物業(yè)公司收文程序與標(biāo)準(zhǔn)

程序標(biāo)準(zhǔn)

1、點(diǎn)收

1)確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠明確交接雙方責(zé)任;

2)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)送及時(shí)退回,發(fā)現(xiàn)散包、拆后重封應(yīng)即追查原因。

2、啟封

1)對(duì)本公司或本部門(mén)收啟的,均由文書(shū)人員啟封;

2)對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)委托的秘書(shū)拆封;

3)密件交應(yīng)公司指定負(fù)責(zé)管理機(jī)要文件人員啟封、啟封檢查封存文件是否齊全。

3、登記

1)對(duì)來(lái)文均應(yīng)逐件登記;

2)登記來(lái)文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、承辦單位;

3)收文和發(fā)文分別進(jìn)行登記;

4)收發(fā)文件應(yīng)分清緩急,急件隨到隨登及時(shí)分送,除登日期外還應(yīng)登記交接時(shí)間、不能積壓;

5)由領(lǐng)導(dǎo)人親啟的收件,只登記封號(hào)和來(lái)文機(jī)關(guān)、收到日期等,視情況由領(lǐng)導(dǎo)人啟封后補(bǔ)登其它有關(guān)項(xiàng)目;

6)收發(fā)文編號(hào)按年度編排,均應(yīng)注意準(zhǔn)確,不要出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào);

7)收文在啟封后于文件的右上角加蓋本單位的收文章,收文章上填寫(xiě)收文號(hào)和收到日期;

8)登記的字跡應(yīng)工整清晰,不要潦草難認(rèn)、勾抹涂改、濫用簡(jiǎn)稱(chēng)等;

9)原文無(wú)標(biāo)題的,根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)擬標(biāo)題進(jìn)行登記;

10)文件上無(wú)日期、無(wú)作者的文件,按封筒的郵戳日期登記,并在備考欄注明。

4、分發(fā)

1)親啟件直接送有關(guān)收件人;

2)在文件上巾上文書(shū)處理單;

3)將收文先送總經(jīng)辦主任批辦,并應(yīng)有簽收手續(xù)。

4)將文件分發(fā)有關(guān)部門(mén)或承辦人,并應(yīng)有簽收手續(xù)。

5、傳閱

1)保證閱文方便和工作的及時(shí)處理,避免發(fā)生丟失混亂,中間誤壓等;

2)對(duì)傳閱對(duì)象,應(yīng)分清主次先后一般先給公司主要領(lǐng)導(dǎo),主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門(mén)閱讀,其它需閱知對(duì)象適當(dāng)時(shí)間傳閱;

3)傳閱過(guò)程中,及時(shí)督查,不使文件在傳閱對(duì)象手中積壓,用最快的速度使傳閱對(duì)象閱知;

4)傳閱對(duì)象收退文件均應(yīng)與文書(shū)人員發(fā)生交接聯(lián)系,不得橫傳;

5)查閱文者閱后是否簽姓名和時(shí)間,不得畫(huà)圓圈。

6、送總經(jīng)辦主任擬辦

1)熟悉本公司和本單位工作情況和業(yè)務(wù);

2)認(rèn)真研究文件的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求;

3)提出的批辦意見(jiàn)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,抓住主要的處理方案及理由。

7、根據(jù)總經(jīng)辦主任擬辦送主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)

1)送批文件要篩選得當(dāng);

2)批示的意見(jiàn)應(yīng)明確、妥當(dāng),簡(jiǎn)明扼要地指出處理的辦法;

3)批辦意見(jiàn),應(yīng)當(dāng)盡量寫(xiě)在文書(shū)處理單的批辦欄內(nèi),以保持文件頁(yè)面的清晰并留出裝訂線(xiàn),便于閱讀、復(fù)制;

4)書(shū)寫(xiě)的筆跡宜注意耐久保存,忌用鉛筆和質(zhì)次的圓珠筆。

8、按領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)承辦部門(mén)

1)提高辦文速度,注意分清輕重緩急;已辦、等待辦的文件,急件與平件分別存放;

2)因某種原因難以按時(shí)完成承辦任務(wù),及時(shí)報(bào)告有關(guān)負(fù)責(zé)人,以便采取其它措施。

9、催辦

1)在收文登記薄上登記承辦單位、承辦人和承辦期限;

2)在文件送辦后的適當(dāng)時(shí)機(jī),用電話(huà)催詢(xún)或登門(mén)當(dāng)面催詢(xún)處理情況;

3)對(duì)已處理完畢的文件,填注處理結(jié)果,在登記本上注歸入的卷宗號(hào)。

10、注辦對(duì)于某份文件的處理采用電話(huà)答復(fù)對(duì)方或當(dāng)面解決的,應(yīng)將交代的人員、時(shí)間、主要要意見(jiàn)和結(jié)果在文書(shū)處理單或文尾空白處注明,并簽上經(jīng)辦人的姓名。

篇2:收文發(fā)文登記印章管理規(guī)定

一、收文處理程序

1、收文的簽收,交換。某局隨時(shí)進(jìn)行,區(qū)里根據(jù)區(qū)委,區(qū)政府規(guī)定的交換時(shí)間進(jìn)行。

2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好,由辦公室主任或副主任拆封。文件拆封應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行。

3、登記。收文是否需要登記,要視具體情況而定,需要登記的公文有:機(jī)要文件,上級(jí)指導(dǎo)性文件和承辦文件,下級(jí)請(qǐng)示性文件(本資料權(quán)屬秘,查看更多精彩文章請(qǐng)登錄原創(chuàng)網(wǎng)站*)等;可不登記的文件材料有:各種公開(kāi)的出版物、私人信件、簡(jiǎn)報(bào)等。文秘登記文件后填寫(xiě)收文審批單,報(bào)辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)后,報(bào)局長(zhǎng)閱批。

4、分發(fā)。文件收發(fā)人員,接到領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件后,要迅速送達(dá)承辦科室,送前要按規(guī)定進(jìn)行登記。

二、發(fā)文處理程序

1、核稿。以分局名義發(fā)出的公文,由指定人員進(jìn)行核稿。

2、送審。核對(duì)后的公文稿,要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查。

3、簽發(fā)。發(fā)出的公文,由局長(zhǎng)簽發(fā)。

4、編號(hào)和登記。文件管理人員對(duì)所發(fā)的文件要分類(lèi)編號(hào)。

5、打印、核對(duì)無(wú)誤后,加蓋公章,交有關(guān)人員封裝后發(fā)送。

三、印章管理

1、分局內(nèi)所有公章由專(zhuān)人保管,嚴(yán)格把關(guān),按規(guī)定使用。

2、使用公章須經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、外出辦事或證明身份的介紹信用章,經(jīng)分局保管公章人員同意,方可使用。

4、凡須使用公章的文件、公文、函件等都必須將底稿連同正式文件(一份)交辦公室文書(shū)存檔,以便備查。

此規(guī)定從二oo五年一月十日起試行。

篇3:工業(yè)管理中心收文規(guī)程

工業(yè)園管理中心收文規(guī)程

1、凡上級(jí)和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報(bào)、內(nèi)刊等由園區(qū)管理中心專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收、拆封、分類(lèi)編號(hào)、登記收文登記臺(tái)帳,送園區(qū)管理中心領(lǐng)導(dǎo)審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

2、各部門(mén)從有關(guān)部門(mén)及業(yè)務(wù)單位直接帶回的文件,在填寫(xiě)《文件資料移交單》后交由園區(qū)管理中心統(tǒng)一登記歸檔。

3、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后的文件,園區(qū)管理中心及時(shí)收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。

4、對(duì)發(fā)送的文件、信函、電報(bào)都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。

5、要求各部門(mén)在文件承辦后,將辦理結(jié)果在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時(shí)間等。

6、將承辦完畢后的文件立卷、歸檔。

7、上級(jí)下達(dá)的業(yè)務(wù)性文件,承辦部門(mén)辦完后,需要留存的,公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后可以復(fù)印留用。