物業行政工作制度:電話管理制度

19電話管理制度

19.1為規范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進行內外公務溝通、以及開展辦公業務之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下,嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發現,將給予書面警告處分。

19.4任何情況下,嚴禁接駁信息臺,一旦出現信息費,將由使用人自行負擔此項費用。

19.5員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以節約話費成本。

19.6各管理處的分機號碼統一使用"8"開頭的三位數,各部門分機號碼按如下規定執行。管理處主任:801;客戶服務部:802-805,客戶服務部前臺800;人事行政部:806;財務部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處,由公司根據實際情況另行審核批示。

19.7總機人工錄音服務內容統一為"您好,**客戶服務中心,請撥分機號碼,查號請撥0。"、"您撥的分機正忙,請改撥其他分機號碼。,或撥0由總機為您服務。"、"您撥的分機無人接聽,請改撥其他分機號碼。"總機人工錄音的音色、音調、音質各管理處全部統一。

19.8總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。

19.9前臺文員接聽外線電話的標準用語為"您好,**zz管理處",當對方告知分機電話時,說"請稍候!"如分機占線,說"電話占線,請稍后再撥。謝謝!"接聽內線電話的用語為"您好,前臺!"其他內容視情況回答,要求規范、簡潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審核,并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監督。

19.11行政人員要做好電話費用的核準報銷工作,并協助管理處主任監督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的,應主動聯系電信部門查明原因,為費用結算提供合理的數據資料。對電話費用定額管理的執行情況做好跟蹤協調,適時向物管公司提出檢討方案。

19.12各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書面報告予物管公司審核,否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。

19.13管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能,若目前使用的未有該項功能,應結合實際情況提出整改意見,并向公司報批加裝。

19.14消防監控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設,業務撥打電話應盡可能采用總機線路。

19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據話費預算,統一購買IP電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長途的,必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因,由部門主管或管理處主任簽字確認,行政助理才予以協助撥打,并記錄每次時長及消費額。若負責人不在,又確因業務需要掛長途電話的,必須通過電話請示批準后,方可進行撥打,并在三日以內補辦審批手續,逾期不補辦者視為私人電話,電話費由其本人全額支付。

19.16行政助理未按上述的規定執行,手續不全即幫他人撥打長途電話者,除當次電話費由其全額支付外,每發現一次罰款50元。

19.17員工未經同意私自撥打國內長途電話,或以公事為由掛國內長途電話者,經查明屬實后,除全額支付當次電話費用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節給予處分,直至辭退處理。

篇2:住宅小區電話配套工程管理程序

住宅小區電話配套工程管理程序

1、目的:確保電話配套工程與區住宅建設同步完工,確保第一時間正確解決問題。

2、范圍:適用于住宅小區開發項目。

3、職責:

3.1負責項目申請(向電話局)并負責向公司各部門收集各項下列資料:

3.1.1項目發展部提供大市政配套費交費證明、規劃許可證。

3.1.2設計部提供1/1000有效地形圖,1/500建筑及室外環境平面圖,建筑單體圖及單體水電圖,項目技術數據。

3.1.3物業公司提供有效項目門牌號證明(衩申請的項目)。

3.1.4項目地盤主任提供項目施工執照。

3.2負責申報合同送工程部、預算部審核。

3.3合同執行過程,合同評審、進度、質量及驗收標準控制。

3.3.1由于電話行業的特殊性,工程合同統一按電話局合同執行。

3.3.2工程施工周期,按四大市政公司作業流程,因自來水、煤氣使用的是硬管,對敷設位置能變動性小,所以自來水、煤氣應先施工,電話局在電話排管時可根據現場實際管位情況作上下左右變動,整個工期30天到45天(按30000平方米估算)。

3.3.3電話工程在施工過程中的質量控制主要從管位敷設標高控制、人工井位置及人工井配件安裝數量控制。另每幢建筑單體的出墻管敷設標高及位置管徑是否與規劃圖相一致,如果發現建筑施工單位未按要求施工,應要求施工單位整改直到符合要求。另負責協助電話局施工隊在施工過程中按上海郵電管理局關于通信線路工程施工規范進行工程質量管理。

4、工程收費標準及申報建筑面積。

4.1新建住宅小區電話配套工程收費標準以上海市物價局滬價經(1998)第132號文執行。

5、作業程序:

5.1送建筑單體圖,電、水、煤各一套交電話局營業室審圖,電話局收取審圖費0.20元/平方米,按新三區3.2萬平方米計,審圖費6400元,如請客吃飯或送1000元禮品,這筆審圖費就可不交。

5.2向電話局申請住宅小區電話配套工程設計、施工委托申請時需附上本程序文件3.2-3.5的資料。

5.3合同生效后,電話局在30天內給申請方電話配套主干線草圖,負責人將該草圖交內配套工程師負責向各施工單位發放,要求出墻管位置嚴格按該草圖施工。

5.4合同生效后,甲方按合同付款條件付款。

5.5電話局在收到工程款后的二個月內組織測繪工程師到現場核實施工內容。

5.6負責人聯系電話局,設計室工程師安排設計計劃書。

5.7負責人落實電話局安排施工計劃,與施工單位取得聯系,協商進場事項。

5.8負責人與各配套工程師及地盤主任共同召開協商會,內容主要是落實各配套單位進場施工順序及分步施工計劃,會上明確各配套管位的敷設區域及分塊施工的進度。

5.9負責人協調電話配套工程的竣工驗收,落實電話開通事項。

6、本程序文件應發放到下列人員;

注:1、本人保證嚴格按此文件要求執行。

2、本人有責任在發現問題時,第一時間向本文件審批人提出修改意見。

編制:校對:審批:發放號:

篇3:裝修公司行政后勤電話管理規定

裝飾公司行政后勤管理制度:電話管理規定

一、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通,開展業務之用。公司所屬電話一律不得撥打任何信息收費電話及私掛長途電話。

二、公司所屬電話除企劃部網頁制作、更新及總經理特批的部門外,一律不得上網。

三、員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。

四、撥打外線接通聲響四次對方無人接聽時,應掛機重新撥叫。

五、公司員工接聽外線電話必須使用公司標準用語:"您好,設計大師樓"。

六、前臺文秘接聽外線電話應說,"您好,設計大師樓",當對方告知分機電話時,應說:"請稍等!"如分機占線,應說:"電話占線,請稍后再打"或說:"分機占線,請您記一下分機號稍后再打!"其他內容視情況回答,總的要求語音甜美,用語禮貌、規范、簡潔。

七、公司員工不得利用公司電話撥打私人電話。如有急事應向部門經理或主管說明經同意后方可撥打。

八、公司總部電話及分公司、分部,公司帳戶電話話費由行政部在每月10~20日交納。部分市場扣除的話機話費由各分公司、分部負責交納。

九、分公司、分部負責交納的話費清單于每月20日前上報行政部。

十、各部門直撥電話出現信息費,本部門領導負責追查責任人。責任不清的由部門集體承擔此項費用。

十一、違反本規定視情節給予一般或嚴重過失單一張。

十二、違反規定第一條撥打任何收費信息電話及私掛長途電話的,給予嚴重過失單一張,并承擔全部費用。屢教不改的給予開除公職處理。