1.目的

對采購過程及供方進行控制,確保所采購的產品符合規定要求。

2.適用范圍

適用于華東電氣公司經營電器產品的采購控制,以及華東電氣工程公司生產所需的原材料、元器件采購、外協加工及供方服務的控制。

3.職責

1)商務部負責編制《采購計劃》,及時下達采購部。

2)工程部負責制定采購產品技術要求,及時下達采購部。

3)采購部對采購過程進行有效控制。

4)倉庫負責元器件等直接入庫產品數量的驗收。?

5)質管部負責采購品質量特性檢驗。負責柜體等直接進入車間的產品數量的核查。

6)總經理批準《合格供方名單》。主管經理負責審批《供方評定記錄表》。

4.工作程序

4.1采購產品分類

根據采購產品對隨后生產或加工產品質量的影響程度,將采購產品分為二類:

1)A類產品:直接影響最終產品使用或安全性能,如柜體、變頻器、電器元件、接線端子、電線、電纜、銅排等;也包括構成最終產品非關鍵部位的批量物資,它一般不影響最終產品的性能,但對產品裝配質量會有影響,如螺栓、螺帽、線槽等材料。

根據采購產品在我公司的應用及銷售范圍,將A類產品按品牌和要求分為三類:

a)主營品牌:我公司元器件銷售或工程項目制作使用的常規產品。這類產品的供應商應重點控制。通過初評、使用和評價結果將供應商分為三級管理。具體見4.2.2.1條款的規定。

b)非主營品牌:我公司元器件銷售或工程項目制作使用的非常規品牌。

c)客戶或工程指定品牌:元器件銷售或工程項目制作時客戶指定的采購產品。

2)B類產品:非直接用于產品本身的起輔助作用的物資,如一般包裝材料等;也包括零星急用在市場上單個采購不構成批量的產品。

4.2合格供方評價、選擇、再評價

4.2.1A類產品的新供方評價、選擇

4.2.1.1資質信息收集

收集供方資質信息的渠道可以是上網查詢、公司經理指定或建議、公司其它部門人員提供信息、業務單位提供信息等。采購部根據各種信息,初選適宜的供方,按初選結果要求供方提供相關證明材料。

1.對于經銷商應收集營業執照復印件、稅務登記證、產品代理授權書。

2.對于非3C生產廠應提供以下主要證明材料:

1)營業執照復印件、稅務登記證、質量體系認證證書、生產許可證(國家有規定的產品));

2)對于未作管理體系認證的企業,初次合作應提供符合產品標準的產品質量檢驗報告單,或提供少量樣品(件)。

3.CCC生產廠應提供以下主要證明材料:

1)強制性產品認證證書(CCC)、生產許可證

2)強制性產品認證關鍵原材料產品質量檢驗報告(必須是CNAS認可實驗室出具的);

4.2.1.2新供方評價、選擇控制

采購部按以上要求收集完整相關資質并整理匯總。對于資質滿足初選要求的供方先列入《新供方初次合作登記表》。初選新供方由采購部主管評價,并在《新供方初次合作登記表》上簽字確認。對于A類主營品牌,采購部主管對資質評價滿足要求即可要求供貨。對于A類非主營品牌、客戶或工程指定品牌和批量較大的螺栓、螺帽、線槽等材料,除要求提供資質外,必要時要求提供樣品或到供方現場進行實地考察。樣品由車間或質檢部門進行試用或檢測,如沒有質量問題,在《新供方初次合作登記表》的相關欄目填寫“試用(或檢測)合格”,方可要求供貨。如樣品或試用結果有問題,在《新供方初次合作登記表》的相關欄目填寫“試用(或檢測)不合格”。供方現場考察由采購部負責,必要時工程技術或質檢部門配合。考察結果應有考察報告。如合格在《新供方初次合作登記表》的相關欄目填寫“合格”。否則,填寫“不合格”。?不合格供方不可再次選用,須另選廠家或供應商。

4.2.2A類產品老供方再評價

4.2.2.1?A類主營品牌評價方法:按《供方評定記錄表Ⅰ》中的評定項目,分數在85以上的列為Ⅰ級供應商;分數在75-85的列為Ⅱ級供應商;分數在75分以下的列為Ⅲ級供應商。每年評價一次。Ⅲ級供應商為限用供用商。

4.2.2.2?A類非主營品牌和客戶或工程指定品牌評價方法:車間、工程部、質管部對采購品質量問題隨時進行反饋,包括性能質量、裝配使用質量等,由發現質量問題的部門負責填寫《供方質量反饋單》。車間、商務部負責對采購品的供貨及時性進行反饋,工程項目以生產調度確認的生產周期為依據,器件、單機以商務和采購協商的貨期為依據,評價供貨時間是否及時和滿足要求。采購每年匯總整理一次各部門意見,根據各部門意見評價,并填寫《供方評定記錄表Ⅱ》。如車間、質管部、工程部、商務部未反饋質量和供貨期問題,則視為滿足要求,采購部主管在《供方評定記錄表Ⅱ》上簽字確認,則可列入《合格供方名單》。如以上部門有反饋意見,則由采購部主管將《供方評定記錄表Ⅱ》報主管經理審批,視問題的嚴重程度,由主管經理評價是否可以繼續合作。經評價合格的納入《合格供方名單》,作為繼續合作的依據。

每年12月,除按以上要求進行再評價外,還應核對供方提供的資質是否有效,有變更或更新的,要讓供方提供最新資質。年度《合格供方名單》統一由采購部主管報總經理批準,方可作為下年繼續合作的依據。3C認證產品使用關鍵件按同樣方式評價控制,每年評價一次。沒有變化,則《合格供方名單》繼續有效。如有變化按3C認證實施規則的要求進行控制。對于需要報認證機構批準的關鍵件供方,由技術負責人負責申請報批。

4.2.3A類產品供方穩定性要求

A類產品對公司產品質量和用戶使用穩定性起著重大作用,因此合格供方經選定后,無特殊情況和重大質量問題,盡量不要隨意更換,供方的相對穩定和一致性,是保證產品質量穩定、一致和合格的基礎。

4.2.4?B類產品供方評價、選擇、再評價

B類產品和零星急用產品(指因急用且數量很少,在市面上偶而采購),在采購前經主管經理對采購計劃進行審批,采購后使用前對其質量進行驗證控制,在驗證或入庫記錄中寫明供方名稱,以便有問題時跟蹤。其供方不按A類控制。

4.2.5對服務外包方的控制

為公司提供服務的供方,如運輸公司,簽訂服務合同進行控制;檢測、培訓等選擇有能力、有資質的相關機構,不再作能力評價。

4.3采購

4.3.1采購流程

采購計劃采購分工采購實施產品到貨驗收產品辦理入庫登記入賬?財務報賬

4.3.2采購控制

1)采購部或銷售中心采購人員接到經過批準的采購計劃后,應先核對需采購產品的規格型號、品牌或其它要求是否明確。若對采購計劃有異議,可及時反饋商務部,確需修改時,由商務部計劃員重新編制采購計劃注明原采購計劃的一項或幾項變更。采購計劃經確認和審核無誤后,采購人員根據分工,按照采購計劃要求在規定的合格供方實施采購,對于長期合作的老供方,直接電話聯系發貨,采購人員作好聯系記錄,明確采購產品各項要求和到貨時間;對于第一次合作的供方和A類主營品牌,應在供貨前簽訂合同;A類非主營品牌和客戶或工程指定品牌,應視供方合作情況及產品具體要求,在供貨前簽訂合同或傳真需貨訂單。合同或訂單內容包括產品名稱、規格型號、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等,包括相應的技術要求附件。

2)采購人員負責對所采購產品貨期進行跟蹤,確保采購產品及時準確到貨。如貨期、產品型號等發生變化,要及時與業務員或工程技術人員進行溝通,必要時填寫《材料變更確認單》,經項目設計人員確認后實施采購。具體執行《設計開發控制程序》4.7條要求。

3)采購作業控制、采購合同簽訂內容和要求,以及采購貨期跟蹤具體見《采購操作規范》。

4.3.3采購產品驗證控制

產品到貨后采購人員應通知檢驗人員進行采購產品檢驗或驗證;驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、驗證、提供合格證明文件等方式。根據采購產品不同,在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。本公司采購產品主要有以下幾種驗證方式:

1)直接銷售的單機、電器元件,直接送倉庫,由倉庫管理員進行外觀查驗,合格辦理入庫,并及時登記入賬。

2)工程項目安裝使用的電器元件、電線、電纜、銅排等關鍵原材料在入庫前由倉庫管理員核驗數量準確無誤后,按規定檢驗要求通知質檢員進行外觀全檢和性能抽檢,質檢員做好《進貨檢驗記錄》,合格品辦理入庫。

3)柜體外殼等直接進入車間的采購品,由采購人員通知質管部檢驗員進行檢驗。對于采購品數量由質檢員和車間主任共同核驗,核驗無誤車間主任在《進貨檢驗記錄》上簽字確認。如核驗數量有誤,由質檢員與采購人員聯系,由采購人員向供方反饋,要求退換或補供貨。對于質量特性由檢驗員進行檢驗。倉庫管理員憑《進貨檢驗記錄》上的“合格”結論辦理入庫。

4)以上各項檢驗發現不合格品由質檢員填寫《不合格品報告單》。采購員或車間依據《不合格品報告單》上的處置意見進行退換貨或讓步使用。

5)本公司不允許顧客或公司質檢員在供方現場實施驗證。特殊情況應在采購合同或設計輸出的技術要求或材料表中注明。

6)對于連續3次以上出現質量問題(產品外殼破損、性能不合格、包裝損壞、產品規格不符等)的產品供方,采購部有關采購人員要將質量問題形成書面《供方質量反饋單》發傳真給供方,要求其分析原因,采取措施實施改進。由采購部對其改進持續有效性進行跟蹤。

4.3.4進貨驗證依據和記錄管理

進貨驗證項目、方法、頻次,抽樣量、判定準則等,在《進貨驗證規程》中進行規定,檢驗人員依據規程進行檢驗,并按要求作好記錄。每月30日,匯總《進貨檢驗記錄》和《不合格品報告單》,按要求作好合格率統計,將記錄和統計結果交質管部統一管理。

5.相關文件

5.1《進貨驗證規程》

5.2《采購操作規范》

6.質量記錄

6.1《供方評定記錄表》?

6.2《合格供方名單》?

6.3《新供方初次合作登記表》

6.5《采購計劃》?

6.6《進貨檢驗記錄》

6.7《不合格品報告單》

6.8《供方質量反饋單》

篇2:酒店采購部車輛出車程序和標準

酒店采購部車輛出車程序與標準

1.準備工作

①上班第一件事:檢查所負責車輛的清潔衛生、油量及其他基本車況,及時加油、洗車。

②在辦公室等候出車。

2.司機接到出車任務單后要仔細閱讀,尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及其去向要了解清楚。

①持汽車使用調度單領取車鑰匙和有關證件。

②提前做好車輛的內外清潔衛生,檢查儲油量和水電及其儀表運轉情況,符合要求再出車。

3.載客行駛

①衣、發整潔。

②待客人入座,放好行李后,關上車門,發動車輛。

③如客人中途要求下車需問清等候的時間及地點。

④有禮貌地回答客人所提問題,熱情幫助乘客解決臨時遇到的困難。

⑤行車到達目的地后,打開車門請客人下車,與客人告別并目送客人離開。

⑥駕車返回前檢查客人坐位,如有遺忘物品及時送還客人。

4.收尾工作

①完成出車任務后,回酒店將車輛停放在指定位置,檢查車況,如未到下班時間和沒有出車任務則安排加油、洗車。

②關閉電源,鎖好車門。

③將車鑰匙交回保安部值班室,填寫出車記錄表。

④回到辦公室,向主管簡單匯報出車情況。填寫用車日報表,包括去向、出車時間、行駛公里等。

⑤保管好出車任務單,月末統一結算。

⑥在辦公室等候出車任務。

篇3:星級酒店采購部工作程序

采購部工作程序

第一節:采購基本程序

一、采購審批程序:

?流程表:使用部門經理——倉庫主任——采購部經理——財務部成本主管——財務部經理——主管副總——總經理

二、采購審批權限

采購內容限制金額批準人

庫存物品$元至$元

$元至$元

$元至$元

生鮮、食品$元至$元

$元至$元

$元至$元

家私$元至$元

$元至$元

$元至$元

文具$元至$元

$元至$元

$元至$元

辦公設備$元至$元

$元至$元

$元至$元

日常維修配件$元至$元

$元至$元

$元至$元

工程設備$元至$元

$元至$元

$元至$元

三、基本程序:

1、使用部門申購;

2、報價;

3、報批;

4、訂貨入倉。

四、采購貨品分為:

1、貨倉存貨補充:倉庫管理人員要經常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達最低界線時,填寫“采購申請單”。庫存最低線,也稱采購線,是酒店為保證供應,減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量,它主要根據各種貨品的每日消耗數量保存期限,進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天數等因素確定。

2、部門新增物料:各部門固業務所需要設備或物料時,由各部門填寫采購申請單,按采購審批程序獲得批準后,由采購部組織實施。

3、部門更替舊有設備或物品:當酒店的經營活動至一定周期時,操作設備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。

4、食物和飲料以及煙酒供應:食物和飲料以及煙酒供應品性質不同,且受客人流量和消費高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙酒品質方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主任、倉庫主任的合作,以便以最佳的食物,產出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采購申請和程序與其他物品不同,除了批量的采購外,每天用料即日采購。

5、燃油和燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序L~

1、貨倉存貨補充采購程序:

倉庫的每種存倉物品,均應設定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時,即需要補充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補貨“采購申請單”,采購申請單內必須注明以下資料。

(1)貨品名稱,規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議。

送采購部經理初審,采購部經理應把倉庫交來采購申請單上簽字確認,并注明到貨時間,退一份回倉庫。采購部經理初審同意后,按倉庫“采購申請單”內容要求,選定相應供應商,提出采購意見,標明本次申購單每種商品的價格,按采購審批程序報批,經總經理批準后,采購部立即組織實施?一般物品要求之2天內完成。有特殊情況,要向主管領導匯報。

2、部門新增物品采購程序;

若部門欲增置新物料,部門經理或各餐廳總廚應查閱每年編制計劃,弄清計劃是否包括該項目等,如沒有預算,應攢寫有關報告,連同“采購申請單”一并送交采購部,采購部按酒店有關采購程序和審批程序進行辦理,經總經理批準后,組織實施。

3、部門更新替舊設備和物品采購程序:

如部門欲替換舊有設備或物品,應先填寫一份“固定資產、物品遺失或損壞報告”給主管副總及財務經理審批。經審批后,將一份遺失或損壞報告和采購申請單一并送交采購部,采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關審批,經總經理批準后,組織采購