公司文印及辦公設(shè)備管理制度(九)

1文印工作管理

1.1文件打印

1.1.1文員接稿后,應(yīng)認(rèn)真檢查審批手續(xù)是否完備,字跡是否清楚,文面是否整潔。對批手續(xù)不全、文面凌亂不清的文稿,文員有權(quán)拒絕執(zhí)行。

1.1.2文員要樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)公司秘密的事項透露給他人。

1.1.3文員要嚴(yán)格按照審批份數(shù)打印,不得截留任何文件,廢棄文稿須按規(guī)定銷毀。對需要留存的文檔,須按目錄存放并注明路徑。

1.1.4文稿清樣打印完畢后,文員將原稿與清樣及時送達(dá)呈交人或通知有關(guān)人員來取,不得延誤。

1.1.5擬稿人負(fù)責(zé)校對清樣并簽字。屬校對未發(fā)現(xiàn)的錯誤由校對人負(fù)責(zé),校對后沒有改正的,由文員負(fù)責(zé)。

1.2文件復(fù)印、傳真

1.2.1文件資料復(fù)印、傳真由辦公室主任批準(zhǔn)。

1.2.2文員對復(fù)印和傳真的文件資料,在《文件復(fù)印、傳真登記薄》上做好記錄,月終按部門匯總統(tǒng)計,報辦公室主任。

1.2.3私人資料,不得在公司復(fù)印、傳真。

2辦公設(shè)備管理

2.1公司辦公設(shè)備由辦公室統(tǒng)一管理,并定期檢查使用與維護情況。使用部門要指定專人負(fù)責(zé)保管和使用,指定專人在使用前必須經(jīng)過培訓(xùn)。否則,造成設(shè)備損壞除負(fù)賠償責(zé)任外,視情節(jié)給予30元―50元的罰款。

2.2各種辦公設(shè)備須放置在指定的地點,不得擅自移動。

2.3使用部門指定的專人要熟悉辦公設(shè)備的使用、保養(yǎng)方法,按規(guī)范要求操作,保持設(shè)備清潔和正常運行。發(fā)現(xiàn)故障,應(yīng)及時向辦公室報修,禁止私自對設(shè)備進(jìn)行拆卸修理。

2.4辦公室主任對報修的辦公設(shè)備進(jìn)行界定,人為損壞的由直接責(zé)任人負(fù)擔(dān)維修費用;如果不是人為的損壞,則由公司負(fù)擔(dān)維修費用。維修工作由辦公室組織實施

2.5辦公室建立辦公設(shè)備臺帳,定期與財務(wù)管理部核對,每年盤點一次。

2.6電腦和網(wǎng)絡(luò)管理

2.6.1電腦管理員負(fù)責(zé)電腦及網(wǎng)絡(luò)的定期檢查與維護。

2.6.2嚴(yán)禁使用電腦干與工作無關(guān)的事情,如玩游戲、私自上網(wǎng)、干私活。違反者罰款10元/次。

2.6.3使用電腦要提高安全和警惕意識,定期進(jìn)行殺毒,禁止使用不明來歷的軟盤和質(zhì)次的光盤。如需使用外部軟盤,要先進(jìn)行殺毒。

2.6.4在未獲批準(zhǔn)和無專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下,使用人員不得對電腦內(nèi)軟件和程序進(jìn)行刪除和修改,不得加載無關(guān)軟件。

篇2:辦公設(shè)備用品管理制度

1.目的

為保證辦公設(shè)備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團各子公司的辦公設(shè)備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。

3.職責(zé)

3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。

3.2使用部門負(fù)責(zé)部門所屬辦公設(shè)備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責(zé)任愛護公司的辦公設(shè)備。

3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負(fù)責(zé)單價2000元以上辦公設(shè)備的申購、報廢、外借的審批。

3.4信息部負(fù)責(zé)電腦及其周邊設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認(rèn),網(wǎng)絡(luò)安全的管理。

3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品費用的監(jiān)控。

4.辦公設(shè)備及用品分為耐用品和低值易耗品。

4.1耐用品:

4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。

4.1.2辦公設(shè)備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復(fù)印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應(yīng)耗材等。

4.2低值易耗品

4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復(fù)印紙等。

4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。

5.辦公設(shè)備及用品的添置申請流程

5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領(lǐng)計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>

5.2各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)把審核關(guān),以控制辦公用品開支成本。

5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設(shè)備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政助理負(fù)責(zé)采購。

5.4辦公設(shè)備的添置由所在部門填寫《設(shè)備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過2000元的辦公設(shè)備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。

5.5辦公設(shè)備及用品采購回公司,管理部門應(yīng)先建檔登記,并及時通知相關(guān)部門領(lǐng)用。

6.辦公設(shè)備及用品的使用管理

6.1辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn),使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔(dān)賠償責(zé)任。

6.2人力資源及行政部建立辦公設(shè)備及用品個人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品全部記錄在《個人辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用表》。

6.3員工因工作變動或離職的,應(yīng)及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。

6.4各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制本部門辦公用設(shè)備和用品的領(lǐng)用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。

6.5辦公用品領(lǐng)用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領(lǐng)用時須以舊換新。

6.6辦公設(shè)備耐用品損壞或丟失應(yīng)按價進(jìn)行賠償,設(shè)備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。

7.辦公設(shè)備的報修

7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應(yīng)及時通知相關(guān)供應(yīng)商到公司進(jìn)行維修。

7.2個人使用電腦、復(fù)印機等以及電腦外部設(shè)備、公司網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備如遇故障,應(yīng)及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(yīng)(維修)商來公司進(jìn)行檢修。

7.3故障解決后填寫《辦公設(shè)備報修記錄表》,并由報修人簽字確認(rèn)后,由人力資源及行政部存檔。

7.4經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。

7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

7.4.2私自拆裝電腦、復(fù)印機等設(shè)備的;

7.4.3使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞和丟失的;

7.4.4人為的損壞。

8.辦公設(shè)備的報廢

8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用人員填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負(fù)責(zé)人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。

8.2人力資源及行政部根據(jù)相關(guān)技術(shù)人員的意見,并在《辦公設(shè)備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。

8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設(shè)備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復(fù)印給財務(wù)部、辦理報廢手續(xù),進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補充新設(shè)備的申購或領(lǐng)用手續(xù)。

9.辦公設(shè)備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準(zhǔn)后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。

10.辦公用品及設(shè)備的盤點制度

10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。

10.2為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領(lǐng)用或急用數(shù)量即可。

10.3每年底應(yīng)進(jìn)行一次全面辦公設(shè)備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設(shè)備及用品進(jìn)行處理。

11.記錄表單

11.1個人辦公設(shè)備及用具登記表

11.2辦公用品申領(lǐng)計劃表

11.3辦公設(shè)備報修記錄表

11.4辦公設(shè)備報廢申請表

11.5辦公設(shè)備購置申請表

篇3:Z公司辦公設(shè)備管理制度

第一章總則第一條為了提高辦公設(shè)備的使用效率,保持其設(shè)備性能,有效節(jié)約費用開支,根據(jù)公司實際情況制定本辦法。第二條本辦法所指辦公設(shè)備包括為完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。第二章辦公設(shè)備的配備及管理第三條因工作需要,確需購買的辦公設(shè)備由當(dāng)事人所在部門提出申請,報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后再購買,所購辦公設(shè)備要經(jīng)公司機關(guān)有關(guān)部門備案。(配備人員見附表1)第四條新購辦公設(shè)備采取公司與個人按照一定出資比例購買,在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間,一般情況是公司所有,個人使用。(見附表1)第五條原購辦公設(shè)備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復(fù)購買,達(dá)到規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。第六條在規(guī)定使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、滅失、被盜等,所造成的經(jīng)濟損失由個人負(fù)責(zé)。第七條在辦公設(shè)備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動的,公司范圍內(nèi)調(diào)動辦公設(shè)備采取“機隨人走”,公司范圍外調(diào)動辦公設(shè)備上交公司,由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設(shè)備由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。第八條在規(guī)定使用年限期間,辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)由使用人負(fù)責(zé),所發(fā)生的費用按照年限費用遞增辦法包干使用,據(jù)實列銷(見附表2)第九條辦公設(shè)備購買費用按照崗位不同采取不同的出資比例。

公司經(jīng)理、書記的辦公設(shè)備購買費用據(jù)實報銷。

公司副職領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備購買費用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低50%。

公司部門負(fù)責(zé)人、項目領(lǐng)導(dǎo)班子成員的辦公設(shè)備購買費用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低25%。

其他崗位人員的辦公設(shè)備購買費用按照基礎(chǔ)出資比例。第三章附則第十條辦公設(shè)備由公司財務(wù)部設(shè)立專門帳戶,發(fā)生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。

第十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負(fù)責(zé)解釋。