企業(公司)人事檔案管理制度

一、總則

第一條為了規范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據,特制訂本制度。

第二條集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。

(一)原始檔案:員工入司時隨轉的人事檔案材料,員工轉正后調入公司管理。

(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。

(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業學校、學歷、專業、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統的形式所形成的記錄。

經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監督考核。

二、人事檔案的建立

第四條新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料:

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。

(三)工資調整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。

(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料:

(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。

(三)業務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。

(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。

(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。

(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應具備的條件:

(一)必須是已經處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續不完備的材料,應先將手續補齊,并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內容必須實事求是,不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉交相關部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。

應妥善處理不應歸檔的材料:

(一)經過鑒別,凡應轉往有關單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數,經批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料,可經批準后給予銷毀,并應對其本人說明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續,任何個人都不得擅自銷毀。

第六條人事檔案的整理要求:

(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。

(四)材料增減時應進行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

第八條人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構成:檔案代碼+四位數字,按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為CGG。

(三)員工辭職后的檔案編號繼續保留,不重復使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內,調動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。

第九條人事檔案建立的

具體程序

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。

三、人事檔案的轉遞

第十一條人事檔案轉遞的具體程序

(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。

(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章,且及時反饋到轉出公司、部門。

第十二條人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條員工晉升科級(含)以上級別,轉正后一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。

第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條檔案查詢和借閱應按程序辦理

(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續借手續。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。

五、人事檔案的保管

第十六條人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

第十七條人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。

第十八條人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。

第十九條人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條凡出現以下情況,將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當手續將人事檔案帶出檔案保管場所的。

(五)不按規定銷毀人事檔案的。

篇2:B公司人事檔案管理制度

E公司人事檔案管理制度

第一條為確保人事檔案的機密性,完整性和準確性,為人事決策提供信息和依據,特制定本制度。

第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條新員工第一次建檔后,日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔,目錄如下:

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

第八條所有人事檔案都屬秘密文件,應妥善保管,不得隨意泄密。

第九條人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案,除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條收回檔案時,檔案管理人員必須認真檢查核對,否則追究當事人的責任。

第十三條離職人員檔案保存期為一年。

篇3:某腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度

腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度

(一)干部檔案查(借)閱制度

1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借"調查證明材料介紹信"和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門,應根據規定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。

5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。

(二)干部人事檔案計算機管理制度

1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規范操作。

2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和"四統一"管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。

4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。

5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。

6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。

7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。

(三)干部人事檔案材料收集補充制度

1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內容。

2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫"干部履歷表",審核后,補充進干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。

7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。

(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對收集的干部人事檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續完備。

3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

(五)干部人事檔案轉遞制度

1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部檔案。

3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。

4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。

5、轉遞檔案必須填寫"干部人事檔案轉遞通知單",辦理登記手續。

6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在"干部人事檔案轉遞通知單"的回執上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。

7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。

8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。

(六)干部人事檔案檢查核對制度

1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。

3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現差錯,及時糾正。

4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續完備。

6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。

(七)干部人事檔案保管保密制度

1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。

2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續。

5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。

6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。

8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀。

(八)

送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計培訓、審計、統戰等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。

6、發現遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關部門補送或補辦手續。