一、財務部安全管理規定

1.認真貫徹執行國家財務方面的法規、制度和有關規定,結合財務工作進行定期安全檢查,發現問題和漏洞及時匯報并妥善處理。

2.營業結帳完畢,財務部及現金收款臺財會人員須將現金支票上交財務部專門負責人,鎖入專用保險柜,店內務零散點不得存留現金過夜。

3.總出納室為財務部重要部位,除專人在內工作外,其他無關人員不得入內。

4.財務人員去銀行取現金、支票等,必須有專車接送,并由保安人員全程護衛,取送款中途不準任何無關人員搭車,未經批準不準在途中辦理任何與此項工作無關事宜。

5.計財部嚴禁存放私人現金及貴重物品。各種鑰匙印章指定專人保管,不得將鑰匙帶出酒店或隨意放在不安全的地方。

6.各部位營業收入的外匯,要按財務管理規定上繳入庫,嚴禁私自套匯、轉讓。

7.出納員保險柜只提供一把鑰匙發給收款員本人使用。總出納查庫時,必須與收款員主管一起進行。保險柜只許用來存放備用金,不許私自放雜物等與工作無關的物品。保險柜鑰匙不許丟失,備用鑰匙由總出納保管,查庫時備用。

8.財務部所屬出納人員不得私配保險柜鑰匙,不得將保險柜密碼外傳,過節或放假時,要與保安部配合,對保險柜加封。

二、交際費用管理的有關規定

為了保證企業的經濟效益,加強成本費用管理,降低交際費用開支,酒店對交際費用支出做以下規定:

1.全月交際費用總額支出不能超過營業總額的1%,,此項由計財部保證。

2.交際費用指標每月由計財部提出、并由總經理審定后下達到各部門。

3.交際費用分配比例:總經理室按下達指標40%執行,營業部按40%執行,其他部門按20%執行。

4.交際單的審批權限,由總經理或總經理助理級負責簽批。董事會交際單由董事會成員或計財部經理簽批。

5.交際費在使用時必須由本部門填制交際請求單,注明請求交際部門的名稱、客人或團體名稱、招待日期及招待理由;由本部門經理和經辦人簽字,呈總經理或授權的總經理助理批示后方可使用。

6.各部門交際費需要在商場部和美容室使用時,必須由總經理簽批后方可使用。

7.交際用餐標準可由總經理根據酒店及所在地的實際情況確定,特殊情況由總經理批準。

8.各部門要嚴格按照規定交際程序辦事,如違反上述程序在餐廳用餐或在商場購物,餐廳、商場人員及財務收銀員有權制正用餐及轉帳,一經發現在交際費使用上弄虛作假,要嚴肅處理。

9.執行交際費節約獎勵辦法:各部門按財務部下達的交際指標所剩節約額,按5%提取獎勵金。

三、關于廢品處理的規定

為了加強酒店對物資的統一管理,維護酒店的利益,現對各部門廢品的處理及報廢物品處理做出如下規定:

1.酒店所有的報損設備、家具、軟片、各種廢品的處理,全部統一由財務部負責。

2.各部門破損的設備、家具、軟片等,本著修舊的原則,由各部門統一放在工程部指定的房內,由工程部負責維修。如經過鑒定不能維修的,由財務部統一處理(有關部門配合)。

3.對各種包裝物(易拉罐、紙箱、報紙、畫報)等廢品,各部門選派一名員工專門負責,要處理的廢品必須有部門蓋章的出門證(由財務部統一印制)財務部選派一名員工專門負責處理廢品的工作,并加蓋財務章方可出門,否則,保安部不允許任何物品或廢品出門。

4.處理廢品的時間為每周三、五下午2點~4點。

5.處理廢品,財務部和各部選派的員工一起處理,所得款項,其中50%留有關部門使用,50%留財務部。

6.保安部必須嚴格把關,決不允許沒有任何正當手續的人自行出門處理廢品,任何個人不得私自處理廢品,否則,按違紀處理。

7.上述由財務部經理負責統籌、協商、監督執行。

四、收據管理制度

(一)收據的領用

將每本收據的號碼分別記錄在登記簿上,登記內容包括:收據號碼、購入日期、發放日期、領取人姓名及簽章發放人、舊收據退回日期。

1.新收據購入后,保管員需將每本收據的號碼一一記錄。

2.只有下列人員才有資格領取收據:

總出納、前廳收銀員、交款員、商務中心、保健中心、商場部收銀。其它人員一律不允許領取收據。

3.基本領取數是兩本,或根據各自的工作情況增加領取數量。

4.收據保管員在未收回以前發給相應員工的舊收據時,不得發出新收據。

5.相應地,保管員應記錄還回舊收據的日期,并應跟蹤監督那些已發出相當一段時間但仍未退回換新的收據。

(二)收據的開出

在開收據時應遵守以下規則:

1.前廳收銀員只能對仍在前廳客戶分類帳上的帳目收款開出收據。

2.在辦公時間,已被轉入后臺的帳目收款及其他雜項收款應由總出納開出收據。在非辦公時間,前臺收銀可對這類事項開出收據。

3.收款細則應確切陳述在收據上,如果是外客帳收款,帳目陳述及相關號碼應同相應的數額寫在一起。

4.如果是預收定金或預收款,總出納或前臺收銀員應立即通知所有的相關部門(銷售部、前廳部或宴會部)。

5.收據附聯的傳送:

第一聯:財務

第二聯:客戶

第三聯:存根

在總出納寫好前一天的總出納報告后(不遲于下午2點),應將報告和全部第——聯收據送交收入夜審,收入夜審在對收據的總數及帳目分類檢查之后,將其送交應收帳款主管,應收帳款主管記錄并在外客帳附屬機構上打印收款數,將收據交給收據管理員存檔并打印在總分類帳上。

收入夜審應對每日使用的收據的號碼進行檢查并核查被取消及未報告的收據。

五、物資庫房安全管理規定

1.專人專庫,各庫房鑰匙專人收存。

2.堅持值班登記制度,嚴格交接班手續,保管員公休、倒休、出差時的物資發放由領班和替班共同負責;保管員休假前和上崗后應交接清楚,責任落實。

3.庫房勤清掃、勤通風、勤整理。物品擺放要復合消防要求,物品保管不霉不爛,無丟失,無損壞。

4.安全消防按崗負責。保管員必須熟知消防常識及消防器材的放置位置,掌握已配備的消防器材使用方法。

5.對來歷不清、性質不明及私人物品不得入庫存放。

6.易燃易爆、劇毒物品專庫專放,專人保管,嚴格領用手續。

7.庫房嚴禁吸煙,不準會客,不準留宿。

8.庫房不準動用明火,不準使用電熱設備,不準亂拉照明線路。

9.來庫領用物品要在庫外等候,未經允許不得進入庫房。

10.出現問題要及時與采購部、財務部或保安部聯系。

六、物資庫房防火安全管理規定

1.嚴格遵守《倉庫防火安全管理規則》,庫內嚴禁吸煙,不得動用明火,要保持通道暢通。

2.根據貨物的不同性質分類,分庫存放。易燃易爆物品單獨設庫存放,不得和其他庫房混用。

3.庫內物品碼垛要整齊,不得過高、過寬,物資須距電線、燈泡50厘米以上,燈泡不得超過60瓦。

4.易燃易爆物品庫,應安裝防爆燈,嚴禁庫內亂拉照明線。

5.保管員應經常檢查燈具和電線,發現破損、老化要及時請工程部更換。

6.離開庫房時必須進行防火安全檢查,確無問題,切斷電源后鎖好門方可離開。

7.各崗位要熟悉各種消防器材性能、使用方法及器材擺放位置。發現火情立即撲救,及時報有關領導及保安部,并保護好現場,協助查清起火原因。

8.愛護消防器材,保持滅火器清潔,禁止隨意挪動、遮擋消防器材。

9.凡違反本規定者,按酒店消防管理規章有關規定進行處理。

第十章采購部

第一節部門概述及組織結構

一、概述

采購部是負責酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統—管理下,根據實際工作要求,適時、適量、適價、經濟合理地采購各部門所需要的物品,確保酒店經營活動的正常進行。

采購部的采購工作,必須嚴格執行酒店的采購制度,嚴格按照采購程序辦理,確保所采購物品的數量、質量、價格和交貨期符合要求,并嚴格控制采購成本。采購部員工必須樹立“—心為酒店“的采購供應意識。

二、組織結構(略)

第二節崗位職責及素質要求

一、經理

直接上級:財務總監

直接下屬:采購主管

崗位職責

1.直接對總經理和財務總監負責。主持采購部的全面工作。審批所有的采購單和訂購單,確保各項采購任務順利完成。

2.參與大宗商品及國外進口貨物訂貨的業務洽談并檢查合同執行情況。

3.指導下屬開展業務,不斷提高業務技能。

4.熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規格、價格、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求,對酒店的物資采購負有領導責任。

5.要按計劃完成酒店各類物資的采購任務,并在預算內做到開源節流。

6.負責本部門員工的業務培訓計劃的制定和實施,抓好員工的思想工咋。

7.有計劃地組織部門員工參加學習。

8.主持采購部的日常工作,協調采購部與酒店各部門之間的關系。

9.完成總經理臨時交辦的各項工作任務。

10.接受總經理和財務總監及成本控制部經理的監督。

素質要求

基本素質:有高度的責任感和事業心,不假公濟私,不以權謀私泄露業務機密;有較強的領導和協調能力;能獨立指導部門運作;遵紀守法。

自然條件:年齡30歲以上;品貌端正,氣質高雅,待人和藹。身高:男1.74~1.78米,女1.65~1.68米。

文化程度:大專以上。

外語水平:具有旅游酒店英語中級水平。

工作經驗:具備3年以上酒店采購工作經驗,2年主管以上管理工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和采購內容;了解海關對進口業務頒布的法規及國家有關稅收政策;掌握市場行情和酒店的供貨渠道。

二、采購主管

直接上級:采購經理

直接下屬:采購員

崗位職責

1.編制每旬市場價格表,掌握新的產品供應來源和季節性產品資料,及時提供給上司參考。

2.負責與倉管部的聯系,及時處理產品質量問題和督促供應商及時送貨。

3.按上司指派,進行外出采購。

4.協助上司比較供應商的報價和整理供應商資料。

5.協助上司審核供應商的發票、送貨單、報價或訂購單等。

6.搜集采購樣本或安排供應商示范。

7.向上司報告有關貨物運輸途中的失誤和損壞情況,并負責向有關方面申報賠償或報關損耗。

8.負責進口物品的報關工作,并安排提貨事宜。

9.配合倉庫對物品進行驗收,確保物品符合申購要求。

10.負責屬下員工培訓,檢查員工紀律,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:遵紀守法;有較強的協調能力;具備較高的工作責任感,不以權謀私,保守業務機密。

自然條件:年齡在25歲以上;品貌端正,身體健康。身高:男1.74~1.78米,女1.65~1.68米。

文化程度:大專以上學歷。

外語水平:具備中級英語水平。

工作經驗:具備5年以上酒店工作經驗及兩年以上采購工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和采購內容。

三、采購員

直接上級:采購主管

直接下屬:無

崗位職責

1.根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品。

2.力爭使酒店所購的產品價平物美。

3.對不符合要求的產品,負責辦理退貨補貨或調換。

4.與有關供應商保持良好關系。

5.負責到機場或火車站裝運進口或外埠的來貨。

6.協助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。

7.及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。

8.做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。

9.積極參加培訓,遵守酒店紀律,保持與酒店有關部門的良好關系,完成上級分配的其他工作任務。

素質要求

基本素質:遵紀守法;有自我約束力,不以權謀私,不假公濟私,不吃回扣。

自然條件:男,女均可,年齡在25歲以上;品貌端正,身體健康。身高:男1.74~1.79米,女1.65~1.69米。

文化程度:高中以上學歷。

外語水平:具有初級英語水平。

工作經驗:3年以上酒店采購工作經驗。

特殊要求:對工作認真負責,勇于克服困難。

四、采購部文員

直接上級:采購部經理

直接下屬:無

崗位職責

1.根據部門經理要求,草擬各類報告并打螢發放。

2.做好酒店內部各類文件和有關采購申請、合同等資料的整理、歸檔工作。

3.做好有關會議記錄。

4.負責申領部門內文具和員工餐券的發放工作。

5.協助上司做好與各部門的聯系工作。

6.負責部門員工的考勤工作。

7.整理每天的采購單和收據等,并編制每周進貨匯總表。

8.協助經理落實有關進口貨物的書面申報工作。

9.積極參加培訓,遵守酒店紀律,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:遵紀守法;具有高度的責任感和事業心;具有一定的公關能力。

自然條件:女性;年齡在20歲以上;品貌端正,身體健康。身高:女1.65~1.69米。

文化程度:大專以上學歷。

外語水平:具有中級英語水平。

工作經驗:1年以上酒店工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和各個采購環節;有很好的文字表達能力;會使用電腦。

第三節工作程序及標準

一、采購工作基本程序

1.所有的采購申請應盡量通過庫房來提出。所有的采購任務都由采購部完成。

2.所有采購的物品(包括服務合同)要由3個競價中選出,如果沒有3個競價,采購部必需說明原因。

3.采購部要對所購物品的質量及價格負責,并保證物品按采購申請單上的日期供貨。

4.如果提交采購申請單或訂貨單后,價格上漲,采購部要查看其他供貨商的價格并報知成控經理,最后由財務總監和總經理決定、批準。

程序:

采購項目授權申請人單據/文件

食品總廚/食品庫保管理員市場單/食品和飲品申請表

干貨總廚/食品庫保管員食品單

飲品酒水庫保管員飲品單

物品物品庫保管員采購申請單

工程備件:工程部采購申請單

固定資產申請部門采購申請單

維修等服務項目申請部門備忘錄及有關所需服務的說明

直接采購申請部門采購申請單

除工程、固定資產和維修等服務項目以外,所有部門申請購買的食品或物品都必須得到大廚或庫房保管員的審批和確認,大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關單據,如果庫存不足或缺貨,只有大廚和庫房保管員可以直接向采購部提交采購申請單,并在單上注明日前庫存量和千均消費量。

不同物品采購程序如下

a)食品的采購、市場單

日需食品的采購,由食品庫保管員提單(市場單),—式—三聯,必須填寫庫存量和所需訂購數量,然后送交大廚,由大廚檢查訂購數量,必要時做刪減或增補,采購部門根據此單尋找最合理的價格并填在市場單上,市場單聯送到收貨部以確認所購食品,當收到所購食品后,收貨員將票和市場單—起送到計財部。

b)干貨采購、食品單

干貨的采購(食品單)和食品采購程序一樣,每周采購一次,食品單的—份由食品庫保存,其他兩份分別送到采購部和收貨部。

c)飲品的采購、飲品單

飲品單由酒水庫保管員填寫目前庫存量和需要訂購的數量,然后將此單送到成控經理處審查,由餐飲部經理批準,一份由酒水庫保管員保存,另外一份送到采購部下訂單,酒水庫保管應根據庫存量和營業消費情況,每有計劃地進行一次訂購。

d)物品采購、采購申請單

為了統一管理和發放,除庫里沒有的東西以外,各種物品的采購都必須通

過物品庫。當庫存量低于正常標準時,物品庫保管員要填寫物品采購申請單,并由庫房經理簽字,如果是廚房用品,訂購數量需大廚審定,采購部根據物品的數量、質量、價格、發貨期等因素,推薦合適的供貨商,填好的表格送到財務監和總經理處認可批準,根據批準后的申請單,采購部填寫購單,訂購單按號碼順序發放,并記錄備案,訂購單一式5份,并按如下順序分發:

原件(白色)供貨商

第二聯(粉色)購貨應付款

第三聯(藍色)收貨部

第四聯(綠色)申請部門

第五聯(黃色)采購部

定購單和批準了的申請單一起送到財務總監和總經理處作最后審定。

e)工程用品的采購

工程部要在采購申請單上注明所購零配件,電線和燈泡等需訂購物品的品名采購部要提供3個不同供貨商的報價,并填寫在申請單上,其中一個價格來自代理商,另外兩個來自經銷商,然后送到總經理處批準。申請單批準后,采購部要填寫定購單,并與申請單一起送到財務總監和總經理處報批。

f)固定資產的采購

所有固定資產項目的申購表先由部門領導審批簽字然后送到計財部檢查,申請部門必須寫出購置理由,申購表由財務總監審后送到總經理處審批,如果某些項目金額超過人民幣2,000元,還要送董事會財務審批。

g)服務合同

服務項目(修理和維修),先由工程部寫出報告(備忘錄),在報告中應寫明服務的性質,原因以及服務的規格,申請服務的備忘錄送到采購部以獲取3個不同的報價,并填寫在備忘錄上,然后再送到總經理處報批,批準后,采購部要填寫采購單,和申請備忘錄一起送到計財部和總經理處最后審批。

h)直接采購物品,采購申請單

直接采購的物品是庫存沒有的東西,這樣采購的物品直接從收貨部送到申請部門,申請直接采購,部門領導要從庫房保管員那里取采購申請表,并填寫原因,所需數量及其他細節,此表送采購部,采購部要提供3個不同供貨商的價格,填寫好的表格再送到總經理處審查批準,接到批準的申請表后,采購部要填寫采購單,和批準了的申請表一起送到財務總監和總經理處最后審批。

二、酒店物品采購程序

1.酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、服務用品、瓷器和玻璃器等。這些均由財務部的庫房出據采購單,采購員根據PR單報出三家供應商的價格,再選出質量上乘和價格合理的一家。采購經理審批后,交財務總監和總經理簽字后做PO單。PO單的簽字程序與PO單相同。

2.PO單在總結理簽字后,方可訂貨。

3.申領部門購雜品時,不是500元可用現金支付。

4.需外出購物時,填寫派車單。

5.如某些項目單價金額超過2000元,采購單需送交業主財務部門批準。

6.所購商品在驗貨時發現問題應及時與供應商聯系,辦理換退手續。

三、工程物品采購程序

1.工程物品采購包括低值易耗品和固定資產。低值易耗品包括機器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰沙石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業工具、工程機械和廚房機械配件等。

2.采購員在接到PR單后,尋找三家報價。PR單和RO單程序相同。

3.工程物品購回后交工程指定人員收貨并簽字。

4.所購物品單價金額超過2000元,要申報業主財務部門批準。

四、食品采購程序

1.采購員根據食品庫提供的市場單由行政總廚簽字后,將價格填在市場單上,然后訂貨。到貨期限為3天。

2.采購員根據灑水庫提供的飲料單由財務成控經理和餐飲部經理簽字,將價格填在飲晶單上,食品3天內到貨。

3.采購員根據各個廚房提供的食品目錄表1、2由行政總廚和中方總廚共同簽字,采購員填報價并在第二天到貨。

4.所有食品報價提前一星期由采購部、行政總廚和財務成控簽字。

5.蔬菜、水果、鮮肉類、鮮禽類每周報價一次。

6.中、西餐調料、水產、凍肉類、凍禽類、酒類、飲料每月報價一次。

7.根據酒店臨時出現的特殊情況,急活急辦。

8.所訂貨物如有問題,及時辦理換、退手續。

9.進口洋酒類、煙類必須從國家指定的煙酒公司購入。

第十一章電腦部

第一節部門概述及組織結構

一、概述

電腦在酒店的應川越來越廣泛,酒店的電腦部直接擔負著對酒店經營管理信息進行科學、及時、有效地處理的責任。電腦部要負責酒店所有電腦的維護和保養工作,并不斷改進系統,使酒店的信息管理系統完善、先進、暢通。

二、組織結構(略)

第二節崗位職責及素質要求

一、經理

直接上級:財務總監

直接下屬:電腦部主管

崗位職責

1.全面負責酒店電腦系統,確保系統正常運行。

2.負責與其他電腦使用部門之間的協調工作。

3.負責及時解決電腦系統中出現灼故障和問題。

4.負責電腦部人員的工作安排及對系統管理員的崗位培訓,使之達到系統管理的要求。

5.制定電腦部電工的崗位職責、管理條例及在酒店緊急狀態下的應急措施等,并督導屬下人員認真執行。

6.檢查酒店電腦系統數據備份,確保數據的安全和有效保存。

7.設立酒店電腦系統的檔案,并負責檔案的管理。

8.了解和掌握電腦業的發展動態,為酒店電腦系統的管理提出有效的建議。

9.根據各部門實際情況,負責開發辦公自動化應用模塊,并在應用過程逐步修改完善。

10.負責電腦部員工的當值、考勤和考核工作,并根據員工表現,提出獎懲意見。

11.負責酒店電腦方面的保密安全工作。

12.檢查員工紀律,關心員工思想工作情況,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:事業心強,認真負責,處事公道,團結下屬,合作共事能力強。

自然條件:男,年齡在30歲以上,身體健康

文化程度:大本以上(計算機專業)學歷,電腦工程師

外語水平:中級以上英語水平

工作經驗:5年以上專業工作,其中2年以上酒店電腦主管工作經驗,助理工程師以上職稱

業務特長:具有業務實施能力和管理能力,熟悉電腦軟、硬件知識及財經、酒店電工知識。有海外學歷及工作經驗者優先。

二、主管

直接上級:電腦部經理

直接下屬:電腦管理員

崗位職責

1.檢查酒店電腦管理系統,發現問題及時報告,確保系統運行良好。

2.負責對電腦系統軟硬件的日常維護工作,檢查電腦系統工作日記。

3.指導并培訓下屬員工,提高他們對電腦系統的認識和操作技能。

4.設置和修改酒店電腦操作人員的PASSWORD。

5.定期對電腦系統及其各外設附件的接口進行檢查,確保其運行的可靠性。

6.根據酒店的需要,對電腦系統的參數作出修改,并將修改過程記錄于電腦系統檔案。

7.負責安排并指導電腦系統管理員為酒店各部門解決電腦使用過程中所出現的問題。

8.積極向上司提出改善電腦系統管理的建議。

9.積極參加培訓,遵守酒店規章制度,搞好環境衛生,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:責任心強,易于合作。

自然條件:男/女,年齡28歲以上,身體健康。

文化程度:大本(計算機專業)學歷。

工作經驗:3年以上專業工作,其中2年以上酒店電腦操作經歷,電腦工

程師。

業務特長:具有業務實施能力,熟悉電腦業務規范。

三、電腦管理員

直接上級:電腦部主管

直接下屬:無

崗位職責

1.觀察系統主機運行情況,控制機房溫度和濕度。

2.掌握在緊急狀態下,系統的啟動及停機處理方法。

3.熟悉系統軟件結構和硬件的配置,掌握排除一般軟硬件故障的方法。

4.定期維護保養系統打印機、終端機,并處理—般故障問題。

5.負責記錄每天電腦系統工作日記。

6.應答電腦使用部門提出的各種有關問題。

7.具體負責灑店DOS系統的日常維護及保養。

8.具體負責酒店DBS系統的日常維護及保養。根據酒店前以部提供的數據,輸入最新的國際國內長途代碼及計費數據。根據餐飲部提供的菜牌,輸入最新的菜價。

9.做好電腦機房每天輪值工作。

10.建立每日電腦系統數據備份,并注明標記。

11.指導夜審員做好每天數據更新工作。

素質要求

基本素質:責任心強,能與人合作共事。

自然條件:年齡24歲以上,身體健康。

文化程度:大專以上(電腦專業)。

工作經驗:2年以上專業工作,1年以上酒店電腦操作經歷。

業務特長:同電腦主任。

第三節工作程序及標準

一、日常工作程序

1.巡視

1)值班人員每兩小時巡視檢查一次交換機、計算機、收款機主機、電話汁費終端、UPS電源的運行是否正常、是否停機、有無告警、有無錯誤代碼。

2)每班巡視一次計算機系統各終端、打印機、收款機是否工作正常,是否有不正確的操作使用,是否有帶故障工作的設備。

3)每班巡視一次電池室、配線室、維修間,檢查輔助設備是否工作正常,有無不安全隱患,包括:中繼電纜氣壓表、中繼電纜保安器、備用電池的供電電壓和充電電流等。

4)每班巡視一次機房溫度濕度是否符合標準,是否出現其它異?，F象。

5)遇到惡劣天氣或酒店出現緊急或重要情況時,應加強巡視。

2.處理報修

1)接到報修電話,應問清報修的部門、設備的名稱、故障的現象,并做好記錄。

2)在沒有處理主機或其它緊急故障的情況下,應首先處理報修;并要親臨報修現場,檢查故障原因,處理故障。

3)如遇到不有單獨處理或涉及其它部門的故障,應請他人協助共同完成;如遇到影響各主機系統的故障,應報告當班主管、經理乃至總工程師;如遇到需請外單位處理或需外修的故障,應先向部門經理申報。

4)各部門安裝、移動電話機、傳真機應在接到審批手續后再做處理;其它部門要求修改對酒店業務有影響的數據時,如房間總數、系統代碼等,應有該部門書面通知,必要時要有主管的審批簽字;其它部門要求增加、修改、刪除各系統密碼時,應有部門書面通知;客人要求修改電話等數據時,應有客人書面通知。

5)報修完成后,應記錄故障處理時間,處理方法及維修人簽字。

6)處理報修的原則是:及時、有效,客人優先。

3.數據處理

1)每天12:00至14:00做HIS系統不停機數據備份,保留一周。

2)每天24:00以后打印FCS系統結班報告。

3)每天24:00以后做收款機系統數據備份,保留一周。

4)每天24:00以后打印收款機系統日結報告。

5)每天夜審之前做HIS系統停機備份,保留一周。

6)每周日24:00以后做FCS系統一周的系統數據備份。

7)每月末期24:00以后打印收款機系統月結報告。

4.報告

1)值班人員要將當班期間影響系統正常運行的各種故障報告部門經理,包括:交換機告警、中繼線斷線,交換機接口板故障、計算機接口故障、電話記費終停機、收款機主機故障、需停HIS系統的數據處理等。

2)交換機系統停機、計算機系統停機或影響灑店通訊系統的市話局故障,報告部門經理和總工程師。

3)客人投拆或其它部門的投訴,報告部門經理,部門不能協調解決的報

告總工程師。

4)外修設備或需請外單位協助處理的故障,報告部門經理;重大或發生

費用的工程申報總工程師。

5)需停機完成的系統升級和系統維護,申報總工程師。

5.記錄

值班人員需認真填寫值班記錄,包括:設備運行記錄、報修記錄、物品領取發放記錄、信函往來、總經理備忘錄及和部門有關的所有事物。

附:設備運行記錄表、報修記錄表(見本章末)

6.交接班

交接值班記錄:交接未完成的工作;交接本班發生并應通知下一班的有關事務;交接其它部門借有物品的手續;交接鑰匙、工具。

篇2:中心學校財務管理規章制度

中心校財務管理規章制度

一、為規范財務行為,嚴密財務手續,加強會計基礎工作,確保財會工作有序進行,根據《會計基礎工作規范》和相關規定,結合學校實際情況,制定本規則。

二、學校財務活動和有關會計基礎工作,應當符合有關法律、法規及本規則的規定。

三、單位或個人向財務辦理借領、報銷各種款項時,應當做到憑證合法、內容完整、填寫規范、手續齊備,并有預算指標。

四、辦理借款

1、借款人應按規定如實填寫借款單,借款人員簽名須是本人簽名,不可代筆。借款單經學校領導審批,并經會計室審核后付款。

2、所有借款一律實行“誰借誰還”的原則。屬于差旅游費或零星購物的現金借款,應于出差回校或辦妥驗收手續后辦理報銷結賬手續。

五、購買物品的發票及報銷

1、購買物品前要落實經費來源,申購貴重儀器設備的,要經過校長室的可行性論證。

2、購買時應認真了解商品質量是否可靠,價格是否合理,能否取得套印有稅務監制章的合法發票。從企業取得的購貸發票的內容必須具備:發票的名稱;填制發票的日期;填制發票單位名稱或填制人姓名;經辦人員的簽名或蓋章;接受發票單位名稱;經濟業務內容;數量、單價和金額。

3、從外單位取得的發票,必須蓋有填制單位的公章(或發票專用章、財務專用章等)。凡填有大寫和小寫金額的發票,大寫與小寫金額必須相符。

4、持有效發票向財務報銷時,其發票背面必須有經辦人和證明人簽名或簽章。屬于固定資產的,必須填寫財產登記手續。

5、全校財產物資的申購、驗收、調配、報廢等均應由總務處統一辦理。

六、差旅費報銷按規定如實填寫“差旅費報銷單”。具體寫明出差事由、地點、日期、出發和到達時間、票價、預借差旅費數額等,車票粘貼前應除去非面額硬紙部分,住宿費及其他合法單據粘貼在報銷單背面。經報銷人簽名,學校領導審批后向會計室辦理報銷手續。

七、預算每學期開學后,財會人員應及時向校長報告各項經費收入情況,并配合校長做好經費預算計劃,做到專款專用,杜絕開空頭支票。

八、結帳和審計

1、學校帳目要做到日清月結,每學期結束,學校要成立結帳小組,清理全期帳目,做到民主理財。

2、自覺接受上級審計部門的審計,發現問題及時糾正。

九、其他事項

1、經上級有關部門批準的經濟業務,應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明文件的批準機關名稱、日期和文號。

2、會計憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用會計憑證時,經財務處負責人批準,可以復制。向外單位提供的會計憑證復制件,應當在專設的登記蒲上登記,并由提供人員和收取人員共同簽章。

十、本規則自頒布日起實施。凡與本規則不一致的,以本規則為準。

篇3:某某星級酒店財務規章制度

一、財務部安全管理規定

1.認真貫徹執行國家財務方面的法規、制度和有關規定,結合財務工作進行定期安全檢查,發現問題和漏洞及時匯報并妥善處理。

2.營業結帳完畢,財務部及現金收款臺財會人員須將現金支票上交財務部專門負責人,鎖入專用保險柜,店內務零散點不得存留現金過夜。

3.總出納室為財務部重要部位,除專人在內工作外,其他無關人員不得入內。

4.財務人員去銀行取現金、支票等,必須有專車接送,并由保安人員全程護衛,取送款中途不準任何無關人員搭車,未經批準不準在途中辦理任何與此項工作無關事宜。

5.計財部嚴禁存放私人現金及貴重物品。各種鑰匙印章指定專人保管,不得將鑰匙帶出酒店或隨意放在不安全的地方。

6.各部位營業收入的外匯,要按財務管理規定上繳入庫,嚴禁私自套匯、轉讓。

7.出納員保險柜只提供一把鑰匙發給收款員本人使用?？偝黾{查庫時,必須與收款員主管一起進行。保險柜只許用來存放備用金,不許私自放雜物等與工作無關的物品。保險柜鑰匙不許丟失,備用鑰匙由總出納保管,查庫時備用。

8.財務部所屬出納人員不得私配保險柜鑰匙,不得將保險柜密碼外傳,過節或放假時,要與保安部配合,對保險柜加封。

二、交際費用管理的有關規定

為了保證企業的經濟效益,加強成本費用管理,降低交際費用開支,酒店對交際費用支出做以下規定:

1.全月交際費用總額支出不能超過營業總額的1%,,此項由計財部保證。

2.交際費用指標每月由計財部提出、并由總經理審定后下達到各部門。

3.交際費用分配比例:總經理室按下達指標40%執行,營業部按40%執行,其他部門按20%執行。

4.交際單的審批權限,由總經理或總經理助理級負責簽批。董事會交際單由董事會成員或計財部經理簽批。

5.交際費在使用時必須由本部門填制交際請求單,注明請求交際部門的名稱、客人或團體名稱、招待日期及招待理由;由本部門經理和經辦人簽字,呈總經理或授權的總經理助理批示后方可使用。

6.各部門交際費需要在商場部和美容室使用時,必須由總經理簽批后方可使用。

7.交際用餐標準可由總經理根據酒店及所在地的實際情況確定,特殊情況由總經理批準。

8.各部門要嚴格按照規定交際程序辦事,如違反上述程序在餐廳用餐或在商場購物,餐廳、商場人員及財務收銀員有權制正用餐及轉帳,一經發現在交際費使用上弄虛作假,要嚴肅處理。

9.執行交際費節約獎勵辦法:各部門按財務部下達的交際指標所剩節約額,按5%提取獎勵金。

三、關于廢品處理的規定

為了加強酒店對物資的統一管理,維護酒店的利益,現對各部門廢品的處理及報廢物品處理做出如下規定:

1.酒店所有的報損設備、家具、軟片、各種廢品的處理,全部統一由財務部負責。

2.各部門破損的設備、家具、軟片等,本著修舊的原則,由各部門統一放在工程部指定的房內,由工程部負責維修。如經過鑒定不能維修的,由財務部統一處理(有關部門配合)。

3.對各種包裝物(易拉罐、紙箱、報紙、畫報)等廢品,各部門選派一名員工專門負責,要處理的廢品必須有部門蓋章的出門證(由財務部統一印制)財務部選派一名員工專門負責處理廢品的工作,并加蓋財務章方可出門,否則,保安部不允許任何物品或廢品出門。

4.處理廢品的時間為每周三、五下午2點~4點。

5.處理廢品,財務部和各部選派的員工一起處理,所得款項,其中50%留有關部門使用,50%留財務部。

6.保安部必須嚴格把關,決不允許沒有任何正當手續的人自行出門處理廢品,任何個人不得私自處理廢品,否則,按違紀處理。

7.上述由財務部經理負責統籌、協商、監督執行。

四、收據管理制度

(一)收據的領用

將每本收據的號碼分別記錄在登記簿上,登記內容包括:收據號碼、購入日期、發放日期、領取人姓名及簽章發放人、舊收據退回日期。

1.新收據購入后,保管員需將每本收據的號碼一一記錄。

2.只有下列人員才有資格領取收據:

總出納、前廳收銀員、交款員、商務中心、保健中心、商場部收銀。其它人員一律不允許領取收據。

3.基本領取數是兩本,或根據各自的工作情況增加領取數量。

4.收據保管員在未收回以前發給相應員工的舊收據時,不得發出新收據。

5.相應地,保管員應記錄還回舊收據的日期,并應跟蹤監督那些已發出相當一段時間但仍未退回換新的收據。

(二)收據的開出

在開收據時應遵守以下規則:

1.前廳收銀員只能對仍在前廳客戶分類帳上的帳目收款開出收據。

2.在辦公時間,已被轉入后臺的帳目收款及其他雜項收款應由總出納開出收據。在非辦公時間,前臺收銀可對這類事項開出收據。

3.收款細則應確切陳述在收據上,如果是外客帳收款,帳目陳述及相關號碼應同相應的數額寫在一起。

4.如果是預收定金或預收款,總出納或前臺收銀員應立即通知所有的相關部門(銷售部、前廳部或宴會部)。

5.收據附聯的傳送:

第一聯:財務

第二聯:客戶

第三聯:存根

在總出納寫好前一天的總出納報告后(不遲于下午2點),應將報告和全部第——聯收據送交收入夜審,收入夜審在對收據的總數及帳目分類檢查之后,將其送交應收帳款主管,應收帳款主管記錄并在外客帳附屬機構上打印收款數,將收據交給收據管理員存檔并打印在總分類帳上。

收入夜審應對每日使用的收據的號碼進行檢查并核查被取消及未報告的收據。

五、物資庫房安全管理規定

1.專人專庫,各庫房鑰匙專人收存。

2.堅持值班登記制度,嚴格交接班手續,保管員公休、倒休、出差時的物資發放由領班和替班共同負責;保管員休假前和上崗后應交接清楚,責任落實。

3.庫房勤清掃、勤通風、勤整理。物品擺放要復合消防要求,物品保管不霉不爛,無丟失,無損壞。

4.安全消防按崗負責。保管員必須熟知消防常識及消防器材的放置位置,掌握已配備的消防器材使用方法。

5.對來歷不清、性質不明及私人物品不得入庫存放。

6.易燃易爆、劇毒物品專庫專放,專人保管,嚴格領用手續。

7.庫房嚴禁吸煙,不準會客,不準留宿。

8.庫房不準動用明火,不準使用電熱設備,不準亂拉照明線路。

9.來庫領用物品要在庫外等候,未經允許不得進入庫房。

10.出現問題要及時與采購部、財務部或保安部聯系。

六、物資庫房防火安全管理規定

1.嚴格遵守《倉庫防火安全管理規則》,庫內嚴禁吸煙,不得動用明火,要保持通道暢通。

2.根據貨物的不同性質分類,分庫存放。易燃易爆物品單獨設庫存放,不得和其他庫房混用。

3.庫內物品碼垛要整齊,不得過高、過寬,物資須距電線、燈泡50厘米以上,燈泡不得超過60瓦。

4.易燃易爆物品庫,應安裝防爆燈,嚴禁庫內亂拉照明線。

5.保管員應經常檢查燈具和電線,發現破損、老化要及時請工程部更換。

6.離開庫房時必須進行防火安全檢查,確無問題,切斷電源后鎖好門方可離開。

7.各崗位要熟悉各種消防器材性能、使用方法及器材擺放位置。發現火情立即撲救,及時報有關領導及保安部,并保護好現場,協助查清起火原因。

8.愛護消防器材,保持滅火器清潔,禁止隨意挪動、遮擋消防器材。

9.凡違反本規定者,按酒店消防管理規章有關規定進行處理。

第十章采購部

第一節部門概述及組織結構

一、概述

采購部是負責酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統—管理下,根據實際工作要求,適時、適量、適價、經濟合理地采購各部門所需要的物品,確保酒店經營活動的正常進行。

采購部的采購工作,必須嚴格執行酒店的采購制度,嚴格按照采購程序辦理,確保所采購物品的數量、質量、價格和交貨期符合要求,并嚴格控制采購成本。采購部員工必須樹立“—心為酒店“的采購供應意識。

二、組織結構(略)

第二節崗位職責及素質要求

一、經理

直接上級:財務總監

直接下屬:采購主管

崗位職責

1.直接對總經理和財務總監負責。主持采購部的全面工作。審批所有的采購單和訂購單,確保各項采購任務順利完成。

2.參與大宗商品及國外進口貨物訂貨的業務洽談并檢查合同執行情況。

3.指導下屬開展業務,不斷提高業務技能。

4.熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規格、價格、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求,對酒店的物資采購負有領導責任。

5.要按計劃完成酒店各類物資的采購任務,并在預算內做到開源節流。

6.負責本部門員工的業務培訓計劃的制定和實施,抓好員工的思想工咋。

7.有計劃地組織部門員工參加學習。

8.主持采購部的日常工作,協調采購部與酒店各部門之間的關系。

9.完成總經理臨時交辦的各項工作任務。

10.接受總經理和財務總監及成本控制部經理的監督。

素質要求

基本素質:有高度的責任感和事業心,不假公濟私,不以權謀私泄露業務機密;有較強的領導和協調能力;能獨立指導部門運作;遵紀守法。

自然條件:年齡30歲以上;品貌端正,氣質高雅,待人和藹。身高:男1.74~1.78米,女1.65~1.68米。

文化程度:大專以上。

外語水平:具有旅游酒店英語中級水平。

工作經驗:具備3年以上酒店采購工作經驗,2年主管以上管理工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和采購內容;了解海關對進口業務頒布的法規及國家有關稅收政策;掌握市場行情和酒店的供貨渠道。

二、采購主管

直接上級:采購經理

直接下屬:采購員

崗位職責

1.編制每旬市場價格表,掌握新的產品供應來源和季節性產品資料,及時提供給上司參考。

2.負責與倉管部的聯系,及時處理產品質量問題和督促供應商及時送貨。

3.按上司指派,進行外出采購。

4.協助上司比較供應商的報價和整理供應商資料。

5.協助上司審核供應商的發票、送貨單、報價或訂購單等。

6.搜集采購樣本或安排供應商示范。

7.向上司報告有關貨物運輸途中的失誤和損壞情況,并負責向有關方面申報賠償或報關損耗。

8.負責進口物品的報關工作,并安排提貨事宜。

9.配合倉庫對物品進行驗收,確保物品符合申購要求。

10.負責屬下員工培訓,檢查員工紀律,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:遵紀守法;有較強的協調能力;具備較高的工作責任感,不以權謀私,保守業務機密。

自然條件:年齡在25歲以上;品貌端正,身體健康。身高:男1.74~1.78米,女1.65~1.68米。

文化程度:大專以上學歷。

外語水平:具備中級英語水平。

工作經驗:具備5年以上酒店工作經驗及兩年以上采購工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和采購內容。

三、采購員

直接上級:采購主管

直接下屬:無

崗位職責

1.根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品。

2.力爭使酒店所購的產品價平物美。

3.對不符合要求的產品,負責辦理退貨補貨或調換。

4.與有關供應商保持良好關系。

5.負責到機場或火車站裝運進口或外埠的來貨。

6.協助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。

7.及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。

8.做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。

9.積極參加培訓,遵守酒店紀律,保持與酒店有關部門的良好關系,完成上級分配的其他工作任務。

素質要求

基本素質:遵紀守法;有自我約束力,不以權謀私,不假公濟私,不吃回扣。

自然條件:男,女均可,年齡在25歲以上;品貌端正,身體健康。身高:男1.74~1.79米,女1.65~1.69米。

文化程度:高中以上學歷。

外語水平:具有初級英語水平。

工作經驗:3年以上酒店采購工作經驗。

特殊要求:對工作認真負責,勇于克服困難。

四、采購部文員

直接上級:采購部經理

直接下屬:無

崗位職責

1.根據部門經理要求,草擬各類報告并打螢發放。

2.做好酒店內部各類文件和有關采購申請、合同等資料的整理、歸檔工作。

3.做好有關會議記錄。

4.負責申領部門內文具和員工餐券的發放工作。

5.協助上司做好與各部門的聯系工作。

6.負責部門員工的考勤工作。

7.整理每天的采購單和收據等,并編制每周進貨匯總表。

8.協助經理落實有關進口貨物的書面申報工作。

9.積極參加培訓,遵守酒店紀律,完成上級分配的其他工作。

素質要求

基本素質:遵紀守法;具有高度的責任感和事業心;具有一定的公關能力。

自然條件:女性;年齡在20歲以上;品貌端正,身體健康。身高:女1.65~1.69米。

文化程度:大專以上學歷。

外語水平:具有中級英語水平。

工作經驗:1年以上酒店工作經驗。

特殊要求:熟悉采購程序和各個采購環節;有很好的文字表達能力;會使用電腦。