物業公司辦公設備及環境管理程序

1、目的

為營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規定。

2、范圍

適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。

3、定義:

無

4、職責

4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。

4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。

5、方法及過程控制

5.1辦公環境管理

5.1.1辦公環境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。

5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。

5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。

5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。

5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。

5.1.9當室外溫度大于(等于)27oC時,公司將視情況開啟空調系統,調節室溫,當室外溫度小于(等于)26oC,空調系統將設置在通風狀態。

5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境,對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。

5.2辦公設施、設備管理

5.2.1辦公設備的管理

5.2.2.1辦公設備為公司財產,任何人不得故意損壞及因私使用。

5.2.2.2所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養;當設備發生故障時,應及時通知辦公室系統組進行維修處理,不得擅自拆裝。

5.2.2.4電腦類設備的管理

5.2.2.4.1電腦類設備由辦公室系統組統一管理,其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。

5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定,正確使用電腦。

5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

5.2.2.4.4電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統組,統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。

5.2.2.4.6未經允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。

5.2.2.5傳真機的管理

5.2.2.5.1各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發,他人如因工需向外發送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發送;對收、發傳真件應做好登記,并注意對內容的保密。

5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養,發生故障時及時通知辦公室系統組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。

5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。

5.2.2.6復印機的管理

5.2.2.6.1各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。

5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門配備密碼,相應秘密對應限制復印張數,部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。

5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調整到節能狀態。

5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。

復印機使用人員,特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養,及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統組,通知專人進行維修處理,保證復印機的正常高效使用。

5.2.2.7電話的管理

5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意BI規范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。

5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。

5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。

5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。

5.2.2.7.5電話出現故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。

5.2.2.8打印機的管理

5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。

5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。

5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。

5.2.3辦公家私的管理

5.2.3.1員工應自覺愛護公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。

5.2.3.2部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私出現故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。

5.2.4影響設備的管理

5.2.4.1影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

5.2.4.2辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。

5.2.4.3辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發生故障應及時匯報。

5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。

5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。

6、支持性文件

無

7、質量記錄及表格

TJ**WY6.4-Z01-F1《長途電話登記簿》

TJ**WY6.4-Z01-F2《電子設備領(借)用申請表》

篇2:（企業公司）辦公設備及用品管理規定

企業(公司)辦公設備及用品管理規定

總經理辦公室:為了增強員工的主人翁意識,提倡勤儉節約風尚,杜絕不必要的浪費,確保在順利完成工作的情況下最大限度地降低辦公設備及辦公用品地消耗,公司特制定對辦公設備及用品的管理辦法如下:

一、辦公設備:

1.公司現有辦公設備發布情況如下:

辦公室:

營銷部:

技術部:

質檢部:

生產部:

財務部:

安全保衛部:

2.以上三部門各指定專人負責對辦公設施進行管理、使用、清潔及維護并做好詳細記錄。

3.有需要使用以上設備者,應交給各部門的指定人員操作,如無特殊情況不得私自使用。

4.各部門負責人應認真維護以上設備,損壞時應及時上報,屬正常磨損的應及時修理,屬意外損壞的應上報說明原因,并做相應記錄。

5.負責辦公設施的人員必須正確、熟練地進行操作,并嚴格執行本辦法。

6.需要購買新設備時應寫明原因,經部門經理批準再上報到辦公室,經總經理批準后方可實施。部門經理應實事求是,嚴格把關,杜絕重復及浪費現象。

7.不得使用公司電話撥打信息臺,因此造成的費用一經查處由本人承擔。各部門員工應互相監督,若責任不能明確到人,則費用由該部門全體員工分攤。

二、辦公用品:

1.公司的辦公用品同一由總經理辦公室購買,各部門需用品應由專人負責到辦公室領取并填寫領取單。

2.各部門每月末應制定下月辦公用品領用計劃,上交至總經理辦公室,由辦公室統一計劃、調動、購買,便于掌握各部門的辦公用品消耗情況。

3.各部門應建立辦公用品發放辦法及手續,領取辦公用品應登記到人,由辦公室定期予以檢查。

4.簽字筆、圓珠筆、鉛筆等不耐用品,每人每月領取不得超過一支,可換筆芯的應更換筆芯繼續使用。

5.涂改液、膠棒、便簽紙、橡皮等較耐用辦公用品,每人每季度領取不得超過一支。

6.剪刀、尺子、文具盒、鉛筆刀、裁紙刀、起訂器等耐用消費品自員工工作起一次性發放,除非正常磨損不另行發放。

7.其他辦公用品如文件盒、文件夾、筆記本、信紙等視工作需要領取相應數量,不得浪費。

8.以上各項規定指在通常情況下,如遇特殊情況特殊處理。

篇3:設備公司辦公用房辦公設備管理規定

設備公司辦公用房及辦公設備管理規定

第一章總則

一、目的

為進一步規范公司辦公用房及辦公設施設備的管理,優化資源配置,科學合理使用,特制定本管理規定。

二、管理范圍

1、對公司辦公用房及附屬辦公設施設備等使用責任人管理。

2、對公司辦公設備、辦公設施、辦公家具等的統一采購管理。

3、對公司東區、南區、北區等所有辦公用房及附屬辦公設施、辦公設備管理。

三、管理職責

1、辦公用房、辦公設備、辦公設施、辦公家具等配置,由公司辦統一管理。

2、網絡維護、電腦配置、電腦日常維修及辦公用房修繕,由企管部負責管理。

3、公司辦公設備(單件800元以上),由設備部按相關規定負責登記造冊,納入固定資產管理。

4、各使用單位有義務和責任做好辦公用房、設施、設備及辦公家具的維護和管理,辦公室負責日常檢查及維修計劃報批實施工作。

5、公司辦對所有辦公用房、辦公設施、設備、辦公家具要分類、編號,建立臺賬明細,定期盤點,做到帳物相符,實施動態管理。

四、辦公用房及辦公設備的分類

1、辦公用房

(1)辦公用房:所有部門管理人員及輔管人員工作辦公室。

(2)輔管用房:會議室、接待室、檔案室、復印室、資料室、文銷室、ERP機房等。

2、生產用房

(1)設備用房:配電房、磅房、鍋爐房、水泵房等。

(2)輔管用房:工具房、電器庫房、輔料庫房。

3、后勤用房

(1)服務用房:公寓樓、職工食堂、職工澡堂、洗衣房等。

(2)其他用房:車棚、公共廁所等。

4、附屬設備

(1)辦公設備:傳真機、復印機、計算機、打印機、掃描儀、飲水機、電暖器等。

(2)辦公家具:辦公隔斷、辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發等。

(3)其他設施:LED顯示屏、投影設備、音響設備、空調、報刊欄等。

第二章使用管理

一、辦公用房使用管理

1、公司所有辦公用房由公司辦公室實行統一管理,并根據工作需要合理分配。

2、因增設機構或人員,確需增加辦公用房的,須提出書面申請,經上級主管領導批準,由公司辦根據辦公用房資源進行調劑解決。

3、因職能調整或調離崗位,有占用辦公用房的,應及時辦理辦公用房的交接手續并按要求進行調整。

4、各部門的辦公用房不得擅自轉給其他部門或個人使用,一人不得占用多間辦公室。

5、會議室、接待室由公司辦公室負責衛生及鑰匙保管,各單位需要使用時,需提前申請后方可使用。使用完畢后做好斷電源,關窗戶、鎖好門等事項。如發現辦公用房及附屬設施被人為損壞,由責任人承擔維修費用。

二、辦公附屬設施設備管理

1、新辦公設備、辦公設施使用前,使用單位或個人須進行操作培訓,非本單位或本崗位人員不得操作其設備。

2、各單位負責辦公設施設備日常的維護和保養,如出現損壞,應及時報公司辦公室,經鑒定后實施維修,如屬人為造成損壞,由責任人承擔維修費用。

3、專人專用的設備,因職能調整或調離崗位,應按照《員工離崗交接制度》及時辦理交接手續,公司辦按所需進行調整。

4、辦公設施設備應按使用期限進行更新或維修,未達到使用期限且設備完好的不予更新。

5、公司辦公設備未經有關領導許可不得帶出公司,如發現將公司辦公設備帶出公司,并長期不歸還作為私用,應按價賠償并給予相關處罰。

三、辦公家具管理

1、各部門配置辦公家具,由部門提出申請,經領導審批后,由公司辦公室統一購置。

2、辦公家具如有損壞應及時向公司辦公室報修,損壞嚴重確實不能使用的,經辦公室確認后做報廢更換,如有遺失應由部門或個人賠償。

3、因職能調整或調離崗位,應按照《員工離崗交接制度》辦理移交手續,不得擅自轉移辦公家具,由公司辦公室統一調配處置。

第三章廢舊辦公設施、設備、辦公家具的處置

1、凡符合報廢條件的固定資產辦公設備、辦公設施應由使用單位向設備部提出報廢申請,組織相關人員現場鑒定,經公司領導批準后,方可報廢。

2、未經批準報廢前,任何部門不得拆卸、挪用其零部件和自行報廢處理。

3、被拆除的設備、設施應在管理臺賬上予以注銷,并做好記錄和臺賬變更。

4、閑置辦公設施、辦公設備等應集中管理,由公司辦公室按照權限進行處理和保管。

第四章附則

1、公司辦公室做好辦公用房、辦公設備、辦公設施、辦公家具等統計工作。

2、公司辦公室做好組織檢查工作,檢查分定期和不定期兩種形式,根據實際情況進行不定期檢查或抽查,發現問題及時解決處理。

3、本規定由公司辦公室負責解釋,自發布之日起施行。