翰嶺院管理處制度和檔案管理

(一)管理規章制度

規章制度在日常物業管理實務運行中既是物業管理的保障,又是實施物業管理的準則,一個企業管理水平的高低就可以從它是否有健全的規章制度并嚴格執行上來評判。

我公司在長期物業管理實踐中,制訂了一系列的規章制度,形成了一套涵蓋物業管理運行和行政各要素的制度體系,為全面開展翰嶺院物業管理工作,實現我們的顧問管理目標,我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業有關人員根據我公司制度體系,結合翰嶺院的實際,制訂翰嶺院管理制度和管理體系。

其內容主要有以下諸方面(但不限以下內容)組成。

1、公眾制度

(1)翰嶺院業主管理委員會章程

(2)翰嶺院業主公約

(3)翰嶺院居民精神文明公約

(4)裝修管理規定

(5)用水管理規定

(6)用電管理規定

(7)煤氣使用管理規定

(8)出租房管理規定

(9)環境管理規定

(10)治安管理規定

(11)防火防風管理規定

(12)商鋪管理規定

(13)業主(住戶)停車管理規定

(14)摩托車、自行車管理規定

2、崗位職責

(1)管理處經理崗位職責

(2)財務會計崗位職責

(3)財務出納崗位職責

(4)綜合服務客服主管崗位職責

(5)綜合服務環境主管崗位職責

(6)綜合服務行政主管崗位職責

(7)工程主管崗位職責

(8)保安隊長崗位職責巡邏崗

(9)治安管理員崗位職責

(10)車場管理員崗位職責

(11)監控室保安員崗位職責

(12)設備運行管理員崗位職責

(13)維修管理員崗位職責

(14)后勤管理員崗位職責

(15)檔案管理員崗位職責

(16)行政人事管理員崗位職責

(17)保潔管理員崗位職責

(18)綠化管理員崗位職責

(19)客戶服務管理員崗位職責

備注:各崗位人員可根據具體情況設置,可一人兼職數崗。

3、管理運作制度

(1)員工行為規范

(2)物業交付程序

(3)物業交用程序

(4)供電管理程序

(5)供水管理程序

(6)裝修控制程序

(7)收費運作程序

(8)便民服務工作程序

(9)綠化管理程序

(10)道路管理程序

(11)清潔衛生管理程序

(12)治安管理程序

(13)停車管理程序

(14)值班管理程序

(15)消防管理程序

(16)公用設施改造及維護維修工作程序

(17)社區文化管理程序

(18)業主違例事件處理程序

(19)訪問客戶工作程序

(20)財務核算程序

(21)業主請求處理程序

(22)出租房屋控制程序

(23)商鋪管理程序

4、公司考核管理制度及標準

(1)員工月度考核辦法

(2)員工年終考核辦法

(3)公司其它各項規章制度

(一)物業資料管理

科學的、規范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。翰嶺院作為高層住宅項目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統化、科學化、信息化的科學管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節,對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理,達到提高物業管理水平、更好地服務業戶的目的。

1.物業資料管理流程:

2.檔案資料的分類檢索

(1)開發建設單位移交檔案資料

1)產權資料

A.項目批準文件

B.用地批準文件

C.建筑執照

D.拆遷安置資料

2)技術資料

A.翰嶺院規劃圖

B.建筑施工圖

C.竣工圖

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

D.地質勘測報告

E.工程合同

F.開、竣工報告

G.工程預決算

H.圖紙會審記錄

I.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

J.隱蔽工程驗收簽證

K.沉降觀察記錄

L.竣工驗收證明書

M.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

N.新材料、構配件的鑒定合格證書

O.水電、衛生器具等設備的檢驗合格證書

P.砂漿、混凝土試塊試壓報告

Q.供水試壓報告

3)物業資料

A.翰嶺院基本資料

B.翰嶺院分項資料

C.商業配套資料

D.娛樂設施資料

(2)管理處自建檔案資料

1)業戶資料

A.業戶基本情況

B.產權證書復印件

C.各項簽約文件

2)日常管理資料

A.環境管理記錄

a.日常巡查記錄

b.垃圾清運記錄

c.消殺記錄

d.噪音檢測記錄

B.保安管理記錄

a.日常巡查記錄

b.交接班記錄

c.值班記錄

d.物資搬

運放行記錄

e.緊急事件處理記錄

f.車輛進出記錄

g.夜間查崗記錄

C.車輛檔案

a.車輛詳細資料

b.車位使用協議

D.裝修管理資料檔案

E.維修服務檔案

a.維修委托單

b.維修服務回訪記錄

F收費管理檔案

a.管理費收支公布表

b.管理處與外單位簽訂的各類合同

c.其它

G.設備管理檔案

a.公用設施保養維修記錄

b.機電設備保養維修及運行記錄

c.設備分承包方維修保養記錄

d.設備設施巡視檢查記錄

e.設備臺帳

H.業戶意見調查、統計記錄

I.業戶訪問記錄

J.業戶投訴及處理記錄

K.員工管理檔案

a.員工個人詳細資料

b.員工培訓考核記錄

c.員工業績考核記錄

d.員工內務管理檢查記錄

L.培訓檔案

a.培訓計劃及實施記錄

b.培訓考核及跟查記錄

c.軍事訓練及消防演習記錄

M.行政文件

a.政府部門文件

b.公司規章制度、通知、通報等文件

c.公司榮譽資料

N.其它

3、檔案、資料使用流程:

4、檔案資料收、發管理程序

(1)公司重要資料(如開發建設單位提供的資料)接收必須經過管理處主任或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能分卷歸檔。

(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發放及接收,并分卷歸檔。

5、翰嶺院檔案資料管理要求

(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電子檔案儲存,便于查找和利用。

(3)電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期按相關管理流程清除過期失效文件。

(4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關內容,以保證查閱者及時找到有效的文件。

(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

(6)檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,統一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。

(7)檔案保管必須有專人負責,以達到文檔管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。

(8)檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合管理處文檔管理要求。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設置

駕駛員檔案設置一人一檔(內含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓、管理、使用的主動權,正確真實的掌握駕駛員日常動態及操作技能,合理運用科學管理手段,確保生產安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統的記錄駕駛員自報名、應聘、培訓及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內部調動)為止的整個過程。

2、結合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎檔案資料建設的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓、使用、管理上提供科學、準確地依據。

4、駕駛員招聘、培訓考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓至上崗的全過程,通過基礎操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風等情況。

5、安全行車責任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風、駕駛技能,為安全生產管理提供準確地依據。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術水平及駕駛作風,杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業資格證在年審結束后要及時復印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28