管理處物業檔案管理流程

1、檔案文件的歸檔范圍

1.1業主資料、工程技術資料。

1.2各項管理制度。

1.3公司企劃和相關推廣資料。

1.4內部文件、資料、總結、會議紀要。

1.5外來文件。

1.6員工檔案。

2、檔案文件的分類立卷歸檔

2.1客戶資料的立卷歸檔。

2.1.1客戶房屋購/租合同的立卷歸檔。

2.1.2客戶房屋的工程技術資料的立卷歸檔。

2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。

2.1.4所管理區域工程技術資料、圖紙,以及相應整改方案的立卷歸檔。

3、外來文件及公司內部文件的立卷歸檔

4、管理處制度的立卷歸檔

4.1文件起草。

4.2簽發打印。

4.3發放執行。

5、操作層員工檔案的立卷歸檔

5.1招聘表、簡歷、相關證件的復印件。

5.2員工月度年度考評表。

5.3員工培訓、晉升等相關資料。

5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊,并存檔。

5.5公司、管理處內部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統一歸入相對應的檔案資料中。

6、檔案的管理

6.1管理處檔案由專人管理。

6.2檔案管理的工作任務是:

6.2.1便于查閱。

6.2.2保證檔案的安全。

6.2.3防止檔案的損壞。

6.2.4采取修復技術,延長檔案壽命。

7、檔案文件的借閱

7.1借閱程序。

7.2填寫檔案借閱登記表。

7.3部門負責人簽字同意后借出。

7.4借閱檔案文件需注明歸還時間,逾期未歸還的將對其借閱人實施處罰。

7.5借閱的檔案要認真保管,不得損壞,不經允許,不得涂改。

7.6不經允許,不得對借閱的檔案進行復印、摘抄。

7.7檔案管理人員負責檔案追收工作。

8、相關記錄

QPI-**-C-F037《檔案借閱登記表》

9、物業檔案管理流程圖:(略)

篇2:某酒店檔案管理工作流程

酒店檔案管理工作流程

辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規的規定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:

項目工作規范

接收

凡酒店經營管理活動中形成和使用的,業已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統一移交辦公室。

整理

酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內容和體裁,制成統一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

保管及利用

酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續,填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經領導批準。借閱結束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。

鑒定和移交

檔案鑒定工作在相關領導的領導下,組成鑒定小組,按規定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經酒店領導批準,由兩人在指定地點監銷。檔案移交要按國家有關規定執行。檔案員調動工作,須辦完檔案移交手續后方能離崗。

篇3:物業某項目業戶檔案管理流程

物業項目業戶檔案管理流程

1、職責

(1)客服部負責業戶身份資料相關信息管理。

(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。

②.業戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。

③.文件、資料要進行合理歸檔,分類整理。

④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務于工作,又不向無關人員泄露。

⑥.業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

3、檔案管理

(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息)轉到項目管理中心相關部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。

(2)為便于管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關信息增減時,需同時修改目錄。

(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用于本部門的業戶檔案管理存放方式:

①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

④.各部門需依據要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

(4)業戶發生變更后,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限后,經部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關銷毀記錄。

(5)客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。

(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項目經理。

(7)項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。