1.制訂計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)。

2.制訂會(huì)議議程。

3.了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況。

4.選擇或提議合適的場(chǎng)所。

5.檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施。

6.安排交通事宜。

7.協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。

8.招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員。

9.制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作。

10.確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。

11.視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施。

12.與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽(tīng)服務(wù)公司)。

13.確定印刷公司。

14.安排食品、飲料有關(guān)事宜。

15.討價(jià)還價(jià)。

16.同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。

篇2:各種大型會(huì)議服務(wù)流程規(guī)范

各種大型會(huì)議服務(wù)流程

流程具體內(nèi)容

(1)根據(jù)任務(wù)要求,將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。

(2)室內(nèi)四周擺放花草,屏風(fēng)等裝飾物。

(3)設(shè)專人領(lǐng)位崗,主動(dòng)禮貌迎賓、領(lǐng)位。

(4)客人就座后,送茶送毛巾,或送飲料。

(5)在客人談話間歇時(shí),添斟茶水飲料。

(6)等候服務(wù)時(shí)勤觀察,不走動(dòng),不交談。

(7)貴賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng),宴會(huì)廳,按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。

(1)會(huì)議氣氛莊嚴(yán)隆重,會(huì)場(chǎng)布置長(zhǎng)會(huì)議桌或環(huán)形會(huì)議桌,

桌上鋪設(shè)會(huì)議桌臺(tái)布,座椅用扶手椅,椅座與參加會(huì)議

的人數(shù)相等,會(huì)場(chǎng)綠化高雅。

(2)高規(guī)格的會(huì)議,要在會(huì)議桌中央安放會(huì)談兩國(guó)國(guó)旗,東

道主國(guó)國(guó)旗在左。

(3)會(huì)談桌上必須準(zhǔn)備文具、用品,為了保持會(huì)場(chǎng)安靜,茶

底盤上放一塊折成四方的小毛巾或茶墊底。

(4)凡屬保密會(huì)談,應(yīng)按接待部門規(guī)定,嚴(yán)格遵守進(jìn)入會(huì)場(chǎng)

的時(shí)間。

(5)參加會(huì)談的服務(wù)員,必須嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。

重要會(huì)議

(1)按會(huì)議類型與規(guī)格,選擇合適的會(huì)議廳。

(2)按會(huì)議形式與人數(shù),擺放會(huì)議桌和座椅。

(3)按客戶要求,布置會(huì)場(chǎng),掛條幅,設(shè)簽到臺(tái),主席臺(tái),

講臺(tái),話筒等會(huì)議設(shè)施設(shè)備等,并適當(dāng)布置花草。

(4)準(zhǔn)備會(huì)議所需的文具,用品,席位卡等。

(5)準(zhǔn)備會(huì)議期間的茶水,咖啡,點(diǎn)心等。

(6)服務(wù)員站在門口迎接客人。

(7)客人入座后,要及時(shí)送上茶水,毛巾等,做到熱情服務(wù),

并保持安靜。

會(huì)議開(kāi)始后,服務(wù)員應(yīng)退至一旁,并隨時(shí)觀察客人對(duì)茶

水、飲料、酒等需求量,一般半小時(shí)添加一次,遇到舉

杯時(shí),應(yīng)及時(shí)送上酒杯。

(9)會(huì)議結(jié)束,在門口送客道別感謝。

貿(mào)易洽談會(huì)

貿(mào)易洽談會(huì)一般要選用一個(gè)餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé),但餐廳要保證陳列品的安全。

還要根據(jù)要求,準(zhǔn)備若干小型會(huì)議室,供洽談業(yè)務(wù),會(huì)議室要保持整潔衛(wèi)生,當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時(shí),要及時(shí)供應(yīng)茶水,咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務(wù),保持安靜。

一般參加洽談的客人對(duì)早、午餐要求從簡(jiǎn),對(duì)晚餐要求豐盛些,因此在一日三餐的供應(yīng)上,重點(diǎn)放在晚餐。

洽談會(huì)期間,一般都要舉行多次招待會(huì)或宴請(qǐng),因此必須抓好宣傳推銷工作,提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

簽字儀式

根據(jù)接待單位選定的會(huì)議室,經(jīng)全面清掃后,在廳的中央部位安放一長(zhǎng)條形簽字臺(tái),要求簽字臺(tái)背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長(zhǎng)屏風(fēng),二邊放綠化,并準(zhǔn)備好會(huì)議音響設(shè)備。

簽字臺(tái)鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺(tái)布,桌上放兩國(guó)的國(guó)旗和兩套簽字用文具,另備一個(gè)吸干墨水器,并在相應(yīng)地位安放兩把座椅,鮮花放在中間。

在距離座約1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。

應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時(shí)送上舉杯共賀,如時(shí)間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤去。

茶話會(huì)

茶話會(huì)因其優(yōu)點(diǎn)眾多,故廣泛風(fēng)行,會(huì)議多設(shè)圓桌椅子,自由入座,不排席位。

茶話會(huì)應(yīng)根據(jù)接待單位規(guī)定準(zhǔn)備,一般只供應(yīng)咖啡、紅茶、綠茶、中西式點(diǎn)心、糖果、可樂(lè)。

客人邊吃邊談,要隨時(shí)觀察客人對(duì)飲料的需求量,一般半小時(shí)添加一次,過(guò)程添加2-3次就差不多了。

茶話會(huì)中期和臨近結(jié)束時(shí),應(yīng)各分送毛巾一次。

茶話會(huì)的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。

篇3:裝飾設(shè)計(jì)工程公司會(huì)議管理制度

裝飾設(shè)計(jì)工程公司會(huì)議管理制度

1會(huì)議的分類與組織:公司的會(huì)議分為全公司性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議和分公司(部門)會(huì)議三種。

1.1全公司性會(huì)議:包括總經(jīng)理辦公會(huì)議、中高層管理人員會(huì)議、全公司員工大會(huì)等。由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托主管副總主持召開(kāi)。

2.1.2專業(yè)性會(huì)議:包括全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)會(huì)議等。由分管副總經(jīng)理主持召開(kāi)。

1.3分公司(部門)會(huì)議:包括各分公司每周晨會(huì)、部門工作會(huì)議等。由分公司(部門)負(fù)責(zé)人主持召開(kāi)。

2會(huì)議內(nèi)容:為避免重復(fù)或過(guò)多的會(huì)議,按會(huì)議的內(nèi)容將公司的會(huì)議分為例會(huì)和其它會(huì)議二種。原則上,例會(huì)要按例行的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和人員組織召開(kāi)。

2.1例會(huì):

總經(jīng)理辦公會(huì)議:主要是研究、布置工作;決定中層干部的調(diào)整和任免事項(xiàng);研究調(diào)整全公司的經(jīng)營(yíng)方針、經(jīng)營(yíng)思路和經(jīng)營(yíng)策略;傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)的有關(guān)文件;決定公司的其它重大事項(xiàng)。一般每月召開(kāi)一次,時(shí)間視具體情況決定,由總經(jīng)理主持。參加會(huì)議的人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高層管理人員。

中高層管理人員會(huì)議:主要內(nèi)容是匯報(bào)、評(píng)價(jià)前半個(gè)月的工作;總結(jié)前次中高層管理人員會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況;安排布置下半個(gè)月的工作;接受總經(jīng)理等高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)理念、經(jīng)營(yíng)思想等方面知識(shí)的灌輸。一般每半個(gè)月召開(kāi)一次,在每月中和月底各召開(kāi)一次。

各分公司晨會(huì):每周召開(kāi)一次。主要內(nèi)容是檢查總結(jié)本單位上周的工作情況,包括接、簽單情況和與客戶溝通、為客戶服務(wù)情況;檢查存在的問(wèn)題;傳達(dá)公司召開(kāi)的有關(guān)會(huì)議精神,學(xué)習(xí)公司下發(fā)的有關(guān)文件;對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)等。時(shí)間一般在早晨上班后半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí)。具體召開(kāi)時(shí)間由各分公司根據(jù)工作需要決定。

項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)議:主要內(nèi)容是研究、布置工作;檢查協(xié)調(diào)施工中存在的問(wèn)題,提出解決問(wèn)題的方法;傳達(dá)公司會(huì)議精神;學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)方面的文件規(guī)定等。此類會(huì)議由分管副總經(jīng)理或工程部經(jīng)理主持召開(kāi)。一般每月二次,具體時(shí)間由工程部決定。

管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課:主要培訓(xùn)對(duì)象為中層以上管理人員。可單獨(dú)舉行,也可穿插于中高層管理人員例會(huì)中進(jìn)行。每月至少一次。一般情況下,由總經(jīng)理主持。并可適時(shí)聘請(qǐng)有關(guān)專家進(jìn)行授課。主要內(nèi)容是學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī),講授公司的經(jīng)營(yíng)理念和先進(jìn)、科學(xué)的管理方法。

2.2其它會(huì)議

全公司員工大會(huì):主要內(nèi)容是總結(jié)工作、表彰先進(jìn)、進(jìn)行工作動(dòng)員。根據(jù)工作需要適時(shí)召開(kāi)。每季度至少一次,由總經(jīng)理主持。

經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì):主要內(nèi)容是匯報(bào)、分析公司前段時(shí)間的計(jì)劃完成情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果,評(píng)價(jià)各方面的工作情況,肯定成績(jī),揭露矛盾,提出改進(jìn)的措施,不斷提高經(jīng)濟(jì)效益。參加會(huì)議人員是分公司經(jīng)理、主力設(shè)計(jì)師、助理設(shè)計(jì)師等。會(huì)議由分管副總經(jīng)理或財(cái)務(wù)部長(zhǎng)主持,不定期召開(kāi)。

工程質(zhì)量分析會(huì):主要內(nèi)容是檢查工程施工中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題和苗頭,討論、分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因,研究決定質(zhì)量管理方面的解決辦法和改進(jìn)措施,不斷提高工程接單率,增加業(yè)務(wù)量。參加會(huì)議主要人員是工程項(xiàng)目經(jīng)理、施工隊(duì)長(zhǎng)、工程監(jiān)理等。會(huì)議由工程總監(jiān)主持,不定期召開(kāi)。

安全工作會(huì)議:主要內(nèi)容是匯報(bào)、總結(jié)安全生產(chǎn)情況,分析處理事故,檢查發(fā)生事故的原因,研究決定安全防范措施。由分管工程的副總經(jīng)理主持,不定期召開(kāi)。

各部門、分公司工作會(huì)議:主要內(nèi)容是布置、安排工作,傳達(dá)公司會(huì)議精神等。由部門、分公司負(fù)責(zé)人主持,不定期召開(kāi)。

2.3會(huì)議的安排:

2.3.1凡涉及多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議,必須在會(huì)前經(jīng)召集部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由公司辦公室統(tǒng)一匯總,并由公司辦公室統(tǒng)一安排方可召開(kāi)。

2.3.2凡屬已列入辦公室會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議,如須改期舉行,召集部門應(yīng)提前一天提請(qǐng)辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未獲批準(zhǔn),不得打亂正常會(huì)議計(jì)劃。

2.3.3對(duì)由于準(zhǔn)備不充分,或重復(fù)性會(huì)議,或沒(méi)有多大作用的會(huì)議,公司辦公室有權(quán)拒絕給予安排。

2.3.4由部門召開(kāi)的全公司性會(huì)議,必須服從公司的統(tǒng)一安排。小局服從大局,局部服從整體。

2.4會(huì)議的準(zhǔn)備工作:會(huì)議召開(kāi)前,會(huì)議召集部門和與會(huì)人員都應(yīng)分別做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作,包括準(zhǔn)備好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)提綱、發(fā)言重點(diǎn)、計(jì)劃方案、決議草案,落實(shí)好會(huì)場(chǎng),以及會(huì)議中需進(jìn)行表彰的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、紀(jì)念品等,并由會(huì)議召集部門通知好每位與會(huì)人員。

2.5會(huì)議記錄和會(huì)議記錄的整理:

2.5.1各類會(huì)議的召開(kāi),都必須由會(huì)議召集部門安排專門人員做好會(huì)議記錄。專門研究工作或安排工作的會(huì)議,必須要與會(huì)人員親筆簽到。會(huì)議記錄包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主持人、記錄人員、會(huì)議主題和主要內(nèi)容、會(huì)議決議等。

2.5.2根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,會(huì)議記錄能詳細(xì)記錄的盡量詳細(xì)記錄,無(wú)法詳細(xì)記錄的,也要進(jìn)行概括,加以記錄。一般地,領(lǐng)導(dǎo)指示性講話、安排工作應(yīng)詳記,其它則可記要點(diǎn)。

2.5.3會(huì)議結(jié)束后,會(huì)務(wù)部門要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理。重要會(huì)議如總經(jīng)理辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議等還須整理出會(huì)議紀(jì)要,打印分發(fā)至各分公司、各部門遵照?qǐng)?zhí)行,以便于進(jìn)行檢查、落實(shí)。

2.6會(huì)議精神的傳達(dá)、貫徹、落實(shí):會(huì)議是為解決某些問(wèn)題、達(dá)到一定目的而召開(kāi)的。會(huì)議精神必須進(jìn)行傳達(dá)、貫徹、落實(shí)(涉及保密的內(nèi)容不在此列)。對(duì)全公司性的工作會(huì)議,各分公司、部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的三天內(nèi)傳達(dá)到每位員工中。

會(huì)議精神的傳達(dá)、貫徹和落實(shí),由公司辦公室和總經(jīng)理秘書進(jìn)行督促和檢查。未能按時(shí)按傳達(dá)到位的,每次對(duì)該分公司、部門負(fù)責(zé)人罰款100元。各分公司、部門在傳達(dá)貫徹會(huì)議精神時(shí)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行,對(duì)在傳達(dá)貫徹過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集部門和公司辦公室進(jìn)行反饋。