第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護

1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)

2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

第三節(jié)共用設施設備管理

1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

1)設備運行維修工作程序

2)設備巡查記錄

3)設備保養(yǎng)記錄

3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

1)電室管理規(guī)定

2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

3)路燈、樓道等公共照明設備完好

第四節(jié)安防、消防、車輛管理

1.小區(qū)基本實行封閉式管理

1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

2)治安管理規(guī)定

3)門衛(wèi)管理規(guī)定

2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。

1)護衛(wèi)部工作、內(nèi)務條令

2)護衛(wèi)崗位職責

3)各種工作記錄、資料照片

⑴護衛(wèi)值班記錄

⑵護衛(wèi)訓練記錄

⑶夜間巡查記錄

⑷來訪登記表

⑸護衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料

⑹護衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

⑺護衛(wèi)基礎知識考核答卷

⑻護衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

1)警示牌標識卡等

2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

3)常見治安刑事案件及處理措施

4)常見的幾種可疑情況及處理措施

5)緊急情況記錄表

4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

1)消防管理制度

2)火警、火災應急方案

3)消防通道暢通

4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施

6)義務消防隊員消防演練

5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

1)機動車停車場管理規(guī)定

2)機動車停車場登記

3)護衛(wèi)巡邏記錄

4)護衛(wèi)工作考核標準

5)交通指揮管理規(guī)范有序

6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

1)非機動車管理規(guī)定

2)按規(guī)定位置停放、管理有序

3)護衛(wèi)工作考核標準

第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳

2)垃圾箱、果皮箱

3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法

2)清潔衛(wèi)生工作考核表

3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺

1)消毒滅蠅工作資料

2)定期投鼠藥資料

4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。

第六節(jié)綠化管理

1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

第七節(jié)精神文明建設

1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。

A提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

1)經(jīng)常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料

2)建立業(yè)主產(chǎn)權區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料

B小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

C小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

D培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料

第八節(jié)管理效益

1.管理服務費收繳率為98%以上

1)20**年3月至,收費報表

2.提供便民有償服務,開展多種經(jīng)營,便民服務項目資料及照片。

1)20**年3月--20**年月的財務報告

3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

資料

A業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

2]業(yè)主臨時公約承諾件

3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議

4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

5]消防安全責任書

6]業(yè)主裝修檢查記錄表

7]室內(nèi)裝修申報表

8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

9]裝修違規(guī)的整改通知書

10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議

11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

12]其它

B客戶檔案資料的填寫要求

篇2:Z大學物業(yè)合同檔案管理辦法

N大學物業(yè)公司合同檔案管理辦法

為進一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室應指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據(jù)合同項目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:JYKFB-201706-001(經(jīng)營開發(fā)部2017年6月份第1號合同)

3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。

4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)督。

5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。

8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續(xù),以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。

五、合同臺賬管理

1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。

備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。

2、合同經(jīng)辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。

3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

4合同臺帳應包括以下內(nèi)容:

1)、合同名稱;

2)、合同主體;

3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);

4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

6)、其他應當記載的重要內(nèi)容。

5、合同臺賬應附以下資料:

1)、合同文本;

2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;

3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

4)、補充合同、會議紀要、往來函電;

5)、其他與合同有關的重要資料。

6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本辦法由公司辦公室負責解釋。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

篇3:物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。