關于發票收據的管理制度

各二級學院、系、部、處、室:

為了加強學校發票與收據管理,保障學校各項收入,規范校內經濟秩序和收費行為,強化財務監督,使發票與收據管理工作制度化、規范化,根據《中華人民共和國發票管理辦法》和《關于行政事業性發票與收據管理的暫行規定》及有關主管部門的文件精神,結合我校實際情況,特發此通知。

第一條本通知所稱“發票與收據”(以下簡稱“票據”)是指學校統一向財政、稅務等部門領購的財政票據、稅務發票和校內收據。

第二條本通知內容適用于學校內的事業性收費和服務性收費。

第三條學校財務處統一負責學校票據管理工作。

第四條對違反本通知的行為,任何部門和個人可以舉報。

學校各監督、主管部門應當為檢舉人保密。

第五條根據我校收費范圍和業務性質,學校所需的票據由財務處向主管財政、稅務機關等申請領購,并實行統一管理,建立嚴格的領購、發出、收繳制度。

第六條學校財務處購領回票據后,必須由票據管理員拆包清點,認真核對,根據票據序號按順序存放,按票據種類分別建立登記簿,使用時按順序領發。

年終未使用的當年所購票據,下年度按順序繼續使用。

第七條各部門必須指定專人(并將名單報學校財務處備案)負責本部門各類票據的領用、保管。

加強票據領、用、存、銷各環節的管理。

保管人變更,應到財務處辦理票據變更繳銷手續。

第八條各部門領用票據時,首先填寫《領用票據申請表》,注明需領用票據的種類、數量、用途(或收費項目)、使用時間及票據保管人,領用票據的收費項目須提交批準文件報財務處備案(校內收費項目須經院長辦公會通過,提交會議議題批復表),經本部門負責人簽字、財務處處長審查批準后,財務處票管員根據領用部門的用途正確發放票據,并進行登記。

第九條任何部門收款時必須按照《領用收據申請表》批準的用途(或項目)開具票據,并執行收費人與開票人職責分離規定。

填寫票據時必須做到按號碼順序填開,內容真實完整,字跡清楚,各聯次一次性套聯復寫,大小寫一致,部門收款人須在收據的收款人處簽字,交款人須在收據的交款人處簽字,收據聯須蓋學校財務專用章,不得用行政章收款。

不得拆本、跳頁,不得涂改、撕毀。

如有填開錯誤而作廢的票據,應整份保存,套聯注明“作廢”字樣。

第十條退還多收、錯收款項時,應按多收、錯收金額開具紅字票據,并由交款人簽字確認;或收回原開票據,按作廢票據處理,重新開具收款票據。

第十一條各收款部門所取得的收入,必須按票據金額總數及時足額上交財務處,不得坐支。

每本票據使用完或某項收款任務完成、款項交財務處后,票據領用人應在票據封面填寫已使用票據起止時間、起止號碼、作廢號碼、收款金額及未用號碼。

經財務處出納人員確認款項已交財務處,并且在存根上加蓋名章,然后將存根交財務處票管員,票管員須認真查驗票據使用范圍和使用方法是否符合規定,是否已將款項按規定全額上繳。

財務處票管員逐號審核無誤后,予以核銷。

第十二條學校財務處建立票據稽查制度,對校內各用票部門的票據使用、保管、繳銷等工作進行定期或不定期的檢查。

被查部門應如實反映情況,提供資料,接受監督和檢查,不得拒絕、隱瞞或弄虛作假。

第十三條違反本通知的行為包括:

(一)用票部門私自印制票據;向財務處以外的部門和個人領購票據;私售、倒買、倒賣、向他人提供或者借用他人票據。

(二)填寫項目不齊全,涂改票據;開具作廢票據,虛開票據;以其他單據或白條代替票據開具;未按規定用途開具票據,未按規定全額上交收費收入,未按規定報告票據使用情況,未按規定設置票據登記簿等。

(三)丟失票據,損(撕)毀票據,丟失或擅自銷毀票據存根聯以及票據登記薄,未按規定繳銷票據,未按規定建立票據保管制度等。

(四)拒絕檢查,隱瞞真實情況,刁難、阻撓財務處進行檢查,拒絕提供有關資料,拒絕接受有關票據問題的詢問等。

對有前款所列行為之一的部門和個人,由學校財務處責令限期改正,情節嚴重的,按學校規定由學校紀檢監察部門協助處理。

第十四條本通知自頒布之日起施行,由學校財務處負責解釋。

篇2:公司財務發票收據管理規定

公司財務發票和收據管理規定(三)

1.0目的:

根據《中華人民共和國發票管理辦法》及其它有關規定制定本制度。

2.0適用范圍:

本公司所有發票、收據(指有價值的收據)及票據(以下簡稱票據)均屬本制度管理的范圍。

3.0工作職責:

3.1財務部統一負責本公司各種票據的管理工作。

3.2各種票據的種類、使用范圍由財務部規定。

4.0內容:

4.1各種票據的購買及印刷

4.1.1屬國家統一規定的發票由財務部指定專人向有關稅務部門購買。

4.1.2經有關稅務部門批準公司自行印制發票時,由財務部提出式樣經總經理核準,并報有關稅務部門批準后,在稅務部門指定的印刷單位印制。

4.13公司使用的各種發票、收據屬代收的部分,使用代收單位的發票、收據;屬公司的收據需印制時,由財務部提出式樣,經品質部編號及報經總經理批準后進行印制;屬各部門專用的票據需印制時,由需用部門提出式樣,經財務部審核及品質部編號,報總經理批準后印制。

4.14財務部專管人員必須對購買、印刷或代收單位提供的各種票據進行驗收,詳細清點數量、檢查有無印刷錯誤、數量有誤或印刷有錯誤的應拒收,各種票據驗收后,應按不同的票據登記驗收日期、數量、起止號碼等,設專柜保管。

4.2各種票據的領用

4.2.1財務部專管人員應設置各種票據領用登記簿,凡發放票據,必須登記領用的日期、數量、起止號碼等,并由領用人簽收。

4.2.2使用發票或收據的部門必須指定專人負責各種票據的管理工作(以下簡稱票據專管人員)。

4.2.3票據專管人員在向財務部領取各種票據時,必須辦理領用手續并清點數量、驗看號碼、發現有號碼錯亂的,應拒絕領用。

4.2.4票據專管人員對所領用的各種票據必須妥善保管,在交付使用人員時,應進行登記、簽收。

4.3各種票據的使用

4.3.1各種票據需按《發票收據使用細則》的規定進行使用。

4.3.2各種票據應當按照規定的時限、順序、逐欄、全部聯次一次性開具。

4.3.3各種票據只能按規定的范圍進行使用,不得轉借,轉讓,跳號,拆本使用,或開具空白票據。

4.3.4各種票據需交接使用時,應辦理交接手續,寫明交接時票據的號碼。

4.3.5接收人在接收各種票據時,如發現所交接的票據存在問題,可拒絕接收,并立即報告主管人員,情節嚴重時,應立即報告財務部。

4.4各種票據的檢查和核銷

4.4.1財務部有權對各種票據的使用隨時進行檢查。

4.4.2已用完的各種票據必須立即向財務部進行核銷。

4.4.3財務部專管人員在核銷各種票據時,必須對票據進行檢查,發現有使用不當的,應提出意見進行糾正;發現有問題的,應立即報告財務經理。

4.4.4.財務部專管人員應隨時核查使用各種票據的人員有否及時將所收款項按規定上交,在各種票據核銷后,應對整本票據報收款項有否上交進行核查。

篇3:連鎖門店發票收據的管理辦法

連鎖門店發票及收據的管理辦法

發票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據,在購銷的環節都是最重要有效憑據之一,為保證公司資產的完整,避免產生不必要的損失,必須加強對發票的購買、領用、保管的管理,根據公司財務制度現制定如下操作規定和管理辦法,望相關部門和人員嚴格執行規范流程和遵守發票管理制度。

一、費用發票的管理

1、定義。費用發票指因購管理用品或獲取的勞務(各種費用)而取的的發票。

2、管理規定。

1)凡購管理用品或獲取的勞務(各種費用)必須取得合法的發票,取得的發票根據費用性質粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。

2)對于真實、合法、合理但內容不完整、計算有誤的發票,應將其退回經辦人,由其負責將發票調換后再行報支報銷。

3)收到真實、合法、合理的發票,但發票金額小于報支金額的,按發票實際金額報支。

4)收到不真實、不合法的發票,財務必須拒絕報支。

5)財務將費用憑證和原始發票作為入帳的依據和附件,與記帳憑證裝訂成冊,按規定年限保管。

3、禁止條例。

1)對于無法提供合法正確的原始發票的費用,不得報銷;對于無法取得發票的,必須經主管部門經理證明,財務部門審核、相關領導人員審批后方可報支。

2)對于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進行帳務處理,即不得虛列支出。

4、處罰條例。

1)費用申報人提供虛假發票且造成公司損失的,除全額補償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。

2)現金出納不嚴格保管原始發票,使費用申報人無法進行報銷的,由出納承擔該筆費用。

二、銷售發票的管理

(一)定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發票,公司銷售發票主要指代理費發票。

(二)換票。

1)換票指客戶需要增值稅發票,但因條件限制無法當即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。

2)對顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個星期,二星期內顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。

3)小票的換票期限為一個月,超過一個月的不得更換。

4)門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。

5)對于換回的小票,應進行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發票后,紅沖發票記帳聯與增票記帳聯捏對,隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。

6)門店收到待換增票,需進行登記,交付客戶時,由其在登記簿上簽收。

7)換票工作由門店財務主管操作,門店財務主管嚴格保管增票,不得有遺失現象。

(三)發票和收據的管理

1、購買。

1)發票和收據由指定會計購買,財務人員根據實際用量進行購買,其他任何人員無權購買;

2、分公司領用。

1)管理發票的會計必須設置“發票領用收回登記簿”。

2)發票由管理發票的會計負責發放,若發票管理員不在應授權指定人進行發放工作。

3)分公司要領用和開具發票必須事先通知總部相關人員。

4)門店領用發票后,必須由領用人在“發票領用收回登記簿”上簽收。

5)發票應由門店財務主管(無財務主管的,由臺賬負責,下同)進行領用,填寫“小票申領單”,若無法直接親自領用的,必須在申領單上注明授權人,經授權的人員方可進行代為領用,否則發票管理不得發放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領單”,若由分公司統一保管的,也需填寫“小票申請單”。

6)門店財務主管應注意發票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對于低于安全庫存量的應立即提出申領。

7)門店財務主管根據銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發放小票,必須由收銀在“門店發票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據后臺開票需要按需領用,即開具幾份領用幾份,辦理簽收。除收銀、臺帳外,其他人一律不得領用。

8)收銀領用小票后應登記“發票領用歸還登記簿”,登記領用日期、小票號碼、份數或本數。

3、開具。

1)小票實行“誰領用誰開具”,不得互相借用,收銀應直接向門店財務主管領用。

2)使用機打小票的,嚴格按操作要求進行開具,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示,機打小票不得手工涂改,凡涂改的發票一律無效。

3)手工開票的,嚴格按規定開具,開票內容必須齊全,準確填寫商品ID、品名規格、數量、單價、金額、營業員、收款人,大小寫金額一致,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示。

4)小票必須按真實的銷售單開具,不得虛開小票,對于不符規定的銷售單或違規開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財務主管匯報。

5)收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到,對于預收款的一律不得開具,嚴格禁止應收款銷售。

4、小票的紅沖與作廢

基本同增票,對于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。

5、保管。

1)發票管理員和門店財務主管必須嚴格保管未開具的小票,并根據使用需要加蓋發票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內,不得隨意擺放。

2)營業終了,對于未開具的小票應存放在財務室內,不得放在收銀臺,各門店財務室應提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財務主管(或臺帳)必須每天對發票進行清對,為明確各收銀責任,對未開具的小票應包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應自行進行登記存放數量。次日領取時,收銀進行檢查封口和實際數量的完整性。

3)收銀將一批次已開具完小票存根聯交回門店財務主管,機打小票每100份為一冊,裝訂成冊,加蓋封面;門店財務主管審核發票的連續性、開票的規范性,審核無誤在收銀的“發票領用歸還登記簿”上簽收,同時在自身的“門店發票領用收回登記簿”上進行登記工作。

4)門店財務主管對于收回存根聯按序排列,并按月按號存放。小票存根聯在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發票管理員,上交小票時排列必須與領用時的批次一致,以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票

5)公司發票管理員按門店按序號存放存根聯,便于以后查用。

6)公司發票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致,發生不一致必須查明原因,發生遺失必須立即報分公司財務部副經理

(核算)。

7)小票遺失必須立即發布公告,通知相關倉庫人員,嚴密注意遺失小票,防止虛假提貨現象,發現用遺失小票提貨的,立即通知門店經理和財務主管,倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應及時和收銀人員核實,收款情況;如屬支票付款的,必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后,方可發貨。

(四)獎懲條例

1、獎勵條例

1)每年對門店進行發票管理檢查,門店嚴格執行上述規定,安全有序完整的保管發票,發票的收發領用和監控嚴密清晰,發票庫存與登記簿一致,嚴格執行增票的調換工作,小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發生發票管理不善狀況的,對門店財務主管獎勵500元,由分公司財務副經理(分管核算)簽發;受獎勵的門店中,若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的,對門店收銀和臺帳獎勵100元,由門店財務主管提出申請,由分公司財務副經理(分管核算)簽發。

2)發票管理員嚴格保管各類發票存根聯、抵扣聯,并對門店加強監控,存根聯保存有序、整齊,發票庫存量與登記簿一致,當年未發生發票遺失現象,對發票管理員獎勵500元。

2、處罰條例

1)不按實、完整、連續進行發票收發領用的登記工作,每發現一次對相關登記責任人(發票管理員、財務主管、收銀)扣罰100元,發現三次以上予以除名。

2)未開具的發票隨意擺放,每發現一次,對保管責任人扣款100元,發現三次以上予以除名。

3)發票存根聯保管凌亂、不按序排號、裝訂的,每發現一次,根據情節對門店財務主管扣罰50―100元,發現三次以上予以除名。

4)發生小票遺失的,對責任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節嚴重的直接除名。

5)虛開發票,對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。

6)開票不規范,視情況對開票人扣款10~100元,造成損失的,除補償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。

7)門店財務主管不按規定進行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發現一次,對臺帳扣款100元。

8)增票未經客戶或供應商簽字就交付的,對責任人扣款50元。

三、適用與執行

1、外省分公司門店財務主管一般為主辦會計或臺賬。

2、上述規定均以商業類核算分公司為基礎,其他行業分公司參照執行。

本規定即日起執行,請各財務部門作好指導和宣傳。