檔案室管理規定

一、歸檔制度

1、歸檔范圍

公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

2、歸檔要求

歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。

3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。

5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

二、保管制度

1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。

6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

三、檔案借閱、復印程序

提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室

具體要求:

1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;

2、要愛護檔案,::不得丟失;

3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;

4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。

篇2:檔案室資料管理規定范例

一、科學管理,資料完整、準確,及時為設備管理、維修工作提供資料。

二、檔案資料分門別類編號入檔案櫥保管,有專人負責、專人管理。

三、各種資料擺放整齊,有相關的記錄。

四、原則上圖紙資料不外借,在資料室查閱后放歸原處,如必須外借,一律簽字,注明借閱人、借閱時間、歸還時間、并到時一定歸還。

五、查閱資料時,要愛護資料,不允許有撕頁破損及涂臟現象。

六、有收發、借用、歸還記錄。

七、未經領導批準,圖紙、資料一律不借外來單位。

八、打印圖紙有記錄,交付施工圖紙有記錄。

九、如有借閱丟失現象,原則上補還資料,否則罰款100元。

十、新到設備隨機資料交檔案室統一保管,未交者按資料丟失予以處罰。

十一、檔案室所有資料、記錄除資料保管員以外任何人沒有外借的權利。

篇3:X地產公司檔案室管理規定

地產公司檔案室管理規定

為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規范性,作規定如下:

一、檔案室管理責任部門和責任人

公司檔案室管理責任部門為總經理辦公室,責任人為總經理辦公室檔案管理員,其它人員不得隨意進出檔案室。

二、檔案室存檔范圍

公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放

檔案室共有檔案柜十四列,編號為A―N列,每列分為1―5欄,根據各部門歸檔資料分類存放如下:

1、A列為總經理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證書、相片、光盤等。

A1-A2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;

A3:公司歷年活動相片、公司調研、房展會、部門活動、集團、社區活動及項目圖片、公司歷年內刊及光盤資料。

A4:總經理辦公室檔案

A5:人力資源部檔案

2、B列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同

B1:公司重要證照

B2-B5:歷年來各部門簽署的合同,根據時間、部門進行分類保存

3、C列為工程前期部檔案(按項目分類)

C1-C5:2006G72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊

4、D列工程前期資料

5、E列為工程項目檔案

6、F列為工程項目檔案

7、G列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協議等(按項目分類)

8、H列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協議等(按項目分類)

9、I列為預算部檔案

10、J列為預算部檔案

11、K列為物資部、物管技術部檔案

K1-K3:物資部各類招投標文件

K4-K5:物管技術部盤點表

12、L列為財務部檔案(財務部歷年憑證)

13、M列為財務部檔案(財務部歷年憑證)

14、N列為財務部檔案

N1:財務部歷年財務報表

N2:貸款合同、貸款按揭協議登記表、抵押合同、審計業務約定書、稅務局與外經委等單位來函、其它資料

N3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告、評估報告、驗資報告等

N4:銀行資料

N5:增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料

四、檔案存放要求

檔案文件根據內容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內的資料必須在檔案盒上統一字體標明名稱,便于查找。

五、檔案室的清理要求

檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后,檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。

六、其它規定按檔案管理辦法執行。