業主保持心情愉快。為業主發放小禮品也是為了物業公司與業主間的合作有一個良好的開端。

物業公司事前將需要提供給業主的資料放在檔案袋中,可有效避免因現場忙亂而發生個別失誤現象,這也體現出物業公司為業主考慮的良苦用心。

簽到后,業主直接面對接待組,由接待組完成文件簽約、財務收費、咨詢講解等工作。在業主簽署文件時,物業公司負責復印、收集業主的有效證件復印件以及公司單位的法人委托書等。根據業主房產資料,財務組已準備每戶在入伙時應繳納的費用清單,方便入伙時接待組根據清單直接告之。

只要一切為業主著想,以業主為中心開展各項工作,就能夠做到使入伙有條不紊,并最大程度地減少各種紕漏的發生。

業主如有疑問者,將被帶領到咨詢組單獨辦公場地,避免因此造成對其他業主的影響。如有異議者,接待人員無法讓其信服,則有分公司經理負責接待。對極個別拒絕簽署文件者,則有分公司經理和公司領導進行溝通和解釋,公司視其原因情況給予具體的處理方法。

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nbsp;以上接待工作結束后,將《入伙會簽單》轉收樓組。接待流程完畢。

如業主有問題,必須及時給予解答,并禮貌接待。這也是業主與物業公司第一次打交道,第一印象至關重要,如果因一點點小小的失誤引起業主的不滿,繼而把這種不愉快帶到以后長期的物業管理過程中,就是因小失大,得不償失了。而這種不快將是物業公司付出巨大的努力也可能彌補不了的。既然如此,就一定要開個好頭。

業主走進收樓現場時,收樓組已做好各項準備工作:如各類鑰匙(房屋、信箱)分棟分閣分層分戶集中整齊擺放;住戶每家必須配備的2個滅火器;收樓組每人必備的文件夾及接管驗收記錄等。

入伙工作其實打得是“有準備之仗”。準備工作做好了,入伙工作也就成功了80%。不僅收樓階段如此,上面的每一個流程環節都是如此。所以物業公司在準備階段要細心再細心,周到再周到,這些方面怎么要求都不過分。

收樓組人員在核對會簽單后,領取鑰匙。然后指派專門人員提攜滅火器引領業主收樓。

由物業公司人員攜帶滅火器,這個細節體現了物業公司的服務意識。

到達住戶家時,由收樓人員將鑰匙給業主,由業主檢驗信箱鑰匙,并由業主親自打開入戶門。進門后,收樓人員簡明介紹三表安裝位置及管線走向等房屋水電基本情況,帶領業主查水、電、氣表,并在《接管驗收記錄》上登記三表底數和有關業主對房屋質量、房屋設備的意見。

既是業主收樓,就應體現業主的主體地位,收樓人員應明確自己的服務地位。此外,在陪同業主收樓過程中應注意語言的分寸,不得隨便作出評論性語言,尤其是房屋質量存在問題,更不可妄加評論,因為原因可能是多方面的,而且是專業性的。陪同人員應體現出專業、禮貌和耐心,并切實作好相關記錄,以避免以后出現矛盾時利于區分責任。

如業主不同意收樓,拒絕簽字,應與業主協商后向管理處代為轉達意見,并與業主簽訂《房門鑰匙托管書》,由管理處代為保管鑰匙,跟蹤處理業主意見。

收樓人員還應注意,對一些不能當時解決的問題不可自作主張,一定要遵循相關規程,向管理處轉達意見。因為入伙時可能存在眾多類似問題,由管理處集中處理將會提高效率,集體的力量還能將問題處理得比較徹底。

還需強調的一點是,在整個收樓過程中,收樓人員決不得以任何理由怠慢業主或催促業主。

收樓結束后,詢問業主是否有其它需求,如果沒有,則請業主在《接管驗收記錄》上簽字確認。

物業管理要求事事有記錄,從入伙中的各項流程中已充分體現了這一點。這樣做會免除許多不必要的麻煩。

收樓人員根據實際情況,填寫《入伙會簽單》后,將所有資料交回收樓組組長。至此,入伙流程結束。

各種入伙的資料都須仔細收集保管,并進行相應的統計分析。尤其是收樓時發現的問題,應立即歸類并迅速提交相關方予以解決。比如有關房屋質量或水暖電氣等,要馬上與發展商或其他職能單位聯系,避免拖延業主進行裝修以至正式入住的時間。就此而言,入伙流程的結束,只是整個入伙過程的前奏曲開始響起,更多的工作則在后面。

收樓完畢并出門的業主,沿路都有引導人員問候致意或解答業主提出的問題。入伙的熱烈場景仍再持續,工作人員依舊有條不紊地忙碌著。

整個入伙過程的熱烈喜慶氣氛,要貫穿始終,如此才能構成一幅完整的畫卷。

[入伙流程回顧](略)

總評:

“業主滿意”是入伙流程控制的目的,一切工作均在此基礎上盡量安排合理,節約時間。經過御景臺小區入伙的檢驗,說明開元國際物業管理公司的入伙控制流程基本上合理,其中關鍵控制細節過程得到較好得實施,整個入伙流程是成功的。

經過此次入伙的細節觀察和服務工作的總結,開元國際對入伙流程有了進一步地思考。比如,關于業主等待時間的問題,開元國際將結合即將推出的新型的“東方管家”服務措施,讓業主在入伙期間減少簽字次數和等待時間。如此等等。這也證明,服務永無止境。

一切皆朝著“讓客戶滿意和驚喜”的目標前進。

篇2:物業接管入伙流程范本

(1)接管驗收

A、接管驗收條件

物業樓宇已竣工,在政府有關單位驗收全部合格、附屬設備已完全能正常使用、房屋編號已得認可的基礎上,由物業公司代表全體業主以物業滿足使用功能為主要內容進行再檢驗。

B、接管驗收程序

a、工程維修中心組織相關部門,分別與開發商確定驗收日期后,組成開發商、物業公司、施工單位三方聯合小組。驗收記錄單一式三聯,三方各執一份。

b、工程維修中心向發展商索要以下資料:

產權及技術資料;

政府竣工驗收合格資料;

相關合同資料。

c、驗收小組分組對樓宇建筑逐間房屋進行查驗,對如窗戶、玻璃、臺面、貓眼、地漏等所有附屬工程進行驗收。并對綠化、給排水、電氣工程、機電設備配套設施及附屬工程進行驗收。

d、工程維修中心對所有工程系統技術,均應將參數、性能、規格等各項特性指標與資料一一對應,并進行驗收。

e、驗收人員均應認真、如實地填寫相關記錄。必須堅持合格一項接管一項。未經調試合格驗收的不予簽字接管。以上資料保管期限為樓宇無使用功能為止。

C、驗收中發現問題的處理

a、對于墻壁污跡、劃痕、地磚缺角、玻璃破裂、衛生間地漏不暢等類似細小問題逐一列明,要求施工單位承諾在一定的限期內整改。

b、對驗收中發現的非結構性問題,驗收組應在兩天內提交開發商,開發商整改完畢后,另行復驗,直至合格為止。

c、對驗收中發現影響房屋結構或設備、設施使用安全的質量問題時,驗收不通過。由施工單位采取有效措施進行整改合格后,商定時間再驗收,并索取加固補強措施復驗結果的記錄予以保存。

d、對不具備使用功能問題的處理(如水電未接通),工程維修中心應督促開發商抓緊解決,符合驗收條件后再行組織驗收。

D、業主的驗收

a、業主在裝修前應對房間進行驗收,對業主提出的有關房屋質量方面的問題,應在兩天內提交給開發商,由開發商負責整改。驗收記錄管理處應留底,且業主的接管驗收記錄中所有問題均應有處理結果的記錄。

b、設備、設施未驗收期間或入伙保修期間,管理處如發現設備、設施有任何不妥之處,應及時書面提交開發商和相關單位。

c、管理處應對相關整改情況進行跟蹤處理,直到解決為止。

(2)、物業入伙

A、組建新管理處

a、新的管理處應于確定入伙前三個月成立。

b、管理處負責健全規章制度。

c、管理處要加強員工應知應會的培訓。

d、管理處要做好日常運作的物料(工具、消耗品、備用件、辦公用品等)準備。開展入伙前動員工作。

B、物業的清潔"開荒"

物業接管驗收之后,對物業內外全面、徹底的清潔,將干干凈凈的物業交給物業所有者。

a、物業內外建筑垃圾的清運。

b、對玻璃、地面、墻面等處灰塵、污垢的清除。

c、對公用部位(樓梯、電梯、室外環境等)、辦公用房以及設施的清掃。

d、各種指示牌的清潔,大理石的清洗、打蠟磨光。

C、入伙資料的準備:

A、入伙通知書、手續書;

b、業主公約、住戶手冊及裝修相關資料;

c、收樓須知、繳款通知書;

d、用戶登記表、驗房(鋪)書;

e、樓宇交接書及其它工作。

D、入伙日籌備工作

a、物業的清潔:入伙日之前,須再次清潔,清除臟污現象。

b、物業的裝飾:物業正式入伙時期,需要精心布置和進行適當的裝飾。

c、設備的試運行:管理處在入伙之前要對設備進行連續動作檢驗,照明、電梯、給排水等系統設備必須處于正常的工作狀態,發現有異常應及時修理,確保性能過關。

E、入伙程序

a、辦入伙手續,管理處應與開發商協商好,實行一條龍服務。

●核收由開發商簽名蓋章的交房手續書;

●核收承辦人身份證復印件或法人授權書;

●發放入伙資料,應清楚、有序、并做好記錄;

●入伙手續不完整不進行以下手續。

b、管理處負責將接管的物業在業主同意驗收后轉交給業主,并記錄相關業主收房意見。

管理處派人陪同業主驗房,由業主確認物業質量問題和水、電、氣表底數并核收歸檔;

管理處填寫相關驗收記錄并將相關缺陷情況說明,由業主簽字確認。

將驗房存在的問題報開發商,并讓其簽收,確定解決時間,如未解決催辦至解決;

業主收房后應向其介紹公司概況和管理服務項目及收費標準等基本情況;

承辦人填寫業主/用戶登記表。

c、簽認

管理處與業主簽《業主臨時公約》;

 

;業主裝修時與管理處簽訂裝修管理規定。

d、交費

業主需交首期管理費。

e、交鑰匙

當業主在相關記錄上簽名后將鑰匙交給業主

篇3:花園財務組入伙流程作業指導書

花園入伙流程作業指導書(財務組)

崗位設置組長1名:聯系電話:

組員名:

崗位配備物料桌子張;椅子把;簽字筆支;膠水支;剪刀把;釘書機個;回型針、訂書針若干;計算器個;點紗機臺。

崗位應備文件

工作職責

1、組長職責

1負責安排小組成員工作;

2負責監督組員按作業指導書規定操作;

3負責對組員移交的業主問題作進一步的解釋;

4負責將小組無法解決的問題移交現場負責人;

5負責本小組的現金安全和文件收集工作。

2、組員職責

1負責核驗《入伙會簽單》工作;

2負責向業主收取二個月的物業管理費,向業主收取防火保險費(此項費用需做好業主的解釋工作);

3負責向交費業主出具發票及收據;

4本組程序完畢負責在《入伙會簽單》上簽字蓋章,并引導業主進入下一程序。

財務組作業流程

1起身直立,邀請業主入座后,自己才入座;

2請業主出示《入伙會簽單》及《房屋買賣合同》,并確認該業主已辦理完上一流程;

3根據《房屋買賣合同》查看業主物業建筑面積,并按建筑面積計算二個月的物業管理費金額;向業主說明并動員業主交納家庭防火保險費;

4向業主說明應交的物業管理費金額及家庭防火保險費金額;

5收取業主交的費用,并核實現金的真假,找回業主零錢;

6給業主出具管理費及家庭防火保險費相關票據;

7填寫《入伙會簽單》,并在相關欄內蓋章確認;

8告知業主收好票據,并可以進行下一入伙流程;

9起身示意引導業主進行下一流程,并向業主告別。

備注:作業人員服務禮儀參見公司《員工服務禮儀管理規定》