為加強(qiáng)合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

一、采購合同的內(nèi)容

公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:

l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。

2、商品的質(zhì)量和包裝

合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。

3、商品的價(jià)格和結(jié)算方式

合同中對商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序,同時(shí)約定開票事宜。

4、交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn),還是自提。

5、商品驗(yàn)收辦法

合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。

6、違約責(zé)任

簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行,因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:

(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;

(2)不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;

(3)逾期發(fā)送商品。

7、合同的變更和解除條件

合同中應(yīng)規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

此外,采購合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,行之有效。

二、合同的審查批準(zhǔn)

1、合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。?

2、合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點(diǎn)是:

(1)合同的合法性。包括:當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

(2)合同的嚴(yán)密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

(3)合同的可行性。包括:當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。

(4)根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)法律顧問把關(guān),或請公證處公證。

三、采購合同的簽訂

1、簽訂采購合同的原則

(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。

(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。

(3)簽訂合同必須堅(jiān)持平等互利、充分協(xié)商的原則。

(4)簽訂合同必須堅(jiān)持等價(jià)、有償?shù)脑瓌t。

(5)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

(6)采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

2、簽訂采購合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。

四、公司采購合同的管理

1、加強(qiáng)對公司采購合同簽訂的管理

加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理,在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時(shí),要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。

2、建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報(bào)檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時(shí),可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實(shí)現(xiàn)。

3、處理好合同糾紛

當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí),雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí),企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象

合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此,加強(qiáng)合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。

篇2:A公司采購合同管理制度

某公司采購合同管理制度

第1章總則

第1條為加強(qiáng)公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度,特制定采購合同管理制度。

第2條本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設(shè)備、辦公用品等的采購管理工作。

第3條公司采購部在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購合同,并按合同進(jìn)行付款。

第4條公司嚴(yán)格遵循平等自愿、互惠互利、誠實(shí)信用的原則訂立采購合同。

第5條合同必須采取書面形式,經(jīng)協(xié)商有關(guān)修改合同的文書、傳真、電報(bào)圖表、電子郵件、報(bào)價(jià)書和會(huì)簽表等,均為合同的組成部分。

第6條合同內(nèi)容必須完整,條款應(yīng)當(dāng)明確、具體,文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn),書寫工整。

第2章合同簽訂

第7條公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人,采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權(quán)下代表公司簽訂采購合同。

第8條未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),任何部門和個(gè)人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。

第9條采購部根據(jù)經(jīng)審批通過的采購申請制定采購方案,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后嚴(yán)格執(zhí)行。

第10條采購合同的簽訂流程如下。

1.采購員采集供應(yīng)商信息

(1)采購員從使用部門的需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商,并根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》,詳細(xì)登記供應(yīng)商各個(gè)方面的信息。

(2)采購員提出對供應(yīng)商的分析意見和采購建議,填寫《供應(yīng)商情況分析表》,將《供應(yīng)商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。

2.確定備選供應(yīng)商。采購部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》,初步篩選符合條件的供應(yīng)商,分析各供應(yīng)商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應(yīng)商,并分配采購份額給各供應(yīng)商。

3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應(yīng)商進(jìn)行談判,共同擬訂采購合同。需要時(shí),可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。

4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》、備選合作供應(yīng)商的采購合同進(jìn)行評審,提出評審意見,并確定各供應(yīng)商的采購份額,報(bào)公司總經(jīng)理審批。

5.合同審批。總經(jīng)理總和評審意見,若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi),總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限,總經(jīng)理將采購合同上報(bào)董事會(huì)審批,同時(shí)遞交評審意見。

6.合同簽訂。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。

第3章合同履行

第11條合同蓋章生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內(nèi)容,全面地履行各自承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)。

第12條公司采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)賬,每一合同設(shè)一臺(tái)賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。

第13條在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。

第4章合同的變更和解除

第12條合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財(cái)務(wù)部、法律顧問等相關(guān)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第13條變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。掛號(hào)寄發(fā)或由對方簽收,掛號(hào)或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第14條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。

第15條合同變更后,合同編號(hào)不予改變。

第16條在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時(shí),采購部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同的。

3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會(huì)致公司重大損失的

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

第17條合同發(fā)生糾紛時(shí),會(huì)同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第五章其他

第18條采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等,按合同編號(hào)整理,由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第19條公司定期對采購合同管理進(jìn)行考核,合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)賬記錄等將影響采購人員的績效考核結(jié)果。

第20條凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。

第21條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)和司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。

第六章附則

第22條本制度未盡事宜,依照國家有關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定,解釋權(quán)歸采購部所有。

第24條本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。

篇3:置業(yè)公司采購合同管理規(guī)定

置業(yè)集團(tuán)公司采購合同管理規(guī)定

第一章總則

第一條為確保合同談判、簽訂、評審、檔案管理、分析評估的嚴(yán)肅性、有效性及規(guī)范性,特制訂本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于采購管理中心。

第二章各業(yè)務(wù)階段的合同管理

第三條合同談判:

(一)談判人員必須通過公司組織的正規(guī)商務(wù)談判和合同知識(shí)培訓(xùn);

(二)在和客戶談判之前,主談人員必須用規(guī)范的表格做好詳盡的談判計(jì)劃;

(三)所談物資為固定資產(chǎn)時(shí),必須按公司相關(guān)文件的要求向請購部門索要董事長的批文;

(四)所談物資含有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性時(shí),必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判,并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn);

(五)大型安裝項(xiàng)目合同,除商務(wù)談判外,還必須連同總經(jīng)辦、工程項(xiàng)目人員一起到供應(yīng)商處實(shí)地考察,以全面了解其實(shí)力、資質(zhì)和以往的工程業(yè)績等。

(六)無論何種物資,原則上杜絕獨(dú)家供貨,必須找至少三家以上的客戶進(jìn)行投標(biāo)、洽談

(七)工程部等其他部門配合談判的合同,采購人員須嚴(yán)格遵守公司的前后臺(tái)管理,做好各方人員的協(xié)調(diào)工作。

(八)所談供應(yīng)商為新客戶時(shí),則其必須提供相關(guān)的證件(稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書);

(九)物資漲價(jià)時(shí),必須有確鑿的信息來源,并經(jīng)部門經(jīng)理批示后方有權(quán)漲價(jià)。

第四條合同簽訂

(一)所有進(jìn)行洽談的合同必須有需求部門正規(guī)的物資申購單,并經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進(jìn)入采購程序;

(二)屬于招標(biāo)采購的,必須嚴(yán)格按照部門的《招標(biāo)手冊》開展工作,開標(biāo)、議標(biāo)、談判增值表等各項(xiàng)資料必須齊備。

(三)所用合同文本必須是我司法務(wù)人員頒布的標(biāo)準(zhǔn)版本,不得隨意更改。

(四)在簽訂合同前,須要求供應(yīng)商提供各項(xiàng)有效的證件,作為合同附件一起評審、存檔。

(五)買賣雙方單位名稱要做到"四一致"(抬頭、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照),不可相差一厘一毫。

(六)若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時(shí),要單獨(dú)以合同附件的形式簽訂,附件號(hào)可按簽訂合同時(shí)的日期編號(hào),如:2006年12月2日簽訂合同的附件可編號(hào)為2006-12-02號(hào)附件。

(七)合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫,若有些欄目不需填寫時(shí)可用"/"代替。

(八)"標(biāo)的"中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計(jì)量標(biāo)準(zhǔn),不能以"捆、扎、堆、斤"等模糊或不規(guī)范詞語填寫;合計(jì)金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫。

(九)我方簽約人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款,特別是保密、商品生產(chǎn)、變更、商業(yè)賄賂之禁止等。

(十)合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改,特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改,應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可,并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。(不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字)

(十一)所談對方是個(gè)體戶時(shí),則必須填寫對方家庭住址,并附有身份證復(fù)印件。

(十二)除合同外,還須和供應(yīng)商簽訂單獨(dú)的《廉政協(xié)議》,作為合同附件一起評審、存檔。

第五條合同評審

(一)合同簽訂后,首先由供應(yīng)商簽字蓋章,之后由我司的合同簽訂人員認(rèn)真填寫合同評審表進(jìn)行合同評審,合同評審表上各項(xiàng)內(nèi)容必須完備、真實(shí)、準(zhǔn)確。

(二)合同評審表上除中標(biāo)單位外,還必須認(rèn)真填寫各競標(biāo)單位的信息。原則上只找一家供應(yīng)商洽談合作的合同,拒絕評審。若是特殊情況,須認(rèn)真在評審表上詳盡說明。

(三)合同原件要求一式五份,并要求供應(yīng)商在每份合同上蓋騎縫章。一份檔案室存檔,一份財(cái)務(wù)部保存,一份部門留存,一份供應(yīng)商,一份備用。

(四)合同簽訂人在填寫好的合同評審表上簽字確認(rèn)后,按照如下流程進(jìn)入評審程序:合同簽訂人