物業部工作程序及標準

1.住戶交屋

程序標準

1、接交屋通知,由①由區域負責人在書寫板上登記房號、日期;經理、主管、區域②簽閱完畢后,原件及時交秘書存檔。負責人閱簽

2、做好交屋前準備工作

①區域負責人應立即向財務部了解該房屋的欠費情況;

②由區域負責人與銷售部核實具體交屋時間;

③向工程部派發水電燃氣讀表單。

3、交屋①交屋當天在交退屋登記本上進行登記;

②督促工程部派人到現場;

③帶齊以下交屋資料:

A.業主/住戶手冊

B.住戶證、車證登記表

C.穿巴時刻表

D.電視節目表

E.超市、俱樂部等附屬設施的有關資料

F.垃圾袋

④與客戶互換名片;

⑤請客戶填寫住戶及車輛登記表;

⑥向客戶簡單介紹園區概況;

⑦協助工程部做好講解室內家電設備及演示調試工作;

⑧請客戶在抄表單上簽字確認,并抄送會計部,另一份存檔。

2.住戶退屋

程序標準

1、接退屋通知,由①在書寫板上登記房號、日期;經理、主管、區域②簽閱完畢后,交秘書存檔。

負責人閱簽工作

2、做好退屋前準備①區域負責人與銷售部核實具體退屋時間;

②向工程部派發退屋檢查工作單及水電燃氣讀表單。

3、退屋

①退屋當天在交退屋登記本上進行登記;

②由區域負責人督促工程部派人到現場;

③在退屋時應查收客戶住戶證、車證等相關證件;

④請客戶在抄表單上簽字確認;

⑤證求客戶意見和建議,并留下聯系方式。

3.辦證手續

程序標準

1、辦理住戶證

①首先確認其住戶身份(業主/租戶),凡園區

正式住戶(業主/租戶)及其子女均可免費辦理住戶證。

②辦證資料包括:一寸免冠照片兩張,有效身份證明文件(護照、回鄉證、臺胞證、身份證等)復印件一份。

③填寫住戶證申請表。

④將客人填寫完畢的住戶證申請表和身份證明文件的復印件交秘書存檔。

⑥如住戶的親友前來短住,或業主房屋的代理人員辦證需按臨時住戶處理。

2、辦理客戶臨時出入證

①確認其臨時客人身份,辦證需由住戶親自帶至管業部,也可出示住戶證由住戶本人簽字或住戶公司蓋章的證明信。

②辦證資料包括:一寸免冠照片兩張,有效身份證明文件(護照、回鄉證、臺胞證、身份證等)復印件一份。

③填寫臨時出入證申請表,在證上注明其居住期限,最長不超過半年。

④將填寫完畢的臨時證申請表格和客人身份證明文件復印件交秘書存檔。

⑤辦理臨時證的客戶,如要求辦理車證,要報主任、經理決定。

⑥辦理客戶臨時出入證延期:

A、須得到住戶的電話確認,也可由其客人帶住戶的住戶證或由其簽字的來函辦理。

B、問清客人繼續居住的期限并在證上注明延期的時間,亦不可超過半年。

C、將其原檔案中的資料日期一并延期。

3、辦理家庭服務人員出入證

①外籍及港澳臺住戶雇用家庭服務人員須按政府有關規定辦理相關手續,然后辦理園區出入證。

②辦理服務人員出入證,應由住戶親自陪同或住戶公司人員持住戶證、住戶簽名的證明信、住戶公司蓋章的證明信,三者中任一種來物業部辦理。

③辦證資料包括:一寸免冠照片三張,有效身份證明文件原件,辦證押金及服務費。

④填寫服務人員出入證申請表及在受聘服務人員須知上簽字。

⑤復印服務人員身份證件。

⑥將填寫完畢的表格和身份復印件交秘書存檔。

⑦辦理服務人員證件延期:

A、與住戶確認是否繼續雇用該服務人員。

B、確定其原辦證資料是否完整,無資料或不全的部分予以補齊。

4、辦理車證

①園區車證僅限于園區的正式住戶(業主/租戶)或其司機方可辦理。

②辦理園區車證應由住戶本人(業主/租戶)或司機攜帶其駕駛執照和行車執照副本到物業部辦理,非住戶本人前來辦證需出示住戶證或由住戶簽字的授權書。

③填寫園區住戶車證申請表及繳納車證押金。

④將填好的表格及車證、行駛證復印件交秘書存檔。

⑤臨時住戶如要辦車證須上報主任、經理決定。

公共區域聚會申請審批手續

①凡園區正式住戶(業主/租戶)要求使用公

共區域舉辦私人聚會,均需于提前一周向物業部提出申請。

②填寫公共區域使用申請表并承諾不會影響周圍住戶生活和保證維護環境衛生。

③經管理公司批準回復之后方可舉行活動。

辦理出門證

凡進入園區的業主、租戶、保姆、司機及一切

相關人員如需攜帶搬運物品出園,均需辦理出門證。

辦理園區出門證,應由住戶本人(業主/租戶)或相關人員攜帶其證明到物業部辦理,也可由住戶直接將證明,傳真到物業部。

此出門證一式兩份由物業部人員簽字生效,物品搬運人員持其中一份交至門崗處后放行,另一份存檔。

應特別注意填寫出門證時要求住戶盡量注明原因和寫清物品以便日后查對。

篇2:物業部接聽電話服務標準規范

物業部接聽電話服務標準

所有電話需在三聲震鈴內接聽。

聲音中要帶有微笑,表現出友好及樂于助人,語言清晰,語調柔和。

接聽電話規范用語:

①中文:您好!仲量聯行海晟名苑管理處。

②英文:Goodmorning/Afternoon/Evening

JoneslanglasalleSeasonsParkPropertyoffice

MayIhelpyou?

勿在對方講話前即讓對方等候。在要求客人等候之前,要先知會客人,如不能于20秒內為客人辦妥事情,應提議稍后再覆電給客人;

若需要為來電的客人去找尋資料,必須先把電話轉到暫停模式,以免客人聽到員工與員工之間的談話內容或其它雜聲;

員工不應無故篩選來電;

如客人想找其它部門,應主動幫客人轉撥過去。在轉撥前,員工應先禮貌地告知客人,他們將會被轉撥到那里;

勿泄露客戶任何信息及公寓號碼。

勿在對方掛斷電話前掛斷。

在完成電話對話前,員工必須詢問客人有否其它需要,并向客人的來電做出致謝。