某有限公司會計電算化基礎工作規范

1.目的

由于本公司的會計核算工作已分別完成電算化進程相當長的時間,針對相當一部分的(即除銀行、現金賬外)手工賬已經取消,管理上需要用新的方法、新的規定來保障核算質量,以及確保系統穩定持續地運行。特制定本規定。

2.財務部電腦管理

2.1財務部電腦在公司電腦方的管理下在部門內根據工作需要進行調配。

2.2部門內電腦及財務軟件的密碼屬于財務機密,不得向部門以外的人員泄露。

2.3使用外部軟秀須經電腦房進行防病毒檢測,證明無病毒后方可使用。

2.4如遇電腦異常須及時報告并請電腦方人員進行維護。

3.財務軟件的管理

3.1系統管理

3.1.1由系統管理人員負責管理財務軟件的使用、用戶權限分配等事宜。

3.1.2系統管理人員要嚴守超級用戶密碼不被泄露,并定期更換。

3.1.3系統操作人員自行設置密碼并注意保密及定期更換。

3.2財務數據管理

3.2.1財務電腦數據信息系包含全部與財務有關的賬簿資料、各種報表、分析性資料及其它部門報送財務保存或經財務加工處理后而生成的信息。

3.2.2全部電腦數據的所有權屬于本公司所有,未經授權不得將數據攜帶到公司以外在地方或者復制提供給非財務的人員。

3.2.3任何人不論何種原因離開公司時,都不得帶走、修改或破壞電腦數據,違者將受到公司或法律的追究。

3.2.4為增強數據的安全性,防止數據因受電腦病毒感染等問題使財務數據遭到到破壞、丟失,相關崗位和全體操作者,應嚴格遵守操作規定和安全規定。

3.2.5個人電腦單機數據

①個人電腦單機數據系指個人因工作需要而制作的各處財務揶表、說明及報告等輔助資料。

②由于個人電腦單機數據所有權屬于公司所有,未經授權不得將數據設置密碼、攜帶到公司以外在地方或者復制提供給非財務部的人員。

③個人電腦所制作的所有文件完成后均須打印后存檔,并同時打印出文件在電腦中所存在的目錄、文件名稱、表格名稱、制表人、打印日期及時間要素,便于文件的查找。

④個人電腦中所存在的文件無論文件大小、資料重要程度,在電腦硬盤允許存放的情況下,不要輕易將文件刪除。

⑤對于重要文件要做好軟盤備份工作,并在備份盤標簽上注明備份內容。

3.2.6服務器及內部網上數據

①財務軟件數據須每季度打印并存檔,確保數據安全。

②由系統管理員進行財務軟件數據的備份工作。系統管理員必須每天下班前在外掛硬盤進行備份,采取單雙日兩套備份制度,單日備份時覆蓋上次單日備份數據,雙日備份時覆蓋上次雙備份數據。

③每月結賬后進行一次年度備份,年度備份一共12次,到下年度的同月備份時覆蓋。

④每月至少一次與電腦工程師一起檢查日常備份的效果。

4.電腦核算

4.1記賬憑證的編制

4.1.1記賬憑證必須按要求輸入,科目運用需符合會計制度要求。特別要注意借貸方的紅藍字運用,以不影響賬務正常的借貸方發生額為妥。

4.1.2記賬憑證的摘要應簡明、扼要,每行應根據科(子目)內容分別輸入,并能說明經濟業務的來龍去脈。

4.1.3發生調賬業務時,若情況復雜的,必須要附有詳細的書面的說明。

4.1.4記賬憑證編制輸入后,須由制證人打印、粘貼附件后簽字或蓋章,再由憑證審核人結合電腦分錄審核簽字(章)。

4.1.5記賬憑證的所有內容不得涂改,若發生錯誤應在電腦中改寫并重新打印。

4.1.6記賬憑證必須寫清附件張數、附件應粘貼可靠防止遺失。記賬憑證的附件未經請示(部門經理),嚴禁抽出。經同意抽出的,應予復印并在復印件上書面說明,并加蓋審核章。

4.1.7現金、銀行收付憑證在收付款同時,出納員和收款人必須簽字。

4.1.8所有收、付、轉憑證的附件,在收款或付款及轉賬業務完成的同時,必須由相關人員加蓋收、付、轉訖章。

4.2記賬憑證的審核

4.2.1記賬憑證的審核除注意以上內容外,還應審核原始憑證的合法性與合理性及會計分隸的合法、合理性(如原始憑證的核銷手續是否健全,是否符合國家與企業的相關制度規定,原始憑證本身是否合法有效;會計分錄運用是否得當,經濟業務的表達是否正確,處理本身是否會給企業造成額外經濟損失等)、審核單證金額是否一致等。

5.1初始化

5.1.1會計軟件的初始化工作,必須按照會計軟件的說明書和用戶使用手冊,以及國家財政部對會計核算的相關規定,企業與部門對核算的特殊要求進行,力求科學、完整。

5.1.2根據核算要求相關子目至少設置三級。

5.1.3必須設置多欄式的費用明細賬。

5.1.4按現行制度要求的格式設置各種會計報表。

5.1.5所有期初數據的輸入,必須是根據會計業務的要求,對所有必須分解的科目余額進行分解。因定資產科目必須按存放地點逐筆錄入。

5.2電腦核算

由于會計軟件自動生成電腦賬余額,確保了計算過程的準確性,徹底解放了記賬與結賬的工作。因此,電腦核算的工作重點,除了原來的制證、憑證審核仍要繼續重視和加強以外。應將加強對暫掛款的跟蹤與處理;清理長期的應收(含其他應收)未收款或長期的預付款項;按月收面核對內部往來賬項,按季書面核對外部往來;加強對固定資產的管理;按權責發生制原則,確保費用水平的均衡性;認真分析費用水平升降的原因,與相關部門緊密配合,努力降低費用消耗;按季進行預算的跟蹤工作,為管理層提供決策依據。

篇2:（公司）企業會計電算化管理制度

企業(公司)會計電算化管理制度

第一章總則

第一條為了指導和規范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規定制定本制度。

[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據]

第二條本制度適用于公司各財務核算單位。[注釋:適用范圍]

第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。[注釋:制度的內容]

第四條本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。

第五條公司應指定專人對財務軟件系統進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統技術服務由本單位系統管理員負責。

[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]

第二章會計電算化崗位責任制

第六條公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。

第七條電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

(一)電算主管崗

由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規劃和管理,協調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數據庫及數據備份工作;協調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。

(二)電算維護崗

由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協助電算主管規劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統的升級工作等。

(三)軟件操作崗

由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。

(四)審核記賬崗

負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。

第三章會計電算化操作管理制度

第八條本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。

[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]

第九條操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統,操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。

財務軟件系統登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。

第十條會計電算化人員在財務軟件系統中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作權限。

財務軟件系統的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。

[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

第十一條日常操作程序

(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]

(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]

(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執行“審核”操作。[審核記賬崗]

(四)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]

(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現場,應立即退出財務軟件系統,否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]

第四章計算機硬件、軟件和會計數據管理制度

第十二條各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。

第十三條計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:

(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生;

(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;

(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;

第十四條計算機軟件的維護分為系統軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:

(一)系統軟件維護包括檢查系統文件的完整性,系統文件是否被非法刪除和修改,以保證系統軟件的正常運行。

(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:

對財務軟件日常操作維護工作過程中發現的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯系財務軟件供應商予以指導或現場處理。

對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯系,及時得到新版財務軟件。

對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]

第十五條會計數據的備份

會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統,對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。

第十六條

各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統的正常運行。

各單位財務用計算機應配備優良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。

第五章電算化會計檔案管理制度

第十七條電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。

第十八條電算化會計檔案管理的內容和范圍:

電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。

會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

第十九條電算化會計檔案的日常管理

(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。

(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。

(三)現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。

(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發現已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。

(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。

(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。

(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。

第二十條電算化會計檔案必須嚴格執行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。

第二十一條電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。

第六章附則

第二十二條本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]

第二十三條本制度自發布之日起實施。[生效日期]

[注釋:以上是附則部分。]

篇3:第1人民醫院會計電算化管理制度

第一人民醫院會計電算化管理制度

1、會計電算化崗位責任制

實施會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算會計崗位,基本會計崗位一般可分為會計主管、出納、會計核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護、電算數據管理等工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位在不違反內部牽制制度的情況下可以交叉設置。

2、會計電算化操作管理

(1)所有上機操作人員需經過培訓,經電算主管認可后方可上機操作。

(2)明確各操作人員的上機操作工作內容和權限,電算維護人員一般應由軟件操作崗位以外的人員擔任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數據維護或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數據維護等工作;預防已輸入計算機的原始憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿。

(3)上機操作人員應設置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應退出會計軟件,杜絕未經授權人操作會計軟件。

(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容和故障情況等內容。

3、硬件、軟件、數據管理

(1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生。

(2)確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止數據和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質存放的數據要保存雙份。

(3)對正在使用的會計核算軟件進行修改,對通過會計軟件進行升版和計算機硬件進行更換等工作,要有一定的審核手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續性和安全,并由有關人員進行監督。

(4)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性。

(5)定期檢查計算機病毒,各工作站應安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數據時,必須在清查病毒確保安全后方可進行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計軟件的計算機,除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網,上網后除指定內容外不得下載任何信息。

4、電算化檔案管理

(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質中的會計數據和打印輸出的會計數據作為電算化會計檔案管理。

(2)計算機輸出的會計憑證、帳簿、報表等紙質會計檔案的管理按《會計檔案管理辦法》執行。

(3)對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數據應保存雙份并存放在不同的地點。

(4)對磁性介質存放的會計檔案要定期檢查并復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。

(5)整套會計電算化文檔資料及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。