物業工程設施檔案和物業技術人員管理制度

1)管理好物業工程設施時關系到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業管理人員必須發掘設備潛能,做到物盡其用,充分發揮設備的使用價值。

2)物業工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理:

a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。

b)設備系統原始發票、收據、用戶手冊以及售后服務卡等。

c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。

3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動員工工作積極性。

a)建立設備管理考核、督察制度。

b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。

4)建立ISO9001質量管理體系:

a)建立機房管理制度。

b)建立供、配電管理制度。

c)建立設備維修制度。

d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。

5)對于住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。

a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。

b)四會:即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。

c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。

6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。

a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的原則。

b)盡可能采用節能、經濟適用且品質優良的材料,修舊利新。

c)培養管理隊伍的創新精神,維護業主的權益。

d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

e)加強安全意識,防止意外發生,做好宣傳工作。

7)提高物業管理服務質量。

a)堅持“物業管理服務第一”的意思,培養職業道德和責任心。

b)保證配套設施崗位上有專業操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。

c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。

篇2:酒店設施設備管理制度:設備臺賬檔案資料管理制度

酒店設施設備管理制度:設備臺賬、檔案資料管理制度

1.設備建立臺賬范圍

凡價值在2000元以上,連續使用一年以上,安全壽命周期內都需要技術管理的固定資產,都應列入設備臺賬;

2.設備分類及編號應按照各部門設備功能分為七大類;采用五級號碼制:

生活服務設備-S信息設備-*

文娛保健設備-W環境美化設備-H

保安設備-B交通運載設備-J

其他設備-Q

設備編號說明:

(1)設備的統一編號即為各部門固定資產編號,為了統一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);

(2)如有報廢和調撥出部門,其編號應永久保留,并說明調出原因,不要用新購進或其他設備來填補報廢設備的舊編號;

(3)設備的附件或附屬設備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;

(4)每臺設備都必須在明顯處裝訂上固定資產編號或噴上編號;

3.設備管理類別劃分原則及代號

(1)重點設備:用A表示;凡具備下列條件之一者,為重點設備:

a.負荷高、耗能大、連續性運行的設備;

b.對經營質量影響大的設備;

c.停機后,對經營及酒店聲譽有嚴重影響的設備;

d.修理復雜程度高的設備;

e.備品、配件供應困難的設備;

f.出現故障或事故嚴重影響人身安全的設備;

g.對環境保護及作業有嚴重影響的設備;

h.單臺(套)設備原值在五萬元以上的設備;

例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調設備、電梯等;

(2)重要設備:用B表示;凡具備下列條件之一者,為重要設備:

a.多班運行或開機時間長的設備;

b.需要經常或定期調整的設備;

c.故障停機對酒店經營有影響的設備;

d.故障頻次多或停機時間長的設備;

e.有一定修理復雜程度的設備;

f.配件供應周期長的設備;

g.對操業人員安全及環境污染有影響的設備;

h.單臺(套)原值在一萬元以上的設備;

例:各種泵、通風機、音響設備、燈光設備、計算機、運輸車輛等;

(3)一般設備:用C表示;凡屬下列情況之一的設備,為一般設備:

a.負荷低、開機時間短;

b.對生產、經營質量影響不大的設備;

c.修理復雜程度低或不維修設備;

d.故障停機不影響經營的設備;

e.不構成重點、重要設備的其他設備;

例:彩電、風機盤管、分體空調、窗式空調等;

4.設備臺賬內容

(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;

(2)管理類別:按上面的規定填寫;

(3)設備名稱:按設備銘牌填寫;

(4)設備編號:按上面的規定填寫;

(5)相關設備編號:填寫與本設備相關設備的編號;

(6)固定資產編號:按固定資產賬上填寫;

(7)規格型號:按設備銘牌填寫;

(8)總電功率:填寫本設備需要的總電功率;

(9)制造單位:按設備銘牌填寫;

(10)出廠編號:按設備銘牌填寫;

(11)出廠日期:按設備銘牌填寫;

(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;

(13)安裝地點:填寫設備安裝的具體地點;

(14)設備原值:按固定資產賬填寫;

(15)預計殘值:按固定資產賬填寫;

(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;

(17)使用年限:填寫預計使用的年限;

(18)設備現狀:填寫"在用"或"封存"、"閑置"、"報廢"等;

(19)備注:填寫其他需要說明的內容。

5.設備臺賬卡由工程總監/經理或項目主管填制,總監秘書負責保管存檔。

6.設備情況發生變化,及時修正臺賬記錄。

7.根據臺賬,定期對的所有設備進行盤查,做到賬物相符。

8.設備技術檔案管理

(1)所有重點、重要設備以及列入計劃檢修的一般設備,都應建立技術檔案;特種設備技術檔案的建立,應符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設備按和管理公司要求建立;

(2)設備技術檔案由工程總監/經理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術檔案能及時、準確地反映設備的運行狀況;

(3)應根據設備技術檔案所記載的設備信息,及時分析、研究指導設備維護、檢修及改造、更新。

9.設備技術資料管理

(1)酒店技術資料由工程總監/經理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現象;

(2)設備技術資料應包括的主要內容:

a.設備選型及技術經濟論證材料;

b.上級及領導批準購置的文件;

c.設備購置合同;

a.設備出廠合格證;

e.設備裝箱單及開箱驗收記錄;

f.設備安裝、調試記錄及竣工圖;

g.設備使用說明書及進口設備說明書中文譯本;

h.設備圖紙和備件圖冊

10.使用設備技術資料,使用部門一般使用復印件,如不便復印,可將資料歸檔后,經工程總監/經理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續,存放于使用部門。

11.設備技術資料一般不送檔案室歸檔(或將復印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術檔案柜。

12.資料檔案的管理

(1)維護檔案室的清潔環境和資料的保管環境;

(2)借還資料檔案的手續清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;

(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;

(4)遵守保密規定,未經有關領導授權或批準,一切文件資料不得外傳外借

13.資料檔案的使用規定

(1)查閱資料檔案應在檔案室指定環境范圍內進行,未履行借閱登記手續,任何人不得擅自將資料帶離檔案室;

(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;

(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;

(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應及時放入專用檔案柜中保存;

(5)未經許可不得擅自拍照、抄錄、復印;

(6)借閱資料檔案時間一般以一周為一個借閱期限,重要資料以一天為限,特殊情況應由部門總監/經理簽署意見并注明使用時間,到期未還,管理人員負責催還。

篇3:某某工業園區設施設備業主檔案的建立管理方案

某工業園區設施設備、業主檔案的建立與管理方案

一、管理規章制度

科學完善、合理量化。健全實操的管理規章制度是我們取得成功的重要法寶,也是提高服務品質、提升工業園區形象的重要依據。為進行統一規范和管理,接管后,我們將嚴格按照ISO9001國際標準人、及我公司質量體系文件的要求,對項目實施專業化、規范化管理。我們還將根據該項目實際情況對規章制度及相關程序作適當調整。管理制度主要包括公眾制度及應急措施、ISO9001服務質量控制程序文件、公司內部管理制度等。

二、檔案建立與管理

隨著建筑設計高科技、專業化的發展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時廣開信息渠道,存儲時做到內容全面、豐富,收集時盡可能地完整。我們擬對項目所有物業管理與服務的項目,從主體到配套,從建筑到環境,從硬件到軟件等都建立相應的管理檔案。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀,使檔案管理真正為管理服務。

三、檔案管理運作環節

1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務中心。建立相應的規章制度,對所有檔案資源進行嚴格管理。在收集時,堅持內容豐富的原則,根據實際全面收集,小到一盆花都有詳細的資料收集。

2、資料的分類整理,根據其性質、特點進行細分,做到條理清晰,分類合理。

3、資料歸檔管理,按照資料本身的內在規律、聯系進行分類保存,做到便于查找和調用,在進、出檔案室都有嚴格的規定,嚴防文件流失。檔案的管理環境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。

四、檔案資料的分類

1、接管移交資料:

名稱資料內容

工程建筑產權資料A:規劃圖紙、項目批文、用地批文B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證C:拆遷安置資料

工程技術資料A:紅線圖、總平面圖B:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C:工程合同、工程預決算D:工程設計變更、通知及技術核算單E:竣工圖:1.單體建筑、結構、設備竣工圖2.消防、智能化、中央空調等工程及地下管網竣工圖F:房屋、消防、智能化、中央空調等竣工驗收證明書G:鋼材、水泥等主要材料的質量保證書H:新材料、構配件的鑒定合格證書I:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調等設備的檢驗合格證書J:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調等設備技術資料K:砂漿、混凝土試塊、試壓報告L:綠化工程竣工圖M:其它技術資料

2、管理檔案資料

名稱資料內容

物業資料A:基本資料

B:標識資料

事務管理資料A:事務值班表

B:事務交接記錄表C:物品搬出(入)登記表D:日常事務巡視記錄E:事務回訪登記表

維修資料A:維修申報表B:維修服務派工單C:維修回訪記錄本D:公共設施維修記錄

安全防范及交通管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B:查崗記錄C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車輛出入記錄

設備管理資料A:公用設施保養維修記錄B:各項機電設備保養維修運行記錄C:設備分承包方維修保養記錄D:設備檢查記錄

員工管理資料A:員工個人資料、聘用表B:員工業績考核及獎罰記錄C:員工培訓計劃及實施記錄D:員工培訓考核記錄E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內務管理記錄

意見反饋資料A:服務質量回訪記錄表B:意見調查、統計記錄C:投訴及處理記錄表

行政文件資料A:管理處主任值班及督察記錄B:政府部門文件C:物業公司及主管領導部門文件D:管理處規章制度、通知、通報等文件E:管理處榮譽一覽表F:管理處接待來訪參觀記錄表

會務資料A:會務承辦實施方案B:會務攝影及錄音、錄像資料