財務審批及報銷規定

一、總則

1、為了進一步加強財務管理和監督,規范財務行為,維護財務收支計劃的嚴密性,根據《會計法》,結合公司的實際情況,制定本規定。

2、財務審批實行經辦人(或部門負責人)簽字、主管領導確認、財務部審核、總經理審批的制度。

二、財務審批的權限

1、公司總經理是會計責任主體,行使一支筆審批權,負責公司資金使用計劃的運營和審批。計劃內、外的費用開支,無論金額大小均需總經理審批;屬于較大額度的資金使用事項實行總經理與執行董事聯簽;屬于經公司股東會會議研究的事項,需經研究決定后方可進行審批。

需經公司股東會議研究的事項有:

1)聯營、基建、技改、批量模具工裝等投資項目的評估、論證、決策及結算;

2)為本單位提供借款擔保、貸款擔保和債務擔保;

3)利潤分配方案;

4)固定資產的購置、出租、轉讓、改擴建、報廢的處理;

5)依據國家有關法規,對呆賬壞賬、盤盈盤虧的處理;

6)無形資產的形成、轉讓、使用的文字材料(合同、協議等);

7)年度財務收支計劃、各類專項活動收支計劃的編審、調整和上報;

8)計劃外開支項目一次性在3萬元以上的;

需經股東會議研究決定的其他經濟事項,應先由財務部會同有關部門按照公司財務管理的有關規定進行審核、論證后,方可上會研究。

2、公司領導按班子成員分工對其主管的部門資金計劃行使確認權。計劃內、外開支項目無論金額大小均需簽字確認。

3、財務部主管對經濟業務的計劃性、真實性、合法性行使審核權。對無計劃的、不真實、不合法的經濟業務有權不予受理;對記載不準確、不完整、來源渠道不合法的原始憑證予以退回并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。

三、具體的審批、報銷程序

無論借款還是報銷業務,一般程序是:經辦人要持部門負責人簽字確認的原始賃證(屬于物資采購的,要辦理相應的驗收入庫手續),先由財務部會計審核,然后要由主管副總簽署意見,最后報總經理審批。財務部方可進行財務處理。

1、原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證主要是供貨單位提供的,蓋有全國統一發票監制章的發票;自制原始賃證主要是根據公司的實際需要,按公司有關財務管理規定自行制定的借據、表單等。

2、原始憑證必須填寫日期、供貨單位的名稱及填制人姓名并蓋章、接受單位的名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額。原始憑證記載的內容均不得涂改、挖補。原始憑證的格式必須是現行有效的。

3、對于物資采購的簽字,經辦人、驗收人、入庫人、使用人必須相分離即不是同一部門。

4、對于借款,經辦人應在一周內報銷。對于已有借款未清的人員財務部不再辦理下一筆借款。對于沒有正當理由而超過規定時間未報銷的人員,財務部要從其當月工資中扣除,并處每天千分之三的滯納金。

四、審核要點

1、在總經理的主持下,會計每月月初根據本公司的銷售、生產中的收付款情況排出當月資金供求分解計劃,報董事長批準后,由總經理落實控制。

2、生產部采購科根據公司核定的當月可供資金計劃數、生產計劃確定的采購計劃分別編制現款采購、賒銷采購、應付帳款付款計劃,報送總經理批準后組織實施采購及付款。

3、生產部具體分管采購、付款業務的經辦人在實施當月的現款采購事務時,必須將所采購的物資經倉庫驗收入庫,并連同《請購單》、供貨商的收據、《入庫單》報會計審核。會計接到采購經辦人報來的采購付款憑證時,必須進行認真的審核,審核要點:(1)采購的物品的名稱是否與《請購單》、供貨商收據、《入庫單》所列的名稱一致;(2)是否突破當月的現款采購付款計劃;(3)采購價格是否高于計劃控制價;(4)是否屬于當月的采購物資。上述4項審核無誤后,統計列表報送總經理審批付款。不符合上述審核要求的,不得辦理審核簽證手續。

4、生產部具體分管采購、付款事物的經辦人在實施當月的賒銷采購事務時,必須將所采購的物資經倉庫驗收入庫,并連同《請購單》、《入庫單》報會計審核。應付帳款入帳時的審核要點:(1)采購的物品的名稱是否與《請購單》、《入庫單》所列的名稱一致;(2)采購價格是否高于計劃控制價;(3)是否屬于當月的采購物資。審核無誤后方可入帳核算。

5、非屬于生產環節耗用的辦公用品、勞保用品及其他物資的采購,在采購之前一律由有關部門向總經理申報采購計劃,經批準后生產部方

可實施采購。會計接到采購經辦人報來的采購付款憑證時,必須進行認真的審核。

6、差旅費報銷時,出差人員必須按照規定填報《差旅費報銷單》,連同出差審批表、原始報銷憑證報送會計審核,審核要點:(1)是否在出差回廠之后的三天內辦理報銷手續;(2)出差路線、交通工具、住宿標準、出差補貼是否與出差審批表和《差旅費報銷管理規定》相符;(3)出差借款余額。上述3點審核無誤后,由會計簽署應報金額、實報金額后報送總經理審批付款。不符合上述審核要求的,不得辦理審核簽證手續。

7、除水電費、銀行手續費、稅金、政府有關部門收費、辦公室固定電話費,單項1000元以下的零星采購等列名支出項目可由出納直接支付外,其他費用報銷項目(不包括差旅費)一律由總經理編制支付計劃(現階段分月編制計劃),報經董事長批準后組織實施,各部門在報銷時將報銷憑證送會計審核,審核要點:(1)是否突破當月付款計劃;(2)是否屬于當月的費用。上述2項審核無誤后,統計列表報送總經理審批付款。不符合上述審核要求的,應補辦審批簽證手續。

五、其他規定

1、任何人不得挪用公款,借款必須經董事會通過,應辦理借款手續,確定還款時間。

2、公司備用金不得超過3萬元,所有對外付款超過10000元一律轉賬,原則上5000元就應該轉賬。

3、招待費用報銷必須使用就餐酒店(賓館)的正規發票,不得用其他發票代替。

4、公司工資發薪日為每月10號,發上個月工資,考勤以上月為準,遇節假日可提前或順延,提前或順延時間原則上不超過3天。

5、公司產品款、加工費、邊廢料等收入均從銀行入賬,以現金收取時應得到領導的批準,并及時入賬。經手人應專項結清應收款項,不得坐支,不得相互抵賬,違者由當事人承擔損失。

6、其他財務規定見專項制度。

五、違規責任

有關責任人一定要按以上規定的程序認真負責地進行確認、審核、審批。

1、對于未按程序越權簽字的事項,下一環節有權拒絕辦理。

2、對于違反以上規定進行確認、審核、審批的有關人員,要按照《會計法》規定進行處罰,情節嚴重的,報有關部門進行處理,并追究其相關責任。

3、對于違反以上規定的財務人員,情節嚴重時予以解聘。

六、附則

1、本規定由財務部負責解釋、修訂。

篇2:科技公司費用支出申請報銷審批制度

科技公司費用支出申請和報銷的審批制度(試行)

根據公司組織機構、領導分工和業務流程的調整,現就有關費用支出的申請和報銷流程修訂并規定如下:

1本制度適用于以下所有費用和支出的申請和報銷:

1.1期間費用:指當期發生的、不能直接或者間接歸入項目成本或直接計入損益的各項費用,包括管理費用、營業費用和財務費用。

1.2項目直接費用:指從項目立項至項目完成所發生的、與執行項目有關的相關直接成本和直接費用,包括為項目執行而支出的各種工程費用開支和其他直接或者間接歸入項目的費用。項目所用設備、材料、輔料采購支出的報銷審批,按項目預算管理、合同管理等相關制度執行。

1.3固定資產支出:指購建固定資產的支出,必須同時滿足以下條件:

1)為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有;

2)使用年限超過一年;

3)單位價值較高:一般的標準為單價2,000元;

2按照全面預算管理的要求,根據各項費用支出的預算額度,財務部對預算內、外的支出采用不同的申請和報銷審批流程:

2.1預算內支出:指同時滿足以下條件者為預算內支出:預算已獲批準、申請支出的額度未超出預算、申請支出的時間符合預算規定的時間范圍;

2.2預算外支出:符合以下條件之一者為預算外支出:

1)預算未獲批準;

2)申請支出的額度超出了預算;

3)申請支出的時間不符合預算規定的時間范圍;

2.3如果責任中心的季度實際執行結果偏離季度預算≥±30%,在預算調整方案正式批準之前的所有費用支出的申請和報銷的審批,均按照預算外支出的審批權限和審批流程執行;

3費用支出的相關責任主體:

3.1支出申請人(以下簡稱經辦人)

1)即費用支出的直接經辦人,是費用支出的直接責任人。通常應由經辦人(或按本條第2款規定委托代辦人)填寫借款或報銷憑證,并簽名表示對其真實性負責;

2)有權審批的各級主管人員本人的費用原則上應由本人親自填寫支出申請或報銷單據,并報上一級主管審批簽字;如由助理或秘書代辦,按本制度"3.2代辦人"的有關規定辦理;

3)公司總裁本人的費用支出:由執行總裁和財務總監聯名審批;

3.2代辦人:受直接責任人的委托,代理直接責任人填寫單據、報送相關領導審批、與財務部辦理報銷手續等事務。但是直接責任人需在"經辦人"處親筆簽名表示對其負責,同時代辦人署名并旁注"代"字樣;

3.3審批人:指按照本制度規定有權進行審批的各級主管和公司領導。審批人有義務對申請人的支出進行嚴格審核,如發現不符合財務制度規定或超標準的支出,應拒絕審批并向申請人提出批評教育,必要時可提請按本制度規定對責任人進行調查或處罰;

4預算內支出的審批權限和審批流程:

4.1預算內支出的審批權限:

差旅費交際應酬費移動通訊費固定資產購置工程勞務銷售代理費及傭金

相關部門主管≤1≤0.3標準之內無≤10≤1

公司主管領導>1≤3>0.3≤1≤超標10%≥2≤5>10≤50>1≤10

執行總裁/總裁>3>1>超標10%>5>50>10

注:[貨幣單位:千元(下同)]

1)交際應酬費:包括宴請、禮品及其他與交際應酬相關的費用;

2)工程勞務:指需外包給公司外部第三方(個人或公司)的工程勞務相關費用,不包括本公司工程和項目管理人員的工程直接或間接費用;

3)銷售代理費及傭金:指需支付給公司外部、不論是否有正式代理協議的個人或公司的銷售代理費用或傭金;

4)"工程勞務"和"銷售代理費及傭金"執行項目預算;其余各項費用均按部門或公司預算執行;

4.2預算內支出的審批流程:

1)經辦人:按規定填寫報銷單據,粘貼有關原始憑證;

2)經辦人所在部門主管(指享受公司部門級待遇的負責人,包括但不限于部門經理/總經理、主任等,下同)按權限審核并簽字;

3)財務部會計審核、簽字,并根據需要加注審核意見或建議:

a)審核支出及其原始憑證是否符合財務制度;

b)審核有關費用的審批手續是否齊備:包括但不限于上級主管簽名的出差報告和交際應酬審批單等;

c)審核支出的性質屬于預算內還是預算外;

4)財務部經理:

a)對部門主管有權審批的支出,做出是否可以報銷的終審意見;

b)如果終審意見為不同意報銷,加注審核意見或建議并報財務總監審核;

5)超出部門主管審批權限的支出,在以上審批流程的基礎上,需加報經辦人所屬分管公司領導和財務總監審核批準;

6)執行總裁或總裁:對超出分管公司領導審批權限的支出做出終審意見;

7)財務部出納:根據終審同意報銷的意見核對相關筆跡和原始憑證無誤后付款;

5預算外支出的審批權限和審批流程:

5.1預算外支出的審批權限

差旅費交際應酬費移動通訊費固定資產購置工程勞務銷售代理費及傭金

相關部門主管無無無無無無

公司主管領導≤1≤0.3標準之內無≤10≤1

執行總裁/總裁>1>0.3超標準支出≥2>10>1

5.2預算外支出的審批流程

1)經辦人:按規定填寫報銷單據,粘貼有關原始憑證;

2)經辦人所在部門主管:無權審批,但必須簽字表明對支出負責;

3)財務部會計審核、簽字,并根據需要加注審核意見:

a)審核支出及其原始憑證是否符合財務制度;

b)審核支出的性質屬于預算內還是預算外。

4)財務部經理:簽字并提出審核意見。

5)分管公司領導:按審批權限審批并簽字;

6)財務總監:

a)做出是否可以報銷的終審意見;

b)如果終審意見為不同意報銷,加注審核意見并報執行總裁或總裁審核。

7)執行總裁或總裁:對超出分管公司領導審批權限的支出做出終審意見。

8)財務部出納:根據終審同意報銷的意見核對相關筆跡和原始憑證無誤后付款。

6費用支出數額

較大,經辦人員墊付有困難時,可向財務部借款。借款的審批權限和流程與上述報銷的審批權限和流程相同。財務部嚴格執行"前帳不清,后帳不借(付)"的原則,所以,經辦人員應及時辦理報銷手續。

7責任審批人出差、休假或外出離開辦公室一個工作日以上的,可按以下辦法之一辦理報銷的審批:

7.1由報銷申請人將有關單據傳真給責任審批人簽字;

7.2責任審批人授權其下級經理或臨時由其上級經理代簽,但必須向財務部提交書面的授權書,授權書必須明確授權簽字的范圍和時間,授權人對授權行為承擔相關的責任;

8財務部發現以下情況,可拒絕報銷人的申請并報告有關部門進行調查,并根據調查結果視情節輕重對有關責任人進行處罰:

8.1沒有有效的審批人簽字的;

8.2審批人越權簽字或不按規定授權導致公司產生經濟損失的,審批人要承擔直接責任;

8.3申請人假冒審批人簽字的,申請人承擔直接責任;

8.4有審批權的各級主管違反本制度第三條第2款的規定,將本人的費用支出授意由下屬作為"經辦人",而自已作為審批人簽字的,該主管負主要直接責任;其代辦的下屬如果不如實旁注"代"或向財務部或內部審計部匯報真實情況的,負連帶責任;

9處罰方式:根據公司《員工獎懲管理條例》的有關規定,視情節輕重,對有關責任人按以下方式之一予以處罰:警告;申誡;記過;記大過;開除。

10違犯公司有關財務或費用管理制度,造成直接經濟損失的,要視情節對直接責任人和失察的審批人進行經濟處罰,具體的經濟處罰規定參見相關的財務或費用管理制度。

11本制度解釋權歸財務部。

12本制度自發布之日起實行,以前的規定與本規定不符的,按本規定執行。

北京**科技有限公司

篇3:集團各類費用審批程序報銷若干規定

某集團關于各類費用審批程序及報銷的若干規定

一、工程項目方面的審批報銷程序

1、工程預算程序

(1)各商場根據其工程規模,由物業主管編制工程材料預算表。

(2)預算表中必須注明材料、配件的品名、規格、型號、數量、用途、單價、工時費(勞務費),測算總金額等,并附上清單。

2、工程報價審核及采購程序

(1)工程預算表制定后,交公司工程部審核預算的價格及材料使用是否合理,由財務部負責人復核價格,根據工程金額報總監審核或報總經理簽字認可,即可采購并簽定合同。

(2)商場物資采購人員根據總公司公布的材料價格和預算表中確定的品名、規格、型號、數量、保質保量進行采購,并按物資入庫、驗收、領發制度管理。

(3)各商場維修工程原則上由各商場自主談判,談判有財務部和商場主管參加。

3、工程監督制約

(1)經辦人員負責商討會議,原則上報2家以上的價格,提供財務部參考審核。商場經理、總監、工程質檢部,不參與價格事宜。

(2)工程部負責人審預算,材料價格由財務部把關嚴審。

(3)工程竣工后由工程部檢查驗收,達標合格簽署意見:財務部查對價格,在報銷單簽字;工程驗收人簽署意見,上報總經理簽字同意后,報銷付款。

4、各部門責任分工

(1)商場工程部人員負責工程質量、施工進度。

(2)商場經理監督工程部人員實行運作。可行性、質量、價格。

(3)總監負責監督工程項目的全面工作。

(4)財務部定期在網上公布價格。

5、處罰條件

(1)負責工程方面的經辦人,若因策劃、預算的失誤,造成損失應追究負責人及有關人員的責任,并根據情節輕重,按損失金額的50%罰款賠償。工程部人員若因預算審查失誤,根據情節輕重按損失金額賠償。

(2)購進材料、商品應嚴格按照已核"請購單"中的品名、規格、數量質量進貨,若發現有假冒偽劣商品應立即退貨,或請質檢部門解決。若造成有經濟損失,根據情節輕重按損失金額罰款賠償。如發生有損害公司利益,徇私舞弊,拿回扣等不正之風現象的,公司根據情況處以加倍罰款或辭退。

(3)負責審核驗收工程項目的有關人員因玩忽職守,不按標準驗收就簽字通過的,必須追究責任,并根據情節輕重罰款賠償。

(4)工程結束驗收,全程達標合格后,部門負責人、商場經理、財務部在費用報銷單上簽字,經總監審批后上報總經理簽字同意后才能報銷費用。財務部留下一定比例的質保金。

二、商場維修費用報銷的規定

1、商場維修需購商品,物業部主管先到現場了解落實后填報"請購單"并注明品名、規格、型號、數量、用途、位置等。

2、"請購單"經商場經理審核簽字后,金額在500元以內的,商場總監在"請購單"上簽字同意即可購買,500元以上報總經理簽字同意方可購買。已簽字的"請購單"價格與公司公布的最新單價對比。由商場經理指定人員購買。

3、購進商品必須由商場保管員驗收入庫,填寫入庫單,在實物帳本上記錄。物品出庫后,保管員須到現場檢查物品用在何處或以舊換新。

4、商場經理及財務部在簽報銷費用單時,應到現場核實使用情況后再簽字。報商場總監審核,最后報總經理簽字報銷。

5、突發事件,急需購物,金額在200元以內,商場經理有權批準購買,事后經總經理簽字同意給予報銷。

6、在購貨中若發生違紀、失職等問題,均按上例中第5條執行。

三、辦公用品、低值易耗品、費用報銷的規定

1、購買計算機、打印機、復印機等大件商品,應由需用的部門經理訂計劃,公司行政辦公室審批后上報總經理簽字同意后由財務部購買。

2、有關品牌、技術質量的事宜,由信息部經理負責,價格由財務部詢價。質保書、說明書及供貨商的單位地址、負責人、聯系電話及其它資料由財務部存檔。

3、報銷費用必須有部門經理、信息部、行政辦、財務部審核簽字,上報總經理簽字同決,才能給予報銷付款。

4、需購低值易耗品,由部門經理填寫"請購單",金額在200元以內,行政總監簽字同意,經與公司公布價格,由商場經理指定人員購買。部門經理驗收,財務部審核價格,總經理簽字同意后,報銷付款。

5、稿紙、便箋、工作日志、筆、墨水、計算器、文具、辦公桌椅由總公司統一購買,各部門按計劃領用。

四、報刊、雜志、電視、宣傳單(冊)等廣告費用審批報銷規定

1、報刊、雜志廣告規格、價格、發布時間應由經辦人簽約,求得兩家以上的報價,報策劃部經理、副經理審核同意,才能實施。費用報銷先由策劃部經理、經辦人簽字,由財務部查看刊登底件,對照價格核算,簽字后上報總經理同意,才能報銷費用。并在留底刊報上注明付款日期。

2、電視新聞媒介的發布由經辦人篩選兩家公司報價,并報策劃部經理,廣告部主任共同定價。經總經理在合同上簽字同意,財務部按合同如實付款。

3、"博美家居"雜志制作印刷,必須求得印刷公司兩家以上的報價,并報給策劃部經理、副經理研究定局。

4、宣傳單、冊及其它廣告費用報銷均按第一條執行。

五、商場布幅廣告、廣告牌報銷規定

1、商場提出申請單,申請預算,請總監審核,金額超過2000元的報總經理。填報"廣告制作單",寫明日期、規格、單價、內容、位置、制作單位、聯系電話等,價格由財務部審核。

2、"廣告制作單"由各商場經理上報總監簽字后制作。

3、完工后由部門經理驗收,再由財務部根據制作單明細到場審查。報銷費用單由部門經理、商場經理(策劃部經理)審核簽字,上報總經理簽字同意后方可報銷,付清款項后,財務部保留廣告單。

4、路牌廣告由總經理負責簽訂合同,廣告制作完后由策劃部及工程部核實畫面、質量、面積全部達標合格負責在驗收表上簽字,財務部按驗收表及合同付款。

六、業務招待費用報銷的規定

1、因工作需要使用招待費,先請示總經理。

2、業務招待費用報銷必須有餐飲娛樂正式發票。

3、費用報銷單上需附有菜單明細,要有參與者兩人以上簽字,經財務部審核后上報總經理簽字方可報銷。

4、茶葉、紙杯、飲用純凈水的報銷,由行政辦在費用報銷單上簽字,經總經理簽字同意后才給予報銷。

七、電話的使用及費用報銷規定

1、由行政部根據商場各部門工作實際情況制定出每月話費標準。

2、電話費用超過規定標準的,須由部門經理寫明原因,總經理簽字同意后才能報銷。

3、庫房、保安的電話費超過標準的部分一律自付。