為了加強辦事處的財務管理工作,統一財務程序及規定,現結合公司的具體情況,特制定本制度:

第一條公司財務收支執行一支筆審批制,即總經理審批或總經理授權天津辦事處負責人審批,全體職工必須嚴格遵守執行,財務人員要堅持原則嚴格把關,對于不符合制度規定,未經審批人簽字同意的,財務人員不得辦理財務收支事項。

第二條每月25日之前申報次月的費用預算,需要認真填寫《費用預算表》,特殊的費用需要寫明使用用途;填寫完畢后上報到某總經理處審批。

第三條對于批準的預算內的開支,按第四條報銷規定流程辦理;預算外的費用,需報總經理審批。

第四條

簽字同文秘家園意

現金報銷規定如下:

填寫《請款單》

1、費用使用流程:費用申請人天津辦事處負責人財務處領錢辦理。

2、對員工實行現金周報制度。上周發生的各項現金報銷費用,應于本周內一次性填寫《請款單》辦理報銷手續,一般不允許跨月報銷。報支差旅費者,必須在出差回來后一星期內,到財務部辦理報銷手續。

3、報銷申請人首先將所有發票整理分類。

1)定額小尺寸發票(如車票)應分類粘貼在一張或多張票據粘貼單上,并在粘貼單上注明該類發票的張數及金額。

2)車票/機票上應注明起訖地點、時間;

3)所有接待、應酬費用必須每次結賬,不可以月結形式付款,發票應注明時間、地點、事由,并逐一列出參加人員及其所屬部門;

4)其他發票也應注明開支內容、時間、地點等。

4、整理之后填寫“請款單”包括:姓名、部門、用途、金額、附件張數等,經辦事處負責人審核后,送財務部出納員辦理報銷手續。

5、出納員應及時通知報銷申請人領款,付款時收款人應在“支出憑證單”收款欄簽名及填寫日期。

第五條購買任何物品必須需要填寫《采購單》,單據需填寫完整,不得有遺漏項目;購買物品后需要進行收貨,填寫《收貨單》,方可入帳。

第六條員工領用物品(包括固定資產/低值易耗品/辦公用品),需在物品領用單上簽字確認。

第七條天津辦事處負責人于每月5日前將上月的現金、銀行明細帳通過郵件的形式發送至總經理。

第八條此規定從**年1月1日開始實行。

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篇2:公司財務管理費用工作流程

公司財務管理費用崗工作流程

(一)部門日常費用

審核原始憑證完整、合法、金額正確――→審核并更正原始憑證按規范粘貼和折疊――→審核審批手續是否完備――→審核部門費用支出進度(如超季度計劃除分管領導審批后,還須報總經理審批;如超年度計劃額度,可拒絕報銷)――→編制記賬憑證

借:管理費用―相關明細科目(部門專項)

貸:現金/銀行存款/其他應收款――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核。

注:(1)非工資性費用支出須取得稅務局監制的發票或收據,填寫規范,大小寫一致,無涂改痕跡,增值稅票須嚴格遵守填寫規范。

(2)保證憑證及附件左上角整齊,附件長寬折疊以記賬憑證大小為度,不能帶有訂書釘。

(3)費用審核依據《20**年費用控制辦法》、《差旅費開支范圍及標準》、《通訊費管理辦法》等,其要點有:計劃額度內費用須經部門負責人、分管領導、財務部長審批;計劃外費用須有總經理批示的報告;市內交通費、通訊費須經總經辦登記;招聘費用須有人力資源部部長審核;差旅費須附審批后的行程安排表,招待費須附經審批的招待費用明細表。

(4)準確使用明細科目(見科目表),正確選取專項。

(5)支取現金的憑證編制完畢,若遇出納無現金時,應暫時保存記賬憑證,待出納取回現金時通知領款。

(6)報銷人有前期欠款時,報銷費用一律先沖抵欠款。

(二)資金付出

1、審核月度資金計劃

每月28日根據年度費用計劃、相關往來賬及合同――→審核管理部門下月資金使用計劃――→匯總資金計劃――→報財務部長審批

注:研究開發中心的合同執行費、行政事務部維修購置費、人力資源部大型培訓費、財務部稅款及利息支出、黨群部群團活動費等預見性較強的專項費用,需在月度資金計劃中報出。

2、審核付款及報賬

(1)根據月度資金計劃核查付款項目――→審核“付款審批單”審批手續是否完備――→登記資金計劃――→出納崗付款

注:付款金額計劃內10萬元以下的,直接傳出納崗付款,計劃內10萬元以上或計劃外款項須經財務部長或財務總監批準。

(2)簽收出納崗傳來的“付款審批單”及銀行付款憑證(或附發票)――→收受管理部門相關人員交來的發票――→審核發票上的審批手續是否完備――→審核銀行票據存根上是否有領用或收款人簽字――→編制記賬憑證

借:管理費用――相關明細科目

貸:銀行存款――→傳主管崗復核

注:(1)付款時除預付款項或臨時外出采購的外,須憑發票。

(2)款項付出后,督促支票一星期內報賬,匯票兩星期內報賬。

(三)特殊費用核算

1、辦公用品入庫與領用

(1)入庫:審核支票存根與發票對應――→審核發票金額、數量是否與入庫單一致――→編制記賬憑證

借:低值易耗品---辦公用品庫

貸:銀行存款或現金――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核

(2)領用:月末審核辦公用品明細賬――→審核辦公用品庫傳來的領用匯總表――→編制辦公用品領用憑證

借:管理費用/營業費用――辦公用品(部門專項)

----清潔費

貸:低值易耗品――辦公用品庫――→傳主管崗復核

注:(1)辦公用品由行政事務部按部門上報計劃,控制統一購進,辦理入庫手續,由各部門按月領用。

(2)年末組織對辦公用品進行盤點。

2、修理費

(1)汽車維修

審核車隊核算員傳來的車輛運行費用――→審核車隊核算員輔助賬并簽章――→編制記賬憑證

借:管理費用――修理費―相關明細科目

貸:現金/銀行存款――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核

注:若已通過銀行付出款項,應將支票存根與出納傳來的付款審批單匹配。

(2)零星維修

根據行政事務部傳來的修理發票――→審核發票是否注明修理項目及承擔部門(如有承擔部門,須部門負責人簽字認可)――→編制記賬憑證

借:管理費用/制造費用――修理費―相關明細科目

貸:現金/銀行存款――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核

注:(1)考慮到由行政事務統一組織的廠房設施維修,由行政事務部統一結算,故維修也可能涉及管理費用以外的制造費用等。

(3)維修物資

①入庫:審核支票存根與發票對應――→審核發票金額、數量是否與入庫單一致――→編制記賬憑證

借:工程物資――專用材料―維修材料

貸:銀行存款或現金――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核

②領用:每季度末審核維修物資明細賬――→審核倉庫傳來的領用匯總表――→編制維修物資領用憑證

借:管理費用/制造費用――修理費(相關明細科目)

貸:工程物資――專用材料―維修材料――→傳主管崗復核

注:(1)維修物資指由行政事務部根據修理需要購入的木材等,供木工房零星領出應用。

(2)審核具體依據《工程維修物資核算管理辦法》。

(3)年末組織對維修物資進行盤點。

3、研究開發費

審核產品開發中心傳來的發票――→編制記賬憑證

借:管理費用――研究開發費

貸:現金/銀行存款――→涉及現金的憑證傳出納崗,不涉及現金的憑證傳主管崗復核

注:(1)若已通過銀行付出款項,應將支票存根與出納傳來的付款審批單匹配。

(2)研究開發費包括產品開發中心購買檢驗實驗工具器具(按固定資產管理的除外)、實驗藥材、實驗費用、臨床費用、中藥品種保護費等。

4、無形資產攤銷

月末攤銷無形資產――→編制記賬憑證

借:管理費用――無形資產攤銷

貸:無形資產――→傳主管崗復核

注:無形資產按10年攤銷,每月攤銷金額=原值/(10*12)

(四)財務費用

簽收出納崗傳遞來的利息收入、利息支出、手續費結算單――→登記資金計劃――→編制記賬憑證

借:財務費用――相關明細科目

貸:銀行存款――→傳主管崗復核

注:根據利息支出時間、金額及時向出納查詢余額是否足夠支付利息,提醒出納及時劃轉資金保證付息。

(五)貸款、還款

簽收出納傳來的銀行貸款上賬憑證或還款憑證――→登記貸款期限、還款日期、利率――→編制記賬憑證

借:銀行存款借:短期借款

貸:短期借款貸:銀行存款――→傳主管崗復核

注:(1)憑證摘要欄須注明貸款起止日期、利率。

(2)根據還款時間、金額編入財務部月度資金計劃中,及時提醒財務部長安排還貸資金。

(六)其他應收款核算及管理

1、借款:審核是否還清前欠款――→審核借款額度――→登記還款時間――→編制記賬憑證

借:其他應收款

貸:現金――→出納崗

注:(1)前欠不清者,拒絕再借。

(2)摘要欄中須注明借款用途、還款日期。

2、還款:開具還款收據――→傳出納崗收款――→根據出納崗收款簽字后的收據第三聯編制記賬憑證

借:現金

貸:其他應收款――→出納崗

3、清理、催收:

(1)直接從借款人報銷費用中扣還,并及時將欠款人名單通知其他崗位。

(2)月末倒數第2天清理各部門人員借款情況――→編制“部門借款情況明細表”(列明借款人、借款金額、是否逾期)――→下發各部門提醒借款人歸還――→截至5日到期仍有未還款者――→編制“扣款明細表”(列明應扣款人、本月扣款金額)――→通知工資福利崗從借款人工資中扣除(如涉及銷售人員扣款,傳遞給銷售會計予以扣款)

注:欠款逾期未還者,報銷費用款一律先沖減欠款。

(七)管理性工作

1、每月10日根據部門費用計劃額度出具費用通報,下發至各部門負責人,并提請超支或有超支跡象的部門注意。

2、每季度結束后15天出具費用分析報告,能為公司費用管理控制提出合理化建議。

3、參與制定和完善公司費用控制辦法。

4、參與年度費用控制計劃的制定。

5、及時清理催收其他應收款項。

6、參與制定和完善公司其他應收款管理辦法。

7、定期、不定期審核辦公用品庫、工程物資庫賬簿,保持賬實相符。

(八)工作要求

1、熟悉公司費用管理辦法、財務制度、資金使用辦法等相關制度。

2、了解財務部各崗位工作內容,做好與各崗位的銜接工作。

3、工作目標明確,責任心強,樹立良好的部門形象。

篇3:財務管理流程內部控制辦法

財務管理流程與內部控制辦法

為了加強公司的財務管理,明確資金收付、費用報銷的業務流程,嚴格票據審核、資金收付、費用報銷、賬目處理的程序,確保公司財務資產的安全。現將公司財務收支業務流程及內部控制辦法如下:

一、貨幣資金業務內部控制的基本要求

貨幣資金業務是指現金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業務。它具有業務數量大、發生范圍廣的特點。貨幣資金收支業務的內部控制,是整個內部控制制度設計的關鍵。要求:

1、實現錢賬分管,出納員不得負責總賬的記錄和銀行對賬單的調整.

2、各種收付款業務均應集中于出納員辦理。任何部門和個人不得擅自出具收款憑證或付款憑證。

3、現金收入和支出必須立即記賬,應定期或不定期檢查現金記賬情況并進行賬務核對。

4、一切貨幣資金收入,都要入賬。不得將出售殘料、廢料的收入、罰款賠款的收入等列作賬外處理。

5、銀行存款收付業務必須定期與對賬單核對(至少每月一次),并由出納員以外的人員編制或審核銀行調節表。

6、庫存現金除日常周轉需用外都應每日解交銀行,庫存現金必須存放保險柜內。

7、發票與收據必須按編號順序使用,領用空白發票(銀行票據)和收據必須進行登記。

8、支票簽發必須由出納員和財務負責人(主管會計)兩個以上負責并簽字,并應設置支票簽發登記簿進行記錄,空白支票不得簽名蓋章。

9、所有付款業務只有經過財務部門主管審核、總經理批準后方可支付(辦理)。

10、一切收付款必須憑證齊全,收付業務完成后必須加蓋收訖和(或)付仡(訖)的印章。

11、所有與現金或銀行存款收付業務有關的人員在業務處理后都必須在相關文件上簽字,以備追溯責任。

12、出納員在每天工作結束時要清點現金,核對賬目,主管部門應進行不定期檢查。

二、貨幣資金收入業務的內部控制

收入貨幣資金的途徑,一是通過銀行,二是直接收取現金。由于通過銀行收款的業務,受到了銀行的直接監督,起到了外部控制的作用,客觀上能夠有效地減少和堵塞貨幣資金收入業務中的漏洞,是保護貨幣資金安全的一個有力措施。因此,貨幣資金收入業務的內部控制制度設計,主要針對現金收入業務。一般情況下,企業的現金收入主要有銷售貨物取得現金和回收欠款,取得現金。

1、銷售貨物收入現金的內部控制

主要采用填制“銷貨單”的方式。它是“原始憑證控制方式”在現金收入業務中的具體應用。要求在產品銷售或顧客購貨時,由銷售部門開具銷貨單,注明所銷物品的名稱、規格、數量、單價、金額等內容。顧客持銷貨單向財會部門交付現金,然后持出納員蓋“收訖”章后的銷貨單向保管員提貨。

2、銷售業務內部控制的基本要求

銷售業務是圍繞推銷(銷售)產品、商品或勞務等所發生的經濟業務。銷售業務包括產品銷售業務和其他銷售業務。一般要經過簽訂銷售合同、填寫發貨單通知倉庫發貨、辦理發貨、辦理貨款結算四個環節。銷售業務內部控制要求:

1)銷售合同、發票和發貨單,必須經審核批準方能生效。

2)發票和發貨單應順序編號,如有缺號須經批準方可注銷。

3)要按規定價格銷售,未經授權不得改變售價。

4)收款時必須對品名、數量、單價、金額進行審核,有銷售合同的必須與合同核對。

5)銷售退回必須按一般銷售同樣處理。

6)開單、發貨、收款必須分工負責。

7)應收賬款明細賬應與總賬核對相符。

3、其現金收款具體的業務流程是:

根據銷售內勤開具的收據(產品銷貨單)收款―→檢查收據開具的金額正確、大小寫一致、有經手人簽名―→會計審核憑證----→出納收款-----→在收據(發票)上簽字并加蓋財務結算章―→將收據第②聯(或發票聯)給交款人―→憑記賬聯登記現金流水賬―→登記票據傳遞登記本―→將記賬聯連同票據登記本傳相應成本會計簽收制證----→按科目入賬---→銷售核算(貨款)。

注:(1)原則上只有收到現金才能開具收據,在收到銀行存款或下賬時需開具收據的,核實收據上已寫有“轉賬”字樣,后加蓋“轉賬”圖章和財務結算章,并登記票據傳遞登記本后傳給相應主管會計。

(2)隨工資發放時代收代扣的款項,由記賬會計開具收據,可以沒有交款人簽字。

4、回收欠款收入現金的內部控制

公司在辦理回收各種應收及暫付款項的業務時,應盡可能通過開戶銀行。如果采用收取現金的方式:

⑴出納員直接向交款人收取現金時,必須由出納員開具事先印有連續編號的“現金收據”,采用復寫方式,一式三張。在加蓋財務專用章和出納章以及交款人簽章后,將其中一張給交款人作為交款憑證,一張送交財務部門作為記賬依據,一張留作存根。為保證現金收據的規范使用,應重點檢查其編號是否連續,如有短缺,應及時查明原因,即使是作廢的收據,也應將三張收據加蓋“作廢”字樣后一并送交會計部門檢查后歸檔保管。

“現金收據”也可以由記賬員開具,然后交給出納員加蓋公章和出納章,同時收取現金。這種方式下,由于票據、印章兩人分管,使開票和收款工作分離,可以進一步強化現金收入業務的內部控制。

不論什么情況、采用什么方式收取現金,除前述重點加強記錄工作,即強調原始憑證的作用外,還必須充分利用賬簿的功能,按規定及時登記現金日記賬和“現金”總分類賬戶,并加強二者之間的核對工作。

三、貨幣資金支出業務的內部控制

貨幣資金支出業務與收入業務相比,其相同之處在于支出途徑也是兩條,即通過銀行轉賬支付和由出納人員直接支付現金,不同之處在于支出用途多樣、業務內容繁雜、牽涉范圍廣、涉及人員多。

當通過銀行支出貨幣資金時,要求采用銀行規定的結算辦法,填制銀行統一的結算憑證,客觀上受到銀行的外部控制,很大程度上起到了防錯消弊的作用。因此,對這種業務實施內部控制,重點應放在結算憑證的管理上。基本要求是:建立嚴密完善的結算憑證管理制度,妥善保管各種憑證,尤其是現金支票和轉賬支票;嚴把各種憑證的使用關,出納員開具支票時,財務主管應當審查批準,而不能讓其獨自辦理;對已用和未用憑證應當由非保管人員定期檢查;嚴格限制簽發空白支票;隨時與開戶銀行對賬等。

現金支出業務是貨幣資金支出業務內容控制的重點。該類業務按支出用途不同大致可分為采購物品支出現金、發放工資支付現金和支付各種借款使用現金等。具體控制方式:

(一)采購物品支出現金的內部控制

對采購材料、商品等支出現金的業務實施內部控制,關鍵是在付出現金之前,先取得相應的原始憑證,如支付購貨款須取得銷貨單位的發票,支付貨物運費須取得運輸單位的收費單據,并及時送交財會部門,由財會主管審核批準后,交給出納員支付現金。

1、填制“入庫單”,嚴格驗收制度

采購部門購買回的各種材料物品,都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應當對照銷貨單位的發貨票和購貨定單等,對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗,在保證正確、相符的基礎上填寫“入庫單”(或收料單)。“入庫單”是證明材料或商品已經驗收入庫的會計憑證,由倉庫驗收人員填制,并取得采購人員的簽字后,一張登記倉庫臺賬,一張退給采購部門進行業務核算,一張送交財務。嚴格的驗收制度,有利于考核采購人員的工作質量,劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任,保證入庫物資的準確性、安全性。

2、其現金付款業務的流程是:

(1)采購付款

采購人員憑原輔料入庫驗收單據(含倉庫保管員、質檢員簽字)------→填寫付款申請單-----→經部門主管審核簽字-----→送記賬會計審核憑證-----→報主管會計審核------→總經理批準----→出納會計付款----→客戶收款----→記現金流水賬----→訂制傳票。

強化審查制度,嚴格審核購貨業務的各種憑證

記錄采購業務、支付貨款之前,應對各有關部門送來的各種原始憑證,包括發貨票、運費收據、入庫單以及定貨單等進行認真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數量、金額計算的正確性,還要檢查各種憑證之間是否內容一致、時間統一、責任明確、手續清楚等。如果發現問題,應及時查明原因,分清責任,合理解決。在此基礎上,編制付款憑證,由出納員結算支付貨款,并按貨幣資金支出業務的內部控制要求和方式實施內部控制,使兩種業務的內部控制統一起來。

(2)費用報銷

費用報銷人持費用報銷單據請部門主管審核確認----→交記賬會計審核憑證---→查驗現金付款憑證金額與原始憑證一致―→檢查并督促領款人簽名―→報銷人送總經理審批----→批準后交主管會計審查憑證----送出納員按記賬憑證金額付款―→在原始憑證上加蓋“現金付訖”圖章―→登記現金流水賬―→將記賬憑證及時傳主管會計復核;

為了進一步強化內部控制,還可采取根據付款憑證而不是原始憑證支付現金的方式。即:財務部門在接到發票等原始憑證后,先由財會負責人審核批準,再由記賬人員根據其編制付款憑證,注明會計科目、款項用途及金額等,交給出納員由其根據付款憑證列示的金額支付現金,并登記現金日記賬。然后將付款憑證退交會計部門,以便登記總賬。這樣,出納人員應當付出多少現金,會計部門已經記錄在案,更有利于形成控制關系。

(二)發放工資支出現金的內部控制

對發放工資支出現金的業務實施內部控制,主要應采取下列措施:

⑴合理劃分行政部門(人力資源管理人員)、財會部門的職責,使工資發放業務由人力資源管理人員提供員工考勤記錄、生產統計、記賬會計、出納會計分工協作完成。具體是:行政部門(人力資源管理人員)負責審查并根據職工名單和考勤記錄、工資標準,生產統計進行產量計件核算、記賬會計核算工資、編制工資發放表,出納會計負責提取現金發放工資并分配工資費用等。

其具體的業務流程是:

(2)一般員工工資核算發放

根據人力資源部門出具的員工考勤表、生產統計出具的生產工人產量計件核算表---→記賬會計做上月的工資表----→送總經理審批----→開具的付款審批單(經財務部長簽字)開具現金支票―→出納會計填寫進賬單―→連同工資表送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(3)業務員績效工資兌現

根據銷售內勤送來的當月業務員銷售業績統計表---→營銷部門主管審核---→與記賬會計的產品銷售統計數據對賬、并制作工資表----→經主管會計審核----→由出納員填制付款審批單----→報總經理審批----→經財務部長簽字、主管會計開具支票―→出納會計填寫進賬單―→交記賬會計送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(4)建立健全勞動用工和考勤制度。要求:

工資表上的人名須經行政部門(人力資源人員)審查,臨時工須有合格的證明,以防虛設人名,冒領工資;調動工作和變更工資標準須有行政部門(人力資源人員)的正式批準文件,以防多計工資總額,侵吞余額;考勤記錄,工人工資核算須有生產廠長簽字的工人產量計件統計核算表,以防多記工時產量等現象;離職人員應及時從工資表中除去,以防繼續領發工資,等等。

(5化審查手續。由于工資的構成內容復雜,包括基本工資、工齡工資、各種津貼、績效獎金等,而計算手續又相當繁瑣,不僅要計算應發工資,還要計算代扣款項、實發工資等。所以,即使不發生作弊行為,但差錯則在所難免。為此,必須強化審查復核工作。要求:重復計算每一張工資表,至少計算兩遍;每一張工資表都應經過行政部門(人力資源人員)、財會部門多環節的復查等。

(三)借款支出現金的內部控制

一般情況下,發生出差借款和其他公務性借款業務時,需要支付現金。該類業務相對較簡單,對其實施內部控制,應符合三個方面的要求:

⑴借款人需要預支現金時,首先應填制“借款單”,并由所在部門負責人簽字,然后交財務主管審核、公司準,出納員據以支付出現金;

⑵會計部門應當根據“借款單”編制付款憑證,登記“其他應收款明細賬”,發揮賬簿控制的作用。待借款人出差歸來或完成業務后,根據實際用款數長退短補,注銷明細賬上的有關記錄;

⑶嚴格禁止非公務性借款行為,不得以便條作為借款手續,更上不能搞口頭承諾,君子協定。