后勤物業中心物業檔案管理作業指導書

1.0目的

保證物業檔案管理的科學化和規范化。

2.0適用范圍

適用于物業管理中心各類檔案的立卷及歸檔管理。

3.0職責

客戶服務部檔案管理崗位人員負責檔案管理工作并進行質量控制。

4.0過程和方法

4.1檔案管理的分類

4.1.1家屬區檔案。的(代號0.1)

4.1.2教學區檔案。(代號0.2)

4.1.3學生社區檔案。(代號0.3).

4.1.4物管中心檔案。(代號0.4)

4.1.5總公司檔案。(代號0.5)

4.1.6學校文件資料檔案。(代號0.6)

4.1.7物管中心內部檔案。(代號0.7)

4.1.8客戶服務部檔案。(代號0.8

4.1.9外來文件檔案。(代號0.9)

4.1.10合同協議。(代號1)

4.1.11各個分檔案下設二級科目。

4.2檔案的收集

4.2.1國家有關的文件資料。

4.2.2行業有關的文件資料。

4.2.3學校有關的文件資料。

4.2.4總公司有關的文件資料。

4.2.5物管中心有關文件資料。

4.2.6物管中心下屬各個部門有關文件資料。

4.2.7客戶服務部文件資料。

4.2.8各部門設檔案資料信息報送員。

4.2.9客戶服務部檔案管理人員定期每兩月收集歸檔檔案資料。

4.2.10各部門辦理完畢的文件是檔案收集的主要來源。

4.2.11檔案管理人員對資料齊全的檔案應及時歸檔,做到時間準確、類別清楚、存放有序、查找方便。

4.2.12重要的文件資料向學校檔案室報送。

4.3檔案的存檔

4.3.1存檔時,應當按檔案的分類編號,將檔案放置在相應的位置。做好檔案索引,以便于查找。

4.3.2檔案目錄格式分為檔案的卷內目錄格式見《卷內目錄》及檔案案卷目錄格式見《案卷目錄》。

4.3.3案卷的厚度一般1.5CM-5CM,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

4.4檔案的整理

4.4.1歸檔文件的整理,按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。

4.4.2檔案文件的整理,以件為單位進行。一般以一份文件為一件;各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件;來文與復文合為一件;正件與附件合為一件。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案管理人員了解和掌握檔案管理的規律,通過經常性的工作,采取專門的技術措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護檔案的物質安全和政治安全。

4.5.2檔案的保管應加強重點,照顧一般;立足長遠,保證當前。

4.5.3檔案保管的期限

⑴物管中心及各部門工作記錄為二年。

⑵物管中心文件資料為八年。

⑶后勤總公司文件資料為十五年。

⑷學校的文件資料和合同協議為長期。

4.6檔案借閱

4.6.1物業檔案供客戶服務部經理、物管中心主任內部查閱;物管中心下屬部門和上級部門因工作原因查閱檔案者,應由查閱人填寫《查閱檔案申請表》,經客戶服務部經理、物管中心主任同意,在《查閱檔案登記薄》簽名后,方可查閱檔案,查閱資料不得帶出檔案室。

4.6.2對需要借出檔案的,應填寫《借閱檔案申請表》,經客戶服務部經理、物管中心主任同意,借閱人在《借閱檔案登記薄》簽名后,方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應清點借出檔案的頁數,并在《借閱檔案登記薄》注明檔案頁數。檔案借出后借閱人應在規定的期限內返還,檔案管理人員對歸還檔案應認真清點檔案頁數,對于頁數與借出前不符的,要求借出人寫出書面原因,經客戶服務部經理、物管中心主任批準后再次歸檔。檔案借出又歸還的,檔案管理人對借出檔案材料的齊全性負責。

4.6.3查閱、借閱檔案人員應保持檔案單獨原始狀態,檔案不得換頁、抽頁、插頁,不得涂改污損。

4.6.4查閱電子檔案可根據上述程序進行查詢,查詢結果僅供工作使用,對查詢結果不得未經許可就提供給其他組織和個人,更不得將查詢內容私自打印,或以電子文本形式保存。

4.6.5物業檔案不得交給本系統以外的單位或個人查閱、借閱,因上級或司法調查要查閱的按相關規定辦理。

4.6.6檔案損壞或遺失的處理

檔案管理人員借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應盡快采取補救措施,責任人應寫出書面說明材料,客戶服務部經理簽字確認,報物管中心主任審批,在物管中心通報批評,并備案。對連續二次以上發生損壞或遺失行為應啟動糾正措施程序。

4.7檔案的銷毀

4.7.1對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經客戶服務部經理鑒定,報物管中心主任批準后,按規定銷毀。

4.7.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

4.7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字

4.8檔案移交

檔案管理人員因工作原因調離本崗位的,須將所管理檔案的數量狀況想接管人員清點交接清楚,辦好移交手續。

4.9監督檢查

客戶服務部經理每年至少組織一次物業檔案保管、使用情況檢查,如發現檔案資料丟失、損壞等問題應及時匯報,有條件的應立即采取補救措施,對相關責任人要追究相關責任。

5.0支持性文件

《中華人民共和國檔案法》

《客戶服務部工作職責》

《客戶服務部信息溝通處理細則》

6.0記錄

《查

閱檔案申請表》

《查閱檔案登記薄》

《借閱檔案申請表》

《借閱檔案登記薄》

《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》

《卷內文件目錄》

《案卷目錄》

《檔案銷毀記錄表》

篇2:Z大學物業合同檔案管理辦法

N大學物業公司合同檔案管理辦法

為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

一、本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包含勞動合同)。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:JYKFB-201706-001(經營開發部2017年6月份第1號合同)

3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。

4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監督。

5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。

8、辦公室要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續,以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規律。倘若合同發生變更,則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

五、合同臺賬管理

1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。

備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。

2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。

3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

4合同臺帳應包括以下內容:

1)、合同名稱;

2)、合同主體;

3)、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);

4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

6)、其他應當記載的重要內容。

5、合同臺賬應附以下資料:

1)、合同文本;

2)、對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;

3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

4)、補充合同、會議紀要、往來函電;

5)、其他與合同有關的重要資料。

6、合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本辦法由公司辦公室負責解釋。

本辦法自頒布之日起執行。

篇3:物業資料業主檔案管理方案

物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。