食品銷售公司財務知識銷售費用報銷規(guī)定
食品銷售公司關于財務知識及銷售費用報銷的規(guī)定
財務基本知識
原始憑證的基本內容
原始憑證可分為自制原始憑證和外來原始憑證,自制原始憑證是企業(yè)按一定規(guī)范自已編制如:工資發(fā)放單、材料領用單、產品如庫單等;外來原始憑證有發(fā)票、收款收據(jù)等。
原始憑證要求:
1.原始憑證的真實性、合法性。(票據(jù)符合稅法要求、記錄的經濟活動真實、合法)
2.原始憑證的準確性、完整性。(填寫規(guī)范、大小寫一致、有時間、付款單位、有收款蓋章)
●發(fā)票
發(fā)票,也叫商事憑證,是在商品交易,提供勞務服務和從事其他經濟業(yè)務活動過程中,由收款方填開給付款方,憑以付款書面證明,是最普通,最大量的商事憑證,是會計人員用以記帳進會會計核算,計算應納稅款的原始憑證,也是財政、稅收、審計等部門進行財務稅收檢查的重要依據(jù)。
目前我們經常接觸到的用于商品勞務交易的有普通發(fā)票和增值稅發(fā)票,按開具方法不同分為手工票和電腦票,增值稅發(fā)票按限額還可已分為萬元版、十萬元版、百萬元版。地方稅務有運費發(fā)票,有鐵路、公路、船運發(fā)票。
發(fā)票的基本內容包括:發(fā)票的名稱,發(fā)票區(qū)別代碼,聯(lián)次及用途,客戶名稱,開戶銀行及帳號,商品名稱或經營項目,計量單位,數(shù)量、單位、大小寫金額,開票人,開票日期,開票單位(個人)名稱(章)等。增值稅專用發(fā)票還應包括:購貨人地址,購貨人稅務登記號,增值稅稅率、稅額,供貨方名稱,地址及其稅務登記證號。
增值稅專用發(fā)票由國務院稅務主管部門指定的企業(yè)印制。其他特殊格式要求或使用量大需定印發(fā)票的工商企業(yè),經主管稅務機關同意方可定印。除國家稅務總局或者省級稅務機關依各自的職責批準外,發(fā)票均應套印全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章。
1、經營費管理規(guī)定:
1.各客戶經理經營費應嚴格按公司有關規(guī)定掌握使用(每個市場控制在銷售額萬分之五以內),銷售公司財務每月按市場片區(qū)統(tǒng)計銷售費用的支出情況并上報總經理,凡發(fā)現(xiàn)未按有關規(guī)定審批越規(guī)使用的,財務一律不予報銷,否則將按報銷金額的一倍和兩倍分別扣罰財務人員和報銷人。
2.銷售員一律不得擅自向外單位借款;如確屬急用的,必須請經銷售公司總經理批準后,由公司以傳真形式通知經銷單位方可借,否則本公司不予承認,向外單位借款的銷售員在返杭后10天內必須辦好還款手續(xù),無故逾期不辦者,不予報銷。銷售員向經銷單位借樣品用于公關、促銷活動的,必須報經省級經理同意和銷售公司總經理批準,并在返杭后7天內憑經銷單位證明和經省級經理及銷售公司總經理審批簽字的借樣原始證明辦理沖抵手續(xù),無故逾期不辦者不予沖抵。
貨款管理
1.各經銷單位必須按公司開具的發(fā)票上的銷貨單位名稱匯回貨款;如需發(fā)其它單位的名義匯款的,必須出具該單位加蓋公章的證明材料,否則財務不予銷帳,仍作應收款掛帳處理。
2.客戶經理每月必須對各經銷單位的貨款往來帳進行一次清理并核對,如發(fā)現(xiàn)經銷單位帳目不清,及時與公司聯(lián)系,以便迅速糾正,并將核對結果及經銷商的簽字寄回公司。
3.未經批準,銷售員不得擅自以現(xiàn)金形式帶回貨款。
4.因目前所用增值稅發(fā)票屬有價證券,且國家已實行全國電腦聯(lián)網管理,故銷售員在交接過程及攜帶途中必須嚴加保管,遺失一張增值稅發(fā)票,不論票面金額大小,根據(jù)國家有關規(guī)定,將扣罰當事人2500元并上交國庫。
5.匯票原則上必須到公司確認后才予以報站。若市聲斷貨確需憑證傳真件報站的,必須經客戶經理查驗無誤后簽字傳回公司報站,并立即將匯票寄出。如因客戶經理把關不嚴造成貨款流失,其損失由客戶經理承擔。若在規(guī)定期限內(一周內),公司沒有收到匯票,在三個月內將禁止該客戶經理分管地區(qū)的經銷商進行傳真件報站,并對客戶經理進行處罰。三月后視實際情況而定,如因此造成的損失由該客戶經理承擔。
6.檢驗匯票標準,收款單位:杭州**保健食品有限公司銷售公司。帳號:****。開戶行:杭州市工商銀行解放路支行。大小寫金額填寫是否一致,日期是否填寫完整,票面是否有涂改,出票銀行操作員個人私章是否蓋全,印數(shù)是否完整,匯票有效為二、三兩聯(lián)缺一不可,匯票專用章必須完整清晰。
●促銷活動審批細則
各市場根據(jù)當?shù)厥袌鰧嶋H銷售的需要,在公司規(guī)定的額度范圍內可自行制定促銷方案,促銷方案包括活動目的、實施地點、實施時間、實施細則、費用預算、效果預測等,如涉及配置促銷用品的還需填寫促銷用品申請表,促銷方案需經廣告部核價、銷售公司審核并報請宗總批準同意后方可執(zhí)行。地區(qū)經理制定的促銷方案,省級經理應在一個工作日內簽署意見并報廣告部核價、銷售公司審核。地區(qū)經理如在5個工作日內未得到明確的審批意見,可直接向宗總申報。
●促銷活動的具體監(jiān)控辦法
銷售公司負責對促銷活動的監(jiān)控,采用"市場──業(yè)務員──公司"和"公司──市場"的雙向檢查,借此考查促銷活動效果和促銷用品的實際投放。具體辦法以如下:
1.各市場在促銷活動過程中嚴格按照公司的要求,并拍攝活動執(zhí)行情況作為憑證。詳細做好促銷用品分發(fā)使用記錄,并于活動結束5天內將活動情況總結,促銷用品實際投放數(shù)量、明細和結余數(shù)量按統(tǒng)一格式報銷售公司,以便公司檢查、備案。促銷用品一經上報,公司將予以登記,市場予以封存,由公司統(tǒng)一調配。
2.公司根據(jù)各市場上報的相關材料定期進行抽查,以考察上報材料的真實性,如出現(xiàn)與事實不符等情況將視情節(jié)輕重,扣罰責任人及主管5%-50%的年終獎。
促銷活動的報銷原則
1、公司統(tǒng)一制定的促銷方案銷售公司應根據(jù)方案精神在各市場具體操作中提出要求并制定統(tǒng)一的報銷表格,辦理報銷手續(xù)時除按要求填寫報銷表格外還需附上相關的證明、清單、銷售公司財務對上報材料的真實性予以審核,未按要求執(zhí)行的市場公司將不予以報銷活動費用,并扣罰當事人及主管的年終獎的5%-20%。如確實系實際銷售的需要對原定方案進行變通或調整,必須提前報請公司同意。
2.促銷活動涉及經銷單位發(fā)生的費用或產品,報銷時必須認真填好"費用客戶清單"、附經銷單位出具的有效"收據(jù)"、"產品出庫憑證",所有報銷單據(jù)均需經辦人、分管地區(qū)經理、省級主管簽字確認后公司才視同有效,予以審核報銷。
3.所有促銷活動的批件均需提前交銷售公司辦公室備案,報銷期限最遲不超過活動結束20天以內,否則公司將考慮不予報銷并對責任人予以扣罰。
銷售人員費用報銷
1.各內務助理、銷售主管必須協(xié)助分公司財務做好費用報銷工作,嚴格按公司規(guī)定負責審核票據(jù)所涉及的活動的真實、索取票據(jù)的合法、規(guī)范、費用是否超標,各主管、助理對審核管轄人員費用發(fā)生的真實性負責。
2.對請客送禮費用必須注明被請、收受
方單位名稱,人數(shù),原因。
3.各辦事處購買低耗品必須先打報告,不得先斬后奏,如經發(fā)現(xiàn)公司將嚴肅處理。
4.辦事處購買辦公用品集中購買,發(fā)票后附有清單。
5.自備車購買汽油、汽車修理應盡量索取增值稅發(fā)票,以利降低費用,汽車修理必須附有修理清冊。過橋、過路費背面必須注明事由。
6.檢驗費報銷必須附有檢測報告。
7.客戶經理跨區(qū)域差旅費報銷,必須注明事由、時間、主管確認。
8.各項費用審批應嚴格按公司20**年差旅費報銷計劃執(zhí)行,費用額度確實不能滿足實際需求,或有特殊費用發(fā)生,需事先打報告審批,財務嚴格按批件審核。
9.涉及駕駛證年審、年檢費用一律自理。
2、關于經銷商無合法票據(jù)的業(yè)務處理方法
各級銷售人員、各經銷商:
根據(jù)國家稅務部門最新規(guī)定,企業(yè)支付的與經營活動有關的資金應提供證明其真實性的合法憑證(即:發(fā)票),因此各經銷商必須提供合法的財稅發(fā)票才能向我公司收取保證金利息及代墊費用等各種款項。這類發(fā)票由財稅局監(jiān)制,發(fā)票上印有當?shù)刎敹惒块T的監(jiān)制章。如果各經銷商目前尚沒有發(fā)票(普通發(fā)票、零售發(fā)票),請立即憑營業(yè)執(zhí)照副本到當?shù)刎敹惒块T購買。若各經銷商確實無法向公司提供正規(guī)的財稅部門監(jiān)制的發(fā)票而要求收取保證金利息等非代墊款項,將會造成公司重復繳稅,因此公司按如下業(yè)務處理方法執(zhí)行:
對保證金利息,差價補貼支付等經營性收入款項
1.能提供財稅發(fā)票的在發(fā)票上寫明款項內容,金額,(按發(fā)票填寫要求規(guī)范填寫:雙面復寫、付款單位、時間、大小寫金額一致、不得涂改、加蓋收款單位公章等等)公司將予以抵貨款處理。
2.如果客戶不能提供合法憑證而要求兌付經營性收入款項的:
A.客戶向公司收取如上款項時提供蓋有客戶公章的同意把上訴款項換算成產品的證明及要貨清單,我公司將根據(jù)要貨清單,直接將金額抵產品作為配送并隨貴司發(fā)貨兌現(xiàn)。配送產品的價格是現(xiàn)行開票價,不享受任何配送政策。
B.或者按照財稅部門規(guī)定予以代扣稅后抵貨款,即按公司目前實際稅率扣除企業(yè)所得稅。20**年按13.2%,2003年按26.4%扣除。
3、銷售公司費用控制、報銷及工資發(fā)放事項的規(guī)定
(一)費用控制
1.銷售公司把20**年差旅費、經營費、辦公費、汽車使用費用等額定總額分解下達到各省,各省把費用總額分解落實到各地區(qū)。
2.各項費用進行年底考核,超出各級額定費用總額,扣省級經理、區(qū)域經理超出部分的10%資金。
3.若銷售業(yè)績比年初計劃增長比例超過費用的增長比例,可不予扣罰。
(二)費用報銷
1.費用審批
銷售人員所有的出差費用、經營費、辦公費、汽車使用費用等報銷,由各經辦人根據(jù)實際發(fā)生的費用票據(jù)認真分類匯總后,經區(qū)域經理審核簽字、省級經理簽字后,到相關分公司財務審核報銷。
特區(qū)經理、省級經理發(fā)生的各項費用經本人簽字、授權分公司總經理簽字,分公司財務審核報銷,銷售公司總經理抽查。
2.分公司報銷
每月30日前銷售公司把銷售人員具體名單及分管區(qū)域可報銷的費用范圍提供給分公司,分公司財務按照名單及《銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定》對各項費用報銷進行認真審核。
分公司對銷售人員票據(jù)真實情況進行抽查,如有弄虛作假,一經發(fā)現(xiàn),即對當事人作警告處分,并不予報銷此次費用:再次違反,分公司報銷售公司對當事人雙倍扣罰,取消當月資金,并不予以開除,并追究區(qū)域經理、省級經理責任;若集團公司抽查發(fā)現(xiàn)有虛報現(xiàn)象,追究分公司財務責任。
要求各省每月1-5日到所屬分廠將上月的差旅費進行報銷,原則上不能代報銷。
3.月終結算
分公司財務每月20日前對上月工資資金發(fā)放情況分別進行分類匯總,經分公司總經理簽字后,工資按清單、資金開具代墊銷售費用收據(jù)并附清單報銷售公司,經銷售公司財務審核,銷售公司總經理簽字后,予以結算。
4、銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定
為加強銷售公司銷售人員出差各項費用控制,現(xiàn)制定銷售公司差旅費、經營
費、辦公費、汽車使用費等費用標準及報銷規(guī)定如下:
(一)差旅費
差旅費主要包括津貼、租房費、交通費及郵電、通訊、傳真復印費等組成,各項差旅費標準規(guī)定如下:
1.津貼:
津貼是指對銷售人員出差在外予以的住宿費及住勤補貼。
銷售人員住辦事處(或租用房)住勤補貼20元/天,凡在居住當?shù)毓ぷ鞯匿N售人員沒有住勤補貼,每月給予15元的自行車補貼。
各級銷售人員離開住所地,在本所管區(qū)域內出差,予以發(fā)放津貼(包括住宿費、住勤補貼),標準如下:
省級經理出差120元/天;區(qū)域經理出差80元/天;客戶經理出差地級市以上50元/天,縣級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)40元/天,若出差時住出差地辦事處房子,仍按住勤補貼20元/天報銷。若到在所管區(qū)域外出差不予報銷,特殊情況單獨審批。
2.租房費:
租房費包括租房費、水電費、衛(wèi)生費、房間內低值易耗品等各項費用總和。
居住地不在當?shù)氐目蛻艚浝碓瓌t上需要在工作地租房,銷售人員租房必須按照公司統(tǒng)一的租房格式簽署協(xié)議,由省級經理簽署意見后,傳真回銷售公司同意后執(zhí)行,超標準的由銷售公司審批同意后執(zhí)行。
原則上一個銷售人員所租房以一室一末為準且租房費在500元/月以下,兩個銷售人員所租房以控制在二室一廳之內。
離開出租房地每月不得超過12天,特殊情況單獨審批。
3.交通費:
交通費是指由于工作需要乘坐交通工具(飛機/輪船、汽車等)發(fā)生的各項交通費用,但不包括出租車費用。
特區(qū)經理、省級經理每年可以報銷來回6趟飛機票,杭籍銷售人員每年可以報銷來回1趟飛機票,各級銷售員回杭一年一般不超出6次,特殊情況單獨審批;軟臥、軟坐按硬臥、硬座標準報銷。
各級銷售人員在住所地可以報銷每月不高于50元的月票費用。
各級銷售員報銷的各類車、船、飛機票不得超出其分管的銷售區(qū)域,若公司要求銷售人員參加會議等特殊情況不在以上范圍之內。
4.郵電、通訊、傳真復印費:
主要包括辦事處話費、手機費、傳呼費、郵寄費、小額復印費、傳真費等費用。
銷售公司額定下達各省郵電、通訊、傳真復印費總額,由省級經理分解到各地區(qū),具體人員的使用標準由各省自行制定。
(二)經營費
各省按照不含稅銷售額的萬分之四點五。
要求各省級經理根據(jù)市場實際情況將經營口費切塊到各片區(qū),基本按照省級經理萬分之二,區(qū)域經理萬分之一點五,客戶經理萬分之一。對請客送禮費用必須注明原因,出租車發(fā)票一律記錄經營費。回杭銷售員的出租車發(fā)票必須經銷售公司總經理審批后報銷。
(三)辦公費
辦公費包括購買辦公用品、傳真打印紙、色帶、墨盒等費用。
銷售公司額定下達各省辦公費總額,由省級經理分解到各地區(qū),原則上按照客戶經理以上人員每人每月不超過20元。
辦公用品由各辦事處統(tǒng)一購買,省級經理審核,由內務助理按月向財務報銷。
(四)汽車使用費用
汽車使用費用指公司購買車輛使用過程中所發(fā)生的汽油費、過橋過路費、停車費、小額修理、年檢費費用,洗車費、罰款不予報銷。
公司配備的轎車必須在所管區(qū)域內使用,超出范圍的一切費用不予報銷。一輛車的費用必須由專人報銷,報銷時必須注明報銷車輛車牌號碼。
汽車核定耗油量,市區(qū)每100公里為10公升,郊外長途每100公里為8公升;公司將依據(jù)以上標準對各市場車輛耗油量進行考核,報銷時必須注明汽車起止里程數(shù)及耗油量。
汽車過橋過路費必須注明行程的起點及終點,比如杭州一紹興(2張)、紹興一杭州(2張)。
每月修理費、添置物品、年檢費等費用超出800元必須經銷售公司總經理批準。汽車維修必須到指定廠家維修,汽車修理費報銷,必須附有修理原因或說明,因駕駛不當造成修車的,由當事人承擔相應費用。
(五)其他規(guī)定:
以上沒有包括的任何費用或購買物品,如零星促銷費、檢驗費、打假費、會議費等必須有銷售公司總經理批準后予以報銷,檢驗費報銷必須附有檢測報告。
各級銷售人員的差旅費每天按住宿費和伙食、津貼、交通費分項核實報銷,住宿標準核報必須憑注明日期、旅店電話號碼的住宿發(fā)票,7按公司的有關規(guī)定報銷。無住宿費發(fā)票或不注明起始日期、私自添加、涂改的一律不予住宿費報銷。
報銷差旅費必須詳細列出各段行程的出發(fā)地、中轉地、目的地、交通工具,所附票據(jù)的時間必須與行程相符,必須使用注明起始點的正規(guī)發(fā)票。若無注明起始點發(fā)票則必須提供電話號碼,以便核查。
銷售人員回杭的住宿由公司統(tǒng)一安排未經允許住旅店的一律不予報銷。
所有票據(jù)必須完整無缺。如短缺、涂改、無日期、無公章或私自剪發(fā)票均作廢票處理。
銷售人員報銷時必須采用《銷售人員費用審核表》,并且必須注明地區(qū)代碼。根據(jù)費用的類別進行認真填寫,如為其他類費用,應在括號內填寫費用類別,單據(jù)分類粘貼。
促銷活動所產生的復印費等必須在促銷活動報銷中報銷,平常一律不得報銷。
所有報銷費用必須當月清理報銷。
各項費用各市場可以適當進行調整后制定各市場的差旅標準。
5、有關報銷資料交接手續(xù)的規(guī)定
為了杜絕各類報銷資料在交接過程遺失,也為了能夠保證各個環(huán)節(jié)在規(guī)定的時間內將資料處理完畢,銷售公司特制定報銷資料的交接規(guī)定,請銷售公司全體員工嚴格遵守:
1.報銷資料的類別
主要有促銷類的報銷資料、經銷商疑難問題處理、鐵路短少、質量報損等需要公司審批報銷的材料。
2.各市場寄資料的時間
各市場必須保證當月發(fā)生并完畢的報銷資料務必在當月26日寄出(即1月26日至2月25日間發(fā)生完結需要報銷的資料務必在2月26日寄出)延后寄出的公司將處罰責任客戶經理。各市場寄資料時務必將資料整理清楚,并分類隔開,有多份資料的請羅列清單。
3.銷售公司內部報銷流程
銷售公司內部保證在次月10日前將符合公司要求的報銷等處理完結予以沖帳,并且通知經銷商。(不符合要求的內勤及時反饋,各市場接通知后須督促客戶當天傳真有效憑證并將憑證于當天寄出)銷售公司內部在收到資料開始填制報銷資料交接單粘貼在報銷資料上(樣式見附件),簽署收到日期并簽名,以后每道程序的受件人均簽名署日期,公司基本上每道環(huán)節(jié)給予2天的處理時間,確保10月前予以沖帳完畢。
4.各市場上交的報銷資料如果在規(guī)定期限內沒有沖帳,請及時反饋給內勤科長或辦公室。
附件一報銷資料交接單
促銷資料名稱
第一簽收人姓名:接收時間:備注:
第二簽收人姓名:接收時間:備注:
第三簽收人姓名:接收時間:備注:
第四簽收人姓名:接收時間:備注:
第五簽收人姓名:接收時間:備注:
第六簽收人姓名:接收時間:備注:
通知欄被通知人姓名:聯(lián)系電話:
時間:其他:
篇2:公司財務銷售費用工作流程
公司財務銷售費用崗工作流程
(一)部門日常費用
審核原始憑證完整、合法、金額正確――→審核并更正原始憑證按規(guī)范粘貼和折疊――→審核審批手續(xù)是否完備――→審核部門費用支出進度(如超計劃額度,可拒絕報銷)――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用―相關明細科目(部門專項)
貸:現(xiàn)金/銀行存款/其他應收款――→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗,不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復核
注:(1)非工資性費用支出原則上須取得稅務局監(jiān)制的發(fā)票或收據(jù),填寫規(guī)范,大小寫一致,無涂改痕跡,增值稅票須嚴格遵守填寫規(guī)范。
(2)保證憑證及附件左上角整齊,附件長寬折疊以記賬憑證大小為度,不能帶有訂書釘。
(3)費用審核依據(jù)《20**年費用控制辦法》、《差旅費開支范圍及標準》、《通訊費管理辦法》等,其要點有:計劃額度內費用須經部門負責人、分管領導、財務部長審批;計劃外費用須有總經理批示的報告;市內交通費、通訊費須經總經辦登記;固定資產須經行政事務部登記;差旅費須附審批后的行程安排表,招待費須附經審批的招待費用明細表。
(4)準確使用明細科目(見科目表),正確選取專項。
(5)報銷人有前期欠款時,報銷費用一律先沖抵欠款,在編制憑證時須附管理費用崗開具的還款收據(jù)。
(6)支取現(xiàn)金的憑證編制完畢,若遇出納無現(xiàn)金時,應暫時保存記賬憑證,待出納取回現(xiàn)金時通知領款。
(二)辦事處費用
1、日常費用
審核原始憑證完整、合法、金額正確――→審核原始憑證粘貼規(guī)范――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――相關明細科目(部門專項)
貸:現(xiàn)金/銀行存款/其他應收款――→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗,不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復核
2、購置固定資產
審核是否附申請報告――→審核發(fā)票合法――→審核是否有行政事務部開具的固定資產調撥單――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:固定資產――相關明細科目
貸:現(xiàn)金――→傳出納崗
注:(1)辦事處購置生活、辦公用品,使用年限超過一年且單位價值在1000元以上,須到行政事務部辦理固定資產登記手續(xù)。
(2)記賬憑證摘要欄須注明固定資產名稱、辦事處。
3、房租、倉租
審核是否附租賃合同――→審核是否附合法收據(jù)――→審核簽字手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――房租/倉租/區(qū)域房租(部門專項)
貸:現(xiàn)金――→傳出納崗
4、運費
審核運輸發(fā)票合法,金額正確――→審核無抵扣聯(lián)、且運費金額超出100元以上運輸發(fā)票附在同一張支出證明單上(以別針或回形夾住,無需粘貼和復印)―→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――運費―市外運費/市內運費(部門專項)
應交稅金――應交增值稅―進項稅
貸:現(xiàn)金――→傳出納崗
注:(1)計算抵扣金額以運費金額作為基數(shù),不包括包裝費、裝卸費、保險費、力資費等附加費。
(2)抵扣聯(lián)或準予抵扣進項稅的運輸發(fā)票上須標注憑證號和抵扣金額。
5、途損
審核途損合法依據(jù)、途損報告――→審核簽字手續(xù)完整――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――途損(專項)
貸:應收賬款
注:(1)途損須取得客戶單位或運輸單位出具的有效證明。
(2)途損報告須經辦事處主任、銷售部長、分管領導簽字,財務部長審批。
(3)途損金額直接開具收據(jù)沖減對應客戶應收賬款,不允許提取現(xiàn)金,賬務處理上可以“現(xiàn)金”科目過渡。
6、高開沖紅
審核是否附高開沖紅表――→審核是否附合法收據(jù)――→審核是否有銷售會計審核簽名――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬付款憑證
借:營業(yè)費用――高開沖紅
貸:銀行存款/現(xiàn)金――→傳出納崗
注:(1)沖紅、返利原則上須以銀行存款支付給客戶單位,或抵減客戶單位應收賬款,確需以現(xiàn)金支付,須經分管領導批準,并在支出證明單上注有“現(xiàn)金”字樣。
(2)以沖紅、返利抵減客戶單位應收賬款,須由銷售核算崗開具收據(jù),由于業(yè)務系統(tǒng)核算需要,應收賬款與沖紅、返利分開核算,以現(xiàn)金科目相聯(lián)系。
7、返利
審核是否附協(xié)議――→審核是否附合法收據(jù)――→審核是否有銷售會計審核簽名――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――宣傳費―現(xiàn)款返利/品種返利/年終返利(部門專項)
貸:銀行存款/現(xiàn)金――→傳出納崗
8、贊助費
審核是否附申請報告――→審核是否附合法收據(jù)――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――宣傳費―贊助費(部門專項)
貸:銀行存款/現(xiàn)金――→傳出納崗
注:(1)辦事處費用報銷,原始憑證須分類規(guī)范粘貼。
(2)各項非工資性費用支出原則上須取得合法原始憑證,如不能取得合法原始憑證一律按20%代扣個人所得稅。
(3)審核具體依據(jù)《20**年費用控制辦法》、《差旅費開支范圍及標準》、《通訊費管理辦法》、《20**年銷售政策》等。
(4)報銷人有前期欠款時,報銷費用一律先沖抵欠款,由管理費用崗開具還款收據(jù)。
(5)以貨款沖抵返利款時,以銷售會計審核金額記費用,以對方開具收據(jù)金額記應收賬款,差額由經辦人補足。
(三)廣告費用
1、審核月度資金計劃
每月28日根據(jù)預付賬款、策劃部廣告投入付款計劃及廣告合同的執(zhí)行情況――→審核策劃部下月資金使用計劃――→匯總資金計劃――→報財務部長審批
2、審核付款
(1)根據(jù)月度資金計劃核查付款項目――→審核廣告合同、發(fā)票、照片等――→審核“付款審批單”審批手續(xù)是否完備――→登記資金計劃――→出納崗付款
(2)簽收出納崗傳來的“付款審批單”及銀行付款憑證等――→編制記賬憑證
借:預付賬款
貸:銀行存款――→在相應的廣告合同
上登記付款金額、日期及憑證編號――→傳主管崗復核
注:(1)首次付款時,需留存一份合同復印件。
(2)付款金額計劃內10萬元以下的,直接傳出納崗付款,計劃內10萬元以上或計劃外款項須經財務部長或財務總監(jiān)批準。
(3)支付廣告款時須憑發(fā)票,并審核第(4)項下列附件后方右辦理,即編制憑證,除發(fā)票開出有困難的預付款除外。
(4)媒體廣告須審核發(fā)票、報樣及監(jiān)播單等;戶外廣告(車體、墻體、廣告牌等)須審核發(fā)票照片等;宣傳品、禮品須審核發(fā)票、入庫單等。
3、費用報賬
(1)媒體及宣傳品
審核策劃部相關崗位傳來的發(fā)票(媒體廣告)
審核策劃部相關崗位傳來的發(fā)票附收料單(宣傳品)――→審核審批手續(xù)是否完備――→對照合同進行編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――媒體/宣傳品(部門專項)
貸:預付賬款――→在合同上登記發(fā)票金額、收受日期及憑證編號――→分品種登記手工賬――→傳主管崗審核
注:(1)根據(jù)預付賬款余額及合同執(zhí)行情況及時督促策劃部報賬,每月與策劃部相關崗位核對各客戶賬簿余額。
(2)媒體廣告包括電臺、報紙、車體、墻體、廣告牌、條幅等;宣傳品包括宣傳品、禮品的設計、制作、發(fā)送等費用。
(3)收到發(fā)票時與策劃部相關崗位一同確認廣告費用歸屬辦事處,不能明確分配到辦事處及企業(yè)形象宣傳廣告歸入策劃部,以便于投入產出分析。
(4)收到發(fā)票時與策劃部相關崗位一同確認廣告費用歸屬何產品品種,不能明確分配到具體品種及企業(yè)形象宣傳廣告單列,并登記手工賬,以便于投入產出分析。
(5)宣傳品入庫時費用全額計入策劃部,部門或辦事處領用時沖減策劃部費用。
(2)宣傳品發(fā)出
審核宣傳品倉庫明細賬――→審核倉庫傳來的當月宣傳品領用匯總表和領料單――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用――廣告費用―宣傳品(部門專項)
――招待費(部門專項)
管理費用――招待(部門專項)
貸:營業(yè)費用――宣傳品(策劃部)〈紅字金額〉――→傳主管崗復核
(3)推廣會
審核推廣會申請報告及照片等相關材料――→審核原始憑證完整、合法性――→審核審批手續(xù)是否完備――→編制記賬憑證
借:營業(yè)費用―推廣會(部門專項)
貸:現(xiàn)金/其他應收款――→分品種登記手工賬――→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗,不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復核
注:(1)審核推廣會費用時,應查詢是否為辦事處借款支出,若為借款,則通知管理費用崗開具還款收據(jù),沖抵欠款。
(四)管理性工作
1、每月10日根據(jù)部門費用計劃額度出具費用通報,并提請超支或有超支跡象的部門注意。
2、每季度結束后15天出具費用分析報告,能為公司費用管理控制提出合理化建議。
3、每季度結束后15天出具產品投入產出分析報告。
4、每季度提供需監(jiān)測的廣告明細
5、積極參與公司廣告招標和對廣告價格檢查。
6、加強對預付賬款的管理,勤于督促報賬,及時清理廣告掛賬。
7、參與制定和完善公司費用控制辦法。
8、參與年度費用控制計劃的制定。
(五)工作要求
1、熟悉公司各類財務管理制度。
2、了解財務部各崗位工作內容,做好與各崗位的銜接工作。
3、工作目標明確,責任心強,樹立良好的部門形象。
篇3:食品銷售公司財務知識銷售費用報銷規(guī)定
食品銷售公司關于財務知識及銷售費用報銷的規(guī)定
財務基本知識
原始憑證的基本內容
原始憑證可分為自制原始憑證和外來原始憑證,自制原始憑證是企業(yè)按一定規(guī)范自已編制如:工資發(fā)放單、材料領用單、產品如庫單等;外來原始憑證有發(fā)票、收款收據(jù)等。
原始憑證要求:
1.原始憑證的真實性、合法性。(票據(jù)符合稅法要求、記錄的經濟活動真實、合法)
2.原始憑證的準確性、完整性。(填寫規(guī)范、大小寫一致、有時間、付款單位、有收款蓋章)
●發(fā)票
發(fā)票,也叫商事憑證,是在商品交易,提供勞務服務和從事其他經濟業(yè)務活動過程中,由收款方填開給付款方,憑以付款書面證明,是最普通,最大量的商事憑證,是會計人員用以記帳進會會計核算,計算應納稅款的原始憑證,也是財政、稅收、審計等部門進行財務稅收檢查的重要依據(jù)。
目前我們經常接觸到的用于商品勞務交易的有普通發(fā)票和增值稅發(fā)票,按開具方法不同分為手工票和電腦票,增值稅發(fā)票按限額還可已分為萬元版、十萬元版、百萬元版。地方稅務有運費發(fā)票,有鐵路、公路、船運發(fā)票。
發(fā)票的基本內容包括:發(fā)票的名稱,發(fā)票區(qū)別代碼,聯(lián)次及用途,客戶名稱,開戶銀行及帳號,商品名稱或經營項目,計量單位,數(shù)量、單位、大小寫金額,開票人,開票日期,開票單位(個人)名稱(章)等。增值稅專用發(fā)票還應包括:購貨人地址,購貨人稅務登記號,增值稅稅率、稅額,供貨方名稱,地址及其稅務登記證號。
增值稅專用發(fā)票由國務院稅務主管部門指定的企業(yè)印制。其他特殊格式要求或使用量大需定印發(fā)票的工商企業(yè),經主管稅務機關同意方可定印。除國家稅務總局或者省級稅務機關依各自的職責批準外,發(fā)票均應套印全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章。
1、經營費管理規(guī)定:
1.各客戶經理經營費應嚴格按公司有關規(guī)定掌握使用(每個市場控制在銷售額萬分之五以內),銷售公司財務每月按市場片區(qū)統(tǒng)計銷售費用的支出情況并上報總經理,凡發(fā)現(xiàn)未按有關規(guī)定審批越規(guī)使用的,財務一律不予報銷,否則將按報銷金額的一倍和兩倍分別扣罰財務人員和報銷人。
2.銷售員一律不得擅自向外單位借款;如確屬急用的,必須請經銷售公司總經理批準后,由公司以傳真形式通知經銷單位方可借,否則本公司不予承認,向外單位借款的銷售員在返杭后10天內必須辦好還款手續(xù),無故逾期不辦者,不予報銷。銷售員向經銷單位借樣品用于公關、促銷活動的,必須報經省級經理同意和銷售公司總經理批準,并在返杭后7天內憑經銷單位證明和經省級經理及銷售公司總經理審批簽字的借樣原始證明辦理沖抵手續(xù),無故逾期不辦者不予沖抵。
貨款管理
1.各經銷單位必須按公司開具的發(fā)票上的銷貨單位名稱匯回貨款;如需發(fā)其它單位的名義匯款的,必須出具該單位加蓋公章的證明材料,否則財務不予銷帳,仍作應收款掛帳處理。
2.客戶經理每月必須對各經銷單位的貨款往來帳進行一次清理并核對,如發(fā)現(xiàn)經銷單位帳目不清,及時與公司聯(lián)系,以便迅速糾正,并將核對結果及經銷商的簽字寄回公司。
3.未經批準,銷售員不得擅自以現(xiàn)金形式帶回貨款。
4.因目前所用增值稅發(fā)票屬有價證券,且國家已實行全國電腦聯(lián)網管理,故銷售員在交接過程及攜帶途中必須嚴加保管,遺失一張增值稅發(fā)票,不論票面金額大小,根據(jù)國家有關規(guī)定,將扣罰當事人2500元并上交國庫。
5.匯票原則上必須到公司確認后才予以報站。若市聲斷貨確需憑證傳真件報站的,必須經客戶經理查驗無誤后簽字傳回公司報站,并立即將匯票寄出。如因客戶經理把關不嚴造成貨款流失,其損失由客戶經理承擔。若在規(guī)定期限內(一周內),公司沒有收到匯票,在三個月內將禁止該客戶經理分管地區(qū)的經銷商進行傳真件報站,并對客戶經理進行處罰。三月后視實際情況而定,如因此造成的損失由該客戶經理承擔。
6.檢驗匯票標準,收款單位:杭州**保健食品有限公司銷售公司。帳號:****。開戶行:杭州市工商銀行解放路支行。大小寫金額填寫是否一致,日期是否填寫完整,票面是否有涂改,出票銀行操作員個人私章是否蓋全,印數(shù)是否完整,匯票有效為二、三兩聯(lián)缺一不可,匯票專用章必須完整清晰。
●促銷活動審批細則
各市場根據(jù)當?shù)厥袌鰧嶋H銷售的需要,在公司規(guī)定的額度范圍內可自行制定促銷方案,促銷方案包括活動目的、實施地點、實施時間、實施細則、費用預算、效果預測等,如涉及配置促銷用品的還需填寫促銷用品申請表,促銷方案需經廣告部核價、銷售公司審核并報請宗總批準同意后方可執(zhí)行。地區(qū)經理制定的促銷方案,省級經理應在一個工作日內簽署意見并報廣告部核價、銷售公司審核。地區(qū)經理如在5個工作日內未得到明確的審批意見,可直接向宗總申報。
●促銷活動的具體監(jiān)控辦法
銷售公司負責對促銷活動的監(jiān)控,采用"市場──業(yè)務員──公司"和"公司──市場"的雙向檢查,借此考查促銷活動效果和促銷用品的實際投放。具體辦法以如下:
1.各市場在促銷活動過程中嚴格按照公司的要求,并拍攝活動執(zhí)行情況作為憑證。詳細做好促銷用品分發(fā)使用記錄,并于活動結束5天內將活動情況總結,促銷用品實際投放數(shù)量、明細和結余數(shù)量按統(tǒng)一格式報銷售公司,以便公司檢查、備案。促銷用品一經上報,公司將予以登記,市場予以封存,由公司統(tǒng)一調配。
2.公司根據(jù)各市場上報的相關材料定期進行抽查,以考察上報材料的真實性,如出現(xiàn)與事實不符等情況將視情節(jié)輕重,扣罰責任人及主管5%-50%的年終獎。
促銷活動的報銷原則
1、公司統(tǒng)一制定的促銷方案銷售公司應根據(jù)方案精神在各市場具體操作中提出要求并制定統(tǒng)一的報銷表格,辦理報銷手續(xù)時除按要求填寫報銷表格外還需附上相關的證明、清單、銷售公司財務對上報材料的真實性予以審核,未按要求執(zhí)行的市場公司將不予以報銷活動費用,并扣罰當事人及主管的年終獎的5%-20%。如確實系實際銷售的需要對原定方案進行變通或調整,必須提前報請公司同意。
2.促銷活動涉及經銷單位發(fā)生的費用或產品,報銷時必須認真填好"費用客戶清單"、附經銷單位出具的有效"收據(jù)"、"產品出庫憑證",所有報銷單據(jù)均需經辦人、分管地區(qū)經理、省級主管簽字確認后公司才視同有效,予以審核報銷。
3.所有促銷活動的批件均需提前交銷售公司辦公室備案,報銷期限最遲不超過活動結束20天以內,否則公司將考慮不予報銷并對責任人予以扣罰。
銷售人員費用報銷
1.各內務助理、銷售主管必須協(xié)助分公司財務做好費用報銷工作,嚴格按公司規(guī)定負責審核票據(jù)所涉及的活動的真實、索取票據(jù)的合法、規(guī)范、費用是否超標,各主管、助理對審核管轄人員費用發(fā)生的真實性負責。
2.對請客送禮費用必須注明被請、收受
方單位名稱,人數(shù),原因。
3.各辦事處購買低耗品必須先打報告,不得先斬后奏,如經發(fā)現(xiàn)公司將嚴肅處理。
4.辦事處購買辦公用品集中購買,發(fā)票后附有清單。
5.自備車購買汽油、汽車修理應盡量索取增值稅發(fā)票,以利降低費用,汽車修理必須附有修理清冊。過橋、過路費背面必須注明事由。
6.檢驗費報銷必須附有檢測報告。
7.客戶經理跨區(qū)域差旅費報銷,必須注明事由、時間、主管確認。
8.各項費用審批應嚴格按公司20**年差旅費報銷計劃執(zhí)行,費用額度確實不能滿足實際需求,或有特殊費用發(fā)生,需事先打報告審批,財務嚴格按批件審核。
9.涉及駕駛證年審、年檢費用一律自理。
2、關于經銷商無合法票據(jù)的業(yè)務處理方法
各級銷售人員、各經銷商:
根據(jù)國家稅務部門最新規(guī)定,企業(yè)支付的與經營活動有關的資金應提供證明其真實性的合法憑證(即:發(fā)票),因此各經銷商必須提供合法的財稅發(fā)票才能向我公司收取保證金利息及代墊費用等各種款項。這類發(fā)票由財稅局監(jiān)制,發(fā)票上印有當?shù)刎敹惒块T的監(jiān)制章。如果各經銷商目前尚沒有發(fā)票(普通發(fā)票、零售發(fā)票),請立即憑營業(yè)執(zhí)照副本到當?shù)刎敹惒块T購買。若各經銷商確實無法向公司提供正規(guī)的財稅部門監(jiān)制的發(fā)票而要求收取保證金利息等非代墊款項,將會造成公司重復繳稅,因此公司按如下業(yè)務處理方法執(zhí)行:
對保證金利息,差價補貼支付等經營性收入款項
1.能提供財稅發(fā)票的在發(fā)票上寫明款項內容,金額,(按發(fā)票填寫要求規(guī)范填寫:雙面復寫、付款單位、時間、大小寫金額一致、不得涂改、加蓋收款單位公章等等)公司將予以抵貨款處理。
2.如果客戶不能提供合法憑證而要求兌付經營性收入款項的:
A.客戶向公司收取如上款項時提供蓋有客戶公章的同意把上訴款項換算成產品的證明及要貨清單,我公司將根據(jù)要貨清單,直接將金額抵產品作為配送并隨貴司發(fā)貨兌現(xiàn)。配送產品的價格是現(xiàn)行開票價,不享受任何配送政策。
B.或者按照財稅部門規(guī)定予以代扣稅后抵貨款,即按公司目前實際稅率扣除企業(yè)所得稅。20**年按13.2%,2003年按26.4%扣除。
3、銷售公司費用控制、報銷及工資發(fā)放事項的規(guī)定
(一)費用控制
1.銷售公司把20**年差旅費、經營費、辦公費、汽車使用費用等額定總額分解下達到各省,各省把費用總額分解落實到各地區(qū)。
2.各項費用進行年底考核,超出各級額定費用總額,扣省級經理、區(qū)域經理超出部分的10%資金。
3.若銷售業(yè)績比年初計劃增長比例超過費用的增長比例,可不予扣罰。
(二)費用報銷
1.費用審批
銷售人員所有的出差費用、經營費、辦公費、汽車使用費用等報銷,由各經辦人根據(jù)實際發(fā)生的費用票據(jù)認真分類匯總后,經區(qū)域經理審核簽字、省級經理簽字后,到相關分公司財務審核報銷。
特區(qū)經理、省級經理發(fā)生的各項費用經本人簽字、授權分公司總經理簽字,分公司財務審核報銷,銷售公司總經理抽查。
2.分公司報銷
每月30日前銷售公司把銷售人員具體名單及分管區(qū)域可報銷的費用范圍提供給分公司,分公司財務按照名單及《銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定》對各項費用報銷進行認真審核。
分公司對銷售人員票據(jù)真實情況進行抽查,如有弄虛作假,一經發(fā)現(xiàn),即對當事人作警告處分,并不予報銷此次費用:再次違反,分公司報銷售公司對當事人雙倍扣罰,取消當月資金,并不予以開除,并追究區(qū)域經理、省級經理責任;若集團公司抽查發(fā)現(xiàn)有虛報現(xiàn)象,追究分公司財務責任。
要求各省每月1-5日到所屬分廠將上月的差旅費進行報銷,原則上不能代報銷。
3.月終結算
分公司財務每月20日前對上月工資資金發(fā)放情況分別進行分類匯總,經分公司總經理簽字后,工資按清單、資金開具代墊銷售費用收據(jù)并附清單報銷售公司,經銷售公司財務審核,銷售公司總經理簽字后,予以結算。
4、銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定
為加強銷售公司銷售人員出差各項費用控制,現(xiàn)制定銷售公司差旅費、經營
費、辦公費、汽車使用費等費用標準及報銷規(guī)定如下:
(一)差旅費
差旅費主要包括津貼、租房費、交通費及郵電、通訊、傳真復印費等組成,各項差旅費標準規(guī)定如下:
1.津貼:
津貼是指對銷售人員出差在外予以的住宿費及住勤補貼。
銷售人員住辦事處(或租用房)住勤補貼20元/天,凡在居住當?shù)毓ぷ鞯匿N售人員沒有住勤補貼,每月給予15元的自行車補貼。
各級銷售人員離開住所地,在本所管區(qū)域內出差,予以發(fā)放津貼(包括住宿費、住勤補貼),標準如下:
省級經理出差120元/天;區(qū)域經理出差80元/天;客戶經理出差地級市以上50元/天,縣級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)40元/天,若出差時住出差地辦事處房子,仍按住勤補貼20元/天報銷。若到在所管區(qū)域外出差不予報銷,特殊情況單獨審批。
2.租房費:
租房費包括租房費、水電費、衛(wèi)生費、房間內低值易耗品等各項費用總和。
居住地不在當?shù)氐目蛻艚浝碓瓌t上需要在工作地租房,銷售人員租房必須按照公司統(tǒng)一的租房格式簽署協(xié)議,由省級經理簽署意見后,傳真回銷售公司同意后執(zhí)行,超標準的由銷售公司審批同意后執(zhí)行。
原則上一個銷售人員所租房以一室一末為準且租房費在500元/月以下,兩個銷售人員所租房以控制在二室一廳之內。
離開出租房地每月不得超過12天,特殊情況單獨審批。
3.交通費:
交通費是指由于工作需要乘坐交通工具(飛機/輪船、汽車等)發(fā)生的各項交通費用,但不包括出租車費用。
特區(qū)經理、省級經理每年可以報銷來回6趟飛機票,杭籍銷售人員每年可以報銷來回1趟飛機票,各級銷售員回杭一年一般不超出6次,特殊情況單獨審批;軟臥、軟坐按硬臥、硬座標準報銷。
各級銷售人員在住所地可以報銷每月不高于50元的月票費用。
各級銷售員報銷的各類車、船、飛機票不得超出其分管的銷售區(qū)域,若公司要求銷售人員參加會議等特殊情況不在以上范圍之內。
4.郵電、通訊、傳真復印費:
主要包括辦事處話費、手機費、傳呼費、郵寄費、小額復印費、傳真費等費用。
銷售公司額定下達各省郵電、通訊、傳真復印費總額,由省級經理分解到各地區(qū),具體人員的使用標準由各省自行制定。
(二)經營費
各省按照不含稅銷售額的萬分之四點五。
要求各省級經理根據(jù)市場實際情況將經營口費切塊到各片區(qū),基本按照省級經理萬分之二,區(qū)域經理萬分之一點五,客戶經理萬分之一。對請客送禮費用必須注明原因,出租車發(fā)票一律記錄經營費。回杭銷售員的出租車發(fā)票必須經銷售公司總經理審批后報銷。
(三)辦公費
辦公費包括購買辦公用品、傳真打印紙、色帶、墨盒等費用。
銷售公司額定下達各省辦公費總額,由省級經理分解到各地區(qū),原則上按照客戶經理以上人員每人每月不超過20元。
辦公用品由各辦事處統(tǒng)一購買,省級經理審核,由內務助理按月向財務報銷。
(四)汽車使用費用
汽車使用費用指公司購買車輛使用過程中所發(fā)生的汽油費、過橋過路費、停車費、小額修理、年檢費費用,洗車費、罰款不予報銷。
公司配備的轎車必須在所管區(qū)域內使用,超出范圍的一切費用不予報銷。一輛車的費用必須由專人報銷,報銷時必須注明報銷車輛車牌號碼。
汽車核定耗油量,市區(qū)每100公里為10公升,郊外長途每100公里為8公升;公司將依據(jù)以上標準對各市場車輛耗油量進行考核,報銷時必須注明汽車起止里程數(shù)及耗油量。
汽車過橋過路費必須注明行程的起點及終點,比如杭州一紹興(2張)、紹興一杭州(2張)。
每月修理費、添置物品、年檢費等費用超出800元必須經銷售公司總經理批準。汽車維修必須到指定廠家維修,汽車修理費報銷,必須附有修理原因或說明,因駕駛不當造成修車的,由當事人承擔相應費用。
(五)其他規(guī)定:
以上沒有包括的任何費用或購買物品,如零星促銷費、檢驗費、打假費、會議費等必須有銷售公司總經理批準后予以報銷,檢驗費報銷必須附有檢測報告。
各級銷售人員的差旅費每天按住宿費和伙食、津貼、交通費分項核實報銷,住宿標準核報必須憑注明日期、旅店電話號碼的住宿發(fā)票,7按公司的有關規(guī)定報銷。無住宿費發(fā)票或不注明起始日期、私自添加、涂改的一律不予住宿費報銷。
報銷差旅費必須詳細列出各段行程的出發(fā)地、中轉地、目的地、交通工具,所附票據(jù)的時間必須與行程相符,必須使用注明起始點的正規(guī)發(fā)票。若無注明起始點發(fā)票則必須提供電話號碼,以便核查。
銷售人員回杭的住宿由公司統(tǒng)一安排未經允許住旅店的一律不予報銷。
所有票據(jù)必須完整無缺。如短缺、涂改、無日期、無公章或私自剪發(fā)票均作廢票處理。
銷售人員報銷時必須采用《銷售人員費用審核表》,并且必須注明地區(qū)代碼。根據(jù)費用的類別進行認真填寫,如為其他類費用,應在括號內填寫費用類別,單據(jù)分類粘貼。
促銷活動所產生的復印費等必須在促銷活動報銷中報銷,平常一律不得報銷。
所有報銷費用必須當月清理報銷。
各項費用各市場可以適當進行調整后制定各市場的差旅標準。
5、有關報銷資料交接手續(xù)的規(guī)定
為了杜絕各類報銷資料在交接過程遺失,也為了能夠保證各個環(huán)節(jié)在規(guī)定的時間內將資料處理完畢,銷售公司特制定報銷資料的交接規(guī)定,請銷售公司全體員工嚴格遵守:
1.報銷資料的類別
主要有促銷類的報銷資料、經銷商疑難問題處理、鐵路短少、質量報損等需要公司審批報銷的材料。
2.各市場寄資料的時間
各市場必須保證當月發(fā)生并完畢的報銷資料務必在當月26日寄出(即1月26日至2月25日間發(fā)生完結需要報銷的資料務必在2月26日寄出)延后寄出的公司將處罰責任客戶經理。各市場寄資料時務必將資料整理清楚,并分類隔開,有多份資料的請羅列清單。
3.銷售公司內部報銷流程
銷售公司內部保證在次月10日前將符合公司要求的報銷等處理完結予以沖帳,并且通知經銷商。(不符合要求的內勤及時反饋,各市場接通知后須督促客戶當天傳真有效憑證并將憑證于當天寄出)銷售公司內部在收到資料開始填制報銷資料交接單粘貼在報銷資料上(樣式見附件),簽署收到日期并簽名,以后每道程序的受件人均簽名署日期,公司基本上每道環(huán)節(jié)給予2天的處理時間,確保10月前予以沖帳完畢。
4.各市場上交的報銷資料如果在規(guī)定期限內沒有沖帳,請及時反饋給內勤科長或辦公室。
附件一報銷資料交接單
促銷資料名稱
第一簽收人姓名:接收時間:備注:
第二簽收人姓名:接收時間:備注:
第三簽收人姓名:接收時間:備注:
第四簽收人姓名:接收時間:備注:
第五簽收人姓名:接收時間:備注:
第六簽收人姓名:接收時間:備注:
通知欄被通知人姓名:聯(lián)系電話:
時間:其他: