客服作業指導書--空房管理規定

1.目的

規范空房檢查工作,確保空房及內部設備設施的安全、整潔。

2.業務范圍

空房的檢查與管理。

3.職責

3.1管理處經理負責監督本規定的執行情況,并協調各部門的管理工作。

3.2客服組負責空房巡視檢查的總體控制與調配部門,保證做好空房的清潔和維修工作。

3.3工程組負責監管、跟蹤、進行空房的維修工作和其它工程問題。

3.4財務部必須掌握空房數量、面積等,保證賬目相符。

4.工作程序

4.1客服組負責每月統計項目的空房數量,建立詳細的《空置房間明細表》并及時更新(電子版),每月5日前送交管理處經理審閱,然后送交財務部一份備案。

4.2客服組(可會同工程組員工)每月至少對空置房屋檢查一次,巡視檢查人員應根據季節變化定時對空房進行開窗通風、散熱。必要時,進行烘干處理,防止墻面、天花板發霉。仔細檢查土建、水、電、氣、設備設施及衛生等,發現問題,及時協調工程組、發展商或施工單位等單位或部門解決,并填寫《空房檢查記錄表》,跟進處理結果。

4.3客服組必須掌握新業戶辦理交房手續的日期,在交房前5天內客服組協同工程組對房間進行檢查,發現問題,及時通知相關部門處理,確保在交房過程中沒有跑水、漏水、清潔、雜物存放或其它返修問題。

4.4客服助理在對空房進行檢查時,發現有重大問題時,應立即上報客服負責人,進行解決,同時對現場進行拍照。

4.5如工程組或外來施工單位需要進入空房進行維修或施工,必須辦理鑰匙借用手續,工作完成后,客服組應檢查房間的設備設施是否無缺損和清潔情況,如發現問題,必須及時向當事人查問,但各部門應自覺保持房間的清潔衛生、設備設施安全和完整無損。

4.6空置房屋的鑰匙由客服組統一管理,因各種原因需進入房間時,如:工程維修、客戶看房、清潔等,須填寫《客服鑰匙使用登記表》后方可進入,盡量做到鑰匙"當天借、當天歸還",否則必須每天跟蹤鑰匙歸還日期。在沒有正當事由的情況下,不得借出空房鑰匙,不得隨意開啟空房門鎖,做好空房的安全工作。

4.7各部門或保安員巡視園區時,應注意空房外圍的環境及空房房門是否關閉好。如在巡視過程中發現異常情況,應立即通知客服組。

4.8空房未售出之前如發展商需進行裝修、暫住,客服組需通知工程組對空房的各種能源做好記錄并由發展商確認后,由客服組負責存檔。并與發展商做好空房鑰匙的交接確認。

4.9注意事項

(1)在沒有正當事由的情況下,客服部不得將空房鑰匙借出,不得隨意開啟空房門鎖,做好空房的安全工作。

(2)客服組負責人必須每月對空房鑰匙進行盤點和核對,做到"誰管理、誰負責"原則,如發現有丟失,必須及時查明原因和處理。詳見《客服鑰匙管理規定》。

(3)在客戶看完空房后,客服助理應及時對空置房屋進行檢查,主要查看門窗是否關好、是否有遺漏物品等。

(4)空房鑰匙管理做到"誰管理、誰負責"原則,對于違反規定的管理,管理處經理將承擔所有責任和后果。

5.相關文件

5.1《客服鑰匙管理規定》

6.記錄

6.1《空置房間明細表》

6.2《空房檢查記錄表》

6.3《客服鑰匙使用登記表》

篇2:物業協助銷售工作可行性方案與空房管理說明

物業協助項目銷售工作的可行性方案與空房管理說明

一、經營定位

1.優越的地理位置

***華庭住宅小區位于**縣城,長安路東側、海興中路北側、棗北路西側、鹽北河南側,用地規整,交通便利,可以說是市商業圈的中心位置,是商家選址辦公的上風上水之地。

2.銷售的商業化定位

針對***華庭住宅小區自身的物業特點,及其所在的地理位置周邊的環境,應該確定其銷售方向為住宅樓、商業性寫字樓、大中企業辦公,及與金融密切相關的商業型辦公,如銀行、保險、證券等。

3.選好進駐商家,將名物業加名店的優勢發揮出來,以進一步做好銷售、招商。

二、銷售的整體策劃

根據市***華庭住宅小區小區建設的工程進度和實際情況,年月日實行前期物業管理,我公司接到中標通知書后,按照標書上的承諾立即組建物業管理處。與此同時,配合業主或接受業主的委托,實行銷售策劃、銷售宣傳、接待業戶現場勘察、銷售實施及完成業戶入伙等工作。

1.成立銷售工作小組和專用的辦公地點

物業管理處在對市***華庭住宅小區小區進行前期管理的同時,成立銷售工作小組,組長由物業管理處經理擔任,組員由具有銷售經驗的人員、工程技術人員和管理員組成。

辦公地點應設立在小區的醒目的地方,為獨立辦公室,做出清晰可見的標識,以方便業戶。

2.銷售策劃階段

銷售策劃階段主要是銷售前的準備工作,內容包括建立租賃房屋清冊、劃分等級和價格、制定銷售辦法并報上級主管部門審批、完成宣傳策劃(銷售公告)、完成《業戶手冊》等一系列準備工作。

2.1建立售租房屋清冊

在征得業主同意后,可與業主一起或接受業主的委托,清點租賃房屋的套數,劃分等級,從租賃房屋的朝向問題和面積、結構等方面來考慮,將租賃房屋暫時劃分為三個不同等級(不同等級單位價格不同)。準確無誤地清點后,建立租賃房屋清冊,項目包括:面積、面向、室內已安裝的裝飾、裝修家具、衛生潔具等,作為對向出租的基本資料。

2.2確定銷售房屋的等級和價格

將租賃房屋暫時劃分為三個不同等級,租賃價格一般采取定價的辦法。房屋單價根據物價局的規定,經市工商行政主管部門審批后確定價格。

2.3制定銷售辦法并報上級主管部門審批

銷售活動,本著公平、公正、公開、一次性定價的原則。凡符合條件的單位,不分單位注冊所在地、按租賃時間的長短和報名先后優先的原則。

3.完成宣傳策劃

本次借銷售廣泛地對外宣傳的機會,旨在樹立***華庭住宅小區的社會形象,展示***華庭住宅小區的實力。

按區域對不同的辦公物業進行有針對性的組織宣傳推介,通過電視、報紙、雜志、戶外廣告及各類印刷品等宣傳媒體廣為宣傳各功能區的功能及其一流的物業管理,擴大影響,吸引業戶。

3.1與電視臺聯系,制作形象宣傳片

電視臺播映宣傳片的時間為每天三次,每次15秒。

3.2與報紙、雜志社聯系,刊登廣告。

3.3召開新聞懇談會,邀請市主要媒體及其他主流媒體,通過懇談形式介紹小區的良好環境。

3.4在市內主要報紙上刊登銷售廣告。

3.5在小區現場舉辦新聞發布會,邀請主要媒體及有意向租賃單位或個人,參加開幕式活動及其他采訪活動,宣傳小區對外租賃的優惠政策及安全保證措施。

3.6利用網站,發布消息及具體的銷售辦法。

3.7市區主要公交車站設置燈箱廣告。

3.8在相關銀行所在的營業網站掛上巨幅廣告。

3.9在小區現場掛出巨幅宣傳廣告。

3.10印制宣傳廣告單。經業主同意和有關部門批準后,派物業公司的管理員到指定的地方發放。

4.完成《業戶手冊》

內容包括:

4.1物業概況;

4.2物業管理公司簡介;

4.3物業管理公司性質和簡介。包括:物業管理公司的主要負責人的姓名、相關事務負責人的聯系方式;

4.4物業管理公司的責任。其中包括:管理服務范圍,免費服務,有償服務等;

4.5業戶責任。其中包括:租賃費用的交納方式和交納時間,管理服務費交納方式和交納時間,房屋本體維修基金的交納等;

4.6防火須知;

4.7防風、沙塵、防震;

4.8安全防范;

4.9喬遷及辦公家具搬運規定;

4.10停車須知;

4.11小區的出入管理規定;

4.12房屋用途限制;

4.13電梯使用須知;

4.14噪音騷擾規定;

4.15業戶的裝飾裝修規定;

4.16園藝綠化介紹及管理規定;

4.17環境衛生管理辦法;

4.18高空拋物的違害;

4.19小區機電設備設施簡介用及用電、用水的有關規定;

4.20張貼告示海報的有關規定;

4.21投拆和建議;

4.22晾曬衣服等有關規定;

4.23突發事件的自救辦法及聯系方式。如電梯困人、煤氣中毒、觸電搶救、溺水搶救等措施;

4.24違約責任及違約解決的主要途徑。

三、銷售宣傳階段

根據《銷售策劃方案》的安排,實施宣傳。

1.接待業戶現場勘察和咨詢

物業管理公司的工作重點之一,就是熱情接待來自四面八方前來洽談和咨詢的業戶,耐心細致地回答業戶提出的每一個問題,應用調研掌握的詳實情況,真誠為業戶出謀獻策,提供參考意見。同時也為市***華庭住宅小區小區樹立良好的公眾形象。

2.接待業戶現場勘察

對于來到現場的有意向的業戶,物業公司有專人負責接待。

(1)察看來訪人員的身份證或有效證件;

(2)登記來訪人員的姓名、單位及聯系方式;

(3)安排保安人員帶到現場勘察;

(4)認真、詳細回答來訪人員所提出的問題,不清楚的地方需請示,不能做出錯誤的回答;

(5)記錄來訪人員的意

見,所提出的要求及有意向的樓層及具體單元。

3.電話咨詢

安排專門接聽電話,并做好記錄。對于電話咨詢的業戶,因其沒來現場實地考察,或者打來電話后再來現場,更應耐心、細致、周到地做好咨詢服務。

4.建立意向業戶登記冊

由接待人員即物業公司的管理員建立意向業戶登記冊,詳細雨記錄各種信息。

四、銷售實施階段

1.確定業戶名單

根據《銷售辦法》上規定的原則,確定業戶名單,并及時通知業戶。在確定業戶名單時,應由業主參加,并對外公布,以使體現公平、公正、公開的原則。

2.簽定業戶銷售(租賃)合同

根據建設部頒發的《城市商品房屋銷售管理辦法》及有關規定確立合同,雙方簽字、蓋章、備案。

3.辦理相關手續

在簽定合同后,積極地主動幫助業戶辦理經營和入住的相關手續。

(1)交納押金;

(2)簽定《業戶公約》;

(3)業戶驗收房屋;

(4)交付鑰匙;

(5)將《業戶手冊》交給業戶;

(6)發出業戶《遷入通知單》,幫助業戶辦理入住后辦公(開業)所需的事項。

五、完成業戶入伙階段

1.做出入伙方案。主要包括:

(1)做出明顯的指引標識;

(2)入伙車輛的引導工作;

(3)保安的安全保衛工作;

(4)入伙期的日常保清工作;

(5)辦公家具的包裝物及雜物的及時收拾工作;

(6)協助物品的搬運及擺放工作;

(7)小區區內搬運小車及搬運工具的配備準備工作;

(8)水電工的供水、供電的保障工作;

(9)歡迎入伙的準備工作;

(10)確定入伙時間。

2.每個房間的通電、通水檢查和最后一次清潔開荒

在入伙的前一個星期,由工程部主管帶領水電維修人員,對供電供水情況進行每個房間的仔細檢查,以確定入伙后水電暢通。

在入伙的前一個星期,在水電維修人員檢查后的房間,進行最后一次的清潔開荒,然后關閉門窗,鎖好房門。

3.掛彩旗等迎接準備工作

在入伙的前二天,我們根據事先的準備安排,做好入伙歡迎工作。

(1)在小區現場的主要出入口掛職出橫幅標語;

(2)在南北方向的兩個門口設置充氣拱門;

(3)在小區的四周設立彩旗;

(4)在建筑物的周圍懸掛氣球等。

4.現場的保障及配合

按照《入伙方案》中的相關內容,入伙的當天和入伙階段,切實做好現場的保障和配合工作,以使業戶方便、快捷、安全、省時、省力地順利地入住。

六、空房管理辦法

1、管理要求

1.1管理處每月對空關房的管理情況進行抽查,督促管理處做好空關房的日常安全巡視及停電、停水管理,實施空關房日常維護,確保能隨時投入使用,每月末將空關房的動態情況記錄在案。

2、空關房日常管理

2.1每月一次巡查空關房內各部位設備、設施和上下水管道,發現問題及時修復。

2.2做好空關房的定期清潔工作,確保室內干凈。

2.3每年春、秋兩季要做好空關房的通風工作,防止室內墻面霉變。

2.4空關房巡視中發現問題一般情況三天內予以解決,特殊情況安排計劃整改。

2.5任何部門不得擅自使用空關房,如確需使用應報開發商審批。

3、空關房屋管理收費

按照國家或地方相關規定向空房產權人收取管理費用。

篇3:某物業項目空房巡視管理制度

物業項目空房巡視管理制度

1.0目的

加強對顧客財產的控制。

2.0工作程序

2.1檢查房間門鎖是否完好,門沿有無破損。

2.2檢查房間衛生狀況是否良好。

2.3房間墻壁有無裂縫及毀損。

2.4陽臺及屋內鋼窗、紗窗有無破損及缺件。

2.5房間內各類設備設施是否完好,并能正常使用。

2.6廚房天然氣管道有無破損及缺件。

2.7廚房及衛生間的冷、熱水管有無破裂漏水。

2.8記錄電表、水表、天然氣表表底數。將以上各項中發現的異常情況進行認真記錄。

2.9及時與工程部聯絡并將詳細情況予以說明并將記錄抄送顧客。

2.10遇有可疑現象及物品應及時向上級匯報,杜絕任何隱患。

2.11此空房巡視管理制度自簽發之日起生效。

3.0相關記錄:C*WY-KH-SCJL-04《空房巡視記錄表》