雅園物業財務管理措施

一、費用開支標準及審批權限

1、費用管理原則

(1)堅持勤儉節約的原則,努力降低費用水平。交際、應酬費應根據需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實報實銷的辦法(由經辦人事先闡明原因報總經理批準)。

(2)執行有關財務規定,嚴格遵守費用開支范圍。

(3)加強各項開支計劃管理,實行財務監督,財務部要行使好財權。

(4)嚴格控制各種費用,杜絕假發票、空白條,杜絕不合理、不合法的費用支出,一切付款票據,必須是合法的發票,白條不得作為報銷憑據。

(5)嚴格控制費用,嚴禁在使用中假公濟私。

(6)凡屬費用范圍開支,要按照管理公司報銷程序執行。

(7)物業管理公司發生的各種費用,應根據當月費用使用情況合理進入當期費用,按權責發出制的原則對管理公司發生的各種費用作預提費用和待攤費用。低值易耗品的攤銷原則是五五攤銷。低值易耗品購入后領用時要填制"低值易耗品領用登記表"。

2、費用開支標準

(1)交際應酬費:原則為每月不超過元人民幣,如有特殊情況需超出上述月標準的,必須于事前報總經理批準。

(2)通訊費:物業管理公司部門經理以上人員按每月300元人民幣報銷手機通話費,主管級人員按每月150元人民幣報銷手機通話費,其他員工無論手機費或BP機費一律不予報銷;物業管理公司的辦公用市話費、長話費可憑電話局的話費收據列支入賬。

(3)市內交通費:原則為每月不超過元人民幣;物業管理公司員工如因公外出必須事先征得總經理的同意后方可乘出租車。

(4)每月一次的員工生日會支出不超過元標準。

3、審批程序及權限(見附表)

程序執行人員負責內容

1項目用款申請人填寫用款申請(如支出證明、采購申請等)并由本部門經理簽字確認

2項目財務審核內容簽字確認

3項目經理簽字確認(預算內現金支出項目1000元以下款項)

4物業公司總經理簽字確認(采購、借款、合同付款,退各種押金、所有支票付款、限10000元以下支出)

5公司董事長10000元以上的大宗付款、預算外項目及固定資產的購置

6物業公司財務部在支票上加蓋銀行印件,交項目財務

7物業管理處出納、會計付款,收回相關的原始票據并記錄明細賬

二、物品的入庫、領用、保管及庫房安全、衛生制度

1、關于材料入庫

(1)采購員購置的材料到庫后,應放在待檢區并及時通知各使用部門專業人員及庫管員共同驗收,同時應認真填寫驗收單,經驗收合格后方可入庫。入庫時再由采購員和庫房同時作入庫記錄,要做到當天到貨當天清。

(2)材料入庫后,庫房管理人員應及時將所購材料分類上架,并及時粘貼貨號標簽,同時填制庫存材料卡。

(3)庫管人員根據收貨記錄填制四聯入庫單,并按月逐一編號。入庫單應按材料用途分類(電料、空調水暖料、土建維修料、清潔用品、辦公用品),以便于列明細賬。

(4)入庫單庫房留第一聯和第三聯據其登記庫存材料明細賬和存根。

2、關于材料領用:

(1)部門領用材料時,必須填寫三聯式"物品領料單",預算內的由部門經理批準,未申報預算的按批準的請示報告到庫房領料。

(2)工程部為客戶提供有償維修服務時,可憑"派工單"先到庫房領料,事后應及時補辦領料手續(遇緊急情況可特殊處理,例如:跑水、停電)。

(3)出庫前應認真核對出庫材料的名稱、規格、數量、并貼簽銷卡記錄。庫管人員在確認領料手續無誤后,應填制四聯出庫單,外包工程必須有施工單位人員簽字。出庫單按用途分類填制,類別劃分應與入庫時一致。

(4)材料出入庫記錄必須清楚完整,當天的賬項一定要在當天下班前完成,不得延誤。

(5)庫房發放材料應遵守以舊換新原則。各部門退回的無使用價值的舊料經總經理/項目經理批準后每月處理一次;經各專業部門主管鑒定,維修后仍能繼續使用的材料應妥善保管,待修理后備用;對已無修理價值,但有變賣價值的廢舊物資應集中存放,經批準后由保潔部統一變賣處理,相關費用交至財務部。

(6)各部門退回的廢舊材料按公司規定應貼有領料標簽(或標記),如所退回材料未貼標簽(或標記),待總經理批示后方可退庫。根據標簽的時間記錄,退庫材料在"三包"期內的應及時通知采購員與供貨商聯系更換。

(7)對于未使用的材料返庫,庫管人員應填制紅字出庫單,以沖減原出庫單內容。避免造成重復入庫或重復出庫;對于已使用過的仍有使用價值的舊料退庫,庫管人員應單獨填制"維修再用明細表",并按用途分類。

(8)庫房應于每月20日(原則上)盤點、結賬。庫管人員應將本月出入庫單全部登記入賬,并編制本月庫存材料盤存表(總表及各類物料明細表)及二裝供料明細表。報與總經理/項目經理。財務部留存經批示后的盤存表作為原始憑證計入成本費用賬中。

(9)施工多余材料需退回廠家的,按正常出庫手續辦理,由采購員辦理出庫并注明退回原因。

(10)退貨后,將廠家退回支票或現金送還財務部,并由采購員將財務收據送庫房與出庫單一起備案。

(11)庫房分機電話:353

3、關于庫存材料的保管:

(1)購入的庫存材料應分類保管,收發材料后應及時填寫庫存材料卡,以保證庫存資料與實際庫存數量準確無誤。對低于最低庫存量的材料及時通知使用部門及采購部。

(2)根據材料的不同保管要求,做好庫存材料的防火、防潮、防水、防塵、防蟲等保管工作。

(3)如庫存材料發生合理損耗,應及時填寫"庫存材料損耗報告",待總經理/項目經理批準后,財務部做賬處理。

(4)各部門退回的廢舊材料應集中保管,同時有關部門應將可再用的零件拆下退庫,做到物盡其用。

(5)庫管人員應認真做好本職工作,應做到心中有數,熟知庫存材料的存放位置及基本庫存量。

(6)每日將出、入庫單整理編制傳票,登記庫存材料明細賬。

(7)每月20日(原則上)庫房應根據庫存材料明細賬盤點庫存材料,必須做到賬、實物相符、賬卡相符,如發現問題應及時查賬處理。

(8)庫房盤點后,將盤點結果匯總編制庫存盤存表,及時交送有關部門審核。

(9)每月盤點結束后,庫房在填制庫存材料月補充前,與各部門協調各物品庫存量實際使用情況,并根據月底盤存

結果,填制庫存材料月補充計劃。

(10)工具的領用設有專人管理,對工具的收發應及時記錄變更。

4、關于安全制度:

(1)庫管人員應遵守各項安全管理制度,牢記消防中心火警電話(分機:119;直撥:),會使用滅火器。

(2)庫房嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。如確需存放,可暫存放于工程部的油漆庫內。

(3)除庫管人員外,他人不能進入庫區。如因工作需要進入庫房,應由庫管人員陪同。

(4)庫管人員每天下班前必須檢查庫房的電源、開關、門鎖是否關好。鑰匙一份交由保安部保管。

(5)保持庫房內安全通道暢通,入庫后應盡快分類上架保管。

(6)對庫房內的貴重物品應加強管理,單獨保管。

5、關于衛生制度:

(1)庫存材料要經常檢查整理,碼放整齊。及時清理庫房內的雜物、包裝紙等易燃品,保持庫房清潔衛生,防止庫存材料蟲蛀、霉變。做到"五凈"(地面、墻面、門窗、貨架、貨物干凈),"五無"(無灰塵、無鼠害、無蛛網、無積水、無污垢)。

(2)要對庫存材料進行不定期整理,保持庫區整潔。

(3)對各部門退回的廢舊材料經批準后應及時清理,對還有使用價值的舊材料應單獨保管,可以變賣的材料應單獨存放。

6、關于個人保管物品

(1)工作崗位必須同時配備的計算器、小型工具等,由本部門負責人同意,在本部門當期限費用中開支,經財務部統一審核后退職可辦理領用手續。

(2)單位價值較大的物品必須經總經理批準方能配備。

(3)個人保管物品需建立保管檔案,辦公物品的申領及管理由辦公室負責。

(4)個人保管的物品屬于公司資產,保管者有義務妥善保管、合理使用,不得丟失或損壞,也不得隨意轉交他人。

(5)工作變動,不再使用所保管的物品時應辦理退庫手續。

(6)屬于正常磨損或工作中發生意外造成個人保管物品損壞,由保管者填寫報廢申請單,說明原因和理由。單位價值在200元以下的由項目經理簽批,200元以上的由總經理簽批后辦理報廢手續,進行賬務處理。

(7)因為使用者使用不當造成物品損壞,由使用人按物品的價值進行賠償。

(8)所有離職人員必須先到行政辦公室辦理個人管理物品退庫手續或移交手續。

收貨部制度

篇2:后勤發展總公司財務管理制度及措施

師大后勤發展總公司財務管理制度及措施

一、工作目標

1、以總公司zz后勤工作方案與措施為指導方針,進一步加強、規范總公司各項財務管理與經營服務核算體系,保障總公司zz后勤各項工作的順利開展;

2、強化部門員工的財務管理與財務服務意識,充分利用zz后勤的新平臺,改進目前工作中存在的不足之處,不斷提高工作質量及工作效益,進一步樹立“窗口”形象;

3、提倡奉獻精神,提高優質服務,正確處理管理與服務關系,真正做到“當家理財,服務促效”。

二、機構設置

在zz設置財務定時服務點,主要負責處理零星現金報銷及其它有關財務管理工作(具體時間根據工作需要另定)。

三、管理制度

認真執行各項財務管理制度,嚴格按照有關財務管理實施細則,全面負責地完成本部門的各項職能工作,認真履行工作職責,遵守總公司的各項規章制度。

四、管理措施

1、原則上嚴格按照總公司的各項財務管理制度執行,各部門的報銷與費用開支審批均參照總公司各部門經費審批程序規定辦理,實行zz各部門單獨核算體系;

2、由于zz校區遠離市區且地處偏避,為確保人員及各項資金安全,各部門的各類現金收入,必須做到當日收款,當日繳清,現金收入不過夜,各部門自行負責繳存校內銀行;

3、為加強與規范現金管理工作,減少現金流通領域的各種漏洞,將設立統一現金收費點,定時辦理(出售)各類有價票證(電話卡等)的現金交易,確保資金的及時繳存與安全。

zz后勤的財務管理工作,我們將在具體的工作過程中,廣泛了解并聽取各部門的建議與要求,爭取逐步健全工作制度、完善核算體系,共同努力做好zz后勤服務保障工作。

篇3:加強飯店成本控制和財務管理措施

近年來,旅游市場競爭日趨激烈,飯店經營的高利潤時代已成為過去。面對嚴峻的形勢,我們金陵飯店堅持眼睛向內,苦練內功,加強企業經營各環節的成本控制,通過強化內部財務管理,取得了較好的經濟效益。1999年,實現經營收入5億多元,利稅3000多萬元,資產負債率控制在28%左右。我們的主要做法是:

一、建立物資采購計劃制度,控制物資采購成本

飯店經營過程中需要消耗餐飲原材料、賓客用品、設備設施維修材料等大量物資,為有效地降低物耗量和價格水平,我們采取了以下措施:

1、建立物資采購計劃和審批制度。我們根據飯店經營收支、物資儲備情況確定物資采購量。采購計劃由飯店采購部提出,新增加的物資品種則由使用部門提出報采購部,財務部經理對采購計劃的數量、價格進行審批,超過一定金額的報飯店分管總經理審批。

2、建立物資采購的詢報價制度。對確定要采購的物資,飯店堅持貨比三家、公開報價的原則。具體辦法是:對于每天使用的水產、水果、肉類、蔬菜等餐飲原材料,根據市場行情每兩周進行一次公開報價,對供貨商按照所提供物品的質量標準和價格高低進行公開、公平的選擇;對于各種賓客用品、維修材料、資產設備等物資的采購則采用書面報價和商談等形式進行報價選擇,并盡量在店內公布采購物品的供貨價格,實行物價公開,接受使用部門和員工的監督。同時,在財務部設置物價人員,定期進行廣泛的市場價格咨詢,對飯店物資采購的報價進行分析反饋,發現有差異的價格及時督促糾正。例如:在1999年江蘇省精品名品新品交易會期間,采購、物價人員發現無錫合資企業生產的金蘭牌醬油與我店當時使用的進口醬油的品質完全相同,而價格卻要低一半。于是,我們經過試用,立即改變了供貨品種和供貨商,一個小小的調味品,一年即降低成本7萬多元。

3、建立采購物資的驗貨制度。對物資采購實際執行過程中的數量、質量、標準與計劃及報價差異,通過嚴格的收貨驗收制度進行把關。對于不需要的超量進貨和存在質量問題的進貨,堅決退貨,對于價格不一致的及時給予糾正。

4、嚴格控制采購物資的庫存量。我們根據飯店經營收支以及市場供應的情況對庫存物資設置最高或最低限額,減少庫存量,避免重復進貨。對于滯用的物品則由倉庫每月填寫報表提醒使用部門,以避免物資變質浪費。同時,隨著市場供應情況的不斷變化,逐年壓縮庫存定額,以提高存貨周轉率。

二、加強餐飲成本核算,節約餐飲成本開交

1、合理確定餐飲毛利率。我們根據市場行情以及飯店提供服務的規格檔次,確定飯店餐飲的毛利率,并通過制作成本卡,使員工對單臺餐飲成本做到心中有數。

2、建立內部轉賬制度。飯店設有各種風格的餐廳,為了使各餐廳的成本開支水平得到準確的反映,我們堅持將餐飲成本支出核算到每個餐廳。首先,建立分餐廳領貨制度,包括每天鮮活原材料的直撥和從倉庫領取備用材料。其次,建立餐廳之間原材料、半成品調撥的轉賬制度,餐飲部門填寫“內部轉賬調撥單”,財務部門根據原材料的價格及粗加工、半成品的出凈率、價格等情況建立檔案,并定期進行核算調整。在此基礎上,再對成本率偏高的餐廳進行重點分析,查找出存在的問題,并采取相應的措施。例如:1999年年初我們在召開月度餐飲成本分析會時,發現宴會成本率偏高,便開始每月對每一批宴會的成本開支情況進行統計分析,并根據分析結果分別規定不同類型宴會的標準成本率,很快使偏高的成本率降了下來。

3、對餐飲訂單進行還原審核。一方面,審核餐飲訂單的收款實現情況,即每天將輸入電腦收款的訂單聯與廚房出菜的訂單聯進行抽單核對,防止餐飲收入漏收而增加成本開支;另一方面,對餐廳銷售的各種酒水進行還原統計,其中零杯銷售的酒水則根據量具標準還原到瓶,同時定期或不定期地對酒水實存情況進行盤點,發現差異及時查找原因。

4、編制成本日報表,及時反映各餐廳當日經營耗用的各種原材料的情況,同時將各餐廳的成本與實現的收入進行對比,準確地計算出成本率,對餐飲經營部門及時控制成本開支起到了很好的作用。

另外,我們一直堅持月末盤點制度,對月末餐飲部門未用完的原材料采取假退料辦法,以便準確計算當月成本。

三、開展降本增效活動,控制經營費用開支

1、建立賓客用品定額管理制度。從飯店客房的織品。用具、賓客消耗物品到餐飲部門的餐具、清潔用品,使用部門根據物品的領用、洗滌和消耗情況建立分樓層、分餐廳臺賬,財務部門每月對消耗物品進行盤點,核算消耗率及客房的間天消耗,使飯店的物耗水平保持在低水平。同時,不斷選擇新的替代品,在做到對賓客服務物品常見常新的前提下,更有效地降低物品的價格和成本開支。例如:我們將對住店重點賓客贈送的水果點心等由原來的5種規格調整為7種規格,不但提升了飯店的服務規格水平,同時節約了對客服務成本開支。

2、完善財務制度,不斷壓縮管理費用。近年來,我們對飯店公關資、差旅費、電話通訊費、辦公用品以及職工醫療費、福利費和住房制度等規定不斷進行改革和完善,部分費用實行了包干限額使用的辦法,有效地降低了管理費用。

3、制定年度財務預算,嚴格控制維修費用、宣傳廣告費用和培訓費用的開支。我們在財務部門專門設立了預算工程師,維修項目中造價超過50萬元的項目,由飯店采購工程招標小組實行招標,一般項目先報預算后施工,工程結束報決算,經審核后才給予付款,從而有效地控制了維修工程費用的支出。對于宣傳廣告費用和培訓費用則實行分項目等級集中控制的制度,從而做到了花較少的錢辦更多的事。

4、落實環保措施,加強飯店能源消耗費用的控制。多年來,我們一直堅持在飯店各部門增設兼職環保小組成員,在客用區域放置提示卡等措施,建議客人盡可能節約織品、消耗品和水、電,同時還根據實際情況制定了飯店客房、餐廳及公共區域和辦公室電器和空調的開關時間,飯店各部門內部辦公用紙盡量重復使用等等。這些工作的開展,既有效地節約了能源,降低了費用開支,也增強了飯店職工的環保意識。

5、加強資金內部調度,提高資金利用效率。我店經營范圍包括酒店主業和30余個全資和控股企業,資產規模近10億元,日常賬面停留的流動資金達3000多萬元。為了更好地發揮資金整體效益,提高資金利用效率,我店財務部門近年來逐步加強了對企業內部資金的集中調度,既保證了飯店重點項目的更新改造資金需要,又保證了企業經營的正常進行,同時還降低了財務費用的支出。