**物業(yè)管理有限公司程序

--參觀交流接待工作程序

1.目的

規(guī)范公司參觀交流接待工作,體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好的企業(yè)形象。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理辦公室為公司接待工作負(fù)責(zé)部門,并指定、協(xié)調(diào)相關(guān)人員負(fù)責(zé)各類參觀、交流活動(dòng)。

3.2各部門經(jīng)理為本部門交流接待工作的第一責(zé)任人;

3.3各部門指定接待人員負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)接待工作的落實(shí)。

4.方法和過程控制

4.1接待級(jí)別

4.1.1總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)根據(jù)參觀、交流或外來人員實(shí)習(xí)的具體情況確定接待級(jí)別。接待級(jí)別分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí),各部門可根據(jù)參觀接待所確定的接待級(jí)別安排具體接待工作。

4.1.2一級(jí)接待

4.1.2.1公司本部一級(jí)接待

A.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)提前知會(huì)公司全體人員做好準(zhǔn)備;

B.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備迎賓接待牌、公司簡(jiǎn)介、禮品等相關(guān)物品資料;

C.房產(chǎn)后勤管理部負(fù)責(zé)公司現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的檢查和整理;

D.總經(jīng)理(助理)及相關(guān)人員在正門進(jìn)行迎接和指引。

4.1.2.2業(yè)務(wù)部門一級(jí)接待

A.提前通知各崗位負(fù)責(zé)人做好現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清潔,秩序維持(包括車輛停放),并根據(jù)情況確定設(shè)立臨時(shí)崗位做好安全防范措施;

B.提前準(zhǔn)備迎賓接待牌、貴賓卡、公司簡(jiǎn)介、禮品等相關(guān)物品資料;

C.接待現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員在正門進(jìn)行迎接和指引;

D.部門各崗位負(fù)責(zé)人在接待現(xiàn)場(chǎng)予以待命,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理各項(xiàng)臨時(shí)事務(wù);

E.接待完畢后,由現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員歡送離開。

4.1.3二級(jí)接待

二級(jí)接待須由部門經(jīng)理(助理)向來賓發(fā)放貴賓卡,介紹管理服務(wù)區(qū)域的基本情況,回答來賓提問。接待時(shí)須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

4.1.4三級(jí)接待

由部門接待負(fù)責(zé)人向來賓介紹所轄小區(qū)(或大廈)的基本情況,回答來賓提問。接待時(shí)須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

4.2接待流程

4.2.1各部門如接到其它機(jī)構(gòu)或人員的參觀、工作交流要求時(shí),應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)公司總經(jīng)理辦公室具體聯(lián)系處理。

4.2.2總經(jīng)理辦公室在接到接待要求后,在三個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)實(shí)際情況確定是否予以接待。

4.2.3各業(yè)務(wù)部門接待責(zé)任人在收到接待信息后,須通知部門經(jīng)理,作好相應(yīng)的接待準(zhǔn)備。

4.2.4外來參觀接待流程

4.2.4.1參觀安排部門包括集團(tuán)各部門和系統(tǒng)內(nèi)各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團(tuán)內(nèi)和住宅局安排的參觀一般應(yīng)予以安排,其他房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出參觀要求時(shí),應(yīng)根據(jù)其對(duì)公司是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情考慮是否接待。

4.2.4.2總辦負(fù)責(zé)接待人員接到來電、來函、上門要求參觀時(shí),應(yīng)了解參觀小區(qū)名稱、人數(shù)、參觀時(shí)間、路線、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等,根據(jù)來訪人員的職位、重要性確定參觀級(jí)別,確定是否予以安排參觀。

4.2.4.3總經(jīng)理辦公室參觀接待負(fù)責(zé)人應(yīng)將參觀人員情況在《參觀接待登記表》中予以登記,并及時(shí)與參觀小區(qū)接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系,通知各參觀小區(qū)作好參觀接待準(zhǔn)備。

4.2.4.4各小區(qū)管理處應(yīng)制定參觀路線和參觀介紹詞,并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。管理處應(yīng)對(duì)參觀接待負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn),熟悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識(shí)。

4.2.4.5各參觀接待管理處接待負(fù)責(zé)人在接到總經(jīng)理辦公室參觀通知時(shí),應(yīng)填寫《參觀接待登記表》。如遇其他公司臨時(shí)要求參觀時(shí),應(yīng)及時(shí)與總辦接待人員聯(lián)系,總辦與安排部門予以核實(shí)后,再進(jìn)行安排。

4.2.5工作交流接待流程

4.2.5.1工作交流安排部門包括集團(tuán)各部門和系統(tǒng)內(nèi)各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團(tuán)系統(tǒng)和住宅局安排的參觀一般應(yīng)予以安排,其他房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出工作交流要求時(shí),原則上不安排,但可根據(jù)其對(duì)公司是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情考慮是否接待。

4.2.5.2總辦負(fù)責(zé)接待人員接到來電、來函、上門要求進(jìn)行工作交流時(shí),應(yīng)了解工作交流內(nèi)容、交流部門名稱、人數(shù)、時(shí)間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等,確定是否予以安排參觀。

4.2.5.3填寫《工作交流安排表》,發(fā)郵件至接待管理處,通知其作好接待準(zhǔn)備,同時(shí)抄送要求工作交流部門或公司。

4.2.5.4各小區(qū)管理處接待負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作交流內(nèi)容,確定各崗位引導(dǎo)人。正式實(shí)習(xí)開始前,部門經(jīng)理應(yīng)先向交流人員介紹小區(qū)總體管理情況,接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制交流過程,各崗位引導(dǎo)人對(duì)交流人員進(jìn)行具體實(shí)習(xí)內(nèi)容的培訓(xùn)與交流。

4.2.6工作實(shí)習(xí)接待流程

4.2.6.1**物業(yè)發(fā)展公司聯(lián)系工作實(shí)習(xí)時(shí),總辦參觀接待安排人員根據(jù)實(shí)習(xí)計(jì)劃與實(shí)習(xí)安排與實(shí)習(xí)部門對(duì)接,并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

4.2.6.2經(jīng)與發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室培訓(xùn)組對(duì)接,確定顧問項(xiàng)目實(shí)習(xí)安排后,填寫《工作交流安排表》,報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任審批后,參觀接待安排人員將郵件發(fā)至各實(shí)習(xí)管理處,同時(shí)抄送發(fā)展公司總辦培訓(xùn)對(duì)接人。

4.2.6.3實(shí)習(xí)管理處根據(jù)顧問項(xiàng)目實(shí)習(xí)崗位對(duì)各人員進(jìn)行引導(dǎo)和培訓(xùn),并將實(shí)習(xí)過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋總辦,以便能及時(shí)與發(fā)展公司保持聯(lián)系。

4.2.6.4實(shí)習(xí)完畢,各實(shí)習(xí)管理處負(fù)責(zé)結(jié)算實(shí)習(xí)人員餐費(fèi),并根據(jù)實(shí)際實(shí)習(xí)情況填寫《實(shí)習(xí)費(fèi)用結(jié)算單》報(bào)總辦,總辦匯總后與發(fā)展公司總辦培訓(xùn)組進(jìn)行確認(rèn),同時(shí)抄送財(cái)務(wù)部。

4.2.6.5發(fā)展公司總辦培訓(xùn)組確認(rèn)后,財(cái)務(wù)部與發(fā)展公司財(cái)務(wù)部對(duì)接和劃拔實(shí)習(xí)費(fèi)用,費(fèi)用到帳后劃入各實(shí)習(xí)部門。

4.3公司接待人員在接待工作中應(yīng)注意依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定,做好保密工作。

4.4各部門接待人員負(fù)責(zé)保留工作交流、參觀接待人員名片,并將原件或復(fù)印件交總經(jīng)理辦公室存檔,建立參觀信息庫(kù)。

5.質(zhì)量記錄表格

*WY7.5.1-Z01-F1《參觀接待登記表》

*WY7.5.1-Z01-F2《工作交流安排表》

*WY7.5.1-Z01-F3《實(shí)習(xí)費(fèi)用結(jié)算單》

篇2:H公司來賓參觀接待制度

(一)茲為促進(jìn)公共關(guān)系擴(kuò)大宣傳效果兼顧公司機(jī)密特訂定本辦法。

(二)參觀種類:

1.定時(shí)參觀:先以公文或電話預(yù)先約定參觀時(shí)間與范圍。

(1)團(tuán)體參觀:機(jī)關(guān)學(xué)校或社會(huì)團(tuán)體約定來廠參觀者。

(2)貴賓參觀:政府首長(zhǎng)社會(huì)名流以及國(guó)內(nèi)外各大企業(yè)負(fù)責(zé)人經(jīng)公司允準(zhǔn)來廠參觀者。

(3)普通參觀:一般客戶或業(yè)務(wù)有關(guān)人員來廠參觀者。

2.臨時(shí)參觀:因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)決定來廠參觀者。

(三)接待方式:

1.團(tuán)體參觀:凡參觀人數(shù)能在會(huì)客室容納者,均以煙茶招待,否則一律免于招待,至于陪同人員由管理部協(xié)調(diào)有關(guān)單位決定。

2.貴賓參觀:按公司通知以咖啡、西點(diǎn)、冷飲、煙茶或其他方式招待的,并由公司高級(jí)人員陪同或由有關(guān)單位簡(jiǎn)報(bào)。

3.普通參觀:以煙茶招待的,由管理部或有關(guān)部門派員陪同。

4.臨時(shí)參觀:同普通參觀。

(四)參觀規(guī)則:

1.貴賓參觀及團(tuán)體參觀:由公司核準(zhǔn)并于參觀前三日將參觀通知單填送各工地管理部門,以憑辦理接待,如事出至急先以電話通知后補(bǔ)通知單。

2.普通參觀:由各部經(jīng)理核準(zhǔn),并于參觀前一日將參觀通知單填送工地,以利接待,但參觀涉及兩個(gè)部以上者,應(yīng)比照?qǐng)F(tuán)體參觀辦理。

3.臨時(shí)參觀:由各部經(jīng)(副)理核定,并于參觀前一小時(shí)以電話通知各工地管理部辦理接待,如參觀涉及兩個(gè)部以上者,應(yīng)商請(qǐng)管理部協(xié)調(diào)辦理之。

4.未經(jīng)核準(zhǔn)的參觀人員,一律拒絕參觀,擅自率領(lǐng)參觀人員參觀者,得按泄露商業(yè)機(jī)密論。

5.參觀人員除特準(zhǔn)者外,一律婉拒拍照,并由陪同參觀人員委婉說明。

(五)本辦法如有未盡事宜得隨時(shí)檢討修正。

(六)本辦法呈報(bào)公司核準(zhǔn)后公布施行。

篇3:接待參觀考察活動(dòng)管理規(guī)程

接待參觀考察活動(dòng)管理規(guī)程

1.0目的

規(guī)范參觀考察活動(dòng)接待的各項(xiàng)程序,樹立管理處整體形象。

2.0適用范圍

適用于**醫(yī)院管理處接待參觀考察活動(dòng)的各項(xiàng)管理。

3.0職責(zé)

3.1保安部負(fù)責(zé)茶水、椅子等后勤保障工作。

3.2清潔部負(fù)責(zé)接待現(xiàn)場(chǎng)的清潔及物品擺放工作。

3.3管理處主管全面負(fù)責(zé)接待工作。

4.0相關(guān)規(guī)定

4.1管理處主管負(fù)責(zé)接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同行朋友到**醫(yī)院視察、參觀、來訪等活動(dòng)。

4.2保安部、清潔部接到通知后必須在20分鐘內(nèi)完成所有準(zhǔn)備工作。

4.3清潔部加強(qiáng)對(duì)廣場(chǎng)、門診大堂、通道等各公共部位的保潔。

4.4保安部各崗位提高警惕,隨時(shí)準(zhǔn)備迎接工作,樹立良好的形象。

4.5負(fù)責(zé)接待的工作人員,必須做到服務(wù)規(guī)范、言行規(guī)范。

4.6接待活動(dòng)結(jié)束,由管理處主管負(fù)責(zé)收集接待資料(包括照片、會(huì)議記錄等),并做好接待場(chǎng)地清理工作。事后在《管理處工作記錄表》上做好記錄。

4.7接待活動(dòng)產(chǎn)生的資料由管理處負(fù)責(zé)統(tǒng)一保存。

5.0記錄

5.1《管理處工作記錄表》QR/27Z-001