摘要:流程管理是項目管理的重要組成部分,而實施與控制過程最值得關注。這篇文章講述在項目工作中,用工具嚴格進行流程管理的重要性。從項目管理的觀點看,用基于互聯網的解決方案比用內部網節省成本。

一、介紹

項目管理(PM)正逐漸被認為公司管理的有效且有力的管理系統。特別是那些市場導向與技術更新快的公司與組織,用項目方式進行管理不僅是維持與擴大市場份額的明智選擇,而且也是公司的生存之道。甚至對那些以運營為主的公司,變化也不可避免,亦需要項目管理使業務不斷壯大。現狀與發展趨勢對項目管理的發展產生巨大影響,項目管理趨向更多的知識,如流程規劃與再造。同時,更多的與項目管理理論整合的工具正在實際工作中被開發運用。制訂良好的計劃是項目成功的基礎,但不是全部。項目經理與項目成員應有能力實施計劃,使計劃從紙上轉成有形的交付品。計劃比較好做,因為項目經理通常能控制核心組員及內部信息。項目經理可以讓其項目成員通過培訓與咨詢,得到專業的方法,從而去想、去說、去工作,利用現成的流程與系統文件制訂一套好的計劃。但即使對于經驗豐富的項目經理,項目的實施也是一個挑戰,要與合作伙伴、供應商及承包商進行很好的合作。這里有兩種合作情形:一種是各參與公司有不同的管理水平,有些具有專業項目管理經驗、另外一些項目管理知識十分匱乏,很難天短期成為專業人員。項目經理需要制定簡單實用的流程,保證溝通交流無障礙。另一種情形是項目的各參與方都具備豐富的項目管理技術。每個公司都有很好的流程,及經過很好培訓的員工。在許多案例中表明,出色的項目經理并不保證項目一定成功。其挑戰是如何嚴格地遵循復雜的流程并在一個小組內實行。這需要參與公司協調一致,建立一套有效的管理協調系統。本文著重講述實施計劃,建立可執行項目流程,并展示如何利用互聯網進行項目管理。

二、項目中的流程

流程規劃與再造是公司提高運營管理的兩個重要方面,實施ISO認證是提高公司管理水平的途徑之一。另一個方法是實施六個標準差(Si*Sigma)管理,這是類似于商業流程管理的一套方法,在許多公司,如霍尼韋爾、GE和摩托羅拉等應用,創造了奇跡。ISO與六個標準差證實:在日常工作中使用標準化且優化流程,可使公司管理完善,減少偏差,提高效率。流程是通過一系列相關工作產生結果,具有重復性。即使項目運作具有臨時性特征,許多項目工作,包括變更、洽商、材料供應等,具有重復性,可以運用流程規劃方法與相應工具有效管理。在《項目管理知識體系指南》一書中,項目流程管理被定義為五階段:

――啟動-授權項目或過程

――規劃-定義與確定目標,選擇最佳行動完成目標

三、實施與控制過程的主要挑戰

設立流程的目的是解決項目的核心問題:時間延誤與成本造支。這兩大問題可分解為如下幾項:

――如何激勵員工

――如何將項目計劃有效地與所有成員溝通,特別是遠程項目管理

考慮到這些問題,在目前項目中可以概況三個普遍問題:流程問題、溝通問題與人員問題。

流程問題:

流程沒有很好規劃-ISO沒被正確執行;

遵循不一致的流程-依賴于人的技巧與意愿,努力程度-結果工作質量不穩定;

人員問題:

花費很多精力在紙上實施ISO-雖然需要,但項目組成員感覺無味,做了許多不增值的工作,影響主要任務與技術工作的正常完成;

過份依靠項目組成員的自覺性-人畢竟是人,不能過份依賴人的主觀能動性;

溝通問題:

花費太多時間溝通,了解問題與變更-在許多情況中,電子郵件與傳真不起作用;

不能了解最新的時間表與變更,結果缺少決策必需的信息支持;或者信息過時,按錯誤信息進行決策。

如何處理流程問題?

憑借多年的項目工作經驗,霍尼韋爾公司我的工程網開發了網上平臺,進行項目管理。我的工程網幫助項目經理利用系統化的、優化的方法并規劃并實施流程。

我的工程網在設計流程中,有四個主要方面:表格、路徑、權限與創建者。在流程中,表格是溝通方經常用到的,包括姓名、地址、描述及意見、日期、地點及附件等信息。日常工作中,我們會用到多種形式的表格。路徑是流程流動次序,包括四個方面內容:

誰處理這些表格?

這張表格流經多少個步驟?

每一步會通知誰

路徑會按什么順序走?

權限是保密問題,即誰可看哪張表格?創建者有權設計流程,或記錄表格和流程中的所有活動。

舉個例子:在一個電廠的管理系統項目中,項目經理接到客戶變更請求,涉及到工程部、培訓部、協調部和工廠。實際的變更流程不是單向的,如圖三所示是循環的。在我的工程網四個主要方面中,路徑是最復雜的一個概念,在圖三中,矩形表示角色:包括項目經理、工程部、培訓部、協調部和工廠。步驟共有9步:技術查看、安排培訓、發送VO、更新計劃、變更計劃、執行,確認VO,進行生產。

這個流程包括以下步驟:

項目經理擬定建議書,提交給工程部。“至工程部審閱”。工程部人員更改設計并有兩個選擇:提交表格至培訓部。如何需要培訓即“安排培訓”,或直接交到協調部。“設計通過”。若需要培訓,培訓部人員將更改培訓時間,提交表格至協調部。“設計通過”。協調部將改變定單,至工廠“發送VO”。工廠人員將更新生產計劃,傳遞表格至項目經理“更新計劃”已被批準。項目經理可以接受計劃或傳遞至協調部。去“執行”,或拒絕計劃,返回給工廠,更新計劃,再次“改變設計”。將要經過若干次返復,直至工廠更新計劃被項目接受。協調部發布“確認VO”至工廠。最終,工廠從“確認VO”至“生產”,完成此變更。對于一個角色或許有多步行動。以協調部為例,有“發送VO”與“確認VO”兩步。在圖三中,在每個角色下,有橢圓形表示步驟,菱形表示不同決策,是或否,角色下矩形表示作什么工作?箭頭表示方向。

在第一步,負責傳遞表格的人理所當然得到通知,在一些情況下,分享信息的人亦得到通知。設計好的流程的關鍵是對業務與行業的深入了解,明確每一步的投入與產出。同時,需要每一步檢驗是否增值,即不增值的步驟必須刪除。項目成員必需具備理解與實施流程的能力。培訓,特別是公司安排的統一培訓,比僅個人參加效果好。為了保證流程的有效性,須所有參與項目人員。霍尼韋爾員工就從項目管理培訓及六個標準差學習中受益匪淺。

四、如何利用互聯網進行流程控制、人員管理與溝通

這三個問題在實際中相互聯系并交織在一起,并且需要用整合的手段進行追蹤。沒有信息技術的支持,人們在日常工作中很難解決以上溝通問題。有許多工具可以解決流程問題。Lotus-Notes是大家熟悉的工具之一。這是一套具有強大的功能且界面友好的系統。許多企業應用Lotus-Notes作為辦自動化的工具,進行日常事務處理。但對于項目管理來說,Lotous-Notes有很多局限。

五、總結

流程管理的目標是解決大量重復性工作中所產生的問題,這是項目管理中的重要組成部分,需要特殊的技術與技巧。一個公司可以用本文所講述的概念與工具,建立一套可行的流程管理體系,有效地進行實際操作。選擇好的工具是實現有效溝通的重要因素,在時間緊、預算少的項目中,互聯網工具是最好選擇。其投資少,維護最小,開始快。另外,利用整合的管理工具。項目管理平臺的優越性可以總結如下:

項目成員可在任何地方、任何時間訪問信息,了解項目最新進展情況,及時作出反應,了解全局(特別是不同參與方項目);

有效執行ISO標準;

即使地域分散,也可實現在線合作-節省成本,快速解決問題;

通過流程設置,文件自動流轉,自動通知-使流程標準化實施,保證質量;

量化追蹤-規避風險;

最佳信息收集與共享方式。

篇2:房屋收購評估及交接流程

房屋收購評估及交接流程

流程編號RWZ-PGJJ-01

版本V1

生效日期

生效日期主要責任部門業務部、物業管理部、配置部、招商部、財務部

1.適用范圍本流程適用于公司房屋收購評估及交接環節。

2.涉及機構及責任人機構:業務部、物業管理部、招商部、配置部、財務部、總經辦;責任人:業務部/物業管理部/招商部/配置部/財務部/總經辦負責人。

3、流程控制目的規范和明確公司房屋收購評估及交接的過程管理。

4.關鍵控制點說明

①業務部必須提前1天通知物業管理部、招商部、配置部評估時間、地點等信息。

②各部門負責人及時安排相關人員參與評估,并且在1天內完成《房屋評估表》,提交給業務部,業務部在收到《房屋評估表》當天提交給財務部。

③財務部在1天內完成《房屋利潤評估表》,并提交給業務部。

④業務部根據四個部門的意見與房東洽談租金、租金支付方式、標的資產問題處理方式以及合同重要條款內容,洽談過程中物業管理部安排相關人員提供技術支持,形成《業務審核表》及誠意金付款申請表提交給總經辦審批,有突破四個部門意見的地方,業務部必須提供相應的解決措施建議。

⑤總經辦必須在1天內給出審批意見。

⑥總經辦審批完成后,業務部提交誠意金協議及誠意金付款申請表給財務部,財務部在收到相關材料當天完成誠意金支付。

⑦業務部必須在支付誠意金1天內指引房東通知客戶并且提供《房屋交接表》給物業管理部,指引房東通知戶必須做到讓放房東發放《公司宣傳材料》給租客,并且告知租客簽合同的時間,提交給物業管理部的《房屋交接表》必須完整。

⑧物業管理部在拿到業務部提供的《房屋交接表》3天內完成檢查、合同簽訂工作等交接工作,根據《標的遺留問題表》以及合同約定情況檢查房東是否完成相關整修,并且將整修不合格及不愿簽訂合同的租客信息反饋給業務經理。

⑨業務經理接到物業管理部反饋問題當天與房東溝通問題,協助房東在2天內按要求完成整修,協助物業管理部2天內完成舊租客合同簽訂工作;物業管理部在確認整修合格并且簽訂完舊租客合同當天完成《房屋交接表》、《標的資產交割表》和《房屋配套設施評估表》,并且將《房屋接收表》及《標的資產交割表》提交業務經理。

⑩業務經理在收到《房屋接收表》及《標的資產交割表》1天內完成與房東核實,并且讓房東簽字確認。

○11業務經理提交《房屋租賃合同》、《誠意金收據》、《租金收據》等材料給財務部,財務部在接到相關資料1天內完成付款流程。

5.流程生成及引用信息/文檔《房屋評估表(業務部)》《房屋評估表(物業管理部)》《房屋評估表(招商部)》《房屋評估表(配置部)》《房屋利潤評估表》《業務審核表》《標的遺留問題表》《房屋交接表》《公司宣傳材料》《標的資產交割清單》《房屋配套設施評估表》編制人審定批準

篇3:房屋租賃公司工作流程及規范化（營運）

房屋租賃公司工作流程及規范化(營運)

為了提高工作效率,形成規范的工作制度,要求每位人員嚴格按照崗位職責執行。

1.營運部與線上數據接觸居多,因此要求每個人要嚴格保守公司數據隱私,未經允許不可對外泄露任何信息。包括公司其他部門。

2.登錄信息后臺,查看每日信息收集。(公眾號,Z后臺,公司網站,短信包后臺)了解最新客戶信息留言,把相關信息及時報給相應部門跟進,形成報表上報,若有未能解決的事情及時反饋上級。

3.日常工作要處理好租客信息,對于租客的線上使用交租明細要了解清楚,要及時跟進異常數據并呈報上級領導。

4.每天查看公司系統后臺,對有不了解如何使用線上平臺的,要充分耐心的給予解答。

5.登記好每月租客的線上交租信息,需要時把信息交給財務部核查。

6.維護公司OA系統的正常運轉,耐心解答每位同事的疑惑之處。

7.配合物業部管理租客信息,對于需要查詢租客相關信息的要給予支持。

8.忠于職守、服從工作安排,不得陽奉陰違或者敷衍塞責。如有不同意見,應婉轉相告或以書面陳述,一經上級主管決定,應立即遵照執行。

9.充分發揮主觀能動性、積極提高工作效率,業務上應力求精益求精。對所擔負的工作爭取時效,不拖延、不積壓。

10.遵守公司規章制度,按照公司內勤人員制度開展日常工作,每日按時打卡,沒有特殊事宜,不可缺少打卡,外出辦事需經得部門經理同意方可執行。