項目鑰匙管理規定(十二)

1.目的

規范項目鑰匙管理工作,確保鑰匙的清晰、完整。

2.業務范圍

業戶委托鑰匙、空房鑰匙、返修鑰匙的管理(項目入住及日常管理階段)。

3.職責

3.1管理處經理負責監督客服組鑰匙日常使用和管理情況,業戶封存鑰匙啟用的審批。

3.2客服負責人負責業戶長期存放鑰匙的保管及日常管理。

3.3客服組負責業戶委托管理鑰匙、空房鑰匙(未售出房屋及未辦理入住)及返修鑰匙的保管及日常管理。

4.工作程序

4.1業戶委托長期保管的鑰匙

(1)業戶委托物業公司長期代為保管其房間鑰匙以備出租看房或應急之用時,應由客服組負責核對確認后進行保管,客服組應設立專門地點存放業戶委托客服組保管的鑰匙(鑰匙柜應加鎖、專人管理),同時填寫《業戶鑰匙寄存登記表》。

(2)業戶委托物業公司長期代為保管的鑰匙由客服組負責人親自管理或指定專人管理。

(3)業戶因某種原因需更換門鎖,應及時將新更換的門鎖鑰匙送客服組保存,原鑰匙由業戶收回。由于未及時交送備用鑰匙而引起的一切責任由各業戶自行承擔,但客服組必須催促業戶及時交送備用鑰匙。

(4)如果其他部門由于特殊原因(如火災、水浸、燃氣泄漏等緊急避險)需動用業戶委托客服組保管的鑰匙,需要經客服組負責人及項目經理批準,并及時與業戶取得聯系,說明情況,在《值班日志》上登記電話通知時間(準確到分鐘),同時在《客服鑰匙使用登記表》上登記(緊急情況下可后補手續),使用完畢后及時送回客服組存放。業戶寄存鑰匙的管理原則是"誰管理、誰負責",鑰匙保管人必須跟蹤整個鑰匙借出管理過程和填寫《客服鑰匙使用登記表》,并負責鑰匙回收,同時必須將業戶寄存鑰匙借出的情況詳細、完整填寫在《值班日志》上。

(5)非業戶本人領取業戶鑰匙時,客服組必須核實鑰匙領取人的身份,如保姆、小時工需憑出入證領取鑰匙,業戶家屬或代理人需憑身份證或業戶委托書領取鑰匙(客服組需保留領取人身份證復印件或委托書原件),然后與業戶取得聯系,說明情況經其同意后,方可辦理相關手續,并在《值班日志》上登記電話問詢時間(準確到分鐘)。

(6)借出鑰匙數、樓/房號必須與收回的數量、樓/房間號相符合,如發現鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究當事人的責任。

(7)鑰匙管理人員每天必須對鑰匙進行一次清點,發現問題及時向負責人匯報。

(8)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負責人應馬上請示管理處經理,然后與業戶聯系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,并在解決過程中做好有效防護措施,確保遺失鑰匙業戶房屋的安全。丟失或損壞鑰匙的處理必須在當天下班前解決,并將經過清楚地記錄在《值班日志》上。

(9)如業戶暫時需管理公司保存的鑰匙(如轉交小時工或親屬),應由客服負責人指定專人保管和轉交,并填寫《業戶鑰匙寄存登記表》。(在鑰匙保存過程中,要求及規范同上)

(10)如客服負責人休假期間,需將業戶寄存鑰匙委托專人負責管理,鑰匙管理人應履行客服組負責人保管鑰匙的相應職責。

4.2空房鑰匙管理

(1)空房鑰匙由客服組負責人指定專人管理。

(2)空房鑰匙需單獨存放并上鎖。

(3)建立《客服鑰匙明細登記表》。

(4)由于空房需定期清掃或設備檢查,故空房鑰匙的使用同樣需要做記錄,填寫《客服鑰匙使用登記表》。

(5)借出的鑰匙必須在當天下班前收回,如的確不能按時收回,鑰匙管理人員應將原因報告客服組負責人,并跟進鑰匙使用過程直至將鑰匙收回。

(6)借出鑰匙數、樓/房號必須與收回的數量、樓/房間號相符合,如發現鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究當事人的責任。

(7)如發生鑰匙丟失,應及時報告客服組負責人。

(8)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負責人應馬上請示管理處經理,采取補配鑰匙或換鎖措施,并將經過清楚地記錄在《值班日志》上。

(9)沒有客服組負責人的批準,任何人不得復配空房鑰匙。

4.3返修鑰匙管理

(1)業戶返修鑰匙由客服組負責人指定專人管理。

(2)返修鑰匙需單獨存放并上鎖,建立《客服鑰匙明細登記表》。

(3)業戶領取返修鑰匙,客服組應核實業戶身份,并填寫《返修鑰匙領取登記表》做好記錄。非業戶本人領取業戶鑰匙時,客服組必須核實鑰匙領取人的身份,如業戶家屬或代理人需憑身份證或業戶委托書領取鑰匙(客服組需保留領取人身份證復印件或委托書原件),然后與業戶取得聯系,說明情況經其同意后,方可辦理相關手續,填寫《返修鑰匙領取登記表》,并在《值班日志》上登記電話問詢時間(準確到分鐘)。

(4)如施工返修單位借用鑰匙維修,客服組必須核實、確認借用人身份后(有開發商的證明確認材料),方能辦理借用手續,填寫《客服鑰匙使用登記表》。

(5)借出的鑰匙必須在當天下班前收回,如的確不能按時收回,鑰匙管理人員應將原因報告客服組負責人,并跟進鑰匙使用過程直至將鑰匙收回。

(6)借出鑰匙數、樓/房號必須與收回的數量、樓/房間號相符合,如發現鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究鑰匙發放人的責任。

(7)如發生鑰匙丟失,應及時報告客服組負責人。

(8)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,客服組負責人應馬上請示管理處經理,然后與業戶聯系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,并在解決過程中做好有效防護措施,確保遺失鑰匙業戶房屋的安全。丟失或損壞鑰匙的處理必須在當天下班前解決。

4.4注意事項

(1)業戶委托保管的鑰匙

①業戶封存鑰匙需由業戶本人將鑰匙親手裝入信封,在封口處簽名,并協助業主填寫《業戶鑰匙寄存登記表》。

②未經客戶批準,不得隨意將業戶封存鑰匙啟封或交予他人使用。

③非業戶本人如需使用業戶封存鑰匙,必須經該業戶同意后方可使用,否則一律不借用。

④凡領用業戶封存鑰匙,均應認真詳細填寫,以備存查。

⑤如遇突發事件,須與該業戶聯系確認,方可使用業戶封存鑰匙。進入業戶房間必須兩人以上,并做好記錄工作。

⑥凡經啟用的業戶封存鑰匙,均需由業戶重新簽字封存。

⑦對所有業戶封存鑰匙必須從嚴管理,采取必要措施防止業戶封存鑰匙丟失,做到誰值班誰負責的崗位責任制。

(2)鑰匙管理的原則

①所有鑰匙明細

應建立電子版,并及時進行更新。

②入住階段,如返修鑰匙使用情況較多,務必將使用情況填寫清楚。如業戶將返修鑰匙領走(無論是返修結束或其他原因)均要在《返修鑰匙領取登記表》上簽字。

5.記錄

3.1《業戶鑰匙寄存登記表》

3.2《客服鑰匙使用登記表》

3.3《客服鑰匙明細登記表》

3.4《返修鑰匙領取登記表》

篇2:房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

資產管理部工作手冊文件

――房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質量,確保鑰匙的完整安全、標識清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產管理區域內服務站各類鑰匙的管理工作。

三、職責:

1.片區經理負責在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負責在管樓宇各類鑰匙的分類、標識更新、整理、借用與回收相關工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時,片區經理驗收、核對、確認租戶入戶門、公共設施、設備等所有鑰匙,確認鑰匙的房號、編號、數量,并做好相應標識管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號、房號來區分鑰匙管理,標清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點均需填寫《鑰匙盤點移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點人簽名確認。

4.客服專員應對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行不定期檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時應及時更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當其他部門因工作需要借用鑰匙時,客服專員應進行身份核實,然后指引其詳細填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認;

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關部門核實情況后,由片區經理詳細填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區經理在使用鑰匙過程中嚴禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續時,客服專員應認真核對鑰匙數量及匹配性,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認,然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應鑰匙柜的相應位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區經理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當天借用當天歸還,最遲歸還時間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續借手續;

9.其它借用的鑰匙必須當天借用當天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時歸還鑰匙的及時向相關部門負責人或上級領導匯報;

10.客服專員每天17:30-18:00認真核對《鑰匙借用登記表》相關記錄,檢查鑰匙的借還情況。發現借匙超時借用鑰匙的應及時致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應記錄;

11.所有鑰匙一經借用,必須詳細填寫樓號、房號、數量、用途、借用人、聯系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴禁缺項或漏填;

12.服務站所有鑰匙箱管理責任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態,除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內拿取鑰匙;客服專員每月月底前進行一次鑰匙盤點工作,確保《鑰匙盤點移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務站任何鑰匙一旦發生遺失,應及時向上級領導匯報,所丟失鑰匙的鎖具須填進行調換或換新處理,調換或換新處理的相關費用由鑰匙丟失的責任人承擔,公司視情節另行給予處罰處理;

14.資產管理部每周對鑰匙管理情況進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點工作后才允許調動、離職。

五、相關記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:酒店康樂中心鑰匙管理制度

酒店康樂中心鑰匙管理制度

1、早、中、晚班在交接班時,做好鑰匙交接工作。

2、一樓各部位鑰匙,早、中班下班后,要將鑰匙裝袋封好后交于二樓夜班處,并做好記錄。

3、發生鑰匙丟失,要主動報告,并追究當事人責任。鑰匙丟失后,要及時報告保衛部,經部門經理簽字同意后,送保衛部批準后配制。

4、保衛部負責酒店鑰匙管理的監督與指導,各部門應自覺接受監督和檢查。