1.制訂計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標。

2.制訂會議議程。

3.了解可供使用的場所和設施情況。

4.選擇或提議合適的場所。

5.檢查并比較各項設施。

6.安排交通事宜。

7.協調會務工作人員的活動。

8.招收、培訓會務人員和廣告人員。

9.制定可行預算或按既定預算安排有關工作。

10.確定各項工作的時間安排。

11.視察選定的場所和設施。

12.與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)。

13.確定印刷公司。

14.安排食品、飲料有關事宜。

15.討價還價。

16.同會議發言人和各位貴賓進行聯系。

篇2:各種大型會議服務流程規范

各種大型會議服務流程

流程具體內容

(1)根據任務要求,將家具、茶具、煙具、鮮花準備好。

(2)室內四周擺放花草,屏風等裝飾物。

(3)設專人領位崗,主動禮貌迎賓、領位。

(4)客人就座后,送茶送毛巾,或送飲料。

(5)在客人談話間歇時,添斟茶水飲料。

(6)等候服務時勤觀察,不走動,不交談。

(7)貴賓進入會場,宴會廳,按領位服務流程引領。

(1)會議氣氛莊嚴隆重,會場布置長會議桌或環形會議桌,

桌上鋪設會議桌臺布,座椅用扶手椅,椅座與參加會議

的人數相等,會場綠化高雅。

(2)高規格的會議,要在會議桌中央安放會談兩國國旗,東

道主國國旗在左。

(3)會談桌上必須準備文具、用品,為了保持會場安靜,茶

底盤上放一塊折成四方的小毛巾或茶墊底。

(4)凡屬保密會談,應按接待部門規定,嚴格遵守進入會場

的時間。

(5)參加會談的服務員,必須嚴守國家機密。

重要會議

(1)按會議類型與規格,選擇合適的會議廳。

(2)按會議形式與人數,擺放會議桌和座椅。

(3)按客戶要求,布置會場,掛條幅,設簽到臺,主席臺,

講臺,話筒等會議設施設備等,并適當布置花草。

(4)準備會議所需的文具,用品,席位卡等。

(5)準備會議期間的茶水,咖啡,點心等。

(6)服務員站在門口迎接客人。

(7)客人入座后,要及時送上茶水,毛巾等,做到熱情服務,

并保持安靜。

會議開始后,服務員應退至一旁,并隨時觀察客人對茶

水、飲料、酒等需求量,一般半小時添加一次,遇到舉

杯時,應及時送上酒杯。

(9)會議結束,在門口送客道別感謝。

貿易洽談會

貿易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負責,但餐廳要保證陳列品的安全。

還要根據要求,準備若干小型會議室,供洽談業務,會議室要保持整潔衛生,當中外雙方業務人員洽談時,要及時供應茶水,咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務,保持安靜。

一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡,對晚餐要求豐盛些,因此在一日三餐的供應上,重點放在晚餐。

洽談會期間,一般都要舉行多次招待會或宴請,因此必須抓好宣傳推銷工作,提高菜肴質量和服務質量。

簽字儀式

根據接待單位選定的會議室,經全面清掃后,在廳的中央部位安放一長條形簽字臺,要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風,二邊放綠化,并準備好會議音響設備。

簽字臺鋪設優質臺布,桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具,另備一個吸干墨水器,并在相應地位安放兩把座椅,鮮花放在中間。

在距離座約1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。

應事先按要求準備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時送上舉杯共賀,如時間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤去。

茶話會

茶話會因其優點眾多,故廣泛風行,會議多設圓桌椅子,自由入座,不排席位。

茶話會應根據接待單位規定準備,一般只供應咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、可樂。

客人邊吃邊談,要隨時觀察客人對飲料的需求量,一般半小時添加一次,過程添加2-3次就差不多了。

茶話會中期和臨近結束時,應各分送毛巾一次。

茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。

篇3:裝飾設計工程公司會議管理制度

裝飾設計工程公司會議管理制度

1會議的分類與組織:公司的會議分為全公司性會議、專業性會議和分公司(部門)會議三種。

1.1全公司性會議:包括總經理辦公會議、中高層管理人員會議、全公司員工大會等。由總經理或總經理委托主管副總主持召開。

2.1.2專業性會議:包括全公司性的技術、業務會議等。由分管副總經理主持召開。

1.3分公司(部門)會議:包括各分公司每周晨會、部門工作會議等。由分公司(部門)負責人主持召開。

2會議內容:為避免重復或過多的會議,按會議的內容將公司的會議分為例會和其它會議二種。原則上,例會要按例行的時間、地點、內容和人員組織召開。

2.1例會:

總經理辦公會議:主要是研究、布置工作;決定中層干部的調整和任免事項;研究調整全公司的經營方針、經營思路和經營策略;傳達學習上級的有關文件;決定公司的其它重大事項。一般每月召開一次,時間視具體情況決定,由總經理主持。參加會議的人員為總經理、副總經理等高層管理人員。

中高層管理人員會議:主要內容是匯報、評價前半個月的工作;總結前次中高層管理人員會議精神的貫徹落實情況;安排布置下半個月的工作;接受總經理等高層領導經營理念、經營思想等方面知識的灌輸。一般每半個月召開一次,在每月中和月底各召開一次。

各分公司晨會:每周召開一次。主要內容是檢查總結本單位上周的工作情況,包括接、簽單情況和與客戶溝通、為客戶服務情況;檢查存在的問題;傳達公司召開的有關會議精神,學習公司下發的有關文件;對員工進行培訓等。時間一般在早晨上班后半個小時至一個小時。具體召開時間由各分公司根據工作需要決定。

項目經理會議:主要內容是研究、布置工作;檢查協調施工中存在的問題,提出解決問題的方法;傳達公司會議精神;學習有關業務方面的文件規定等。此類會議由分管副總經理或工程部經理主持召開。一般每月二次,具體時間由工程部決定。

管理業務培訓課:主要培訓對象為中層以上管理人員。可單獨舉行,也可穿插于中高層管理人員例會中進行。每月至少一次。一般情況下,由總經理主持。并可適時聘請有關專家進行授課。主要內容是學習黨和國家的有關政策法規,講授公司的經營理念和先進、科學的管理方法。

2.2其它會議

全公司員工大會:主要內容是總結工作、表彰先進、進行工作動員。根據工作需要適時召開。每季度至少一次,由總經理主持。

經營活動分析會:主要內容是匯報、分析公司前段時間的計劃完成情況和經營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,揭露矛盾,提出改進的措施,不斷提高經濟效益。參加會議人員是分公司經理、主力設計師、助理設計師等。會議由分管副總經理或財務部長主持,不定期召開。

工程質量分析會:主要內容是檢查工程施工中出現的質量問題和苗頭,討論、分析出現問題的原因,研究決定質量管理方面的解決辦法和改進措施,不斷提高工程接單率,增加業務量。參加會議主要人員是工程項目經理、施工隊長、工程監理等。會議由工程總監主持,不定期召開。

安全工作會議:主要內容是匯報、總結安全生產情況,分析處理事故,檢查發生事故的原因,研究決定安全防范措施。由分管工程的副總經理主持,不定期召開。

各部門、分公司工作會議:主要內容是布置、安排工作,傳達公司會議精神等。由部門、分公司負責人主持,不定期召開。

2.3會議的安排:

2.3.1凡涉及多個部門負責人參加的會議,必須在會前經召集部門負責人或分管領導批準后,由公司辦公室統一匯總,并由公司辦公室統一安排方可召開。

2.3.2凡屬已列入辦公室會議計劃的會議,如須改期舉行,召集部門應提前一天提請辦公室調整會議計劃。未獲批準,不得打亂正常會議計劃。

2.3.3對由于準備不充分,或重復性會議,或沒有多大作用的會議,公司辦公室有權拒絕給予安排。

2.3.4由部門召開的全公司性會議,必須服從公司的統一安排。小局服從大局,局部服從整體。

2.4會議的準備工作:會議召開前,會議召集部門和與會人員都應分別做好會議的準備工作,包括準備好會議議程、提案、匯報提綱、發言重點、計劃方案、決議草案,落實好會場,以及會議中需進行表彰的獎品、獎狀、榮譽證書、紀念品等,并由會議召集部門通知好每位與會人員。

2.5會議記錄和會議記錄的整理:

2.5.1各類會議的召開,都必須由會議召集部門安排專門人員做好會議記錄。專門研究工作或安排工作的會議,必須要與會人員親筆簽到。會議記錄包括會議名稱、會議時間、地點、參加人員、主持人、記錄人員、會議主題和主要內容、會議決議等。

2.5.2根據會議內容,會議記錄能詳細記錄的盡量詳細記錄,無法詳細記錄的,也要進行概括,加以記錄。一般地,領導指示性講話、安排工作應詳記,其它則可記要點。

2.5.3會議結束后,會務部門要對會議記錄進行整理。重要會議如總經理辦公會議、中層干部會議等還須整理出會議紀要,打印分發至各分公司、各部門遵照執行,以便于進行檢查、落實。

2.6會議精神的傳達、貫徹、落實:會議是為解決某些問題、達到一定目的而召開的。會議精神必須進行傳達、貫徹、落實(涉及保密的內容不在此列)。對全公司性的工作會議,各分公司、部門應在會議結束后的三天內傳達到每位員工中。

會議精神的傳達、貫徹和落實,由公司辦公室和總經理秘書進行督促和檢查。未能按時按傳達到位的,每次對該分公司、部門負責人罰款100元。各分公司、部門在傳達貫徹會議精神時應結合自身實際進行,對在傳達貫徹過程中出現的新情況、新問題,應及時向會議召集部門和公司辦公室進行反饋。