財務管理流程與內部控制辦法

為了加強公司的財務管理,明確資金收付、費用報銷的業務流程,嚴格票據審核、資金收付、費用報銷、賬目處理的程序,確保公司財務資產的安全。現將公司財務收支業務流程及內部控制辦法如下:

一、貨幣資金業務內部控制的基本要求

貨幣資金業務是指現金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業務。它具有業務數量大、發生范圍廣的特點。貨幣資金收支業務的內部控制,是整個內部控制制度設計的關鍵。要求:

1、實現錢賬分管,出納員不得負責總賬的記錄和銀行對賬單的調整.

2、各種收付款業務均應集中于出納員辦理。任何部門和個人不得擅自出具收款憑證或付款憑證。

3、現金收入和支出必須立即記賬,應定期或不定期檢查現金記賬情況并進行賬務核對。

4、一切貨幣資金收入,都要入賬。不得將出售殘料、廢料的收入、罰款賠款的收入等列作賬外處理。

5、銀行存款收付業務必須定期與對賬單核對(至少每月一次),并由出納員以外的人員編制或審核銀行調節表。

6、庫存現金除日常周轉需用外都應每日解交銀行,庫存現金必須存放保險柜內。

7、發票與收據必須按編號順序使用,領用空白發票(銀行票據)和收據必須進行登記。

8、支票簽發必須由出納員和財務負責人(主管會計)兩個以上負責并簽字,并應設置支票簽發登記簿進行記錄,空白支票不得簽名蓋章。

9、所有付款業務只有經過財務部門主管審核、總經理批準后方可支付(辦理)。

10、一切收付款必須憑證齊全,收付業務完成后必須加蓋收訖和(或)付仡(訖)的印章。

11、所有與現金或銀行存款收付業務有關的人員在業務處理后都必須在相關文件上簽字,以備追溯責任。

12、出納員在每天工作結束時要清點現金,核對賬目,主管部門應進行不定期檢查。

二、貨幣資金收入業務的內部控制

收入貨幣資金的途徑,一是通過銀行,二是直接收取現金。由于通過銀行收款的業務,受到了銀行的直接監督,起到了外部控制的作用,客觀上能夠有效地減少和堵塞貨幣資金收入業務中的漏洞,是保護貨幣資金安全的一個有力措施。因此,貨幣資金收入業務的內部控制制度設計,主要針對現金收入業務。一般情況下,企業的現金收入主要有銷售貨物取得現金和回收欠款,取得現金。

1、銷售貨物收入現金的內部控制

主要采用填制“銷貨單”的方式。它是“原始憑證控制方式”在現金收入業務中的具體應用。要求在產品銷售或顧客購貨時,由銷售部門開具銷貨單,注明所銷物品的名稱、規格、數量、單價、金額等內容。顧客持銷貨單向財會部門交付現金,然后持出納員蓋“收訖”章后的銷貨單向保管員提貨。

2、銷售業務內部控制的基本要求

銷售業務是圍繞推銷(銷售)產品、商品或勞務等所發生的經濟業務。銷售業務包括產品銷售業務和其他銷售業務。一般要經過簽訂銷售合同、填寫發貨單通知倉庫發貨、辦理發貨、辦理貨款結算四個環節。銷售業務內部控制要求:

1)銷售合同、發票和發貨單,必須經審核批準方能生效。

2)發票和發貨單應順序編號,如有缺號須經批準方可注銷。

3)要按規定價格銷售,未經授權不得改變售價。

4)收款時必須對品名、數量、單價、金額進行審核,有銷售合同的必須與合同核對。

5)銷售退回必須按一般銷售同樣處理。

6)開單、發貨、收款必須分工負責。

7)應收賬款明細賬應與總賬核對相符。

3、其現金收款具體的業務流程是:

根據銷售內勤開具的收據(產品銷貨單)收款―→檢查收據開具的金額正確、大小寫一致、有經手人簽名―→會計審核憑證----→出納收款-----→在收據(發票)上簽字并加蓋財務結算章―→將收據第②聯(或發票聯)給交款人―→憑記賬聯登記現金流水賬―→登記票據傳遞登記本―→將記賬聯連同票據登記本傳相應成本會計簽收制證----→按科目入賬---→銷售核算(貨款)。

注:(1)原則上只有收到現金才能開具收據,在收到銀行存款或下賬時需開具收據的,核實收據上已寫有“轉賬”字樣,后加蓋“轉賬”圖章和財務結算章,并登記票據傳遞登記本后傳給相應主管會計。

(2)隨工資發放時代收代扣的款項,由記賬會計開具收據,可以沒有交款人簽字。

4、回收欠款收入現金的內部控制

公司在辦理回收各種應收及暫付款項的業務時,應盡可能通過開戶銀行。如果采用收取現金的方式:

⑴出納員直接向交款人收取現金時,必須由出納員開具事先印有連續編號的“現金收據”,采用復寫方式,一式三張。在加蓋財務專用章和出納章以及交款人簽章后,將其中一張給交款人作為交款憑證,一張送交財務部門作為記賬依據,一張留作存根。為保證現金收據的規范使用,應重點檢查其編號是否連續,如有短缺,應及時查明原因,即使是作廢的收據,也應將三張收據加蓋“作廢”字樣后一并送交會計部門檢查后歸檔保管。

“現金收據”也可以由記賬員開具,然后交給出納員加蓋公章和出納章,同時收取現金。這種方式下,由于票據、印章兩人分管,使開票和收款工作分離,可以進一步強化現金收入業務的內部控制。

不論什么情況、采用什么方式收取現金,除前述重點加強記錄工作,即強調原始憑證的作用外,還必須充分利用賬簿的功能,按規定及時登記現金日記賬和“現金”總分類賬戶,并加強二者之間的核對工作。

三、貨幣資金支出業務的內部控制

貨幣資金支出業務與收入業務相比,其相同之處在于支出途徑也是兩條,即通過銀行轉賬支付和由出納人員直接支付現金,不同之處在于支出用途多樣、業務內容繁雜、牽涉范圍廣、涉及人員多。

當通過銀行支出貨幣資金時,要求采用銀行規定的結算辦法,填制銀行統一的結算憑證,客觀上受到銀行的外部控制,很大程度上起到了防錯消弊的作用。因此,對這種業務實施內部控制,重點應放在結算憑證的管理上。基本要求是:建立嚴密完善的結算憑證管理制度,妥善保管各種憑證,尤其是現金支票和轉賬支票;嚴把各種憑證的使用關,出納員開具支票時,財務主管應當審查批準,而不能讓其獨自辦理;對已用和未用憑證應當由非保管人員定期檢查;嚴格限制簽發空白支票;隨時與開戶銀行對賬等。

現金支出業務是貨幣資金支出業務內容控制的重點。該類業務按支出用途不同大致可分為采購物品支出現金、發放工資支付現金和支付各種借款使用現金等。具體控制方式:

(一)采購物品支出現金的內部控制

對采購材料、商品等支出現金的業務實施內部控制,關鍵是在付出現金之前,先取得相應的原始憑證,如支付購貨款須取得銷貨單位的發票,支付貨物運費須取得運輸單位的收費單據,并及時送交財會部門,由財會主管審核批準后,交給出納員支付現金。

1、填制“入庫單”,嚴格驗收制度

采購部門購買回的各種材料物品,都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應當對照銷貨單位的發貨票和購貨定單等,對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗,在保證正確、相符的基礎上填寫“入庫單”(或收料單)。“入庫單”是證明材料或商品已經驗收入庫的會計憑證,由倉庫驗收人員填制,并取得采購人員的簽字后,一張登記倉庫臺賬,一張退給采購部門進行業務核算,一張送交財務。嚴格的驗收制度,有利于考核采購人員的工作質量,劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任,保證入庫物資的準確性、安全性。

2、其現金付款業務的流程是:

(1)采購付款

采購人員憑原輔料入庫驗收單據(含倉庫保管員、質檢員簽字)------→填寫付款申請單-----→經部門主管審核簽字-----→送記賬會計審核憑證-----→報主管會計審核------→總經理批準----→出納會計付款----→客戶收款----→記現金流水賬----→訂制傳票。

強化審查制度,嚴格審核購貨業務的各種憑證

記錄采購業務、支付貨款之前,應對各有關部門送來的各種原始憑證,包括發貨票、運費收據、入庫單以及定貨單等進行認真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數量、金額計算的正確性,還要檢查各種憑證之間是否內容一致、時間統一、責任明確、手續清楚等。如果發現問題,應及時查明原因,分清責任,合理解決。在此基礎上,編制付款憑證,由出納員結算支付貨款,并按貨幣資金支出業務的內部控制要求和方式實施內部控制,使兩種業務的內部控制統一起來。

(2)費用報銷

費用報銷人持費用報銷單據請部門主管審核確認----→交記賬會計審核憑證---→查驗現金付款憑證金額與原始憑證一致―→檢查并督促領款人簽名―→報銷人送總經理審批----→批準后交主管會計審查憑證----送出納員按記賬憑證金額付款―→在原始憑證上加蓋“現金付訖”圖章―→登記現金流水賬―→將記賬憑證及時傳主管會計復核;

為了進一步強化內部控制,還可采取根據付款憑證而不是原始憑證支付現金的方式。即:財務部門在接到發票等原始憑證后,先由財會負責人審核批準,再由記賬人員根據其編制付款憑證,注明會計科目、款項用途及金額等,交給出納員由其根據付款憑證列示的金額支付現金,并登記現金日記賬。然后將付款憑證退交會計部門,以便登記總賬。這樣,出納人員應當付出多少現金,會計部門已經記錄在案,更有利于形成控制關系。

(二)發放工資支出現金的內部控制

對發放工資支出現金的業務實施內部控制,主要應采取下列措施:

⑴合理劃分行政部門(人力資源管理人員)、財會部門的職責,使工資發放業務由人力資源管理人員提供員工考勤記錄、生產統計、記賬會計、出納會計分工協作完成。具體是:行政部門(人力資源管理人員)負責審查并根據職工名單和考勤記錄、工資標準,生產統計進行產量計件核算、記賬會計核算工資、編制工資發放表,出納會計負責提取現金發放工資并分配工資費用等。

其具體的業務流程是:

(2)一般員工工資核算發放

根據人力資源部門出具的員工考勤表、生產統計出具的生產工人產量計件核算表---→記賬會計做上月的工資表----→送總經理審批----→開具的付款審批單(經財務部長簽字)開具現金支票―→出納會計填寫進賬單―→連同工資表送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(3)業務員績效工資兌現

根據銷售內勤送來的當月業務員銷售業績統計表---→營銷部門主管審核---→與記賬會計的產品銷售統計數據對賬、并制作工資表----→經主管會計審核----→由出納員填制付款審批單----→報總經理審批----→經財務部長簽字、主管會計開具支票―→出納會計填寫進賬單―→交記賬會計送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(4)建立健全勞動用工和考勤制度。要求:

工資表上的人名須經行政部門(人力資源人員)審查,臨時工須有合格的證明,以防虛設人名,冒領工資;調動工作和變更工資標準須有行政部門(人力資源人員)的正式批準文件,以防多計工資總額,侵吞余額;考勤記錄,工人工資核算須有生產廠長簽字的工人產量計件統計核算表,以防多記工時產量等現象;離職人員應及時從工資表中除去,以防繼續領發工資,等等。

(5化審查手續。由于工資的構成內容復雜,包括基本工資、工齡工資、各種津貼、績效獎金等,而計算手續又相當繁瑣,不僅要計算應發工資,還要計算代扣款項、實發工資等。所以,即使不發生作弊行為,但差錯則在所難免。為此,必須強化審查復核工作。要求:重復計算每一張工資表,至少計算兩遍;每一張工資表都應經過行政部門(人力資源人員)、財會部門多環節的復查等。

(三)借款支出現金的內部控制

一般情況下,發生出差借款和其他公務性借款業務時,需要支付現金。該類業務相對較簡單,對其實施內部控制,應符合三個方面的要求:

⑴借款人需要預支現金時,首先應填制“借款單”,并由所在部門負責人簽字,然后交財務主管審核、公司準,出納員據以支付出現金;

⑵會計部門應當根據“借款單”編制付款憑證,登記“其他應收款明細賬”,發揮賬簿控制的作用。待借款人出差歸來或完成業務后,根據實際用款數長退短補,注銷明細賬上的有關記錄;

⑶嚴格禁止非公務性借款行為,不得以便條作為借款手續,更上不能搞口頭承諾,君子協定。

篇2:縣學校財務管理內部控制制度

某縣學校財務管理內部控制制度

為加強和規范學校財務管理,提高學校經費的使用效益,充分發揮會計的職能作用,保證會計工作依法有序地進行。特制訂學校財務管理制度如下:

1、學校依據國家規定的要求設置會計機構,配備會計人員,會計人員任免應遵照國家有關法律的規定。

2、財務人員要熱愛本職工作,努力鉆研業務,熟悉國家財務法律法規、規章和國家統一的中小學校會計制度,有良好的職業道德,嚴謹的工作作風,辦理會計事務遵守實事求是、客觀公正的原則。

3、按照國家統一的會計制度規定規范地建立帳冊,及時辦理會計手續,進行會計核算,提供合法、真實、準確、完整的會計信息。

4、財務人員應將會計憑證,會計賬薄、會計報表和其它會計資料定期整理,立卷歸檔,妥善保管,銷毀會計檔案中的有關資料要按《檔案法》的規定執行。

5、會計機構、會計人員應遵照國家的法律、法規、規章和統一的會計制度,依法進行會計監督。對不真實、不合法的原始憑證不予受理,對違反會計管理制度的經濟活動應當制止并糾正。

6、會計工作人員因工作需要調動或離職,應按規定辦理有關交接手續。