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文件管理

工作程序標準核查媒介注意事項

1.成文1.內部通啟(MEMO)成文:2.根據經理要求撰寫初稿;3.請經理核查簽字;4.部門管理制度成文:5.根據經理要求撰寫初稿;6.審核通過后,在《發文本》上填寫的內容包括:文件標題、發文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的,應列明名稱;7.審核通過后,送企業管理部審批;8.呈報總經理審批。1.發文稿紙

2.發文1.將文件原件復印存檔;⒉在《發文登記簿》上登記下發文件的名稱、發文時間、接收部門名稱;⒊到相關部門下發文件;⒋請相關部門的文員以上管理人員在《發文登記簿》中“外收發簽字”一欄簽收。1.發文登記簿

⒊收文⒈收到各部門發出的酒店內部文件后,簽收并上報經理;⒉將VIP信息填寫在辦公室VIP信息欄上;⒊將報紙等需要張貼的材料,在規定版面張貼;⒋監督部門人員在閱讀文件后,在文件上簽字。⒈對于重要的接待通知,要在十分鐘內向經理進行匯報;⒉對于收到的計劃、MEMO等文件,應檢查有無部門有效簽字人的簽字。

⒋分類存放⒈對于時效性較強的文件,如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等設專用表格夾存放;⒉對于本部門下發的文件原件設專用文件夾存放,規章制度存放于相應的制度夾中;⒊對于酒店下發的規章制度根據發放的部門進行分類存放;⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在目錄中的序號、總頁數及當前頁數,如“1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度,本制度共有三頁,這是第一頁;⒌在存放新下發的制度時,對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志,同新下發的制度一并進行存放,對于一些補充規定,要將原文件找出后,與新文件一并存放,同時在目錄上作出標注;⒈規章制度明細表⒈對于標明作廢的文件不能自行進行處理,要做好統一保管。

⒌裝訂整理⒈每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、MEMO等整理匯總,裝訂成冊,在封皮上寫明年、月、日以及保存期限;⒉每月月底要對存放的制度進行整理,對于內容有相互聯系的要進行合并存放。

⒍借用⒈部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記,注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間;⒉對于外部門借用文件的,要經經理同意后方可辦理借用手續;⒊外部門辦理借用文件手續時,要持對方負責人簽字的MEMO,注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間,并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人;⒋文件歸還后,要查看有無遺失、破損現象,并由借用人在《借用登記表》上簽字,記錄歸還時間。⒈借用登記表⒈對于到期沒有歸還的文件,要找該部門負責人進行跟催,對于需要延長使用時間的,應辦理續借手續。

⒎銷毀⒈對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等文件,請示是否銷毀;⒉同意后,以MEMO的形式,列明需銷毀文件的名稱、文件下發日期、保存的起止日期,上報審批簽字;⒊將審批簽字后的MEMO上報質檢部進行審批;⒋接到質檢部同意銷毀的書面批復后,方可銷毀;⒌銷毀時根據表格數量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式;⒈文件銷毀時要在現場,確保文件真正被銷毀,防止資料外流。

工作項目名稱:

篇2:化工辦公室文員崗位責任制

化工企業辦公室文員崗位責任制

1.負責主管辦公室日常具體工作。

2.做好內勤服務與崗位協作和服務客戶的相關工作。

3.協助主管做好本部門日常管理與安全檢查機制和教育培訓機制的實施與監督記錄工作。

4.做好辦公用品、勞保用品、辦公設施的采購管理。

5.做好公司認證體系審核具體工作、事項的辦理。

6.做好內、外部文件管理與公司管理文件控制工作。

7.做好公司檔案管理與相關備案管理工作。

8.做好網站管理與推廣工作。

9.完成好領導交付的其他工作。

篇3:建筑公司辦公室文員崗位職責

建筑集團公司辦公室文員崗位職責

1.辦公室文員受經理辦公室主任領導,負責辦公室日常工作。努力完成項目經理交辦的各項事務,對公司內部的通知、文件要及時上傳下達,并做好歸檔管理工作。

2.負責項目部辦公用具臺賬的管理。

3.負責項目經理辦公室的衛生。

4.負責項目部傳真件、電子郵件的及時準確登記、收發和管理,負責郵寄和領取各種公務信箋。

5.參與會議服務和接待工作。

6.負責辦公室重要辦公用品和器材的使用管理。

7.負責項目項目部圖書管理。

8.認真執行《文印管理制度》。

9.完成項目部各種文件的打印、復印以及根據需要要求的資料備份。

10.負責項目部文印設備的維護、保養。

11.負責統計文印易耗品用量,并提前向職能上級報購買計劃。

12.負責逐次登記項目部各部門文印量,并統計各部門每月文印費用。

13.完成職能上級布置的其他工作。