經典物業公司行文工作規定

根據"有利于工作,有利于保密,有利于立卷歸檔"的文秘工作原則,現對公司內部以及公司對外行文的程序和格式作統一要求,以便逐步建立起規范化的行文工作程序,具體規定如下:

一、行文規則

1.一般不得越級行文。必須越級行文時,應抄報越過的主管領導或部門;

2.呈報的公文一文一事。

3.公司對外統一名稱;

公司全稱:北京**物業管理有限責任公司

轄區名稱:**花園、**家園

今后對外一律按上述名稱使用,正式對外行文,簽署合同均應使用公司全稱。

二、行文格式與要求

1.凡屬對外行文,要使用"發文稿紙";屬公司內部行文,要用"報批稿紙",如第一頁寫不下,應附雙線橫格紙。

2.標題簡要明確,注明文件種類(請示、報告、函等)。

3.抬頭(部門、稱呼、職務)要注明報、送單位。

4.要有行文編號,以便于存放、查找和立卷歸檔。

(1)對外行文編號統一為:

[]**字第×××號

[]**綜合第×××號

[]**客字第×××號

[]**經字第×××號

[]**工字第×××號

[]**安字第×××號

[]**潔字第×××號

(2)內部行文編號統一為:

[]綜字第×××號

[]經字第×××號

[]客字第×××號

[]潔字第×××號

[]安字第×××號

[]工字第×××號

5.文字內容應簡練準確,不能用"大概"、"可能"等詞及不準確的數字,標點符號的使用力求正確。

6.落款應署明承辦人,部門經理要簽字,注明呈文年月日,是否急件。

7.書寫要求:字跡工整、書面干凈;不用鉛筆書寫,不得將帶有涂改的文字稿呈報給部門經理或總經理,否則,綜合部有權退回,要求重抄;字不要寫得太小,行距適當加大,以便批閱人批改。

三、行文程序

1.公司對外行文:

(1)凡需以公司名義下發的行文,由擬稿人就發文格式撰語言后,交由部門經理核稿簽字;

(2)將簽字后的文稿送交綜合登記編號;

(3)轉呈公司總經理簽發;

(4)經打印、擬稿人校對、加蓋公章后發出。

2.公司內部行文:

(1)凡屬部門向公司總經理或主管副總經理請示、報告工作,須由承辦人以部門名義擬文,經部門經理簽字同意后,交綜合部進行登記和傳送;

(2)經公司總經理或主管領導審批(審閱)后,綜合部根據批示意見,交有關部門承辦。

(3)呈報公文的部門應適時詢問報批情況。一般呈文應于兩日內查詢;急辦公文應在當日內查詢。

四、收文辦理程序

1.凡屬名公司的函電,由綜合部拆封、登記,并按總經理或業務部門分工,轉送總經理或有關部門。

2.公司總經理批閱的函電,一般應退回綜合部,再轉交承辦人或存檔。

五、發文辦理程序

1.以公司名義發出的函電,由總經理辦公室登記、編號、辦理并存檔;或交有關人員辦理并進行登記。

2.以部門名義發出的內部行文,由本部門文秘人員登記、辦理和存檔。

3.行文文體:

國外信函宋體A4紙

合同、協議、計劃、總結宋體A4紙

一般信函及規章制度橫格信紙

公司內部楷體B5紙

篇2:某后勤集團公文行文管理補充規定

后勤集團公文行文管理補充規定

為進一步加強公文管理,規范公文行文,促進集團各級單位公文行文管理的規范化和標準化,根據集團目前實際情況,現對《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》做出如下補充規定:

一、管理職責補充規定

(一)集團各單位、機關各職能部門下發的編號文件必須抄送集團黨政辦公室備案。

(二)集團各單位下發的編號文件按照公文內容所屬關系還須抄送集團機關各職能部門備案。

1.人力資源公文抄送集團人力資源部備案。

2.質量管理公文抄送集團質量管理部備案。

3.經營管理公文抄送集團經營管理部備案。

4.財務管理公文抄送集團財務部備案。

5.工會公文抄送集團工會。

二、發文管理補充規定

(一)根據集團職能機構的調整情況,將集團及各單位發文代字調整如下:

承辦單位:集團黨政辦公室發文代字:集團黨政辦字

發文代字:集團任字

承辦單位:集團黨委發文代字:集團黨字

發文代字:集團團工字

承辦單位:集團工會發文代字:集團工字

承辦單位:集團財務部發文代字:集團財字

承辦單位:集團人力資源部發文代字:集團人字

承辦單位:集團質量管理部發文代字:集團質字

承辦單位:集團經營管理部發文代字:集團經字

承辦單位:物業管理公司發文代字:集團物字

承辦單位:動力與工程服務公司發文代字:集團動工字

承辦單位:餐飲服務公司發文代字:集團餐字

承辦單位:接待服務公司發文代字:集團接字

承辦單位:商貿服務公司發文代字:集團商字

承辦單位:幼兒園發文代字:集團幼字

承辦單位:信息綜合服務公司發文代字:集團信字

(二)集團及各單位序號規定如下:

000:存檔、集團領導傳閱

001:總經理

002:黨委書記

003:副總經理

004:副總經理

005:總工程師

006:工會主席

……

019:信息綜合服務公司

3、集團各單位序號規定如下(以信息綜合服務公司為例):

019:存檔、公司領導傳閱

019-1:總經理

019-2:支部書記

019-3:副總經理

……

三、各單位應根據本規定要求,參照集團黨政辦公室《發文審批單》樣表,制定本單位的《發文審批單》。

四、本規定的擬定、修改和解釋由集團黨政辦公室負責。

五、本規定自6月1日起執行,此前頒布的《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》中與本補充規定不符合的條款同時廢止。

篇3:某大學后勤集團公文行文管理規定

大學后勤集團公文行文管理規定

為加強各級機關公文行文的規范化、標準化,依據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》以及《北京z大學公文管理制度》,結合集團日常工作和公務活動等特點,制定本規定。

一、公文分類

集團公文種類分為:

基礎性文件。主要是指集團制訂的用于規范化管理、指導經營管理等方面的內部規章制度。

實施性文件。主要是指各單位根據本單位工作職能和集團基礎性文件確定的實施辦法、細則、決定等類型文件。

運行性文件。主要是指集團為保證日常工作運行而編制的請示、報告、通知、通報、批復等類型公文。

質量管理文件。主要是根據質量管理體系要求,保證工作質量目標實現的文件。

二、行文規定

行文是公文辦理的重要內容,各級公文的行文必須經過主管領導審批,嚴禁未經審批行文下發。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。

1.擬稿

⑴集團各單位應根據集團黨政聯席會決定和領導指示精神,確定文稿內容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。

⑵各單位文秘人員根據文稿內容及要求,按照公文格式起草公文。

2.審核

⑴集團各單位文秘人員擬稿后由各單位負責人進行審核。

⑵各單位負責人應對草擬的公文進行認真審核,審核的重點:是否符合黨政聯席會決議和領導指示精神,行文方式是否妥當,是否符合行文規則,是否符合擬制公文的有關要求,是否符合公文格式。

⑶各單位負責人審核后,應在《發文審批單》審核人欄內簽名,注明審核日期;并確定下發范圍和份數。

3.審批

⑴文秘人員將已審核后的文稿提交集團聯系領導審批。黨政辦下發的行政文件由總經理審批,黨務文件由黨委書記審批。

⑵集團領導審閱后,應在《發文審批單》審批意見欄內簽署意見,并在審批人欄內簽名,注明審批日期。

4.行文要求

⑴符合國家的法律法規及其他有關規定。

⑵情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

⑶下行文應當同時抄送直接上級機關。

⑷上行文不得抄送下級機關。

⑸結構層次序數為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。

⑹成文日期、部分結構層次序數和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字。

⑺公文的文種應根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

⑻集團各單位編號文件應使用集團黨政辦公室統一印制的公文紙。

三、發文規定

1.所有公文由集團黨政辦公室負責印發。

2.集團機關各部門和各單位印發編號公文需填寫《z后勤集團發文報送單》,由集團黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發,行文單位下發。

3.集團各單位發文編號方式:

發文代字按承辦單位分別為:

承辦單位:集團黨政辦公室發文代字:集團黨政辦字

承辦單位:集團財務管理部發文代字:集團財字

承辦單位:集團人力與質量管理部發文代字:集團人質字承辦單位:集團綜合管理部發文代字:集團綜字

承辦單位:后勤客戶服務中心發文代字:集團客字

承辦單位:物業管理公司發文代字:集團物字

承辦單位:學生公寓管理服務公司發文代字:集團學字

承辦單位:動力服務公司發文代字:集團動字

承辦單位:餐飲服務公司發文代字:集團餐字

承辦單位:接待服務公司發文代字:集團接字

承辦單位:商貿服務公司發文代字:集團商字

承辦單位:幼兒園發文代字:集團幼字

沙河后勤保障服務中心和社區辦發文根據學校及集團規定執行。

4.辦公室文秘人員應填寫《發文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態章,發至各單位,并責成接收人在《發文登記表》上簽名,注明收文日期。

四、收文規定

1.接收公文時應在《發文登記表》上簽名,并注明收文日期。

2.接收公文單位應先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉交本單位領導傳閱,傳閱后及時辦理,收回存檔。

3.任何單位和個人不得擅自或隨意扣壓公文。

4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時外來文件還應填寫《外來文件清單》、受控文件應填寫《受控文件清單》。

凡屬于集團以外單位,包括國家、政府和學校各職能部門下發或轉發的有關公務活動的公文、法律法規、行業標準等均屬于外來文件。

凡屬于集團黨政辦公室、各職能部門、各單位下發的有關管理規章制度和指導工作運行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運行的法律法規、行業標準等均屬于受控文件。

六、本規定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。

七、本規定自公布之日起執行。