置業(yè)公司費(fèi)用管理規(guī)定

一、管理范圍

1、本規(guī)定所指"費(fèi)用"是指辦公行政性費(fèi)用。

2、本規(guī)定所指"管理"是指對上述費(fèi)用的基礎(chǔ)原則、費(fèi)用分類、費(fèi)用定額、預(yù)算編審、費(fèi)用分?jǐn)偂⒔Y(jié)算考核和統(tǒng)計(jì)報表等項(xiàng)工作。

二、管理模式

1、歸口管理:即公司行政辦公所涉及及實(shí)物管理和費(fèi)用管理的日常工作總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

2、雙向管理:即實(shí)物管理和費(fèi)用管理并舉,建立雙管齊下的雙向管理體系。

3、分類管理:即依據(jù)各項(xiàng)辦公行政費(fèi)用開支內(nèi)容、方式的不同,對實(shí)物和費(fèi)用進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)分類,并建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)臺帳、統(tǒng)計(jì)報表、統(tǒng)計(jì)分析等基礎(chǔ)工作,實(shí)行分類管理。

4、定額管理:即從實(shí)際出發(fā),對部分行政費(fèi)用支出項(xiàng)目實(shí)行定額管理制度,超額扣款,節(jié)約歸公。

5、預(yù)算管理:即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎(chǔ)上,厲行節(jié)約、節(jié)耗增支,建立和推行行政費(fèi)用支出預(yù)算管理制度。

6、監(jiān)督管理:即實(shí)行控制預(yù)算總額、審批報銷一支筆的監(jiān)控制度。

三、費(fèi)用分類

1、房租、空調(diào)費(fèi):即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。

2、植物租賃費(fèi):即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。

3、水費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的自來水費(fèi)。

4、電費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的電費(fèi)。

5、實(shí)物資產(chǎn)費(fèi);即非消耗性辦公用品的購置金額。

6、車輛使用費(fèi):即公司購置車輛的辦證費(fèi)、保險費(fèi)、車船稅、養(yǎng)路費(fèi)、汽油費(fèi)(包括包干的油料費(fèi))、

維修保養(yǎng)費(fèi)、停洗過路費(fèi)、車輛用品費(fèi)等日常使用費(fèi)。

7、通訊費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的固定電話、傳真電話費(fèi)用。

8、裝修制作費(fèi):即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標(biāo)牌、標(biāo)識、像框等制作加工費(fèi)。

9、人事管理費(fèi):即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書

等費(fèi)用。

10、職工活動費(fèi):即公司組織職工旅游、聚餐等活動費(fèi)用。

11、禮品費(fèi):即在節(jié)假日或平時等發(fā)生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費(fèi)用。

12、員工餐費(fèi):在工資以中補(bǔ)貼的形式發(fā)放,按崗位工作性質(zhì),均按6元/餐的標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)貼。

13、低值易耗品費(fèi):

(1)辦公用品費(fèi):公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費(fèi),如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機(jī)、修正液等;

(2)辦公耗材費(fèi):公司各部門辦公電腦設(shè)備所需的易耗材料費(fèi)用,如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等;

(3)文印制作費(fèi):即外送制作、裝裱發(fā)生的費(fèi)用,如信箋、信封、表單、單據(jù)、宣傳品、名片、紙杯及在外復(fù)印、在外裝訂等費(fèi)用;

(4)電腦用品費(fèi):即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費(fèi),如軟盤、光盤、鼠標(biāo)、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等;

(5)其它用品費(fèi):即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費(fèi)。

14、維修費(fèi):公司內(nèi)辦公家具、辦公設(shè)備、照明等的各項(xiàng)維修費(fèi)用,如辦公桌、復(fù)印機(jī)、開關(guān)等的維修;

15、郵遞費(fèi):公司對外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費(fèi)用。

16、其它費(fèi)用:即以上十五項(xiàng)費(fèi)用不能包含的其它費(fèi)用。

四、費(fèi)用定額(需會同財(cái)務(wù)部修訂)

(一)辦公用品領(lǐng)用定額:

辦公用品的領(lǐng)用嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行。

(二)月度車輛費(fèi)用定額:

說明:如若定額車輛的汽油費(fèi)因工作原因造成超額,請出示相關(guān)的依據(jù),例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算,如超過定額,其超額部分由管理責(zé)任人負(fù)擔(dān),統(tǒng)計(jì)匯總后在其工資中扣減。

(三)通訊費(fèi)用定額:

1、固定直撥電話(含傳真):

序號

電話號碼

使用部門

主要責(zé)任人

月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)(元)

備注

1

2

3

4

2、分機(jī)電話

序號

分機(jī)號碼

使用部門

主要責(zé)任人

月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)(元)

備注

2

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

凡月度使用金額超過定額標(biāo)準(zhǔn)的,由使用部門或使用人承擔(dān)超支部分費(fèi)用。

五、預(yù)算編審

(一)編制依據(jù):

1、上月末庫存情況。

2、本月人員增減、購置申請和預(yù)計(jì)情況。

3、各項(xiàng)定額和總控指標(biāo)。

(二)編制口徑:

1、預(yù)算內(nèi)支出和預(yù)算外支出:

(1)"預(yù)算內(nèi)支出":指每月底經(jīng)集團(tuán)總裁審批的預(yù)算方案。

(2)"預(yù)算外支出":指在執(zhí)行每月預(yù)算內(nèi)支出方案過程中,新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項(xiàng)目和金額。

2、固定費(fèi)用和變動費(fèi)用:

(1)"固定費(fèi)用":指在一定時期(半年以上)內(nèi)、支出項(xiàng)目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費(fèi)用。在本規(guī)定中的"費(fèi)用分類"中的房租空調(diào)費(fèi)、植物租賃費(fèi)兩項(xiàng)。

(2)"變動費(fèi)用":指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項(xiàng)目和金額變化的費(fèi)用。在本規(guī)定中的"費(fèi)用分類"中除固定費(fèi)用以外其它類別的費(fèi)用。

3、定額費(fèi)用和非定額費(fèi)用:

(1)"定額費(fèi)用":指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。

(2)"非定額費(fèi)用":指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。在本規(guī)定中的"費(fèi)

用分類"中除上述定額費(fèi)用外的費(fèi)用。

(三)編制方法

按上述"費(fèi)用分類"列明細(xì)表逐一預(yù)算,使用規(guī)范的"行政費(fèi)用預(yù)算/購置明細(xì)表"中的"預(yù)算"欄。表中的"項(xiàng)目名稱"必須明細(xì),"庫存量"必須準(zhǔn)確,"數(shù)量"必須精打細(xì)算,"單價"必須符合實(shí)際,"備注"應(yīng)列出變動費(fèi)用增減變化的主要原因、分?jǐn)傎M(fèi)用的比例、固定費(fèi)用所占的比例以及其它應(yīng)注明的口徑。

(四)審批流程

六、費(fèi)用結(jié)算

1、結(jié)算時間:每月月初10個工作日前結(jié)算上月費(fèi)用。

2、結(jié)算方法:代付費(fèi)用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費(fèi)用清單,注明費(fèi)用名稱、費(fèi)用總額,由授權(quán)批準(zhǔn)人簽字后送應(yīng)承擔(dān)費(fèi)用公司的會計(jì),兩公司以支票或掛帳方式進(jìn)行結(jié)算。

3、往來帳的對帳工作:每月的往來帳應(yīng)于次月5日之前核對完畢。

4、各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時,應(yīng)盡量分清受益單位,以正確歸集行政管理費(fèi)用、簡化核算手續(xù)。

七、結(jié)算監(jiān)控

1、發(fā)票開據(jù):所有發(fā)生的行政性費(fèi)用在開具發(fā)票時,均須標(biāo)明發(fā)生費(fèi)用的公司;分?jǐn)傎M(fèi)用應(yīng)計(jì)算出分?jǐn)傤~后分別開據(jù)發(fā)票,以便正確歸集費(fèi)用和財(cái)務(wù)核算。

2、報銷辦法:報銷人需按財(cái)務(wù)規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費(fèi)用報銷單、審查簽字、審批簽字,即可在出納處報銷。

3、財(cái)務(wù)監(jiān)控:財(cái)務(wù)部應(yīng)按同口徑建立公司行政費(fèi)用支出臺帳;行政費(fèi)用借款時,應(yīng)審查預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外支出方案和審批依據(jù);行政費(fèi)用報銷時,應(yīng)審查支出項(xiàng)目、金額是否符合審批預(yù)算。如不符時,應(yīng)請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。

八、統(tǒng)計(jì)報表

1、根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認(rèn)真進(jìn)行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計(jì)工作,并存檔保管。

所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。

2、每月必須編制月度行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報表;年度行政管理匯總表,并及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理、董事長。

3、月度行政費(fèi)用報表應(yīng)進(jìn)行綜合分析,分析要點(diǎn)是:同上月比的預(yù)算費(fèi)用比較分析和因素分析、同上月和當(dāng)月預(yù)算比預(yù)算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費(fèi)用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。

4、每月上報的統(tǒng)計(jì)報表及附件有:行政費(fèi)用預(yù)算/購置明細(xì)表、行政費(fèi)用支出分類匯總統(tǒng)計(jì)表、車輛費(fèi)用支出明細(xì)表、通訊費(fèi)用支出明細(xì)表、辦公用品庫存盤點(diǎn)明細(xì)表以及統(tǒng)計(jì)綜合分析報告。

篇2:裝飾公司費(fèi)用報銷流程管理規(guī)定

裝飾公司費(fèi)用報銷流程管理規(guī)定

第一條根據(jù)總經(jīng)理辦公會的有關(guān)精神和目前市場上的現(xiàn)實(shí)情況,為明確各類費(fèi)用在報銷付款中的管理責(zé)任、權(quán)限和流程,制定本規(guī)定

第二條本規(guī)定適用于**裝飾有限公司(以下簡稱總公司)本級、公司所屬分公司、辦事處、項(xiàng)目部(以下簡稱各單位)。

第三條各單位可根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,制定相應(yīng)的費(fèi)用報銷實(shí)施辦法,并報公司財(cái)務(wù)處審核后在本單位實(shí)施

第四條本規(guī)定所稱費(fèi)用是指日常所發(fā)生的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、汽車費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、水電費(fèi)、租賃費(fèi)、會議費(fèi)保險費(fèi)、低值易耗品、各種規(guī)費(fèi)、咨詢訴訟費(fèi)、檢測測繪費(fèi)、證照費(fèi)、年檢費(fèi)、其他營業(yè)費(fèi)用和其他管理費(fèi)用等。

第五條權(quán)簽人

1.本規(guī)定的權(quán)簽人是指部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等,名單以公司的任命文件為準(zhǔn)。

2.權(quán)簽人享有在規(guī)定管理權(quán)限內(nèi)對報銷付款簽字審核審批的權(quán)利,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和對費(fèi)用真實(shí)、合法、合理性負(fù)責(zé)的義務(wù)。

第六條員工借款

1.日常費(fèi)用開支原則上不允許員工借款,應(yīng)由個人先墊支,事后報銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的,根據(jù)費(fèi)用預(yù)算,填報《借款審批表》(同差旅費(fèi)借款審批單)報批后,到公司財(cái)務(wù)處申領(lǐng)借款。但需在事項(xiàng)完畢后3個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。當(dāng)年12月31日前的借款尚未核銷的,如無特殊情況,一律從工資或獎金中先扣回。

2.借款實(shí)行“前款不清,后款不借”的原則。員工在公司財(cái)務(wù)處有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的,除非有特殊情況,否則不允許再次借款;費(fèi)用報銷時,如無特殊理由,應(yīng)先歸還借款,扣除借款后有余額的,按余額付款。

3.公司員工借款經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)處審核同意后,報總經(jīng)理審批;總經(jīng)理借款由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字;兼任多單位負(fù)責(zé)人的,指定在一個單位借款,所有人員嚴(yán)禁多單位(多頭)借款和多頭報銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對員工借款的管理,定期催收。出差借款按照《差旅費(fèi)管理規(guī)定》執(zhí)行。

第七條報銷的要求

1.發(fā)票的基本要求

A、發(fā)票必須合法、真實(shí)、有效。

B、發(fā)票不得涂改、挖補(bǔ),大小寫金額相符,字跡清楚。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤,應(yīng)當(dāng)退回重開或更正,更正處應(yīng)加蓋單位公章。

C、發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上,防止原始憑證在傳遞過程中丟失。

D、發(fā)票抬頭與公司名稱應(yīng)一致,并具有規(guī)定印章(公章或財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章等)。

E、其他要求參見《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范制度》和國家相關(guān)法律、法規(guī)。財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒收不合法的票據(jù),應(yīng)當(dāng)扣留虛假票據(jù),并及時通報相關(guān)負(fù)責(zé)人。

2.報銷憑證的填寫要求

A、必須按費(fèi)用報銷單要求填寫相關(guān)內(nèi)容

B、報銷事項(xiàng)的內(nèi)容、用途說明必須清晰準(zhǔn)確,并注明費(fèi)用歸屬(屬于哪個項(xiàng)目或公司,便于分類核算),必要時附清單詳細(xì)說明。

C、凡是費(fèi)用需要在項(xiàng)目或公司之間分?jǐn)偟?報銷人應(yīng)該根據(jù)原始憑證抬頭與費(fèi)用歸屬部門(項(xiàng)目、公司)關(guān)系,分別歸依后,調(diào)協(xié)相應(yīng)的報銷憑證,確實(shí)不能歸集的應(yīng)按適當(dāng)分配比例分配。

D、報銷金額大小寫必須一致,不得涂改,不得使用鋼筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。

E、財(cái)務(wù)部門在審核時根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定有權(quán)去除不符合要求的票據(jù)(如白條、不符合要求的發(fā)票等)可以核小報銷金額;審核金額超過原報銷金額時,應(yīng)退回經(jīng)辦人重填或按申報金額報銷。

F、費(fèi)用報銷單分差旅費(fèi)報銷單和費(fèi)用報銷單,差旅費(fèi)報銷填寫差旅費(fèi)報銷單,其他所有費(fèi)用填寫費(fèi)用報銷單。

3.其他報銷附件要求

A、除發(fā)票外,其他附件報表必須合法、合規(guī),有相關(guān)責(zé)任人的簽字審批,業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷應(yīng)附業(yè)務(wù)招待申請單,業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單不作為原始入賬憑證。

B、差旅費(fèi)報銷除當(dāng)天往返等特殊情況外應(yīng)附出差審批單,汽車費(fèi)用報銷應(yīng)當(dāng)附派車單。

C、簽有合同的費(fèi)用報銷(如廣告費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。

4.報銷的時效要求

A、當(dāng)月費(fèi)用一般應(yīng)在當(dāng)月報銷處理完畢,部分費(fèi)用如電話費(fèi)等可以延至下月。

B、當(dāng)年費(fèi)用一般在當(dāng)年12月31日前報銷處理完畢,部分費(fèi)用的發(fā)票如當(dāng)年無法取得,只能在次年1月取得的,應(yīng)在1月取得時立即辦理報銷;財(cái)務(wù)部門如果財(cái)務(wù)處理允許,應(yīng)記入當(dāng)年費(fèi)用。

C、申請先由公司預(yù)付支票的,經(jīng)辦人應(yīng)在5個工作日內(nèi)拿回相應(yīng)發(fā)票按報銷流程辦理預(yù)支核銷手續(xù),否則視同個人借款按相關(guān)規(guī)定處理。

第八條報銷審批付款流程

1.經(jīng)辦人:根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要,在費(fèi)用事項(xiàng)發(fā)生后,按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證填寫報銷單,交部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)辦人對其發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)、合理、合法、完整性負(fù)責(zé),嚴(yán)禁虛報、假公濟(jì)私。

2.部門負(fù)責(zé)人:按管理及責(zé)任權(quán)限對本部門發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)審核并簽字,對費(fèi)用是否符合部門計(jì)劃、預(yù)算承擔(dān)責(zé)任;部門負(fù)責(zé)人可以根據(jù)事項(xiàng)、金額的重要性,讓分管業(yè)務(wù)主管等先行審核簽字,并落實(shí)責(zé)任。對審核不通過的予以退回。

3.分管副總:按管理及責(zé)任權(quán)限對負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)審核簽字;對總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)的費(fèi)用予以審批簽字,并承擔(dān)責(zé)任。對審批審核不通過的予以退回。

4.財(cái)務(wù)處審核人員:財(cái)務(wù)處審核人員對報銷憑證的相關(guān)內(nèi)容。

篇3:費(fèi)用報銷管理規(guī)定

費(fèi)用報銷管理規(guī)定

為促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展,明確費(fèi)用報銷的標(biāo)準(zhǔn),程序和辦法,特制定本規(guī)定。

(一)報銷程序:在日常報銷的情況下,報銷人向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取《報銷單》,需要黑色水筆填寫完整,正確粘貼,交部門主管,營運(yùn)副總審核確認(rèn)后,交財(cái)務(wù)部審核,財(cái)務(wù)部審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)批準(zhǔn)后向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取報銷款。

(二)所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的憑證,文書簽名必須使用中文全名,不得使用英文拼音。

(三)所有費(fèi)用必須在一周內(nèi)進(jìn)行核銷,逾期應(yīng)說明原因,不能說明原因的,不予受理。

(四)原材料,固定資產(chǎn)的單據(jù)須分開單獨(dú)報銷,粘貼在同一張報銷單上的,不予受理。

(五)所有費(fèi)用報銷單據(jù),報銷人需在其背面注明費(fèi)用的用途并簽名確認(rèn),否則財(cái)務(wù)部不予受理。

(六)原始單據(jù)要保持整潔,報銷時應(yīng)平整地粘貼在粘貼紙上,不能完全重疊在一起粘貼,更不允許用訂書機(jī)把原始單據(jù)訂在報銷單后面,否則不予受理報銷。

(七)各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù)應(yīng)妥善保管及時傳遞,防止丟失。各店應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)單據(jù)保管傳輸。各店當(dāng)月所有核算單據(jù)需于次月2日中午12點(diǎn)前送達(dá)總部,超過規(guī)定期限傳遞的,對責(zé)任人及店主管每次處200元罰款。

(八)票據(jù)傳遞順序

報銷人的原始票據(jù)

→

粘貼

部門

主管

→

審核

營運(yùn)

副總

→

審核

財(cái)務(wù)部

↓

報銷人

→審核付款

財(cái)務(wù)部

→

批準(zhǔn)

總經(jīng)理

(九)相關(guān)費(fèi)用的報銷處理辦法

1、交通費(fèi)用:員工報銷交通費(fèi)用需注明時間,起點(diǎn),乘坐的士,還另需在票據(jù)背面注明乘坐人,事由(從哪里到哪里,做什么事)。

2、加班費(fèi):加班費(fèi)的計(jì)算一律按公司人事制度執(zhí)行,公司(含直營店)員工節(jié)假日加班費(fèi)一律上報人力資源部,在下月發(fā)放工資時支付。

3、廣告費(fèi):報銷時必須附相關(guān)的廣告剪報。

4、辦公用品:購買辦公用品必須取得合法,正式,完整的發(fā)票,若多的辦公用品累計(jì)開在同一張發(fā)票上,應(yīng)附購貨清單。

5、對于購買的固定資產(chǎn)及其他應(yīng)事先申請,報銷時單獨(dú)粘貼并附事先的申請證明。

6、對于有定額或預(yù)算規(guī)定的費(fèi)用,必須在定額或預(yù)算的范圍支出,超時定額的不予報銷。

(1)手機(jī)費(fèi)用;

(2)公司實(shí)行財(cái)務(wù)預(yù)算項(xiàng)目,將按預(yù)算管理制度執(zhí)行。