1目的

通過風險分析與合同評審控制程序,確定項目風險是否在可控制范圍、客戶所提出的要求能否得到滿足,實現對項目的風險控制。

2適用范圍、時機

本程序適用于公司對外承攬安全評價和技術咨詢項目的風險分析和合同評審工作。本項工作應該在項目合同簽訂之前開展。

3職責

(1)市場開發部

本公司風險分析與合同評審牽頭工作部門,主要負責項目基本信息調查和客戶要求的收集、整理;根據風險分析結果和合同評審結果確定是否接受委托,并負責填寫相關活動記錄。

(2)相關參與單位和人員

參加風險分析和合同評審的部門和人員還包括:評價部、評價負責人、技術負責人、過程控制負責人等。

4程序

(1)市場開發部在接到客戶的委托意向后,收集、了解項目信息和客戶要求,如評價類別、項目投資規模、地理位置、項目周邊情況、項目所屬行業風險特性、客戶關于項目實施的具體要求(如:范圍、工期及其它要求等)。

(2)由市場開發部牽頭組織風險控制小組成員針對所收集到的信息和要求,結合本公司實際情況進行風險分析和合同評審,具體風險分析和合同評審內容如下:

1)風險分析

A、公司現有資質能否滿足項目需要;

B、公司現有評價人員專業能力能否滿足項目實施的需要;

C、項目選址、生產工藝等是否符合國家相關法律法規要求;

D、項目是否符合國家相關產業政策,是否屬于國家明令禁止或淘汰的項目;

E、項目現有資料是否能夠滿足安全評價實施的需要;

F、評價結果能否達到客戶要求目標;

G、項目報價是否可能在經濟上超出委托方的承受能力。

2)合同評審

A、客戶要求是否合理;

B、約定工期是否能夠保證;

C、合同金額、付款方式是否適宜。

(3)根據風險分析、合同評審結果確定是否接受委托。經分析風險不可接受的項目,由市場開發部根據風險控制結果與客戶進一步磋商,以滿足風險控制的需要。

(4)對于風險可以接受的應填寫相關活動記錄,參加評審的人員應在活動記錄上簽字。

(5)根據風險分析和合同評審的結果簽訂安全評價合同。

(6)相關活動記錄、委托書、技術服務合同等應該歸入項目檔案。

篇2:A工廠產品銷售合同評審控制程序

工廠產品銷售合同評審控制程序

1.目的

本程序規定了在投標或接受合同/訂單之前如何準確理解顧客要求,充分評估履行合同的能力,以滿足供需雙方履行合同的經濟風險和責任,確保能按合同規定要求履約。

2.適用范圍

適用于本廠產品銷售合同的評審活動。

3.定義

3.1常規合同:產品符合現行技術規范、標準,已批量生產,能滿足顧客交貨期限要求,價格又符合本廠規定的合同。

3.2特殊合同:本廠尚未批量生產的產品或尚未開發的產品。

3.3合同評審:合同簽訂前,為了確保質量要求規定的合同明確并形成文件,而且供方能實現,由供方進行的系統的活動。

3.4營銷功能:查明和確定產品的質量要求和期望,包括產品的要求,市場的要求和顧客的需求。

4.職責

4.1合同評審由計劃供應部歸口管理,并組織對所有合同的評審以及招投標、制訂標書或制訂產品建議書,負責與顧客的聯絡、溝通和企業內部的協調;負責市場調研。

4.2技術開發部、生產部、質量保證部、財務部等相關職能部門參與特殊合同的評審,并對特殊合同中涉及本部門的業務評審內容負責;同時負責對市場調研結果的分析,計劃供應部匯總。

4.3廠長負責對常規合同評審人員的授權和特殊合同的評審審批,負責對市場調研報告的確認;計劃供應部授權人員負責常規合同的評審。

5.工作程序

5.1合同評審的內容

5.1.1顧客的各項要求是否明確、合理,是否形成文件。

5.1.2各項規定是否有含糊不清之處;有關的特殊要求在合同中是否得到說明。

5.1.3與投標不一致的要求是否已得到解決。

5.1.4是否具有履行合同各項要求的能力。

5.1.5合同是否符合《中華人民共和國合同法》法規要求。

5.1.6顧客的特殊要求是否能滿足。

5.1.7在發現顧客要求存在矛盾難以履行時,是否通知顧客的產品工程部門或采購部門。

5.2合同評審的方法

5.2.1合同評審必須在合同正式簽訂前進行,必須對每一份銷售(承制)合同進行評審。

5.2.2有些銷售合同由顧客口頭/電話或傳真方式傳遞,業務員應認真記錄區別合

同類別,將顧客的要求形成文件,即記錄。并盡可能取得顧客的認可,分別按常規合同、特殊合同評審方法進行評審。

5.2.3合同評審的方式由計劃供應部根據合同類別決定,一般有以下三種形式:

a.會議專題評審,由相關職責部門代表參加;

b.由各有關職能部門會簽;

c.授權人員在簽約之前直接評審。

5.2.4常規合同的評審由授權人員直接進行,但需遵循以下原則:

a.常規合同的評審人員,必須由廠長書面授權。

b.評審人員應確切掌握產品的供貨能力、標準價目及其允許變動的額度,并對合同執行的可行性進行分析,確認后才能正式簽字。

c.當交貨期及其他一些要求難以確定時,評審人員應填寫《合同評審記錄表》遞交生產部、技術開發部進行評審。

5.2.5特殊合同的評審

a.由計劃供應部收集顧客提供的工程規范、質量協議、圖紙、標準、采購條例。訂貨文件、物流要求和交貨通知/交貨期限/價格/包裝/標識/用后處置要求、體系要求等資料。

b.對顧客提出有關質量體系要求時,由質量保證部負責與顧客協商具體的方式、范圍和結構等要求,并將協商結果通知計劃供應部,寫入產品建議書中。

c.由技術開發部將顧客提供的所有外文標準、質量協議等進行翻譯,對顧客的特殊特性符號進行說明,對特別條文進行解釋。

d.計劃供應部根據顧客提供的資料和質量保證部、技術開發部提供的5.2.5b、5.2.5c內容制訂產品建議書明確顧客的供貨與服務的全部要求,包括功能項目、安裝要求說明、使用標準、質量保證方法、包裝等,以及顧客的產品工程部門、采購部門、質量部門聯系人。

e.由財務部制訂新產品的制造預算,預算包括開發成本、材料成本、投資硬/軟件、質量成本、運輸成本、包裝成本、商業成本等,由計劃供應部草擬標書。

f.將產品建議書、顧客要求提交合同評審。

5.2.6特殊合同的評審采用由有關部門會簽,廠長審批的形式,具體流程如下:

a.由業務員填寫《合同評審記錄表》、產品建議書寫明各有關部門參與評審的內容和要求。評審表經計劃供應部長審核簽字后附產品建議書分發至有關部門會簽。

b.針對產品建議書中的特殊要求,參與評審的有關部門針對本過程開發、技術工藝、生產、檢驗和試驗等能力作出評價。對不能滿足要求的部門,應明確是否能通過制訂相應的解決措施使其能滿足其要求。

c.計劃供應部對評審會簽的結果進行綜合分析,根據本程序5.1的內容進行確認后,遞交廠長審批后,方可與顧客簽定正式合同。

d.評審中有對顧客要求的任何修改,計劃供應部應及時與顧客聯系,說明原因,經顧客認可后方可正式簽約。

e.特殊合同評審后,需要進行產品先期質量策劃,具體按《產品先期質量策劃控制程序》執行。

5.3合同的協調與修訂

5.3.1合同一經簽訂即具有法律效力,工廠各有關部門應根據合同要求,進行生產技術準備并組織生產。

5.3.2由技術開發部根據批準的產品建議書制訂相應的產品責任書,對產品建議書所含顧客要求作詳細描述和作具體規定,經技術開發部部長審批后分發各相關部門,作為新產品前期質量策劃的依據。根據顧客在進行產品性能測試和裝車試驗時提出的要求須作為產品規范補充,將其內容編入產品責任書中。

5.3.3計劃供應部應掌握合同履行情況并實施監控,若發生實際完成與約定交貨期不一致的情況時,應及時與顧客聯系協商解決,保證顧客規定要求能兌現。

5.3.4合同的修訂應遵循以下程序:

a.合同的修訂,計劃供應部應與顧客在修訂前充分洽談,對修訂內容達成共識后,補簽修正合同。修正合同反映修正內容,是原合同的組成部分,與原合同有同等效力。

b.如修訂內容屬本程序5.1的情況,修正合同不再會簽評審,評審人員可直接簽約;如修訂內容有較大變化,應根據變化的具體情況,必要時則重新進行評審,再正式簽訂合同。

c.評審人員應將合同的修訂內容及時填寫《合同修訂通知單》傳遞至該份原評審部門/人員進

行評審,經授權人簽字后及時傳遞到各相關部門,按更改生效的合同組織生產。

d.即時供貨的常規合同的數量修訂,是以送貨單的方式進行,月末以"總成庫清點表"通知有關部門人員。

5.3.5計劃供應部應對以上諸合同形成《銷售合同匯總表》。

5.3.6不管出自哪方在執行過程中產生的糾紛應及時給予處理說明糾紛內容,計劃供應部填寫《合同糾紛及處理記錄》。

5.4營銷功能

5.4.1由計劃供應部定期進行市場調研,其內容為:價格信息、投產日程、數量草案、顧客的特殊要求和期望等,并將市場調研的結果傳遞給相關職能部門。

5.4.2技術開發部接到計劃供應部的市場調研報告后對市場情況進行統計分析,并進行可行性分析、評價,確定能達到產品要求的制造過程,并將市場分析報告提交管理者代表審閱。

5.4.3管理者代表組織有關職能部門對市場調研報告和市場分析報告作統一評價并形成報告,提交廠長審閱。

5.5合同評審記錄

5.5.1合同評審記錄包括:

a.合同評審記錄表;

b.特殊合同評審會議記錄;

c.合同修訂通知單;

d.供需雙方聯絡記錄;

e.產品建議書。

5.5.2計劃供應部應按《質量記錄控制程序》的要求,做好合同評審記錄,并隨合同一起予以歸檔保存,計劃供應部負責合同及合同評審記錄保管,保存年限三年。

6.相關文件和記錄

QR/SH03.01-01《口頭訂貨/電話訂貨記錄表》

QR/SH03.01-02《銷售合同匯總表》

QR/SH03.01-03《合同評審記錄表》

QR/SH03.01-04《合同修訂通知單》

QR/SH03.01-05《合同糾紛及處理記錄》

QR/SH03.01-06《市場調研報告》

QR/SH03.01-07《產品建議書》

QR/SH03.01-08《產品責任書》

篇3:金屬制品公司合同評審控制程序

金屬制品公司程序文件:合同評審控制程序

1.目的:

對每一份合同或訂單進行評審,以求使用戶的要求能被本公司有關部門準確理解并保證實施。

2.適用范圍:

適用于本公司所有產品銷售合同或訂單的評審。

3.職責:

3.1總經理負責批準特殊合同及發生金額在10萬元以上常規合同;

3.2采購業務部部長負責:

3.2.1監督和領導合同評審工作;

3.2.2監督銷售合同的實施。

3.3采購業務部負責:

3.3.1與客戶洽談業務;

3.3.2組織合同評審;

3.3.3跟蹤落實所簽訂的銷售合同。

3.4各有關部門配合采購業務部做好合同評審工作。

4.定義:無

5.工作程序:

5.1合同的接受:

5.1.1業務員與客戶簽訂的書面協議;

5.1.2客戶的電話、傳真等;

5.1.3口頭的初步協議。

5.2擬定合同草案:

銷售業務員與客戶根據洽談結果及雙方意向,擬定合同草案,內容包括:

5.2.1銷售產品名稱、型號、數量、包裝、規格、運輸及交付方式、日期等;

5.2.2產品單價、運輸、貯存及交付費用,付款方式等;

5.2.3產品技術及質量要求;

5.2.4客戶特殊要求;

5.2.5違約責任;

5.2.6其它須確定之事項;

5.2.7采購業務部業務員應將擬定的合同草案及時回傳給采購業務部。

5.3合同評審工作應在正式簽訂合同之前進行,且每份合同都要進行評審。

5.4合同分類:

5.4.1無特殊要求且技術上能夠滿足客戶需求的合同為常規合同;

5.4.2客戶有特殊技術要求的、不是本公司常規產品的合同或現有生產條件無法滿足客戶要求的合同為特殊合同。

5.5合同評審:

5.5.1常規合同的評審:

無特殊要求且發生金額在10萬元以下的常規合同由采購業務部部長與生產部部長會簽,作為合同評審的結論,經采購業務部蓋章即可生效。

無特殊要求且合同發生金額在10萬元以上的常規合同由總經理批準,經采購業務部蓋章即可生效。

5.5.2特殊合同的評審:

特殊合同由采購業務部填寫《會議通知單》發生產部、工程部等部門,進行會議評審,特殊合同評審的內容包括:

a.本公司的技術力量是否能保證合同要求;

b.生產能力是否能保證合同要求;

c.質量體系及檢驗設備是否能保證合同要求;

d.交付時間是否能得到保證;

e.包裝要求的保證能力等;

f.合同各條款是否具有法律效力。

5.5.3合同評審應對合同每一條款進行確定,如存在不確定條款應由采購業務部會同有關部門與客戶協商解決,并簽訂補充協議;

5.5.4經評審后的合同應確保:

a.各項要求都有明確規定并形成文件;

b.任何不確定的條款都已得到解決,雙方理解達到一致;

c.本公司有滿足合同的能力。

5.5.5合同評審會議應確定是否需要制訂《質量計劃》;

5.5.5經評審后的合同應有明確的結論,并簽署在《合同評審表》上,且各部門也應在該表上簽定意見;

5.5.6采購業務部將評審后的《合同評審表》及合同報總經理批準后,采購業務部蓋章即可生效。

5.5.7參加合同評審會議的人員必須簽到;

5.5.8采購業務部做好會議記錄。

5.6合同管理:

5.6.1所有草簽的合同應登記,可不編號;

5.6.2通過評審的合同及《合同評審表》,采購業務部應統一編號;

5.6.3采購業務部將合同及《合同評審表》進行分類、歸檔,并加以妥善保管。

5.7合同的更改

5.7.1合同更改的前提:

a.客戶要求更改;

b.本公司由于不可抗拒的原因需對合同進行修改。

5.7.2客戶要求更改合同的實施:

a.采購業務部接到客戶要求更改合同的通知后,將客戶的要求記錄在《合同更改通知單》上,得到客戶確認后,呈廠務經理或總經理批準;

b.合同更改得到廠務經理或總經理批準認可后,采購業務部將顧客確認的《合同更改通知單》復印留底后傳至相關部門;

c.各部門按《合同更改通知單》對本部門的工作實施更改。

5.7.3本公司要求更改合同的實施:

a.本公司由于不可抗拒的原因無法履行合同時,采購業務部應先用電話與客戶聯系,取得客戶同意后,填寫《合同更改通知單》以適當的方法傳遞給客戶,要求客戶蓋章后寄回本公司;

b.采購業務部復印留底后將顧客確認的《合同更改通知單》發放各相關門;

c.各部門按《合同更改通知單》對本部門的工作實施更改;

5.8非正式合同的管理:

5.8.1對于口頭、電話等訂單,采購業務部應在《口頭、電話合同登記表》上記錄并復述記錄內容給客戶,以確認登記內容的正確性,客戶確認后,記錄人確認,并報采購業務部部長審核后在意見欄內注明確認意見后按合同分類進行評審。評審程序同上。

5.8.2對有特殊要求的口頭、電話合同,亦應按5.5.2-5.5.6條款進行評審。

5.9合同的發放:

5.9.1采購業務部將生效的合同的復印裝訂成冊后,填寫《計劃生產任務通知單》發給生產技術部,作為生產部編制生產計劃的依據;

5.10采購業務部應按《文件控制程序》做好合同及《合同更改通知單》的發放工作。

5.11合同實施的監督:

5.11.1合同簽訂后,采購業務部應跟蹤檢查所簽訂的銷售合同的實施,并把檢查、執行、變更等內容的總體情況記錄在《合同登記表》上;

5.11.2財務部做好資金回收的監督管理工作;

5.11.3采購業務部部長亦應做好銷售合同實施的監督工作以保證合同的執行。

6.相關文件和記錄:

6.1BF/QJ-024《合同評審記錄》

6.2BF/QJ-025《電話、口頭訂單登記表》

6.3BF/QJ-026《合同登記表》

批準審核編制

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