酒店采購工作內容

*采購方案制定

采購物資要滿足使用部門對質量、數量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風險,且價格要符合市場行情,達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:

1、數量:申購數量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據上述條件對實際采購數量進一步核算。在滿足經營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當增大安全庫存。

2、質量和價格:須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統一,質量必須經使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執行價格結算,采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯系方式,堅持同等質量比價格。

3、進貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。

4、供應時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據,在供應商協議上明確約定供應時間,以防缺貨影響經營管理。

5、供應商:建立可靠穩定信譽好的供應商檔案,確保擁有"1+2+n"的供應商資源,以公平的競爭機制實現優質、優價、及時的物資供應,除非特別采購請示,日常采購應由合格供應商供應。

*采購計劃制定

采購計劃包含計劃內申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。

1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規格、質量、數量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。

2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失,按照所負責的節點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,其損失由庫房負責;對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺,其損失由使用部門負責;對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。

*申購

申購的分類:計劃內申購和計劃外申購

1、計劃內申購是指由倉庫按酒店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。

2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。

*采購實施

1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規模的物資)采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標采購管理制度》。

2、采購部根據分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應商發出供貨通知,并過程督進,保證及時性。

3、定價小組根據所提供的供應商資料,經多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。

4、鮮活食品每15天進行一次定價,每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調研,提供書面價格資料,經過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執行。

5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經使用部門確認。

6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經使用部門負責人確認后(重要物質還需酒店總經理確認)方可購買。

7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經辦公室審核,然后轉采購部執行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。

8、非采購人員通知供應商下達的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。

*付款

采購物品經庫房驗收入庫并經使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協議規定付款(按合同執行的預付款除外)。月結類固定供應商付款時應注意以下幾點:

1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現同種物品價格會有所區別,可以分開上報。

2、經營中的常規付款都應制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經管理公司財務總監、總經理及董事長批準后執行。計劃內付款各單店可直接支付。

3、對于日常付款過程中出現以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):

(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;

(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,計劃內單一事項額度超過2萬元(含2萬);

(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。

*物資進店管理

1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經理共同參加進行。

2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行,禁止供應商返利與商品加價后進店。

3、進店費用最佳方案為現金且一次性支付。

篇2:大酒店采購實施細則

某大酒店采購實施細則

采購部是酒店的一個重要的支出部門,為了保證各部門所需物品的品質和價格的合理性,結合集團總部《招標管理辦法》制訂采購方式及程序。

本實施細則適用于非招標類物品。

總則

第一條為了搞好酒店采購工作,保證采購到優質廉價的物品,確保經濟指標的完成,防止一些不正常事情發生,特制定此細則。

第二條采購部是酒店采購工作的專業部門,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門有參與監督、支持、配合權,但一般不得自行采購。

第三條所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。

第四條相關人員在采購、收貨過程中,必須遵循職業道德;努力提高業務水平,適應市場經濟發展要求;講究文明禮貌;遵守法律、法規;以酒店利益為重,相互監督,相互配合,共同把好"糧草"關。

第一節采購申請

第五條倉庫保管員要根據酒店的經營情況,掌握定額指標和日常使用情況,編制年(季、月)的采購計劃交酒店財務負責人和總經理審批后報酒店管理班子討論,通過后列入年(季、月)度計劃,由酒店財務部具體安排執行。

第六條凡是倉庫儲備的項目均由其提出采購申請。申請之前須認真檢查庫存量、消耗量及編制的采購計劃,嚴格按照預算執行。

第七條倉庫儲備以外的項目由各使用部門提出采購申請。申請之前須查詢倉庫是否有該項物資,或在倉庫多余物資中是否有代用品。

第八條經確認實屬必需購買項目,必須由倉庫或使用部門按照不同情況提前填寫不同類型的申購單,經部門授權主管審批簽字后報送采購部。

1.廚房直接正常消耗食品填寫"廚房每日市場訂單",一式四聯報送采購部。

2.廚房直接正常消耗食品以外的采購項目填寫"采購申請單",一式五聯報采購部。

第九條所有申購單必須用中文(或中英文)填寫,并寫清楚其規格、型號等條件(或特殊要求)等,以便采購員購買。

第十條所有采購項目的申請要加強計劃性,減少盲目性,提前填寫,留有余地。

1.國外進口項目需提前二至三個月提出申請。

2.國內加工或訂做的項目需視生產周期提前提出申請。

3.國內常用批量項目需在當年度底提出下年度全年或半年申請計劃,分批到貨。

4.國內市場一般項目需提前兩周提出申請。

5.廚房直接正常消耗食品每天下午提出申請,次日上午進貨。

6.特殊項目或緊急項目按有關規定處理。

第二節采購項目的擇商、確認和報價

第十一條所有"廚房每日市場訂單"以外的采購申請單報送到采購部審批后,由采購部經理統一登記后分發給相應采購員,由其具體負責申請單上采購項目的擇商、確認和報價。

第十二條"廚房每日市場訂單"直接報送采購部經理,由其具體負責落實采購人員報價后,留存第一聯,其余三聯返送廚房及收貨部。

第十三條采購人員收到自己分管的申請單后要歸納、分類整理,對其中有疑問的內容要與主管和申報部門授權人及時溝通;在確認無誤后,按照要求時限尋找至少三家以上供應廠商,進行業務洽談;經過酒店擇優確定報價填入申請單,并填好總金額、供應廠商名稱后上報上級審閱。

第十四條"國外采購申請單"由采購部經理負責。通常以發電傳、傳真的方式向香港或國外供應廠商詢價;屬國家控制進口的項目在詢價的同時,向酒店集團采購配送部匯報。

第十五條供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明。

第十六條對于特殊要求的或需要加工訂做的項目,申請部門要作詳細說明或提供樣品;供方按要求提供樣品,并經管理班子授權人確認簽字后方可進一步洽談。

第十七條采購部對內要主動與使用部門保持密切聯系,樹立服務意識,熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常作好市場調查研究,掌握市場行情,積極主動向使用部門推薦新產品及質優價廉的代用品;積極主動向管理班子提供市場情況所購物品的策略。

第十八條所有采購項目的擇商、報價必須由采購部在充分了解并掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權了解所需物品的價格并提出質疑,采購部在擇商報價中必須認真研究對待,使用部門主動與采購部辦理協調配合,對于所掌握的供應廠商情況及購貨意向通報采購部,以便由其選定質好價廉服務優的供應廠商。

第十九條確屬疑難采購項目,采購部和使用部門雙方必須及時聯系溝通或上報酒店集團采購配送部,研究對策。無力解決的必須及時上報領導,不得拖延誤事。

第三節基準單價

第二十條基準單價的確定按集團總部《招標管理辦法》進行。

第二十一條基準單價的適用范圍:蔬菜、肉類、水果、酒水及其它餐飲材料等。

第二十二條基準單價確定后須報酒店集團采購配送部、審核崗及招標中心備案。

第二十三條基準單價的上浮及下降,均按集團總部《招標管理辦法》執行。

第四節審批程序

第二十四條審批程序按集團總部《招標管理辦法》執行。

第五節購買

第二十五條所有采購項目依據有效訂單,原則上由采購部統一購買,其他部門一般不得自行購買。

第二十六條經審批簽字的采購單返回采購部后,由采購部經理統一注冊登記后分到采購部有關主管等人。

1.國外進口訂單由采購部經理直接負責訂購,通常以郵寄訂單、發電傳、傳真方式訂購。同時注明相關單證。

2.國內采購訂單由各主管落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限、供應廠、商及其他要求進行。

第二十七條在購買過程中要認真檢查所購物的品質、商標、期限、衛生標準等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。

第二十八條對于期貨或供需雙方認為必須簽約的經濟活動,首先要與供應廠、商認真洽談有關業務的細節,向財務總監請示匯報;在達成協議后,按財務管理規定簽訂供需合同,經雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。

第二十九條采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送貨到店的供應廠商。

第三十條由于當地市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數量多于有效訂單數量時,必須按集團總部《招標管理辦法》審批后方能購買。

第六節進口貨物報關與報驗

進口項目入關到貨后均需由專職報關、報驗員按照有關規定進行報關、報驗。

第三十一條進口用品到貨后,首先填寫關稅征免表向海關辦理征免審批。然后完整、準確地填制有關單證

,附交合法、齊全、有效的報關單證向海關辦理報關手續。交稅過關后方能提貨。

第三十二條準確地填制報關手續。交稅過關后方能提貨,檢疫合格后方能使用。

第三十三條報關、報驗員必須認真學習并切實遵守國家有關進出口政策、法令、海關和檢疫的法律、法規、規章,依法履行報關員義務,行使報關員權力。

第三十四條與相關部門的人員搞好關系,做好報關、報驗工作。

第七節貨物運輸

第三十五條所有購買項目必須首先爭取供應廠、商送貨到店。采購部的車輛僅對不具備送貨條件的采購項目進行運輸。

第三十六條采購運輸要做到及時、安全、完好、節約且有效率;禁止食品與其它貨物混裝,保證食品衛生。

第三十七條凡是需要酒店提供運輸的采購項目、采購人員外出聯系業務或其他業務用車,首先由主辦人向各自主管提出用車申請,并詳細說明所運項目的名稱、數量、重量、地點、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經理根據情況安排運輸、用車計劃,并填寫派車單。

第三十八條司機必須遵守車輛維護保養的各項制度;必須遵守各項交通法規。司機必須持有采購部經理簽字的派車單駕駛車輛外出,并在收車后如實地填寫好派車單的逐項內容,上報采購部經理。

第三十九條非酒店業務用車必須經過財務總監批準。

第八節貨物驗收

第四十條無論是采購人員自提項目還是供應廠、商送貨項目,貨到酒店后,必須首先與收貨部聯系,說明酒店采購訂單號碼及部門,由收貨部依據采購訂單或合同過數檢驗,合格后分送所需部門。不允許采購人員或供應廠、商直接交與所需部門。不符合采購訂單內容的項目一律拒收。

第四十一條驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發貨票、支票存根登記后交與收貨部簽收。

第四十二條驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經交貨人簽字后,將第五聯給交貨人作為結算憑證,第一聯隨同收貨日報上交財務部,第二聯收貨部留存備用,第三聯交使用部門。

第四十三條收貨部在對購入項目的質量、規格、樣式等難以確認的情況下,要主動請示所需部門的授權人協助,有關部門和人員積極幫助解決。

第四十四條在驗收中,收貨部或所需部門均有權提出退貨要求。經確認,實屬不符合要求的項目,由采購部負責退貨事宜。

第四十五條購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作,共同做好工作。對爭議不決的有關事宜,其雙方進行協調解決。如仍存分歧,由酒店管理班子授權人裁決。

第九節結算工作

所有采購項目的結算均由采購人員憑該采購訂單到財務部取得付款憑證后進行。

第四十六條國外進口采購項目憑采購訂單、發貨票、收貨單證由財務部辦理付款事宜。

第四十七條國內本市采購項目金額在五百元以上的,由采購部人員憑采購申請單、相應的收貨記錄及發票到財務應付款處辦理付款手續。五百元以下的,按第一章第十五條1.4款處理。

第四十八條供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫"支票申請單"附該項采購訂單、預付款協議書報采購部經理、財務總監、總經理及酒店集團審批簽字后,由采購人員憑采購訂單領取轉帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務部。

第十節特殊采購項目

第四十九條一些技術性較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可以邀請有關部門相關人員共同購買或授權有關部門相關人員購買,并與之共同承擔責任。有關部門對此要予以協助。

第五十條所有緊急采購項目均由所需部門依照有關規程自行辦理手續。采購部要急人所急,以最快速度擇商報價,一經收到所需部門已經形成的有效訂單取得結算手續后,必須千方百計采取緊急購買措施,保證供應。采購部人力不足的情況下,可以授權有關人員代購,并與之共同承擔責任。

第五十一條對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目,盡可能提前申購。若確有個別緊急需求,須經有關授權人批準后,由所需部門自行購買,在有關授權人監督下收貨,于次日及時補辦申請、審批、收貨手續。

第五十二條酒店集團當局決定的特殊專項專人采購項目不受此規程限制。

第十一節采購業務管理

第五十三條為了搞好酒店的采購工作,保證優質廉價適時的供應,采購部全體人員必須認真履行各自的職責規范。搞好店內店外的業務合作關系,樹立良好的企業及個人形象,廉潔自律。

第五十四條采購人員在招標采購過程中必須依法辦事,提高業務技能,不斷降低采購成本,按時完成本職工作,講求實效。

第五十五條采購部經理主要負責收集、分析、研究市場信息;按財務規定制定采購原則。

第五十六條采購計劃;控制采購成本及采購費用;認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應商,提出主導意見上報,督促、檢查各類采購項目的執行情況;加強與酒店各部門及供應商之間的溝通與協調。

第五十七條采購人員按酒店采購項目的分類進行分工負責,采購部經理負責進口物資的訂購,不負責具體項目的采購,對于一些技術較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可要求有關部門共同招標購買,并共同承擔此責任。

第五十八條供應商的客史檔案、業務信息資料歸酒店所有,歸類存放,未經批準不得私留、借閱。

第十二節獎懲規定

第五十九條按集團總部《招標管理辦法》執行。

救助站制度

篇3:工程物資采購工作細則

第一章?總則

一、目的

(一)為加強華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程設備(材料)的管理,規范本期工程建設各參建單位相關物資方面的管理職責、訂貨依據、訂貨程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本細則。

(二)主要從物資采購、檢驗驗收、出入庫、現場管理等幾個環節進行加強物資管理,保證設備材料質量及數量達到技術協議要求。確保設備(材料)的質量符合國家和行業規定的要求。

(三)加強備品備件、工器具、專用工具的管理,使之管理有序、規范。

二、適用范圍

本標準適用于華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程建設期內所有設備、材料、備品備件、專用工具的采購、接收、搬運、驗收、保管、保養入庫、出庫等的全過程控制。也適用于施工承包商采購的重要大宗材料采購管理。

三、編制依據

本管理辦法主要依據《華電集團火電工程招標管理實施細則》、《華電國際電力股份有限公司工程招標管理辦法》

四、釋義

(一)建設單位是指:華電青島發電有限公司。

(二)物資組是指:建設單位三期辦物資組。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商負責采購的鋼材、水泥、保溫材料、電纜電線、阻燃材料、閥門和門窗等材料。

(四)設備技術規范書是指:設備的使用條件、技術要求、設備參數、性能、試驗、監造驗收、供貨范圍和技術服務等內容的技術規范性文件。

(五)采購是指通過招投標,簽訂合同和技術協議,以約定購買所需物資的行為。

(六)設備材料檢驗驗收管理指通過明確設備材料檢驗驗收相關各方的職責,規范設備材料檢驗驗收流程,采取必要的檢驗驗收手段,保證工程使用的設備材料符合工程設計和規劃的技術質量要求的管理過程。

(七)入庫是指設備(材料)驗收后依據協議、發票和驗收單辦理入庫單的過程。

(八)出庫是指倉庫將設備材料發給領用單位的過程。

(九)物資現場管理指對設備(材料)出庫后安裝前的保管、保養的過程。

五、一般職責

(一)三期辦技經組負責單項或總價在50萬元以上的甲供物資(設備、材料)的招標采購組織工作,技術組、物資組等相關部門依據相應職能配合技經組做好甲供物資(設備、材料)招標采購工作。

(二)三期辦物資組是基建工程階段甲供物資(設備、材料)的管理部門,負責對物資公司監督檢查管理工作,負責甲供物資(設備、材料)催交、催運工作,負責甲供物資(設備、材料)及零星采購需用計劃的歸類、匯總工作,并及時將匯總結果上報技術主任。對甲供物資(設備、材料)招標采購工作有參與權,對甲供物資(設備、材料)及零星采購的供應商有推薦權。

(三)物資公司:負責部分甲供物資、常規物資、備品、備件等的入庫、出庫及保管管理工作;參加物資開箱驗收,負責自有倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。

(四)設計單位(含設計監理)依據相應職能配合做好甲供物資(設備、材料)招標工作。

(五)施工承包商:協助工程所需物資的選樣、封樣、報批工作;負責收集、平衡物資需用計劃、申請計劃,編制采購計劃,報設備物資組組審定、備案;協助物資檢驗試驗工作,按標準對進場物資進行驗證,配合不合格物資處置;負責現場倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。施工承包商自行采購的材料應依據本辦法(施工承包商采購合同)條款履行報審手續。

(六)監理單位:負責甲供物資、備品備件、專用工具的采購、接收、領用、搬運、驗收、保管、保養、入庫、出庫、考核等全過程監督管理。會同建設單位共同管理電廠建設中的甲供材料;協助建設單位對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;督促施工承包商編報甲供材料進場計劃、采購計劃,并進行審核;組織相關方對甲供材料驗收、移交,監督甲供材的入庫、保管、領用情況,使甲供材在可控范圍內;按計劃對進場物資進行驗證,監督不合格物資清退;負責甲供材料、成品、半成品的加工和使用過程中的質量監督、驗收把關和糾正、整改、考核工作。

監理單位依據相應職能參加設備招標(如果需要的話)、設備材料到貨驗收、設備缺陷認定、對施工承包商采購材料進行把關審核和評標,對施工承包商提出的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表》進行審核。

(七)三期辦技術組:負責審查物資采購過程中的技術規范,簽訂技術協議,確保物資的規范、規格等參數符合要求。對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;會同監理審核甲供材料進場計劃、采購計劃;參與甲供材的驗收、入庫、保管、領用工作。

(八)檔案中心:協助監理單位收集、分發及歸檔相關單位送來設備資料(三證一書等)。

(九)生產專業:協助物資組、技術組、物資公司、施工、監理單位等做好物資開箱驗收工作,以及部分備品備件、專用工具的領用、保管管理工作。

第二章?物資采購管理

一、大宗招標(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)

(一)按照《華電青島發電有限公司招投標管理辦法》進行招標,由技經組負責招標及簽訂合同。

(二)技術組負責審查技術規范書,參與招標及審核、簽訂技術協議書。

二、總價少于50萬元甲供物資(設備、材料)的采購分工原則

(一)技術組負責單項貨值50萬元以下的設備和裝置性材料的采購工作,并由技經組簽訂合同。

(二)施工承包商負責《甲供物資(設備、材料)采購分工表》(附錄A)規定的由施工承包商采購的裝置性材料的訂貨。如設備、材料出現分工界限不清、產生分歧時,應依據各標段建筑安裝工程施工合同并結合附錄A的分工原則,由監理單位負責界定。

(三)不隨設備成套的閥門、管件:即系統管道上的閥門(進口除外)、管件、支吊架等,均屬零星采購,由建設單位工程技術負責組織訂貨。

(四)凡是由建設單位提供資金的甲供物資(設備、材料),產權均屬建設單位所有,未經建設單位批準,任何人不得運出施工現場。

(五)安裝調試期間的備品配件和專用工具收貨、保管及領用出庫,由物資公司按《物資現場管理規定》相關條款執行。

三、采購計劃和依據

(一)由建設單位和施工承包商根據各自采購范圍,并根據工程總體安排和施工二級網絡計劃、設備制造/生產周期的長短以及進口/國產設備情況,確定各類設備訂貨的時間順序,采用分階段、分批次訂貨的方式進行,避免發生錯訂、重訂、漏訂現象,減少資金的積壓。

(二)大宗招標根據訂貨條件和工程進度由技經組組織分批次招標采購。

(三)施工承包商采購材料依據各標段建筑安裝工程施工合同結合設計單位正式出版的設備材料清冊及施工圖自行采購。

四、采購原則

(一)本工程物資的訂貨,必須把產品質量放在第一位,并滿足設備的安全經濟運行要求,杜絕劣質產品進入本工程。

(二)采購物資應滿足國家現行法規的安全、健康、環保要求,不得采購超標或淘汰產品。對環保有特殊要求的產品,投標商還應提供該產品有效的生產許可證、試驗報告和質量保證期等資質條件。

(三)大宗物資(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)采購應通過招標方式,本著公平、公正、公開和誠實守信的原則進行。

(四)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料),可以通過詢價議標方式分批采購。

(五)招標設備原則上應盡可能一次招標。當一次招標不能滿足設計單位對設備資料要求或現場安裝進度要求時,可分批采購,在技術條件相同情況下盡可能按原單價續簽合同。

(六)招、議標過程中,嚴格進行技術、經濟、售后服務等方面的比較,做到貨比三家,擇優定廠。

五、采購程序

(一)建設單位采購程序

1、設計單位負責編制設備技術規范書并根據審核意見完成修改;設計監理單位負責檢查評審意見的落實情況;技術組復核設計單位出版的設備技術規范書。

2、設備技術規范書的評審可采用會議評審或傳真、電話、電子郵件方式進行。主設備、主要輔機設備以及建設單位認為有必要的設備需采用會議評審;其它設備采用傳真、電話、電子郵件方式進行評審。會議評審由建設單位領導或技術負責人主持,設計單位、設計監理單位參加,并邀請部分專家參加。

3、技術組提出的采購依據(經審查后的技術規范書),根據工程進度提出甲供物資(設備、材料)采購分批招標計劃,報建設單位主管領導審批。

4、對推薦入圍的制造廠商做到公平、公正。由設計單位、技術組相關專業組負責收集整理供貨商的現有質量管理體系、資源配置(機加工設備和技術工人)、設備性能、特點、銷售業績、銷后服務和供貨能力評價,一般需推薦3家或以上有業績的供貨商,由技術相關專業組負責匯總各方意見,并填寫《推薦招標供貨商審批單》《推薦甲供物資(設備、材料)招標明細表》(見表1、表2)提出初選方案后,報三期辦相關主任審核,報建設單位相關領導審批。

5、按照《華電青島發電有限公司三期招投標管理辦法》開展招標工作。

6、凡屬建設單位三期采購的甲供物資(設備、材料)(包括隨設備供貨的材料),如施工承包商發現漏訂,需補訂時,由技術組辦理采購。如委托施工承包商采購時,在征得建設單位主管領導同意后,技術組辦理委托申請(見表3、表4)后交由施工承包商采購。

(二)施工承包商采購程序

1、為保證施工承包商負責采購的重要大宗材料質量,必須由工程技術主任及各專業組和監理單位參與招標。

2、對于國產中、低壓閥門、補償器、設備油漆、阻燃材料與建筑配套的各類門、窗等重要的大宗材料的訂貨,由施工承包商按建設單位規定負責組織招標,填寫《設備、材料采購申請會簽單》和《設備、材料采購申請明細表》(見表5、表6),并向建設單位推薦3家或以上供貨商,并填寫《推薦供貨廠家采購申請報審單》《推薦供貨廠家采購明細表》(見表7、表8),經工程技術主任及各專業組、監理單位審定入圍供貨商后才能招標。必要時,由建設單位組織有關部門參與施工承包商招評標工作,并對中標單位予以確認。確定中標供貨商后,由施工承包商負責簽訂合同并向建設單位技經組提供合同副本1份,以備查。

3、對于建筑水泥、鋼材的訂貨,由施工承包商填寫《主要工程材料/構(配)件供貨商資質報審表》(見表9),報土建監理工程師審批后進行招標采購。建筑裝修材料(如石材、油漆和涂料),應盡量采用環保型產品,其報審手續按2.2條款辦理。

4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采購的材料,如果按建設單位規定負責組織招標和監理單位認為有必要時,亦按2.2-2.3程序辦理。

(三)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料)及零星設備采購程序

1、施工承包商根據現場施工進度的實際需要,填寫《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》(見表10、表11),遞交監理單位審核無異議并簽字,監理單位審核后遞交工程技術相關專業組。

2、工程技術相關專業組接到《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》后,依據相關的技術資料進行核對無異議后簽字,并遞交三期辦相關主任審核后簽字。

3、審核后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員報送技經主任審批后簽字。

4、審批后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術主任或相關專業組人員報送基建主管副總經理、總經理批準后簽字。

5、批準后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員遞交物資組,并填寫《交接表》(見表12),由物資組統計人員統計、歸類、匯總(見表13),匯總后報送工程技術主任,由工程技術主任組織實施。

6、采購實施過程中,物資組在非緊急情況下應按"詢價采購"和"零星設備采購"兩種方式采購。

6.1詢價采購:單項貨值在10萬元以上~50萬元以下,,且未經過招標的設備。

6.2由物資組向三家或以上供貨廠商發送《工程(設備、材料)詢價表》(見表14),供貨廠家最好是實地考察過的并依據承包商(供應商)的資質、資信程度按照ISO9001的標準進行審查。內容包括:營業執照、資質證書、安全資格證書、特種作業人員操作證書、稅務登記證、生產許可證、代理證、授權書、質量認證書、企業簡介、以往業績等,并承擔相應的審查責任,做到貨比三家,擇優定廠。

6.3供貨商在接到《工程(設備、材料)詢價表》三日內,將該表填報后及時反饋(傳真的方式)。

6.4物資組根據各供貨商發送的《工程(設備、材料)詢價表》進行統計、匯總后,由物資組遞交工程技術主任,并填報《推薦詢價采購審批單》《推薦詢價采購明細表》(見表15、表16),審批后確定供應商,由技經組簽訂供貨合同。

6.5零星設備采購單項貨值在10萬元以下,由工程技術相關專業組專工填報《零星設備采購申請審批單》《零星設備采購明細表》(見表17、表18),批準后按詢價方式采購。

6.6工程急需的零星設備,可采用"一事一辦,急事特辦"的原則,優先辦理會簽審批手續,由工程技術相關專業組專工填寫《工程急需零星設備采購審批單》《工程急需零星設備采購明細表》(見表19、表20)單項貨值在10萬元以下的,由建設單位主管基建副總經理批準。單項貨值在10萬元以上的,由建設單位總經理批準。由技經組簽訂合同。但供應商應盡量在已詢價的供應商范圍內選擇(除質量相近、價格低外),直接詢價采購。

7、供貨合同簽訂后,由物資組負責催交、催運工作。

8、到貨接卸和開箱驗收工作,由物資組組織并依據《設備開箱驗收管理辦法》執行。

9、開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料),物資公司保管員負責辦理入庫手續,直接抵達施工現場的甲供物資(設備、材料)由施工承包商負責接卸,開箱驗收工作按3.8條款執行,此時開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料)均視為出庫,物資公司保管員負責辦理出庫手續。

10、開箱驗收不合格的甲供物資(設備、材料),由物資組依據所簽訂的采購合同條款負責辦理。

11、備品備件、專用工具由建設單位物資公司直接入庫。

12、貨款結算工作,由物資組依據《華電青島發電有限公司物資結算管理辦法流程》辦理貨款結算手續。

13、技經組簽訂的文本采購合同依據《華電青島發電有限公司合同管理辦法》,由技經組負責保管,以待備查。

第三章附則

一、本辦法自頒布實施之后,如與國家、本省、集團公司新的法律、法規、規章和規范文件有抵觸,按新規定執行。

二、本辦法由華電青島發電有限公司三期辦負責解釋。